元开物业档案管理制度

1、精品文档 精心整理精品文档 可编辑的精品文档目 录 概 要 1一物业管理档案的概念 1二物业管理档案的内容 1三物业管理档案的管理制度和方式 1第二章 物业管理档案内容 3一建筑物档案内容 3二业主档案 5三管理工作档案 5四社区志史活动档案 6第三章 物业管理档案的产生、收集、整理和移交 6 第四章 物业管理档案的分类、编目及著录 7物业管理档案的分类及分类码 7 二物业管理档案编码方案 7三档案的登录 9 第五章物业管理档案的查询利用和管理技术条件 9附录 ：深圳市城市建设档案文件材料归档内容(城市建设工程部分) 10第一章 概 要物业管理是随着我国经济体制改革、市场经济发展和住房制度改革

2、而兴起的新兴产业。在市场经济发展的推动下，现代社会对物业管理日益赋予了社区管理职能，它包括物业的维修改造、区域治安、社区生活服务、社区医疗保健服务、社区环境保护、社区文化发展等多项事业。物业管理日益发展的这种综合管理需求，越来越需要物业管理行业和企业具有规范化、现代化的综合管理能力；而建立物业管理档案体系是物业管理行业和企业实现规范化和现代化管理手段、提高综合管理能力的基础。一物业管理档案的概念物业管理档案是指，物业管理单位在物业管理活动中收集和产生形成的为物业管理工作提供依据和参考的各种应予归档保存的文字、图形、实物等文件材料。二物业管理档案的内容物业管理档案的基本内容包括：建筑物档案、业主

3、档案、管理工作档案、社区志史档案。建筑物档案：包括建筑物原始档案材料、维护、改造施工记录材料；2业主档案： 包括业主登记材料、业主产权材料；3管理工作档案：包括管理法规材料、管理及租赁合约材料、服务记录材料、治安情况记录材料、会访记录材料等；4社区志史档案： 包括社区沿革材料、社区大型活动记录材料、社区风貌记录等。三物业管理档案的管理制度和方式物业管理档案是物业管理单位的企业档案中的重要组成部分，是物业管理单位企业主营生产活动情况的积累，是物业管理单位赖以进行物业管理活动的依据，因而是物业管理单位全部档案中的主体档案。物业管理单位应当建立完善、规范的管理制度和现代化的管理手段对物业管理档案进行

4、严格的管理；并按照社会档案行政管理和企业总体管理的要求结合具体实情采用实用、高效的管理方式。物业管理档案的管理制度物业管理档案的管理制度是物业档案管理工作的准则和依据，管理制度主要内容有，对物业管理档案机构和责任部门的规定，对机构的职责、职权的规定，对管理工作程序的规定、对档案相关责任部门的规定、对档案材料的移交、分类、著录、保管、利用、鉴定的制度和标准，对违反制度的处罚规定等。一般来说包括下述系列制度：物业档案管理制度，档案查询利用制度，库房管理制度，档案移交验收制度，档案内容及分类分密级标准，档案组装整理标准。物业管理档案的管理方式物业管理档案是物业管理企业全宗体系的一部分，但是物业管理是

5、按照物业对象自然形成的区域特点实现分区管理的，因此，按照物业管理企业的经营机构的设置和物业管理分区运作的实际，物业管理档案可以实行统一领导、统一制度、统一标准下的公司、管理处两级管理体系，实行分区管理的方法。管理处档案管理部门负责管理本处收集接受和产生形成的物业管理档案，接受企业档案管理部门的统一领导、执行统一的制度和标准，指导协助管理处各部门作好物业管理档案的接受收集和产生形成工作。物业公司档案管理部门负责对各管理处档案管理部门的业务指导和管理，接受管理各管理处按规定移交公司档案部门的物业管理档案材料，制定全公司有关物业管理档案的各种规定。物业管理档案是企业档案的一部分，对物业管理档案管理工

