办公室培训材料课件

1、树立科学发展观 不断提高服务水平努力开创全市办公室工作新局面四川省眉山食品药品监督管理局蒋 卫 东（2006年5月31日）一、传达全省食品药品监管系统办公室主任会议精神（一）苏海红局长讲话主要精神1.充分认识办公室工作的地位和作用。 办公室是一个单位、一个部门的核心和枢纽，是一个为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，是单位领导的参谋和助手。办公室工作无小事，切实抓好办公室工作，对于确保本单位、本部门政令畅通、实现工作高效运转，至关重要。办公室工作的职责就是“三个服务”，即服务领导、服务机关、服务基层。关键是为领导服务。在服务工作中，要注意搜集了解信息，多为局党组、局领导班子出主意，想办法。局

2、领导不知道的，要去了解；局领导没有想到的，要思考在前面；局党组的决策，要去贯彻落实。发挥助手作用，不是一支手，而是左右手。 2.明确办公室工作职能职责。 （1）明确职责。职责明确，参谋不决策，到位不越位，揽事不揽权。 （2）搞好分工。明确分工的同时也明确了相应承担责任。具体工作人员要对分管领导负责，分管领导要对主管领导负责。职、权、责三位一体。 （3）当好参谋。要认真学习，吃透上情，了解下情，领会领导意图，特别带有方针政策的文件更要认真学习理解，通过信息综合分析，提出正确的决策建议，务求实在。要及时准确收集各方面信息，站在工作大局的高度来思考问题，为领导当好参谋，为领导分忧，为发展尽责。 （4

3、）当好助手。要及时准确收集信息，做到畅通渠道，反应敏捷，及时为领导决策提供有价值的信息。想领导所想，思领导所思。 （5）围绕中心。不同时段的中心任务可能不同，我们要始终以经济建设为中心，做到经济社会又快又好发展，又要紧紧围绕阶段工作抓落实,而我们系统职责要始终以监管为中心，寓监管于发展服务之中，办公室工作要围绕这些更好服务全局。 （6）突出重点。办公室是综合部门，各种繁杂事务多，既要事事都管，但又要突出重点，才能形成亮点。 （7）搞好协调。办公室工作既是综合服务又是组织协调，要协调好上下左右，也包括接待处理好人民来信来访。 （8）着力服务。着力服务水平的提升。要以“无差错”这个高目标，来提高整

4、体办事水平，提高服务的优质程度。特别是看得见，摸得着的事，更要做好。材料文字上的把关，代表局的形象，要认真对待每一篇文稿。 （9）狠抓落实。办公室工作要在求实务实、落实上下功夫，关键是要狠抓落实。我们实行目标管理是个手段，目标确定以后，督办更是抓落实的手段，要充分发挥办公室督促检查的职能作用，推动工作落实。 （10）政令畅通。办公室是局领导的左右手，要认真贯彻落实局党组的工作安排部署，通过办公室卓有成效的工作确保政令畅通，工作取得成效。 （5）工作要用心。要用心想事，用心讲话，用心干事。要吃透上级精神，把握领导意图，做到情况明、想得全、把得准。 （6）成效要明显。要得到领导的认可，干部群众的认

5、可，基层的认可，社会的认可，应在工作方法、工作内容、工作作风、工作成效来加以体现。 （7）班子要团结。要善于协调左右，沟通八方，消除误会，化解矛盾，使工作的氛围更加和谐，领导才能坚强有力。 （8）团队要和谐。办公室人员要树立团队精神，努力营造团结和谐的工作环境。这样才能出凝聚力和战斗力。 二、办公室工作概述办公室办公室的职能办公室的地位办公室的作用办公室工作的基本任务办公室工作的特点（二）办公室的职能第一，从组织分工来看，现代社会组织的管理体系通常包括领导机构、职能机构、监督机构、辅助机构。其中，辅助机构主要是协助领导机构办理日常事务，负责组织内部各项管理工作。 办公室的辅助职能体现在三个方面

6、：一是后勤工作。二是财务、人事工作。三是为领导者和管理工作提供辅助支持（事务支持：办文、办事、办会，督办等；信息支持：信息的收集、整理、加工、保管、传递、反馈等；决策支持）。 组织分工决定办公室要以整个单位为服务对象，以单位的领导者、职能科室以及整个管理工作为服务重点，其职能定位主要是负责组织的后勤、人事、财务工作，并通过公文处理、会务、信息、督办、协调、事务服务辅助决策等协助领导处理日常工作。第二，从管理工作需要看（管理学上的管理职能包括计划、组织、控制、协调、激励和领导等6个方面），办公室的职能主要是信息传递、沟通协调、辅助决策、督查督办、事务服务。总的来说，办公室的职能主要体现在两个方面

