测绘成果及资料档案管理制度

1、测绘成果及资料档案管理制度档案管理工作程序 一、档案工作的基本程序 一一般分收收集、整整理、鉴鉴定、保保管、统统计、编编目与检检索、提提供利用用、编研研等八个个环节。 二二、档案案工作各各环节的的工作程程序 11收集：收集是是档案管管理的起起点和开开端，是是整个档档案管理理工作的的基础。 111工工作内容容： aa收集各各部门文文书处理理完毕和和分散在在各部门门领导，个个人手中中或散失失在其它它地方的的各种形形式和载载体的文文件材料料。 bb收集各各项工程程自始自终终所形成成的各种种形式和和载体的的文件材材料。 cc收集精精密仪器器和贵重重设备的的随机资资料(如如说明书书、合格格证、装装箱单、

2、线线路图、操操作规程程、调试试的备件件清单)验收记记录及性性能鉴定定书。安安装调试试时的原原始记录录，技术术操作规规程等文文件材料料。 dd收集会会计凭证证、帐册册、报表表。 112工工作步骤骤 aa文档从从收文和和自制文文件材料料形成起起，做好好分类收收集工作作。 bb科档从从接受工工程开始始，由科科技部门门下达工工作令，明明确建档档计划及及要求和和责任者者。 cc档案部部门及时时发放档档案专用用纸和归归档鉴定定、移交交登记表表。 dd档案部部门平时时做好对对档案形形成、积积累的监监督、指指导和检检查工作作。 ee归档时时必须填填写交接接清单，交交接无误误后签名名盖章以以示负责责。 113质

3、质量要求求 aa收集归归档文件件材料要要完整、准准确、系系统、齐齐全。 bb制成材材料要优优良，字字迹线条条要清晰晰，归档档材料必必须用兰兰黑墨水水或碳素素墨书写写。 cc归档材材料必须须是原件件，归档档材料是是复印、打打印件者者与原件件一起归归档。d归档材料料要符合合各种类类文件材材料的标标准要求求。 2整理 221工工作内容容 aa将收集集来的文文件材料料按各类类归档制制度的要要求，进进行整理理，使归归档材料料达到标标准化、规规范化、程程序化。、 bb对组成成的案卷卷进行分分类、编编号，建建立起固固定的存存放秩序序。 222工工作步骤骤：分文文件材料料组卷和和案卷整整理二部部分： aa文件

4、材材料的组组卷步骤骤：将收收集来的的具有保保存和利利用价值值的材料料进行分分类组卷卷划分分保管期期限抄卷内内目录装订订编页页号一一一拟标题题填写写案卷封封皮(封封面和背背脊)填写写备考表表。 bb案卷整整理的步步骤：分分类排列列编案案卷目录录编档档号。 223质质量要求求 aa分类要要正确，卷卷内文件件和案卷卷的排列列要符合合档案形形成的客客观规律律，保持持文件之之间的有有机联系系。 bb装订要要整齐、牢牢固、美美观，便便于保管管查阅和和利用。 cc案卷的的封皮(封面和和背脊)，目录录(卷内内目录和和案卷目目录)备备考表，填填写要完完整、清清晰、正正确，题题名要简简洁明了了。 dd编号(档号和

5、和页号)要符合合各类档档案的标标准规范范要求。 33鉴定 331工工作内容容 分分初始鉴鉴定和后后续鉴定定二个阶阶段，主主要任务务是： aa对档案案的完整整性、正正确性，系系统性和和外观质质量，签签署质量量等方面面进行检检查。 bb对其保保存和使使用价值值进行鉴鉴别，确确定保管管期限。 cc编制保保管期限限和销毁毁清单及及处理销销毁的档档案材料料。 332工工作步骤骤 aa成立鉴鉴定小组组，以总总工为主主。 bb制订和和修订各各类档案案的保管管期限表表。 cc具体鉴鉴定： (1)初初始鉴定定：收集集时首先先鉴定是是否有保保存价值值，归档档后再按按其价值值大小确定保管期期限。 (2)后后续鉴定定