6、作所需的机构、设施、人员应当尽可能同企业档案实行综合设置，实行综合档案室下的分类管理，以减少管理成本、提高管理效率和效益。物业管理档案中的主要档案内容属城市建设档案范畴、技术档案领域，是我国经济体制改革和社会主义市场经济发展而产生的新的档案体系。加强物业管理档案的管理、探索物业管理档案的管理模式和方法、促进物业管理档案的现代化管理手段的发展，无论是对全社会档案事业、企业档案事业还是对提高企业的物业管理水平，促进企业的经营发展都具有重要的意义。第二章 物业管理档案内容 一建筑物档案内容 (一)、建筑物原始档案 建筑物原始档案是指物业管理单位在接收物业管理时，从物业发展单位移交接受的建在建设施工过

7、程中产生形成的工程档案。深圳市城市建设档案管理处对该档案的内容、整理组装标准、验收移交程序制定有已明确的规定。物业管理单位接受的工程档案，其内容应当括档案行政管理部门对工程档案规定的全部内容及移交手续文件；一般具有下列内容： 1建设综合文件材料，包括： 综合文件材料， 监理文件材料， 声像文件材料， 竣工图数据文件材料； 2工程施工文件材料，包括： 工程施工综合文件材料， 工程施工技术文件材料，包括： 基础、主体结构施工技术文件材料、 给水排水施工技术文件材料， 供电及照明施工技术文件材料， 燃气安装施工技术文件材料， 电梯安装施工技术文件材料， 玻璃幕墙施工技术文件材料， 建筑装饰施工技术文

8、件材料， 消防工程施工技术文件材料， 通讯工程施工技术文件材料， 室外道路场地工程施工技术文件材料， 园林设施工程施工技术文件材料， 其他专业工程施工技术文件材料等， 全部内容详见附录深圳市城市建设档案文件材料归档内容(建设工程部分)。各设备及工程维护合同，各设备及工程使用维护说明书，各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的具有)，工程验收会议纪要，未完工程项目清单，工程交接逐项、逐户核查记录表。(二)建筑物维护、改造档案建筑物维护、改造档案是物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体(或称物业公共设施及公共部分)进行维护改造工程中，产生形成的应予归档保存的文件材料，内容如下：1维护、改

9、造申请表及批准文件，2维护改造工程施工许可证(政府规定需要申办的具有)，3维护改造方案，4维护改造工程合同，5维护改造工程预算书及批准文件，6维护改造工程施工技术文件(按城建档案管理部门制定的相关规定执行)，7维护改造工程验收证明书，8维护改造工程结算(核算)表，9各设备及工程使用维护说明书，10各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的具有)，11维护改造工程施工设计图及竣工图。(三)、业主物业装修、改造工程档案业主物业装修改造档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要，收集掌握在主物业范围内发生的对建筑物进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：装修、改造申请表及审查意见，装

10、修、改造设计图，完工报告表及验核意见。二业主档案业主档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要，收集掌握的有关各业主的文件材料和信息；一般有下列内容：业主登记表，业主身份证、暂住证(复印件)，置业合同及公证书(复印件)，业主物业产权证明书(复印件)，租赁合同及公证书，业主物业面积查丈书(复印件)， 其他需要业主提供的材料。三管理工作档案管理工作档案是指物业管理单位在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，一般内容有：政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等，物业管理单位制定的各种小区管理规定，小区公约，治安、消防管理工作日志，治安、消防事件情况报告书治安、消防事件报案登记、现场

11、勘查记录、问讯记录、处理记录、移交公安部门的记录以及公安部门对事件的处理通知，设备运行日志，会访记录日志及会访登记表，服务记录、投述及投述处理记录10其他需要收集归档的工作记录。四社区志史活动档案社区志史活动档案是指物业管理区域作为一个区域社会，在举行或参与各项社会活动中生形成并需要归档保存的，反映社区历史发展、文化发展、精神文明进步的各类文件材料。一般内容如下：社区沿革材料，社区文物(古物)记录材料著名事物记录材料，大型活动记录社区风貌记录第三章 物业管理档案的产生收集和整理移交物业管理档案的收集、组织和移交工作是物业档案管理工作的基础，应当依据国家、当地政府和物业管理企业制定的有关文秘档案