7、：一个是对整个组织的辅助，需要承担起内部后勤、人事、财务及其他有关方面的管理及服务工作；另一个是对管理工作及领导者工作的辅助，需要通过信息、协调、辅助决策、事务服务、督办等工作协助领导处理日常工作。（三）办公室的地位第一，中心地位。是指挥、控制整个机关工作的中心部门，是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。第二，窗口地位。是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。第三，枢纽地位。办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。（五）办公室的基本任务组织协调督办检查调查研究会务工作安排领导活动文书立卷与归档信访接待机要通信公务接洽印信管理情况综合信息处

8、理起草文稿文书处理打字印刷编写大事记完成临时交办任务（六）办公室工作的特点服从性：必须服从单位领导的领导，按领导意图去处理各项工作。服务性：时效性：时间要求高。综合性：需要站在全局的立场上，用综合的眼光观察和思考问题。广泛性：工作具体而繁杂，还有许多临时性、突发性工作需办公室牵头办理。机要性：经常接触机密文件和信息，应严格遵守保密制度。（一）发文办理1.发文办理的一般程序1.拟稿：根据领导同志意见进行拟稿。公文文稿一般由业务科室负责撰写，综合性文稿由办公室撰写。2.审核：对公文文稿的审核，主要是把好公文的政策关、质量关、格式关，并确定要不要发文以及用什么名义、什么形式发文。一般是由撰稿科室的负

9、责同志初审，办公室分管文秘工作的同志核稿，并签给有关领导签发。规范性文件在送领导签发前，还应送法制部门进行审核。3.签发：公文必须由本机关领导人签发。特别重要的或涉及面广的，还必须由单位正职或主持工作的副职领导人签发。4.登记：经领导人签批后的文稿，应送办公室文秘人员登记。登记内容为编文件字号、确定发送范围和份数，对文稿作技术处理（如加注主题词）等。5.缮印：经文秘人员登记后的文稿，应送机关文印室缮印，带密级的公文不得送社会印刷厂、打印室缮印。6.校对：重要公文要做到三校付印。校对时应使用统一的校对符号。未经签发人或审核人同意，不得擅自加以改动。7.用印：经文印室打印的公文，由机要人员专人负责

10、用印。用印时，要检查原稿上领导签字与使用的印章权限是否相符。8.分发：缮印好的公文，由机关机要人员统一分发。分发前，机要人员应通知承办人员从内容到格式进行最后复校，确认无误并签字后，方可照单分发。公文发出后，经办人员要清点剩余份数，在分发单上签名，余件入规暂存。9.传递：机关发文，凡发往外地的，通过邮局办理；发往本地的，送公文交换站交换。急件、特急件、绝密件，由专人传递或通知受文单位派人接收。10.立卷：机关发出的公文，均要连同领导人签批的底稿，公文形成过程中的附件及公文正本2份整理立卷。11.归档：按归档范围和要求，将立卷的文本于次年第一季度移交档案室归档。12.销毁：对没有归档或存查价值的

11、公文，经鉴别清点后，由机关办公室集中管理，定期派人监督销毁。2.拟写公文的有关规定1.公文标题，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.公文中的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。3.文内使用简称，一般应当先用全称，注明“以下简称”后再用规范化简称。4.公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。5.公文中的计量单位，必须使用国家法定计量单位。6.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的素质必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（党委文件有一点区别，

12、党委文件的成文时间，仍用阿拉伯数码）7.拟文一般应以打印件送审，并附有关依据材料，包括有关文件、材料、领导批示及相关依据文字等（可用复印件）8.合理使用各单位的名称及其简称。在文件抬头、落款中必须使用全称，在抄送单位中可使用规范化简称。9.上行文必须注明签发人。其中，“请示”还必须在附注处注明联系人的姓名和电话号码。10.公文中如有附件，应注明附件顺序和名称。附件名称与附件标题应一致；附件与主件原则上应组合成册。11.要求在下列时限内办结的公文可设立紧急标志：要求在3天内办结，或在一周内办结而需要经过较多审批环节的公文，应作为特急件处理，并在拟文单右上角标注“特急”；要求在一周内办结、或在两周

13、内办结而要求转有关部门征求意见的公文，应作为急件处理，并在拟文单右上角标注“急件”。12.不普发的文件（含电报），有关单位或部门的名单要在初稿时一并附上。3.审核公文的基本要求对公文进行审核是办公室公文办理中的一项重要内容。1.在内容上是否符合党和国家及上级部门的有关规定，所涉及的法律问题和政策性问题有无确切依据，所提措施和办法是否具有操作性，观点和体罚是否准确，是否准确反应了领导的意图，所述事例和情况是否真实、完整等。2.内容所涉及两个及两个以上单位，是否已进行协商并取得一致。规范性文件是否已经法制部门审核。3.是否符合行文规则，体例、格式是否符合规范，文种的使用是否准确等。4.对文字进行润

