档案及物品管理办法

1、PAGE 第49页 共49页档案管理制度（暂行）第一章 总 则第一条 为了加加强本公公司档案案及机要要物品的的管理，保保证公司司档案资资料及机机要物品品的安全全完整，根根据档案案管理的的有关规规定，结结合本公公司的业业务实际际，制订订本办法法。第二条 档案是是指本公公司在各各项业务务活动中中形成的的全部档档案资料料的总和和，是反反映公司司在各个个历史时时期各项项工作活活动的真真实记录录，起着着原始凭凭证的作作用，是是查考公公司工作作，研究究公司历历史的重重要依据据，各部部门必须须加强档档案工作作的管理理，按照照规定、要要求和严严格保管管的原则则，对档档案实行行科学管管理，方方便使用用，充分分发

2、挥档档案的作作用。第三条 机要是是指明确确与公司司财产、物物品安全全与完整整密切相相关的物物件和附附件，如如：印鉴鉴、电脑脑软件、办办公室钥钥匙、汽汽车钥匙匙、汽车车防盗锁锁匙、仓仓库钥匙匙等。第二章档档案工作作机构及及其职责责第四条 公司设设立档案案室，在在公司总总经理的的直接领领导下，严严格执行行公司的的保密制制度，直直接对董董事长负负责，独独立履行行机要和和档案管管理职能能，保护护档案的的完整与与安全。对对各部门门在工作作活动中中形成的的具有查查考利用用价值的的各类不不同载体体的档案案实行集集中统一一管理，保保管、保保护、保保密，并并做到方方便、快快捷、准准确地提提供利用用。第五条 档案

3、室室设管理理员1名名，全面面负责档档案室的的日常工工作，检检查和指指导各部部门的档档案工作作，并指指导公司司全体员员工严格格遵守公公司档案案管理制制度，具具体人选选由董事事长确定定。 第第六条 档案案室设助助理档案案管理员员1名。助助理档案案管理员员在管理理员的领领导下，具具体从事事机要与与档案的的管理工工作。第七条 公司各各部门须须指定兼兼职文件件资料员员，负责责本部门门档案资资料的收收集、整整理、鉴鉴定、保保管、移移交工作作。各部部门负责责人是应应移交档档案资料料的第一一责任人人，直接接对本部部门档案案资料遗遗失、泄泄密承担担责任。第八条 档案管管理人员员要由思思想好、作作风正派派、热爱爱

4、档案工工作、责责任心强强、积极极学习档档案管理理的技术术和技巧巧的人员员来担当当。第九条 档案管管理人员员要严格格履行职职责，确确保公司司档案的的安全与与完整，遇遇事及时时汇报，如如因工作作失职，造造成档案案泄密和和遗失的的将追究究其责任任，直至至追究其其刑事责责任。第十条 公司档档案室属属公司机机要重地地，非档档案管理理员、非非工作需需要或未未经批准准，任何何人员不不得随意意进入档档案室；以维护护档案室室的机要要性和严严肃性。第十一条 档案案室的具具体职责责1. 负责责公司往往来文件件、请示示、申请请、报告告和政府府机关下下发的文文件、批批复的收收发、登登记、传传阅、归归卷存档档。2. 负责

5、责登记和和邮寄各各种机要要文件及及信函。3. 负责责保管各各类经济济业务合合同，如如：融资资合同、合合作合同同、房屋屋销售合合同、施施工合同同、购销销合同等等各类与与经营和和经济相相关的合合同及协协议书。4. 负责责保管各各类工程程和工程程技术资资料，如如：招标标评标文文件、设设计方案案、施工工图纸等等。5. 负责责保管公公司的法法律法规规证书，如如：企业业法人营营业执照照、资质质证书、组组织机构构代码证证（卡）、税税务登记记证、税税务登记记表、贷贷款证（卡卡）、印印鉴启用用卡、销销(预)售售许可证证、土地地使用合合同、项项目投资资许可证证、建设设用地规规划许可可证、房房地产证证、建设设工程规