12、和城建档案的规定进行。物业管理档案产生于物业管理企业的各个部门，各部门应当负责本部门所产生形成和收集接受的应归档文件材料的验收、组织、移交工作，确保档案材料完整、真实、规范和及时归档。物业管理档案的产生收集工作应当严格按照归档内容的规定进行，对于缺项少件要有明确的记录，并提出追缴或补制的要求；档案材料的收集接收应当严格核实材料的真实性、原始性；对于物业管理档案中规定为复印件的材料(如：建筑物原始档案和业主档案中的业主身份证等部分材料)，接受时应当严格与原始材料核对，核实后的材料应有明确的注明； 3产生或收集的档案文件材料，其用纸(或载体)、用墨、记录书写的字体和符号应当符合国家及地方档案行政管

13、理部门制定的规定和标准，不符的应当提出改正和补制的要求。产生收集的档案文件材料应当要求文件材料产生单位，采用国家、地方档案行政管理部门和公司规定的规范记录格式、统一用表、统一装具等统一标准。 5档案材料的立卷组织和整理，除建筑原始档案由移交单位负责外，物业管理单位产生形成的档案，由档案室统一进行，并统一编目、著录、管理。建筑物原始档案移交接收时应是按深圳市城建档案管理部门的规定，立卷组织完善的成套档案。建筑物维护、改造档案应按单体建筑工程和维护、改造工程项次组织立卷；业主装修档案应按业主和装修工程项次组织立卷；业主档案应按业主户组织立卷；管理工作档案1、2、3项按文件类立卷，日志、日常记录按类

14、别和时间段立卷，事件记录及报告按事件项立卷；社区史志档案应按事件事物立卷。6物业管理档案的整理装订应按国家和当地档案管理部门制定的统一、规范的装具和方式进行，详见深圳市档案局及深圳市城市建设档案馆有关规定。 7物业管理公司档案管理部门和管理处档案管理部门是物业档案的集中管理单位，各部门接收产生的应归档文件材料，应按照规定及时移交档案管理部门，不得无理拖延和更不得据为己有；档案材料的移交应当履行严格的移交手续。第四章 物业管理档案的分类、编目及著录物业管理档案的分类、编目及著录是指将物业管理档案卷宗及文件按照规定的分类大纲和编目著录标准，给出档号和代码并登录入检索查询和管理的帐卡的工作。出于物业

15、管理企业的实际需要，物业管理档案可以在符合国家和当地管理编目的分类大纲的前提下，建立企业的子分类以及编目著录的统一格式。物业管理档案的分类及分类码分 类 编 码 表大类小类文件类码类名码类名码类名J建筑物档案Y建筑物原始档案数字及字母序附录(11)的文件类序W建筑物维护改造档案Z业主装修档案无Y业主档案无无G管理工作档案无数字序P5所列的文件类序S社区志史档案无数字序P6所列的文件类序物业管理档案编码方案物业管理档案的编码有两个，一为案卷编码，一为案卷存放地址编码。 案卷编码：建筑物档案：保管单位码阿拉伯数字1位，大类码英文字母1位，小类码英文字母1位，工程序号码阿拉伯数字2位，文件类码阿拉伯

16、数字4位，卷号码阿拉伯数字2位。共计11位。 如：某案卷为编号为“2”的管理处保管的小区建筑编号为“62 JY 063A0902如：编号为“3”的管理处对小区编号为“7”的建筑物进行消防系统维修改造工程形成的档案第二卷，编码为：3JW073A1202 业主装修改造工程档案：保管单位码阿拉伯数字1位，大类码英文字母1位，小类码英文字母1位，业主代码阿拉伯数字4位，单元代码阿拉伯数字4位，案卷号码阿拉伯数字2位。共计12位。如：编号为“3”的管理处的编号为“0311”的业主对单元编号为8125户房进行装修的档案，编码为：3JZ0311812502业主档案：保管单位码阿拉伯数字1位，大类码英文字母1