6、：定期期对已过过保管期期限的档档案进行行再鉴定定，确定定其存毁毁问题。 d鉴鉴定结束束后写出出鉴定报报告并编编制保密密期限表表和销毁毁单。 e审审批及处处理，对对科研、工工程项目目成套销销毁后，应应留有痕痕迹，选选有关材材料(如如总图、说说明书、鉴鉴定报告告等)做做成简易易档案，作作历史凭凭证。 333质质量要求求 aa鉴定档档案的价价值，要要用全面面的、历历史的、发发展的观观点，防防止片面面性和实实用主义义。 bb鉴定的的方法，一一般采用用直接鉴鉴定法，逐逐份逐张张地鉴定定档案。 cc鉴定结结论正确确，销毁毁档案手手续齐全全。 44保管 441工工作内容容和步骤骤 aa首先将将整理好好的案卷

7、卷，按分分类要求求存入档档案柜，有有醒目的的标志。 bb对存放放档案的的柜进行行编号，绘绘制库房房布置图图和档案案存放示示意图。 cc对库存存档案要要定期清清理，检检查其完完整情况况，借出出的档案案要及时时催还。 dd对破损损和字迹迹褪变的的档案进进行修复复和补救救工作。 ee做好库库房温湿湿度记录录，并及及时调整整库房温温、湿度度。 ff搞好库库房及其其周围的的环境卫卫生。 gg要制订订档案的的保管、保保密和销销毁制度度。 442质质量要求求 aa库房要要有温度度控制，做做到“三分开开”，达到到“七防”要求。 bb装具要要符合标标准，存存放科学学合理，排排列整齐齐，标引引醒目，调调阅方便便。

8、 cc要符合合安全和和保密要要求。 55 统统计 551工工作内容容和步骤骤 aa掌握家家底，全全面统计计各门类类各种载载体档案案的数量量， bb做好当当年各门门类各种种载体档档案的接接收移交交、鉴定定、销毁毁、保管管期限的的数量统统计和密密级档案案的数量量统计。 cc做好档档案日常常借阅人人次和数数量统计计。 dd做好档档案复制制、修改改、复印印、数量量统计。 ee做好档档案发挥挥效益情情况的统统计。 f每每年要进进行档案案机构、库库房面积积、管理理设备、人人员素质质、业务务培训情情况统计计。 gg经常开开展统计计分析，了了解动态态，不断断提高档档案管理理水平。 552质质量要求求 aa统计

9、工工作要做做到准确确、及时时、科学学和连续续。 bb统计要要符合国国家档案案事业统统计年报报国档档发(991)331号要求和和行业主主管部门门提出各各种统计计的要求求。 cc各类目目录和帐帐册的登登记要字字迹清楚楚，统计计准确，做做到帐物物相符。 66 编编目与检检索 661工工作要求求：编目目与检索索是互相相关联的的，编目目工作是是编制检检索工具具的依据据。具体要求： aa通过编编目工作作反映整整理成果果，固定定排列次次序， bb通过编编制检索索工具做做好档案案管理工工作和提提供利用用工作。 662工工作内容容和步骤骤 aa编制卷卷内目录录。 bb编制案案卷为单单位的总总目录。 cc按内容容

10、性质和和重要程程度编专专题目录录和重要要文件目目录。 dd根据工工作需要要，编制制其它各各种目录录，卡片片和索引引。 663质质量要求求：检索索工具要要标准规规范，书书写清晰晰，准确确，便于于查找。 77提供利利用 771工工作内容容和利用用形式 以以利用者者为服务务对象，以以库藏档档案为服服务手段段，采用用多种利利用形式式和方法法，开发发和直接接提供档档案为各各项工作作服务。 利用形形式有： a借阅阅：包括括出借、阅阅览、送送货上门门、电话话借阅。 b提供供复制件件(复印印)。 c印发发目录、通通讯、报报导及汇汇编材料料。 d咨询询服务，办办展览会会。 各类利利用均需需办理审审批、登登记手续

