商务写作原则

1、商务写作原则写作使用原则从结论说起分开阐述六种写作结构使用论据支持观点增加易读性最容易理解的顺序是：先了解主要的思想然后再了解次要的思想并且次要的思想为主要思想提供支持汇报问题的写作顺序传统：事实一一分析一一结论一一建议方案会使读者失去阅读兴趣。建议方案一一行动/步骤/理由一一爭实/分析这样可以让读者对你的意图一目了然分开阐述你需要将主题分成三个主要部分，可以考虑使用引导句或主题句。主题句和引导句主题句是总结短文或者报告中某个段落的内容。引导句是总结整篇短文或者报告的内容。引导句是所有主题句的主题，是写作文章的开头。引导句预示将要讲什么，提示将讨论哪些内容，而且涉及按怎样的次序来讨论这些内容。

2、在短文或者报告中，引导句的每一项都应该另外扩展成一个以上的单独段落。六种写作结构分类描述评论性描述按时间先后描述比较性描述按照逻辑顺序描述按因果关系描述使用论据支持观点含糊不清的例子会消弱作品的力量不重叠相互之间具有排他性，每个论据是否只用一次并用在最适当的位置。你要陈述的 观点之后，立即紧跟例子来强调它。不遗漏论据是否对整体而言是亳无遗漏的，是否提出了支持或辩论结论中心思想所需的全部论点。一个非专业的写作人常犯的错误是，用列购物清单的方式来描述事物。在工作计划中，领导不但要知道我们计划作什么，还想知道，我们打算怎么做。增加易读性增加文章段落和页边的空间使用行距区分段落，能使你的文章段落分明使

3、用粗体字、项目符号、斜体字和底纹等商务文章的写作格式全齐头式所有信息都是左对齐的。包拾：口期、地址、称呼、内容、落款、以及“抄送”栏等所有信息都是左对齐的。最好不要将文件中的任何部分缩进。这样的话，信函会更容易阅读，因为读者的眼睛 不必为了下一个缩进移动。齐头式在“齐头”格式中，只有口期、落款是缩进的。其他部分都像“全齐头”格式一样是左对齐 的。不足齐头式是一种被广泛使用的格式，但是缩进会让一部分读者的眼睛很辛苦。作者写信时会比较费时，因为不得不停下来看缩进的位置是否合适半齐头式唯一不同格式每段的第一句话也要缩进，这种格式在国内使用非常广泛。不足“半齐头”格式看起来不那么结构化。由于每段之间已

4、经有间隔了，段首的缩进常被认为是多余的。修改文章的目的对文章进行修改时，要确保以卞几点:信息完整信息简明读者可以很清楚的了解在阅读什么应用了合适的语气信息的准确采用了适当的写作技巧修改文章的技巧修改文章内容有以卞四个技巧： 与你所书写的文章保持一定距离 站在读者的角度修改 争取让其他人来帮助你与你所书写的文章保持一定时间距离脱离屏幕改变屏幕的外观应用色彩不要再书写完文章之后立刻修改站在读者的角度修改争取让别人来帮助你邮件内容礼仪 主题 一定不要空白主题。主题要简短，不宜沉长主题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的主题可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*、！”等）来突出主题，引起收

5、件人注意。 但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，町以根据回复内容需要更改主题。称呼邮件的开头要称呼收件人如果对方有职务，应按职务尊称对方如果不清楚职务，则应按通常泛尊称称呼对方。不熟悉的人不宜直接称呼全名，对级别高于自己的人也不宜称呼全名。 不要对谁都用“亲爱的林”，显得很熟咯。邮件开头和结尾最好要有问候语英文开头写一个“Hi”，中文的写法“你好”英文结尾常见的写法BestRegaids,中文的写法“祝您顺利” 俗话说的好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。正文邮件正文要简明扼要，行文通顺。邮件正文应简明扼要的说清楚事情。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清

6、晰的表达。不要出现让人晦涩难懂的语句，不要过长。注意邮件的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系。邮件是对内还是对外性质的不同。选择适当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人。因此对别人意见的讨论必须谨慎而客观 为了清晰明确，邮件正文应多用序列一次邮件交代完整信息尽可能避免拼写错误和错别字合理提示重要信息合理利用图片、表格等形式来辅助阐述不要动不动使用“笑脸”之类的标识符附件如呆邮件有附件，应在正文里面提示收件人查附件附件文件应有有意义的名字命名，不可用让人看不懂的文件名 正文中应对附件内容做简明说明附件数目不宜超过4个，数目多时应打包压缩