资产采购管理制度79

1、资产采购管理制度总则第一条 为了进一步加强公司采购管理工作，保证采购管理的规范 化、制度化，确保采购的生产设备、配件达到安全、可靠、经济适用 的要求，特制定本制度。第二条资产采购范围1、设备：包括机器设备、生产辅助设备、电子设备、运输设 备及其他设备。2、配件：包括机器设备、运输设备专用配件、通用配件、外加 工配件及设备用耗材。3、易耗品：包括药剂、办公用品和劳保用品等。第三条适用范围本制度适用于总部、工厂、市场运营部所有设备、配件、易耗品 的采购及售后维修等行为。第四条相关人员责任1、采购申报（即使用）部门，负责申报、论证、审核本部门的 采购计划，提供所需采购设备、备件的具体参数、质量与服务

2、等技术 要求，按照规范要求协助资产管理部完成设备采购全过程工作。2、资产管理部负责制定与审核项目采购计划，组织与协调采购 活动，组织与审定采购所需材料，完成后期审核、签订采购合同，完 成采购商务流程，组织项目验收、入账、付款等工作。3、维修部门负责设备简单的维修保养工作。4、综合管理部负责汇总各部门的办公用品和劳保用品需求，每 月申报采购计划并实施采买，采购部门负责监督审核。5、总经办负责协助律师对采购及维修过程中所有涉及法律问题 与供货方进行协商及处理。第二章采购申请管理第五条 各部门按照年度工作计划及项目情况，填写年度材料设 备使用计划表，经各相关部门副总批准后纳入年度采购计划，实施采 购

3、。第六条 纳入年度采购计划的配件、耗材，可以集中购置的，由资 产管理部制作采购方案，经主管副总批示后，按照采购管理的相关规 定组织实施采购，耗材类可将年计划分解到季度或月度，分阶段采购。第七条 没有纳入年度采购计划，但确属实际需要的。申报部门需 经过主管副总审核，申报资产管理部后由财务副总审核，如金额超过 5万元，需要由总经理批准后方可实施采购。第八条如设备需要更新，由使用部门根据公司生产和发展需要， 提出设备更新改造计划，报主管副总审核后，经资产管理部汇总，财 务副总审核后提交总经理。总经理办公室召集有关部门进行技术、经 济论证，并经总经理批准后，实施采购。第九条 应急配件采购、耗材更新与分

4、散采购，由使用部门根据生 产工艺需要以及设备选型的原则要求，根据审批金额权限，填写书面 申请，提交主管副总审核后，经财务副总审核，审核通过后实施采购。第三章采购方式选择第十条采购方式有公开招标、邀请招标、询价、单一来源。1、公开招标采购，是以招标公告的方式邀请不待定的供应商（投 标人）投标的采购方式。2、邀请招标采购，是以招标邀请书的方式邀请3个以上特定的 供应商投标的采购方式，通常是在协议采购方式基础上进行的。3、询价采购，是指对3家（含）以上的供应商提供的报价、性 能、服务等进行比较，以确保性价比具有竞争性的采购方式。4、单一来源采购，是向供应商直接购买的采购方式，此种方式 必须经总经理批

5、准同意后方可采用。第十一条申请单一来源采购方式实施采购的，必须符合以下条件:1、只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专利权、且无其他 合适替代品的；2、属于原采购设备的后续维修、零配件供应、更换或者补充， 必须向原供应商采购；3、属于原采购设备升级的；4、资产管理部有充足理由认为只有从特定供应商处进行采购， 才能促进实施相关目标的；5、从上级部门或其他必要方规定的特定机构采购的；6、经总经理认定的其他情况。第十二条 按规定或者经批准可以询价采购的，要严格执行“货比 三家”的规定进行询价比价采购。第四章采购过程管理第十三条如采购金额超过5万（不含）的，需要由总经理或者总 经理指定人员协调组织成立

6、采购小组，由资产管理部主导，采购小组 共同完成实施采购流程。采购金额不足5万（含），也可根据实际情况 考虑是否成立采购小组。采购小组负责整个采购过程的前期市场调研、技术指标的确定； 采购过程中的招投标、询价、比价执行，及后期制定采购合同、监督 设备安装调试等工作。第十四条采购小组在采购前要做好广泛的市场调研，比较3个 （含）以上品牌的价格、性能、质量与服务，并附相关的调研比价原 始资料。要选择能明确完成交货、安装、调试、验收保修等全过程， 能随时提供零配件，净生产商书面授权的供应商，保证所购产品符合 所需要的技术指标，并在验收合格后能在可用期内正常运转，最大程 度规避风险。第十五条纳入年度计划