11、续，并应应做好利利用效果果信息反反馈登记记。 722借阅步步骤 出出示证件件(含审审批的证证明)查检检索工具具(目录录或卡片片)库房查查找一一一借阅登登记归还验验收注销销入库库房。 773质质量要求求 aa提供服服务要做做到主动动热情、耐耐心、周周到、细细致。 bb熟悉档档案内容容和存放放位置，能能迅速、准准确地提提供利用用。 cc档案利利用要符符合保密密和安全全规定。 774借借阅原则则： 要要严格遵遵守保密密制度，保保密资料料须经主主管领导导批准后后方可借借阅，借借出后不不得复印印，用完完及时交交还。 88编研 881工工作内容容 aa汇编档档案文件件 bb以档案案内容为为依据，编编写参考

12、考资料，如如全宗介介绍、组组织机构构沿革、大大事记、基基础数字字汇编等等。 cc直接进进行学术术研究，如如编史修修志、撰撰写学术术著作和和文章。 882工工作步骤骤 aa选题：根据档档案资源源，社会会需求和和编研力力量而定定。 bb取材：素材的的选取和和材料的的考订(准确性性、真实实性和有有效性)。 cc素材加加工，辅辅文编撰撰：确定定体裁，加加工格式式，加工工规范，正正文加工工和辅文文编撰。 dd总纂与与审校：核校、总总纂、审审查、批批准。 ee印制发发布。 883质质量要求求 aa要尊重重档案原原件内容容，维护护档案信信息的原原貌，不不得任意意修改和和杜撰。 bb编研材材料和信信息内容容要

13、具有有适用性性和先进进性。 cc紧密结结合客观观需要进进行编研研。附：档案管管理工作作程序、工工作内容容和质量量要求。档案员岗位位责任制制 一、认认真学习习宣传贯贯彻执行行档案案法和和上级颁颁发的有有关档案案工作的的法规、条条例、标标准、规规范、制制度等 二、做做好档案案的收集集、整理理、保管管、鉴定定、统计计和利用用工作。 二二、对文文邯处理理利业务务部门文文什材料料的立卷卷归档ll：作进进行指导导利监督督。 四四、及时时进行档档案的鉴鉴定工作，对对已超过过保管期期限的档档案提山山存毁意意见。 五五、开展展编研和和计算机机管理小小作，开开发信息息资源，编编制必需需的检索索工具和参参考资料料，

14、做好好档案的的开发利利用借阅阅服务工工作。 六六、档案案部门必须贯贯彻执行行党和国国家的保保密、保保卫制度度，确保保档案的的机密和和安全。认认真贯彻彻执行档档案的执执法监督督、检查查工作。 七七、积极极协助指指导文书书处理和和兼职档档案员工工作，办办理完成成单位领领导交办办的其它它有关的的档案业业务工作作。兼职档案员员的职责责范围 一一、兼职职档案员员在公司司总经理理的领导导下，负负责督促促检查和和帮助指指导各部部门在业业务工作作中所形形成的文文件材料料(包括括图纸、照照片、声声像、软软件等)的收集集、积累累、整理理与归档档工作。 二二、负责责本部门门处理完完毕的文文件材料料，按照照所规定定的

15、各类类文件材材料归档档要求与与归档范范围(115)进行收收集、整整理，保保证文件件的齐全全、完整整。 三三、兼职职档案员员要定期期检查各各项工程程中间形形成材料料的保管管、安全全和参加加成果鉴鉴定、工工程项目目竣工验验收、设设备仪器器开箱验验收等。 四四、负责责将本部部门应归归档的文文件材料料，文件件在次年年的上半半年向综综合档案案室归档档。科研研、工程程、设备备均在项项目鉴定定、竣工工，设备备开箱验收收后按规规定的期期限内归归档。声声像、照照片档案案于一次次会议或或一项活活动结束束半个月月内归档档。 兼兼职档案案员在档档案业务务上受综综合档案案室的指指导，并并参加行行业有关关档案专专业法规规