6、规划许可可证、建建设工程程施工许许可证、消消防许可可证、竣竣工验收收单证、建建设工程程结算书书等法定定证件。6. 负责责管理机机动车辆辆行驶证证、购置置附加费费证、保保险卡，以以及各种种固定资资产的购购买合同同、房产产证等所所有权证证书。7. 负责责公司公公章、各各种专用用章、法法定代表表人姓名名章等印印鉴的保保管、登登记、使使用。8. 负责责法定代代表人证证明书、法法定代表表人授权权委托书书、行政政介绍信信的保管管和填制制。9. 负责责公司人人事档案案、工资资档案、招招调、辞辞聘、职职务变动动、劳动动保险、劳劳动合同同等文件件文书的的立卷归归档。10. 负负责管存存公司各各项规章章制度。11

7、. 负负责管存存各种电电脑软件件和存有有信息资资料的软软盘、光光碟、录录象带等等音像和和数字化化制品。12. 负负责保管管公司一一切机要要物品。 第第十二条条 档档案管理理人员的的职守1. 档案案管理人人员要认认真学习习时事政政治，保保持严肃肃、严谨谨、严格格的工作作态度，及及时整理理、登记记编号、归归档文件件，履行行档案员员的职责责，按照照档案保保管要求求，保管管保护好好档案资资料。2. 耐心心细致的的做好归归档文件件的分检检立卷工工作，避避免串卷卷、错页页等差错错发生。3. 严格格按规定定办理证证件、印印鉴、档档案领用用、借用用、复印印登记签签名手续续。 44. 拒拒绝审批批手续不不全的人

8、人员借（查查）阅和和复印档档案资料料。5. 不能能利用职职务之便便擅自外外借档案案资料。6. 不传传播机要要机密信信息资料料。 第三章章档案案的归档档与不归归档范围围第十三条 档案案的归档档范围1. 法定定证照类类1.1 公公司设立立与变更更的资料料：包括括公司营营业执照照（正、副副本）、组组织机构构代码证证（卡）、税税务登记记证（国国税、地地税）、印印章起用用登记卡卡、贷款款证（卡卡）、公公司章程程、董事事会决议议、股东东会议决决议、验验资报告告、注册册资本登登记缴费费收据（复复印件）及及其他相相关的文文件和证证照（件件）等。1.2 主主营业务务经营的的证照和和文件资资料：包包括能表表示公司

9、司合法经经营而必必须具备备的证件件和文件件资料。如：房地产开发资质证书（正、副本）、物业管理资质证书、销（预）售许可证、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证、施工许可证、建筑物竣工验收证 、收费许可证、税务检查报告社会劳动保险登记卡、审计报告以及相关的申请报告和批复等。1.3 机机动车辆辆证照：包括本本公司所所拥有的的各种机机动车辆辆，如：小汽车车、人货货车、面面包车、摩摩托车、卡卡车等，按按国家规规定必须须具备的的证件。如如：行驶驶证、购购置附加加费证、保保险卡、保保养证、养养路费证证、小汽汽车使用用证、牌牌照、发发票单据据（或复复印件）、汽汽车钥匙匙（防盗盗锁匙）、车车管所机机动车辆辆档

10、案编编号以及及购置报报告、批批复、合合同等。1.4 产产权证书书：包括括公司购购买或受受让的资资产证书书。如：商品房房房产证证、自有有自用房房房产证证、购房房合同及及相关的的协议书书、公证证书、购购房发票票、契税税发票、印印花税发发票等证证书和单单据。1.5 其其他证书书：包括括能反映映公司在在市场和和社会地地位及代代表公司司行为的的证件和和文书。如如：权属属证书、法法定代表表人证明明书、法法定代表表人授权权委托书书、行政政介绍信信等。 22. 文文书档案案类2.1 内内部文件件：包括括在公司司范围内内为加强强管理和和协调工工作而发发布的文文件。如如：通知知、通报报、规章章制度、工工作总结结、