17、位，业主代码阿拉伯数字4位，管理工作档案：保管单位码阿拉伯数字1位，大类码英文字母1位，文件类码阿拉伯数字1位，案卷号码阿拉伯数字4位。社区志史档案：保管单位码阿拉伯数字1位，大类码英文字母1位，文件类码阿拉伯数字1位，案卷号码阿拉伯数字4位。存放地址编码：物业管理档案存放地址仅列柜、列、序，各两位阿拉伯数字。档案的登录物业档案管理部门对接收进档的档案应进行及时的总帐登录和分类帐登录，登录内容主要有：档案卷宗名称、案卷名称、产生单位、移交单位、移交人、档案数量、分类、密级、编码、编址、日期以及档案内容摘要等。 物业管理档案的查询利用和管理技术条件档案的查询利用是档案管理的根本目的，档案管理部门

18、应当为本企业查询利用档案提供充分的便利和保障。物业管理档案是物业管理企业的无形资产，是不可失而复得的信息资源，应次物业档案管理部门在积极提供查询利用的同时应严格作好档案的保护管理工作，建立严格完善的档案查询利用制度，确保档案在查询利用中不发生遗失、损坏、越密、泄密。档案管理部门在提供查询利用的同时应认真作好利用情况的跟踪和利用效果的收集，对发现档案中的记录内容与实际不符时应作好记录，并向档案移交收集责任单位和个人反映，并责成其对不实内容进行核定修正。物业管理档案的管理技术条件同文秘、城建档案的管理技术条件相同，主要有：库房条件：公司按十年、管理处按五年计算的余量库存空间和档案储藏箱柜库内温度不

19、超过20密闭防光、防鼠防虫，严禁烟火，气体或干粉灭火设备，办公条件；适量的与库房隔离的管理办公室和查阅室，符合规定的整理装订设备、工具和装具，人员：高中文化程度、经过档案专业培训。附录 ：深圳市城市建设档案文件材料归档内容（城市建设工程部分）一. 工程建设综合文件材料 （由建设单位主理）(一). 综合文件材料立项申报批复文件计划任务书投资许可证建设工程规划许可证及用地许可证 建设工程开工许可证建设项目选址意见书 征用地申请批复文件、土地使用合同书及红线图 上级机关有关工程建设的决议、批示及重要会议纪要和指导性文件可行性研究报告及评审文件 初步设计及评审文件 环境影响评估报告书 概算书及审批文件

20、 规划审查批准文件及规划要点 环保审查批准文件 消防审查批准文件 锅炉及压力容器安装申请表其它有关部门审查批准文件 红线界点及测量控制点测设报告 工程地质勘察报告 地下管线情况查询报告及情况回报表 水文、气象、地震等其它设计基础资料 设计、施工招标投标定标文件 设计合同书 监理合同书 有关工程建设、施工管理的重要文件 工程验收申报文件 工程验收会议决议纪要 工程质量核查报告 电梯及劳动保护验收合格证（复印件加红章） 环保验收证明书 工程结算审核文件或结算三审表规划验收证明书燃气工程验收证明书消防验收合格证工程验收证明书 （不装订） 竣工总平面图（大型项目具有） 竣工综合管线图（大型项目具有）其

21、它应予归档保存的文件 (二). 工程照片及录像片材料 1. 建址原貌记录 2. 工程施工各主要阶段记录 3. 工程事故现场情况及处理过程记录 4. 新技术、新工艺施工法实施记录 5. 重要人物现场视察记录 6. 重要会议记录 7. 竣工落成面貌记录 (三). 计算机图形数据文件 （采用计算机进行设计的工程具有）1建筑总平面图计算机图形数据磁盘（报建时提交）2.竣工图(或设计图)计算机图形数据磁盘 （包括自建子图库、自建字库、及图形信息库文件）3建筑效果图计算机图形数据磁盘 二. 工程监理文件材料 (由监理单位主理) 营业执照及资质证书（复印件加红章）监理合同书 监理月度报告书 工程进度核签文件

22、 工程质量核签文件 工程设计变更核签文件 工程质量检查记录及处理通知和复验记录 施工安全检查记录及处理通知和复验记录 工程质量安全事故情况调查报告 工程质量安全事故处理情况报告 材料构件抽验试验记录及报告 索赔申请及审批书 预、结算审核书 监理成果报告书 监理工作总结 三. 工程施工文件材料 （由施工单位主理）(一). 工程施工综合文件材料 施工营业执照及承建资格证书（复印件加红章） 施工合同 规划开工许可证（燃气工程具有）施工许可证（乙方联） 基础工程提前开工许可证（提前开工的具有）开竣工报告 施工组织设计 图纸会审记录设计变更通知单及现场签证单 施工测量放线控制桩交验复核记录 施工测量放线