16、文件的的学习等等活动。档案归档制制度 一一、坚持持档案统统一管理理的原则则，认真真执行档档案管理理制度，任任何部门门或个人人不得据据为己有有。归档文件材材料必须须齐全完完整、准准确，保保持文件件材料之之间的有有机联系系，区分分保存价价值，分分类整理理、立卷卷。案卷卷标题简简明确切切，便于于保管和和利用。 三三、各类类文件材材料的归归档，应应有文书书部门或或业务部部门整理理立卷。归归档时问问均按各各类文件件材料归归档要求求与归档档范围(155)的要要求执行行。 四四、归档档份数，一一般归档档一份，主主要的或或利用频频繁的文文件材料料归档二二份(如如发文、打打眼文件件等)。 五五、凡归归档的文文件

17、材料料，必须须符合档档案材料料的归档档规定，严严禁用复复写纸、铅铅笔、圆圆珠笔、纯纯蓝墨水水书写归归档材料料，必须须用碳素素或兰黑黑墨水书书写。 六、文文件和电电报按其其内容的的联系合合并整理理立卷。档案管理制制度 一一、 档案库库房必须须坚固、安安全，库库内清洁洁、通风风，应有有防火、防防盗、防防光、防防潮、防防尘、防防虫、防防鼠“七防”措施，做做到办公公、阅览览、库房房三分开开。 二二、 永久、长长期保管管的档案案要定期期检查，发发现破损损和字迹迹模糊及及时修补补和复制制。 三三、 定期对对已超过过保管期期限的档档案进行行鉴定与与销毁。 四四、 档案部部门应在在文书或或业务部部门立卷卷的基

18、础础上，按按照文件件材料归归档、立立卷要求求进行分分类、整整理、保保管。 五五、 建立档档案的统统计制度度，对档档案的收收进、移移出、保保管、利利用等情情况进行行统计。六、 档档案工作作人员下下班时应应切断电电源、关关好窗、锁锁好门。档案保密制制度 一一、 档案属属于国家家机密，档档案工作作人员和和接触档档案人员员，必须须严格执执行遵守守国家保保密法和和保密制制度、守守则。 二二、 档案在在立卷归归档、整整理保管管、鉴定定销毁、提提供利用用等各个个环节中中注意保保密。档案收进、移移出必须须建账登登记，做做好帐档档相符。 四四、 不准在在私人交交往和通通信中泄泄露档案案内容。携携带秘密密档案、资

19、资料外出出工作不不得违犯犯有关保保密规定定，不准准在公共共场所谈谈论档案案内容和和保管状状况。 五五、 档案的的提供利利用、复复印、摘摘抄，应应根据秘秘密等级级，经相相应的主主管领导导批准，并并办理规规定的手手续。 六六、 凡发生生丢失、泄泄密问题题时，应应及时向向主管领领导和保保密委员员会报告告。 七七、 具有牢牢固的门门窗和防防盗报警警装置。档案库房管管理制度度 一一、 非本室室人员不不得进入入档案库库房，借借阅人一一律在阅阅览室办办理。 二二、 班前班班后认真真检查门门窗，发发现问题题和可疑疑情况立立即报告告。 三三、 安全使使用电器器设备，定定期检查查消防器器材，严严禁在库库内使用用明

20、火或或吸烟。严严禁在档档案办公公区内存存放易燃燃、易爆爆、易腐腐蚀性物物品。 四四、 档案库库房柜架架排列符符合要求求，库房房内应有有足够的的通道，每每个柜架架要有标标志，便便于调阅阅和紧急急抢救档档案。 五五、 重大节节假日，认认真对库库房进行行安全检检查，切切断电源源，关好好门窗，锁锁好库房房门，贴贴好封条条。 六六、 档案库库房应有有专人负负责安全全、卫生生及库内内温、湿湿度的观观测和记记录工作作，并根根据库房房要求，采采取措施施经常调调节库房房的温、湿湿度。 七七、 档案库库房应定定期进行行检查并并做好检检查记录录，发现现问题及及时采取取措施予予以处理理。 八八、 档案管管理人员员应对