11、会议议纪要、会会议记录录、各部部门向总总经理或或董事长长提交的的请示、申申请、报报告以及及公司领领导的批批示和批批复等。2.2 外外部文件件：包括括公司对对外或外外来的文文件或信信函，如如：向政政府有关关部门提提交的函函件、请请示、报报告、申申请以及及政府有有关部门门对我司司请示、申申请和报报告的批批复及和和兄弟单单位对我我司信函函的复函函，以及及与相关关单位之之间相互互往来的的信函等等。2.3 公公司与集集团公司司、董事事长的所所有传真真文件及及董事长长的审批批原件。3. 项目目建设（开开发）类类文件资资料：包包括公司司与投投资协议议甲方方的所有有往来文文件、合合作建设设（开发发）合同同及协

12、议议、投资资立项申申请及批批复、项项目投资资许可证证、建设设申请及及批复、建建筑设计计、建筑筑图纸、竣竣工验收收资料、消消防许可可证、市市政府批批准用地地文件、用用地红线线图、付付清地价价款证明明、土地地使用权权出让合合同、建建设用地地规划许许可证、建建筑工程程规划许许可证、施施工许可可证、征征地补偿偿协议书书、建筑筑总平面面图、建建筑物竣竣工图（平平面、立立面、剖剖面图）、工工程预算算书、竣竣工结算算书、房房地产权权登记申申请等。4. 劳动动工资类类：包括括劳动合合同、劳劳动用工工指标手手册、社社会劳动动保险卡卡、工资资档案、招招调辞聘聘的申请请报告、批批复、任任职通知知、公司司人员基基本状

13、况况登记表表、工资资评定表表、转正正定级表表、立功功、授奖奖、处罚罚通知或或通报等等证书和和文件。5. 财务务会计类类 ：包包括财务务会计的的帐本、凭凭证、报报表、审审计报告告、查帐帐报告、税税务检查查报告、验验资报告告、交接接清单、收收据存根根、各种种自制原原始凭证证、以及及与财务务相关的的统计表表、经济济活动分分析表、各各种登记记本等，包包括上述述文件内内容生成成的电子子文件。6. 经济济合同（协协议）与与法律文文书类 6.1. 采购合合同：包包括以我我司为买买方面对对市场与与不同的的商号签签订的购购销合同同和协议议。如：购车合合同、销销售代理理合同、定定货合同同、购办办公设备备的合同同等

14、。6.2. 销售合合同：包包括以我我司为卖卖方面向向客户的的各种销销售合同同。如：商品房房销售合合同、销销售代理理合同、以以及其他他类似的的合同与与协议。6.3. 其他合合同与协协议：包包括不包包含上述述范围内内的合同同与协议议。如：施工建建设合同同、借款款协议、投投资协议议、合作作协议等等。6.4. 法律文文书类：主要包包括仲裁裁申请书书、各种种裁决书书、判决决书、起起诉书、上上诉书、应应诉文书书、传票票等法律律文书和和文件。7. 资产产设备类类：包括括公司实实际拥有有的各种种有形资资产和无无形资产产的权属属证书、发发票或收收据（复复印件）、受受让和馈馈赠的设设备物质质及相关关的文件件等。如

15、如：商标标注册证证、设备备统一编编号单，设设备（固固定资产产）购置置申请表表、固定定资产卡卡片、发发票和收收据（复复印件）、证证件、证证书（包包括合格格证等）、说说明书、保保修保养养卡、保保养修理理登记手手册、规规费缴交交凭证、报报废申请请审批表表、固定定资产交交付使用用单、固固定资产产报废单单、固定定资产有有（无）偿偿调拨单单、资产产设备受受让或转转让协议议等文件件。8. 电脑脑软件及及资料类类 8.1. 应用软软件：包包括各种种电脑基基本操作作必备的的，工具具性程序序软件。如如：系统统工作软软件、打打印机驱驱程、声声卡驱程程、显卡卡驱程、显显示器驱驱程等。8.2. 专业软软件：包包括各种种