23、记录及图表 建筑物沉降观测记录及图表 施工质量、安全事故记录及处理记录 分部工程验收证明书施工技术总结其它应予归档保存的文件材料(二).工程施工技术文件材料 一土石方挖填及地基处理工 一般基础开挖工程 基槽开挖验槽记录回填土密实度检验报告回填土（砂、石）检验报告 地下管线设施迁移、保护记录分部工程质量评定汇总表 地基处理工程挖填前原地形测量记录网格图挖填后地形测量记录网格图开挖验槽验收记录回填土隐蔽工程验收记录滤水层、盲沟隐蔽验收记录土工布铺设隐蔽验收记录挖填区原有地下管线设施记录图地下管线设施迁移、保护记录取土区土质鉴定报告现场土质抽样鉴定报告填土标高测量记录夯击碾压记录夯碾后标高测量记录密

24、实度试验报告弯沉值测验报告砂石结构层配合比设计单及强度试验报告排水板施工记录振冲施工记录喷灌施工记录探测仪布置记录各种探测记录及统计分析报告地基承载力试验报告工程地质勘察鉴定报告堆载预压卸载通知书回填料（砂、石）检验报告材料产品出厂合格证及抽样复验报告进口材料设备商检证产地证分部工程质量汇总评定表竣工图二桩基础工程桩位定位测量放线图沉桩打桩施工记录挖孔桩终孔检查验收记录钢筋隐蔽验收记录砼灌注记录砼试件强度试验报告砼配合比设计单砼强度数理统计报告钢筋、水泥出厂合格证及抽样复验报告其它材料出厂合格证及抽样复验报告进口材料设备商检证产地证桩承载力试验检测报告挖孔桩抽芯检验报告竣工桩位复测记录钢管桩、

25、预制桩接桩焊缝检验记录及探伤报告分部工程质量评定汇总表竣工图三现浇钢筋混凝土及混合结构工程基槽开挖验槽记录回填土密实度检验报告回填土（砂、石）检验报告 钢筋、埋件隐蔽验收记录结构隐蔽验收记录水下砼及连续墙砼灌注记录砼、砂浆配合比设计单砼、砂浆试件强度试验报告砼、砂浆试件强度数理统计报告钢材、水泥、砌块出厂合格证及检验报告进口材料设备商检证产地证砌块强度检验报告砂、石检验报告水泥质量试验报告钢筋焊接强度试件试验报告钢筋套筒连接试件试验报告钢筋力学强度试件试验报告钢筋化学成分检验报告结构沉降观测记录分部工程质量汇总评定表竣工图四钢筋混凝土预应力张拉工程钢筋孔道制作、预埋隐蔽验收记录锚具埋设隐蔽验收

26、记录预应力钢筋布置穿设隐蔽验收记录预应力钢筋张拉记录孔道灌浆隐蔽验收记录预应力钢筋、锚具产品出厂合格证进口材料设备商检证产地证预应力钢筋、锚具强度检验试验报告千斤顶校正调试报告砼构件张拉龄期强度试验报告灌浆试块强度试验报告灌浆配合比报告单灌浆材料出厂合格证及复检报告结构应力应变测试记录分部工程质量评定汇总表竣工图五钢结构安装工程及钢筋砼预制构件安装工程结构拚装排布图焊接连接工艺试验报告及批准文件基础、基座交接检查记录构件安装就位记录表焊接记录螺栓连接紧固记录结点灌注记录结点隐蔽验收记录结构防腐、防火涂层隐蔽验收记录构件质量现场检查记录构件质量抽样检验试验报告螺栓付强度试验报告焊接试件强度试验报