7、的，实行单一来源谈判采购方式的，应及 时向主管领导汇报。第十六条 应急的、临时性分散采购的，采购小组在采购前要做好 广泛的市场调研，比较2个（含）以上品牌（或者同品牌的不同经销 商）的价格、性能、质量与服务，在先进、高效、安全、耐用、可靠 的基础上，选择价格低廉的产品。第五章采购合同管理第十七条资产采购必须签订采购合同。采购小组或者资产管理部 负责草拟合同，主管副总、财务副总审核后由总经办转给法律顾问进 行法律性合同审核，最终报总经理批准后签订，加盖公司合同专用章。第十八条 根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合 同审批时间和招投标时间，合同签订后，资产管理部负责跟进交货进 度，确保按

8、合同规定期限内到货。第十九条 合同正文应包括以下条款：采购货物清单（含名称、品 牌、型号、规格、数量、单价、金额等栏目）、运输方式、交货期限、 交货地点和方式、售后服务承诺、验收标准、付款方式、违约责任及 解决争议的方法、采购过程中双方约定的特殊条款或增加的承诺事项 等。如有必要还须附带技术协议等资料。第二十条 应重点对售后服务承诺、质保范围、备件耗材采购等条 款进行明确约定，对我方有利的口头约定也应落实到合同附加的承诺 事项中。如：1、卖方免费对买方人员提供必要的机械、电器维护指导或培训；2、卖方免费及时派专业技术人员到现场指导安装及调试工作；3、卖方免费维修或更换质保期内损坏的有关零件、元

9、器件；4、卖方以成本价或较低的价格为买方提供备品备件，如有产品 停产换代等情况，仍应保证我方购买产品的备件供应；5、卖方免费为电控系统软件长期升级；6、卖方免费为设备制造过程中买方人员的监制及验收提供服务， 包括交通、食宿等。第六章采购资产的验收第二十一条 设备采购需经安装、调试、试运行等工作无异常后才 能组织技术验收。安装、调试、试运行应当由供需双方技术人员现场 实施。第二十二条 采购设备需经过申请部门（使用部门）和资产管理部 共同组织熟悉采购项目技术性能的人员共同验收。第二十三条 设备采购的技术验收要严格按照约定的验收标准进 行验收，并填写相应的验收单。填写人要对验收单的所有项目做出明 确

10、响应，验收结论应明确是否满足要求，设备各项功能与质量是否合 格。第二十四条 若技术验收不合格或存在问题，应及时以书面形式记 录，并有对方代表确认签字，资产管理部及时跟进后续处理措施。第二十五条 设备验收合格后，资产管理部办理入账手续，按照相 关规定做固定资产登记并建立档案。入账人应确认所有采购归档材料 齐全后才可办理入账手续，入账后，所有采购归档资料按照规定存档。第二十六条 易耗品验收由仓库管理员负责，收货当时应验明数量 和质量，易耗品定期由财务和仓库管理员共同盘点。第七章设备维修记录及申报第二十七条设备验收完成，在运行过程中出现不正常现象，影 响到设备正常使用和安全运行时，应及时停止设备运转

11、，由维修部门 进行检查维修，并做好维修记录。如故障无法排除，应根据采购合同 规定通知供应商采取进一步措施，同时应并做好现场取证工作，留存 所有与厂家沟通记录包括但不限于电话、微信、沟通函等。第二十九条 如厂家拒不配合，维修部门应及时通知资产管 理部，资产管理部接到问题反馈后及时到现场了解实际情况，将 设备问题进行书面汇总，加盖公章后以通知函形式发送给供应商， 并严格按照合同规定跟进、催促维修进度。如有必要资产管理部应将设备情况及沟通的具体过程反馈到 总经办，由总经办联系律师进入下一步法律程序。第八章罚则第三十条 采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损 失的，根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退 等行政处罚及相应的经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法 追究法律责任。1、采购人员私自接收或向供应商索取财物的。2、采购人员接收财物后未主动上缴公司的。3、采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密 行为，以下行为均视为泄密。（1）泄露其他供应商对同类产品的报价。（2）招投标中泄露其他参与的供应商名称。（3）泄露标底的。泄露其他公司的秘密或公司认为是泄密行为的。故意规避本制度或未按本制度规定执行的。4、隐瞒供应