16、专业性性比较强强，价值值高，可可以重复复使用的的专业系系统软件件。如：财务核核算系统统、物业业管理系系统、工工程预算算系统、绘绘图系统统、售楼楼系统等等。8.3. 资料盘盘：包括括各种存存储着各各单位各各部门在在工作中中自我形形成的各各种文字字、图表表等资料料信息的的软盘或或光碟。如如：各项项规章制制度、报报告、申申请、请请示、总总结、汇汇报和起起草的协协议、合合同、预预算等。9. 声像像类：包包括各种种本公司司在各种种活动中中所形成成的有保保存价值值的声像像资料，如如：照片片、录象象、录音音等，各各类归档档的声像像资料均均要附有有简明扼扼要的文文字说明明。10. 捐捐赠类：包括各各种本公公司

17、根据据董事长长的指示示向社会会、团体体、机构构、基金金会捐赠赠的扶贫贫救灾款款、建设设款、慈慈善基金金等活动动形成文文件和票票据等。第十四条 档案案的不归归档范围围1. 重份和和无查考考利用价价值的事事务性、临临时性文文件。2. 上级机机关普发发供参考考阅、不不办理的的文件材材料。3. 只供参参考的抄抄件和征征求意见见（未定定）稿的的文件。4. 未经经会议讨讨论和领领导审阅阅、签发发生效的的文件、电电报草稿稿；一般般性文件件的历次次修改稿稿（重要要法规性性文件、定定稿除外外）；铅铅印文件件的各次次校对稿稿（主要要领导人人亲笔修修改稿和和负责人人签字的的最后定定稿除外外）。5. 以参考考目的从从

18、各方面面搜集的的文件材材料。6. 非主管管单位召召开的会会议文件件，不需需要贯彻彻执行和和无查考考价值的的文件材材料。第四章档档案归档档程序和和基本要要求第十五条 档案案归档的的程序1. 凡是是本公司司在各项项业务工工作中形形成的各各种文件件材料（包包括各种种不同载载体的文文件资料料）都必必须按下下列程序序及时向向档案室室办理移移交、归归档手续续。经办人完成成手续后后连同附附件 交本部部门兼职职文件资资料员登登记、整整理、立立卷、列列造清单单 移交公公司档案案室、办办理移交交手续 档案室室整理、分分类、归归档。2. 各部部门的文文件资料料由部门门兼职文文件资料料员负责责文书立立卷归档档工作。办

19、办理完毕毕的文件件材料，由由兼职文文件资料料员负责责整理、登登记、立立卷，并并按规定定的时间间和要求求，向档档案室办办理移交交。移交交时应根根据移交交的案卷卷目录进进行清点点，校对对、并履履行移交交手续。第十六条 档案案归档的的基本要要求1. 为便便于立卷卷，兼职职文件资资料员在在收到文文件后，即即对照分分类体系系，按文文件的重重要程度度分门别别类进行行存放。2. 各部部门兼职职文件资资料员对对需交档档案室归归档的文文件资料料按照公公司的档档案归档档范围进进行整理理、登记记及列造造清单，并并按规定定的时间间、要求求，向档档案室移移交。3. 任何何人不得得私自将将归档文文件据为为己有，工工作变动

20、动或离职职的人员员应将经经办的文文件材料料向接办办人员交交代清楚楚，不得得擅自带带走或销销毁。4. 文件件材料移移交归档档时，由由文件材材料移交交部门对对所归档档的文件件材料的的保存价价值进行行鉴定，并并根据文文件材料料的内容容分出密密级（绝绝密、机机密、秘秘密、普普通），确确定保管管期限（永永久、长长期、短短期）。不不同密级级、不同同保管期期限的文文件应分分开立卷卷。5. 文件件材料应应按照自自然形成成、保持持时间联联系的原原则和归归档要求求、特征征及文件件内容分分类归档档。6. 各类类文件材材料一般般归档一一式一份份，重要要的和利利用频繁繁的文件件材料可可归档一一式两份份或根据据实际情情况

21、适当当增加其其归档份份数。7. 归档档的文件件材料必必须是原原件（若若遇特殊殊情况需需注明原原因和原原件的所所在地），每每份文件件的底稿稿、附件件和与文文件有关关的签报报、批示示等原件件及原稿稿均应齐齐全完整整。8. 凡提提交归档档的文件件材料必必须完整整、系统统、准确确及字迹迹清楚工工整。如如因特殊殊情况造造成空缺缺、遗漏漏，应及及时追讨讨、补齐齐，并在在档案中中附上文文字说明明。9. 声像像类档案案的资料料均要附附有简明明抑要的的文字说说明声声像类文文字说明明，文文字说明明的内容容包括：涉及的的主要人人物的姓姓名、职职务、时时间（拍拍摄时间间）、地地点、所所反映事事件、事事物的具具体内容容