21、自自己所管管理的库库房保持持整齐清清洁，每每周打扫扫不少于于三次，周周未要全全面进行行清扫；严禁把把食物或或杂物带带进库房房，做好好“七防，工工作(防防火、防防盗、防防光、防防鼠、防防虫、防防尘、防防潮)。档案借阅制制度 一一、 凡凡来查阅阅档案者者，外单单位必须须持单位位介绍信信，经主主管档案案工作的的领导批批准后方方可查阅阅，本公公司职工工必须办办理登记记手续，但但不得查查阅与本本人无关关的档案案。 二二、 因因工作确确需查阅阅涉密文文件和本本职工作作以外的的档案文文件材料料时必需需经公司司主管领领导批准准，严格格办理登登记借阅阅手续。 三三、 查查阅档案案文件一一般在档档案阅览览室查阅阅

22、，如因因特殊情情况必须须借出时时，要经经主管领领导同意意，但必必须限期期归还，并并注销登登记手续续。 四四、 查查借阅档档案不准准折卷、涂涂改、划划线、标标记、转转借、复复印、摘摘抄、损损坏、丢丢失和泄泄密，归归还时要要当面点点清。 五五、 凡凡私自复复制、翻翻印或出出卖档案案文件材材料及丢丢失和泄泄密者，按按档案案法和和保密密法有有关条款款处理。 六六、 本本公司所所借阅人人员在办办理调离离或离、退退休时，必必须将文文件、档档案全部部归还。档案利用效效果登记记制度 一一、 档案借借出时，管管理人员员应给借借阅者发发放档案案利用效效果登记记表。 二二、 借阅者者应认真真填写档档案利用用效果登登

23、记表，并并以实例例说明档档案作用用取得经经济效益益或实际际效果，取取得效益益的要有有部门领领导认可可。 三三、 档案归归还时，档档案管理理人员应应向借阅阅人员收收回填写写好的档档案利用用的中、长长期效果果。 四四、 技术人人员和管管理人员员有重大大的档案案利用效效果实例例，应随随时向档档案部门门报告，一一般的档档案利用用效果由由档案人人员逐项项统计，一一年向主主管领导导和上级级有关部部门报告告一次。库房防火制制度 一一、 认真贯贯彻“预防为为主、防防消结合合”的方针针，做好好消防安安全工作作，保一一方平安安。 二二、 学习消消防法规规及消防防知识，不不断增强强防火意意识。职职工应做做到 “三懂

24、三三会”。即：一懂得得本岗位位生产过过程中的的火灾危危险性，会会报警；二懂得得预防火火灾的措措施，会会使用灭灭火器材材；三懂懂得扑救救火灾的的方法，会会扑救初初期火灾灾。 三三、 禁止在在具有火火灾危险险的场所所动用明明火。确确因工作作(生产产)需要要时，必必须按有有关规定定申报批批准后，并并有专人人负责，采采取严密密的消防防措施，以以确保安安全。 四四、 禁止私私接电线线，私自自使用电电炉，以以及使用用代用保保险丝和和违章作作业。工工作结束束时必须须做到人人离电关关。 五五、 对电气气设备要要经常检检查，发发现电线线老化、绝绝缘不良良、破损损等情况况时，必必须立即即维修更更换。 六六、 消防

25、器器材应保保持完好好，不得得随意乱乱动，如如有意损损坏灭火火设备者者，根据据情节分分别给予予照价赔赔偿、罚罚款，直直至追究究刑事责责任。 七七、 任何单单位和个个人发现现火灾都都有义务务迅速报报警，并并积极参参加补救救。 八八、 经常进进行防火火白检，及及时制止止和纠正正违章行行为，防防止和消消除火险险隐患。 九九、 本制度度从规定定之日起起执行。档案统计工工作制度度 一一、 统计工工作是档档案部门门的基本本任务之之一，做做好统计计工作，对对于了解解和掌握握档案工工作情况况，提高高档案的的科学管管理水平平，具有有重要意意义，必必须认真真做好。 二二、 明确专专人负责责、统计计，根据据上级要要求