27、告焊缝探测报告灌浆试块强度试验报告涂层试块强度试验报告灌浆配合比涂层配合比灌浆、涂层材料出厂合格证及复验报告构件材料出厂合格证及检验证书进口材料设备商检证产地证构件轴线标高安装竣工复测记录结构试验检验报告书（结构静动载力试验、罐体气密性试验等）焊工操作证（复印件） 分部工程质量评定汇总表竣工图六玻璃幕墙安工程建筑物外墙平直度测量记录埋件交接验收记录框架结构安装施工技术资料（按六.钢结构工程相关内容执行）接缝密封隐蔽验收记录构件、材料出厂合格证及质量检验证书进口材料设备商检证产地证玻璃质量抽样试验报告（反射、吸收率及安全性）幕墙抗渗漏淋水试验记录幕墙框架结构计算书幕墙模型风压试验报告分部工程质量

28、评定汇总表 竣工图七屋面及地下防水工程基层清理检查验收记录止水带安装隐蔽验收记录结合层隐蔽验收记录防水层隐蔽验收记录材料出厂合格证复验试验报告进口材料设备商检证产地证分部工程质量评定汇总表竣工图八建筑装饰工程装饰材料消防审批表防火涂层隐蔽验收记录主要材料产品出厂合格证及复验报告进口材料设备商检证产地证分部工程质量评定汇总表竣工图 九供电及电器设备安装工程管道、埋件隐蔽验收记录防雷引线安装隐蔽验收记录线路穿管敷设隐蔽验收记录接地极接地带埋设隐蔽验收记录应急发电设备安装就位记录用电设备安装就位记录导线及设备绝缘电阻测试记录接地接零电阻测试记录设备调试记录设备试运转记录设备试验检验报告材料产品出厂合

29、格证及出厂检验报告进口材料设备商检证产地证高压电缆及母线 抽样试验检验报告变压器抽芯检查报告含油设备油化验报告含油设备注油记录计量仪表检定报告整定记录及整定通知单分部工程质量评定汇总表竣工图十.通讯线路及设备安装工程管道、埋件隐蔽验收记录接地引线安装隐蔽验收记录线路穿管敷设隐蔽验收记录接地极接地带埋设隐蔽验收记录设备安装就位记录导线线对电阻测试记录导线及设备绝缘电阻测试记录接地接零电阻测试记录设备调试记录设备试运转记录设备试验检验报告材料产品出厂合格证及出厂检验报告进口材料设备商检证产地证分部工程质量评定汇总表竣工图 十一电梯及擦窗机安装工程预埋件核查验收记录预埋件调整处理记录导轨安装记录线路

30、穿管敷设隐蔽验收记录接地极接地带埋设隐蔽验收记录设备安装就位记录导线及设备绝缘电阻测试记录接地接零电阻测试记录调试试运转记录劳动安全部门测试检验报告材料设备出厂合格证及出厂检验报告进口设备商检证产地证分部工程质量评定汇总表竣工图十二消防系统安装工程消防材料设备报批表管道、埋件隐蔽验收记录设备安装就位记录阀门解体检查记录钢管焊接记录设备绝缘电阻测试记录接地接零电阻测试记录喷淋头、烟感器性能抽样试验报告烟感器反应试验记录设备试验调试记录设备试运转记录管道试压检验记录材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告进口材料设备商检证产地证消火栓水压试验报告控制系统试验报告分部工程质量评定汇总表竣工图 十三 空调

31、安装工程消防材料设备报批表风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录设备安装就位记录阀门解体检查记录给水管焊接记录设备绝缘电阻测试记录接地接零电阻测试记录设备调试记录设备试运转记录管道试压检验记录材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告进口材料设备产地证商检证冷冻水系统水温测试记录风口风压测试记录风洁净度测试报告系统总体测试报告分部工程质量评定汇总表竣工图十四给水安装工程管道、埋件隐蔽验收记录设备安装就位记录阀门解体检查记录钢管焊接记录设备绝缘电阻测试记录接地接零电阻测试记录设备调试记录设备试运转记录设备试验检验报告管道试压检验记录计量表校验报告水质化验报告材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告进口材料设备商检证产地证分部工程质量评定汇总表室外管道工程技术要素表竣工图十五排水安装工程埋地管道隐蔽验收记录管道灌水检验记录材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告进口材料设备商检证产地证分部工程质量评定汇总表室外管道工程技术要素表竣工图 十六 燃气安装工程消防材料设备报批表风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录设备安装就位