22、，以及及制作者者等六要要素。10. 由由多个部部门共同同参与办办理的工工作或项项目，其其文件材材料由主主办部门门收集，交交档案室室归档。11. 有有多个部部门参加加的会议议所形成成的决议议、文件件及纪要要等材料料由会议议召集部部门收集集整理，交交档案室室归档。12. 各各部门需需归档的的文件材材料，必必须先由由各部门门负责人人审核后后，方可可移交到到档案室室。13. 文文书档案案中公司司与集团团公司所所有往来来的传真真文件及及董事长长的审批批文件要要独立存存档。14. 财财务档案案等相关关密级档档案可由由其所在在部门暂暂行管理理，但必必须将其其档案目目录报档档案室留留底备查查。15. 各各部门

23、文文件材料料的移交交必须办办理移交交手续。第五章 归归档及立立卷要求求第十七条 档案案归档要要求1. 档案案室在收收到各部部门移交交的档案案后，根根据档案案分类体体系，分分门别类类进行存存放。在在一个卷卷内要按按事件或或文件形形成的时时间、系系统地排排列，一一般按年年立卷，不不同年度度的文件件一般不不得放在在一起立立卷。2. 各类类档案应应根据不不同保管管年限，分分别编号号、排列列、编制制总目录录及卷内内目录，目目录要清清楚标明明档案的的年代、保保管期限限、档案案起止号号和档案案柜号。3. 跨年年度的请请示、报报告与批批复，应应放在批批复年度度立卷；没有批批复的，放放在请示示年度立立卷。跨跨年

24、度的的计划、规规划放在在第一年年度立卷卷；跨年年度的会会议文件件应放在在会议开开幕年度度立卷。4. 绝密密文电单单独立卷卷，少数数普通文文电如与与绝密文文电有密密切联系系也可随随同绝密密文电立立卷。5. 机密密档案必必须独立立立卷、单单独保存存。6. 公司司与投投资协议议甲方方所有往往来的文文件要单单独立卷卷存档，并并享有存存档优先先。7. 档案案室必须须将所有有档案按按规定的的格式逐逐件填写写档案案登记汇汇总表，以以便对档档案进行行检索查查阅。8. 归档档文件由由于种种种原因，出出现存档档文件原原件不齐齐全不完完整的情情况时，必必须在归归档文件件最后的的卷内内备考表表中说说明原件件交存单单位

25、或地地点，并并附存复复印件，以以保存存存档文件件的完整整性。第十八条 档案案立卷要要求1. 每份份档案的的文件和和材料正正件与附附件、印印件与定定稿、请请示与批批复、转转发文件件与原件件、多种种文字形形成的统统一文件件要分别别列在一一起合一一立卷，不不得分开开。2. 卷内内文件材材料应根根据不同同情况依依序进行行排列。单单一问题题的文件件材料应应按时间间顺序排排列；审审批签发发文件排排列应批批件在前前，报件件在后；正件在在前，附附件在后后；印件件在前,定稿在在后。3. 卷内内文件材材料应按按排列顺顺序依次次编写页页号。4. 每一一卷档案案都应编编制卷卷内文件件目录。5. 每一一卷档案案立卷后后

26、还应编编制卷卷内备考考表。6. 每一一档案应应在卷盒盒正面填填写档号号、档号号柜号、案案卷题名名、编制制单位、编编制日期期、保管管期限、密密级；侧侧面填写写档号、案案卷题名名。7. 案卷卷的排列列格式与与装订：6.1 案案卷排列列格式：按卷内内文件目目录、案案卷文档档、卷内内备考表表的顺序序排列。案案卷文档档应按卷卷内文件件目录的的顺序号号排列。6.2 案案卷装订订：装订订前，卷卷内文件件材料应应去掉金金属物，对对破损的的应进行行修补、裱裱糊。案案卷应用用三孔一一线封底底打活结结的方法法装订。6.3 88. 排排列装订订好的文文卷应装装入卷盒盒，放置置档案柜柜内保存存。第六章 归档时时间要求求