26、，按按统一表表格、统统一项目目、统一一口径，做做到各项项数字统统计准确确、及时时。 三三、 每年对对档案工工作基本本情况必必须进行行统计，上上半年一一次，下下半年一一次，全全年上报报档案工工作综合合报表。 四四、 建立案案卷目录录、案卷卷文件目目录、专专题目录录、资料料目录、资资料目录录、查阅阅档案材材料登记记和利用用效果登登记本。对对档案的的收进移移出、案案卷数量量、利用用等情况况及时准准确地进进行统计计。档案计算机机房管理理制度 一一、 计算机机房是档档案综合合统计、数数据检索索和自动动化管理理工作重重地，非非领导指指定的计计算机操操作人员员(含子子女)禁禁止入内内，操作作人员也也不得擅擅

27、自将计计算机借借予他人人操作。 二二、 凡是档档案有关关数据(磁盘、打打印纸等等)，应应由领导导指定专专人负责责，专柜柜存放，未未经领导导许可，不不得复制制或携带带出机房房。 三三、 操作人人员提高高警惕，严严格执行行保密纪纪律和有有关规章章制度，不不得利用用计算机机打印涉涉密文件件和资料料。 四四、 工作人人员要保保持机房房内清洁洁卫生，禁禁止吸烟烟，树立立安全防防火意识识，不得得存放易易燃易爆爆物品。 五五、 不许在在机房会会客，接接待参观观人员必必须经室室领导批批准。 六六、 不准用用计算机机干私活活，严禁禁在计算算机上装装游戏盘盘。 七七、 外来软软盘必须须以计算算机人员员查病毒毒后方

28、可可使用。 八八、 计算机机人员要要坚守岗岗位，保保持计算算机良好好的工作作状态，定定期观察察电源、电电压等，发发现问题题及时报报告并协协调解决决。底图管理规规定 一一、 底底图主要要用于复复制，一一律不外外借，确确因工作作需要借借出者，须须履行借借阅审批批手续后后，方能能借阅，但但不得在在底图上上进行修修改，以以维持其其原貌。 二二、 我我公司原原始记录录、底图图等均由由档案部部门集中中统一管管理，归归档时要要填写归归档移交交清单，签签署手续续完备，图图样清晰晰整齐，方方可接收收。 三、底图图归档后后一般不不允许更更改，需需要更改改时，须须经有关关领导批批准后，填填写技术术更改单单，在底底图

29、上更更改时标标注要清清楚。 四四、 接接收归档档底图应应及时清清理，按按图纸部部件逐一一整理(修补、摺摺边、扎扎边)，然然后进行行登记上上帐。装装袋贴卡卡，以便便利用。对底图复制制、更改改，需要要有祥细细记，以以备考查查和统计计。测绘生产和和成果保保密管理理制度 根根据中中华人民民共和国国测绘法法及相相关法律律、法规规，为了了加强对对领取、使使用和保保存属于于国家秘秘密的测测绘成果果的管理理工作，制制定如下下制度：第一条 测测绘成果果是指有有密级的的基础测测绘成果果和专业业测绘成成果，包包括各种种保密测测量数据据、图件件、航片片等。测测绘成果果按照国国家保密密法规进进行管理理。第二条 使使用和保保存的保保密测绘绘成果，依依法行使使管理、监监督和查查处违法法违规的的行为。第三条 测测绘成果果的保存存应符合合国家有有关规定定，应加加强对领领取的保保密测绘绘成果的的保管。存存放室要要有安全全防范措措施；测测绘成果果要做到到专人专专柜保管管，使用用后必须须及时放放回存放放室；禁禁止随意意将保密密测绘成成果乱扔扔乱放；资料外外用必须须履行签签收手续续，做好好登记，防防止成果果资料遗遗失、损损坏。第五条 测测绘成果果不得擅擅自复制制、转让让。成果果资料转转借必须须经使用用