27、第十九条 除另另有明确确规定的的时间外外，其他他有关归归档文件件、资料料、物品品均按本本条规定定时间原原则归档档。1. 法定定证照类类的档案案。(11)公司司设立与与变更的的资料。经办人在完成公司注册或变更登记手续后，须立即列造清单全部移交档案室，并办理移交手续；(2)主营业务经营的证照和文件资料。此类证照与文件资料取得后，应由经办人列造清单，向档案室办理移交手续；(3)机动车辆证照。在完成购置后由经办人列造清单，向档案室办理移交手续；(4)产权证书。在完成购置后由经办人列造清单，向档案室办理移交手续。2. 文书书类的档档案。凡凡对外、对对内的需需存档的的文件资资料一般般于形成成及批复复完成后

28、后，由经经办人编编制清单单连同审审批底稿稿及附件件，即时时移交给给档案室室存档。3. 项目目类的档档案。本本着先移移交归档档，后申申请领用用的程序序办理。在在取得前前述文件件资料后后，经办办人即时时编制清清单移交交档案室室归档。4. 工程程基建项项目的验验收资料料。工程程竣工验验收后一一个月内内归档。5. 劳动动工资类类档案。在在取得各各类证书书和文件件资料后后，经办办人立即即移交档档案室归归档。6. 会计计类档案案。立卷卷完成后后，先在在会计档档案形成成部门保保管一年年以便查查找方便便，但必必须每半半年提交交一次目目录到档档案室留留底备查查，保管管期满后后于次年年三月底底之前交交档案室室归档

29、。审计报告、查帐报告、税务检查报告、验资报告等各种报告在收到之时由财务负责人即刻送交档案室归档。7. 合同同类与法法律文书书类的档档案。类类似文书书在取得得和完成成后，由由经办人人将正本本和审批批修改底底稿、合合同（协协议）会会签流水水单一并并编制清清单，移移交给档档案室归归档。8. 资产产设备类类及电脑脑软件类类的档案案。本着着先移交交归档，后后申请领领用的程程序办理理。在取取得前述述文件资资料后，经经办人即即时编制制清单移移交档案案室归档档。9. 各类类声像资资料一般般于形成成后半个个月内移移交档案案室归档档。10. 捐捐赠类档档案在形形成捐赠赠事实后后立即移移交档案案室归档档。第七章 档

30、案物物品借（领领）用第二十条 归档档资料、物物品的借借（领）用用程序1. 复印印件领用用的基本本程序：由部门门兼职文文件资料料员申请请（申请请含：领领用文件件名称、领领用期限限、用途途、经办办事项、需需复印份份数，领领用部门门、经领领人、领领用日期期等）部部门负责责人审核核分管领领导签证证公司总总经理审审核办理理领用登登记（须须在复印印件上加加盖“本复印印件仅供供办理事项项使用，再再次复印印无效”的戳记记）。2. 临时时借用存存档原件件的基本本程序：由部门门兼职文文件资料料员申请请（申请请含：借借用原件件名称、用用途、使使用期限限（起止止日期）、经经办事项项、借用用部门、经经办人姓姓名、借借用

31、日期期等）部部门负责责人审核核分管领领导签证证公司总总经理审审核办理理借用登登记用毕毕送还档档案室移移交登记记。3. 因工工作需要要长期借借用存档档原件（或或物品）的的基本程程序：由由部门兼兼职文件件资料员员申请（申申请含：原件（或或物品）名名称、用用途、使使用期限限（起止止日期）、经经办事项项、借用用部门、经经办人姓姓名、借借用日期期等）部部门负责责人审核核分管领领导签证证公司总总经理审审核办理理借用登登记用毕毕送还档档案室移移交登记记。第二十一条条 归归档资料料、物品品的借（领领）用规规定1. 电脑脑软件类类的资料料和物品品归档后后，一般般只能由由指定的的专业人人员负责责领用。1.1 电电

32、脑软件件一般领领用复制制品。复复制品领领用时，需需填写领领用申请请表，经经公司总总经理批批准后，才才能到档档案室办办理领用用手续，复复制品损损坏或报报废时须须交旧领领新。1.2 复复制品不不能代替替需借用用原件时时必须写写出申请请，说明明原因和和使用期期限，经经公司总总经理批批准后，才才能办理理借用手手续。用用毕即刻刻交送档档案室存存档。2. 声像像类的档档案资料料一般只只存档不不借用，特特殊情况况需借用用时必须须先申请请，并经经公司总总经理批批准后，才才能借用用。用毕毕即刻送送交档案案室存档档。3. 财务务会计类类的档案案资料未未经总经经理特批批任何人人不得查查阅和调调用。4. 借用用的档案

33、案（或物物品）部部门兼职职文件资资料员要要每半月月清点查查验一次次，落实实到人，并并作好验验证登记记，发现现情况及及时报告告。5. 长期期借用存存档原件件（或物物品）的的须每隔隔15天天送档案案室验证证登记一一次。6. 借用用档案（或或物品）若因工作失误造成遗失的，一方面积极寻找，另一方面应立即如实书面报告遗失的全过程，以便公司采取补救和防范措施，对隐瞒不报或虚（谎）报实情的一经查出，将严肃处理。第八章 档案查查阅要求求第二十二条条 本本公司工工作人员员都有保保护档案案，查阅阅档案的的权利和和义务。非非本公司司正式工工作人员员不得借借（或查查）阅档档案资料料。第二十三条条 本本公司工工作人员员

34、查阅档档案必须须填写档档案查阅阅登记表表，履履行查阅阅手续。1. 查阅阅确定为为普通级级的文件件材料时时，由部部门经理理确认签签字，分分管领导导签字批批准后，可可直接到到档案室室查阅。2. 确定定为秘密密级以上上的文件件资料必必须由部部门经理理确认签签字，分分管领导导审核，总总经理签签字批准准后，才才能到档档案室查查阅调用用相关资资料。第二十四条条 查查阅档案案不得随随意折叠叠和拆散散，查阅阅者要对对所查阅阅借档案案的完整整、安全全、保密密负责，不不得在档档案材料料上圈点点、划线线，严禁禁对档案案随意更更改、涂涂写。第二十五条条 查查阅档案案必须严严守公司司秘密，不不得擅自自抄录或或任意扩扩散

35、、传传播涉及及公司秘秘密的档档案内容容，需复复印档案案文件时时，应按按照有关关复印规规定办理理。第九章 档案保保密要求求第二十六条条 档档案是公公司的宝宝贵财富富，档案案工作人人员必须须执行国国家档档案法和和保密密法，维维护档案案的完整整与安全全。 第二十七条条 密密级以上上档案资资料必须须专柜保保管，未未经总经经理批准准，不得得借阅，不不得复印印。第二十八条条 查查阅密级级以上档档案资料料，必须须在档案案室阅读读，不得得离开档档案室。第二十九条条 节节假日前前应清查查密级以以上的档档案资料料，每半半年检查查一次档档案资料料的保密密工作，发发现问题题及时上上报、处处理。第三十条 档案案如有损损

36、坏或泄泄密，要要将追究究当事者者责任。第十章 档案室室管理要要求第三十一条条 档档案室应应配置调调控温、湿湿度的设设施和设设备、使使库房温温、湿度度基本保保持在温温度144244，相对对湿度445660%之之间。第三十二条条 档档案室应应做好防防盗、防防火、防防潮、防防尘、防防有害物物质等安安全措施施。室内内要配备备消防灭灭火器材材，室内内严禁吸吸烟和使使用明火火，禁止止在室内内堆放与与档案无无关的物物品，严严禁使用用其他电电器，对对电源、线线路、开开关等定定期检查查，发现现有火灾灾隐患立立即报告告。第三十三条条 保保持档案案室整洁洁，要求求文件堆堆放整齐齐，档案案装具排排列科学学，做到到整齐

37、、清清洁、通通风，便便于查找找使用。离离开档案案室前必必须关好好门、窗窗和电源源开关。第三十四条条 档档案室设设专人管管理，非非档案人人员如需需查阅档档案资料料，必须须由档案案人员查查找，不不得随便便进入档档案库房房。第三十五条条 档档案室每每一年都都要对库库藏档案案进行一一次保管管质量检检查，做做到帐物物相符，发发现问题题及时上上报、处处理，对对破损或或载体变变质档案案，要及及时进行行修补和和复制，发发现档案案发霉或或虫害，必必须及时时采取消消毒杀虫虫措施加加以处理理。第十一章 档案案变更与与销毁第三十六条条 档档案的修修改与更更换1. 归档档的资料料原则上上不能修修改，如如必须修修改，只只

38、能采用用添加更更改页的的办法，附附在原资资料后面面。2. 需要要更换的的资料，应应在原件件或其复复印件加加盖“作废暂暂留”章，作作为无效效资料继继续留存存到其规规定的保保管期限限。第三十七条条 档档案的销销毁1. 档案案销毁工工作必须须严格执执行审批批手续。1.1 对对于到达达保存年年限的档档案，应应由档案案管理员员填写档档案销毁毁清单，报报总经理理审核，董董事长批批准后，方方能执行行销毁程程序。1.2 档档案销毁毁清单内内容包括括：档案案编号、档档案标题题、页数数、原期期限、销销毁原因因等。2. 销毁毁的档案案必须将将档案进进行粉碎碎性销毁毁，不得得当废纸纸卖出或或用做其其他用途途。3. 档

39、案案保管期期限参照照国家档档案局档档案保管管期限，会会计档案案按会计计制度规规定的保保管期限限执行。4. 凡是是介于两两种保管管期限之之间的档档案，其其保管期期限一律律从长。第三十八条条 档档案销毁毁实的监监销公司档案销销毁实行行监销制制度。销销毁时，必必须由监监察室和和行政人人事部各各指派专专人对照照档案销销毁清单单进行监监销，直直至档案案确已销销毁。监监销人员员应于档档案销毁毁后在清清单上注注明“已销毁毁”字样和和日期，并并签名，由由档案管管理员独独立存档档。第十二章 钥匙匙的管理理和领用用第三十九条条 钥钥匙是指指公司办办公室、文文件柜、档档案柜、保保险柜、配配电柜、各各种汽车车、各种种

40、设备仪仪器上佩佩带的钥钥匙（包包括保险险锁、电电子锁、防防盗锁的的钥匙）以以及仓库库钥匙，由由公司档档案室统统一保管管，并与与相应的的档案一一并归档档保存。第四十条 办公公室钥匙匙由档案案室按该该办公室室工作的的人头数数统一配配制，档档案室和和保洁员员处各存存一把，由由各部门门集中到到档案室室办理长长期领用用手续。工工作人员员所配用用的钥匙匙一定要要妥善保保管，离离岗时到到档案室室办理移移交手续续。确因因不善丢丢失了钥钥匙，应应及时向向部门负负责人报报告，同同时书面面向档案案室报告告丢失的的原因和和经过，经经公司总总经理批批准后，由由档案室室负责配配制。任任何个人人无权擅擅自配制制钥匙，违违反者将将按失职职处理。第四十一条条 文件件柜、档档案柜、保保险柜、配配电柜等等钥匙也也按照办办公室钥钥匙管理理和领用用的原则则执行，由由经用或或经管的的人员到到档案室室办理长长期领用用手续，但但必须在在档案室室留存一一把。第四十二条条 各种种汽车、各各种设备备仪器上上佩带的的钥匙（包包括保险险锁、电电子锁、防防盗锁的的钥匙），由由车管部部门和设设备仪器器使用部部门到档档案室办办理长期期领用手手续，但但档案室室必须留留存一把把。第四十三条条 仓仓库钥匙匙由库管管人员直直接到档案室室办理长长期领用用手续，并并对库存存物品负负责。库库管员必必须做到到钥匙不不离人，未未经批准准不得