14、色、修改，使其达到文字简练，条理清楚、表述贴切，合符逻辑，名称、术语、引文、数据准确无误，遣词造句、标点符号、主题词符合规范。4.公文主题词的标注要求 1.对公文标注主题词是办公现代化的要求，有利于计算机检索和管理公文。 2.主题词由三部分组成，即：类别词类属词文种。 类别词是指对文件内容的分类，如工业、农业、卫生等。 类属词是指对文件具体内容的划分，如卫生中有药品、中医、医院、疾病等。 3.标引顺序：先标类别词，再标类属词，最后是文种。 4.一份文件的主题词，除类别词外最多不超过5个主题词。每个单列词组不超过6个字。“主题词”用3号黑体字标在文件抄送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用

15、3号小标宋体字；词目之间空1字。（二）收文办理1.签收。公文必须由机关办公室的专人统一签收，按程序办理。除领导同志直接交办的事项外，不得将公文直接报送领导同志个人，领导同志不受理未经办公室签收的公文。2.登记。公文签收后，由文秘人员逐件拆封核查，分类登记。登记的内容一般是收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。3.分发。对不需要办理的阅件和简报等，按其内容分送有关领导同志和业务科室阅知。4.拟办。对需要办理的公文，由办公室认真阅文后及时提出拟办意见。对属于要求解决具体问题的来文，应当按照科室职责权限范围，直接转有关科室处理。5.批办。办公室对来文提出拟办意见后，

16、要及时送分管领导批办。经领导批办过的公文，要在收文登记簿上注明，送给有关科室办理，并做好签收手续。6.承办。有关业务科室接到交办的公文，应按照急事急办、特事特办的原则，抓紧办理。紧急公文应在3日内办结，一般公文在15日内办结，不得延误、推诿。7.催办。公文处理应建立催、查办制度。由办公室签收、登记后分办或批办的公文，办公室应负责催办。对交办的上级机关公文，一般要求在收到文件后7日至10日回复交办单位；紧急公文要做到跟踪催办；重要公文及领导同志限期办理的公文，应重点催办，并及时反馈办理情况。催办过程要及时记录，并根据催办记录，定期通报公文办理情况。8.查办。查办是催办的继续和深入。对办文拖拉、落

17、实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的单位，交办机关的文秘部门可电话查办或直接登门查办，并将查办结果予以通报。三、机关公文格式眉首主体版记 （页面设置）（一）眉首1.公文份数序号。使用阿拉伯数码顶格标注于版心左上角第一行。2.秘密等级和保密期限。公文如需标注秘密等级并同时标注保密期限的，顶格标注于右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用隔行。3.紧急程度。公文如需标注紧急程度，顶格标注于版心右上角第一行；标注秘密等级的紧急公文，其紧急程度，顶格标注于版心右上角第二行。4.发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，套红居中印出。其上边缘至版心上边缘为25；上报的“请示”、“报告”

18、文件，发文机关标识的上边缘至版心上边缘应为80。联合行文时主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧上下居中排列。5.发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位，不加“第”字。发文字号用3号仿宋字体。 发文字号之下4处印一条粗1等于版心宽度的红色反线。6.签发人。上报的“请示”、“报告”公文，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（二）主体1.公文标题。在红色反线下空2行处标识，可视情况

19、分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题用2号小标宋简体字，固定值用35磅。2.主送机关。在标题下空一行处，左侧顶格标识，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后使用全角冒号。用3号仿宋体字，固定值用29.7磅。3.公文正文。标识于主送机关名称下一行。左空2字，每自然段第一行均左空2字，回行顶格。正文用A4型纸，每页22行、每行28个字，固定值用29.7磅。公文的层次：一、及内容用3号黑体字；（一）及内容用3号楷体字；1.及以下内容用3号仿宋体字。数字、年份不能回行。4.公文附件。公文如有附件，在正文的下一行左空2字用仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称的全称；如有多个附件其顺序号使用阿拉伯数字；附件应与公文一起装订，并在附件的左上角第一行顶格标识“附件”，有序号的应标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。5.生效标识。公文生效标识由两部分组成，即：发文机关名称以印章表示和成文时间，即生效时间。6.成文时间。在正文和附件名称之下，右空4个字用汉字标识，年、月、日应标全，其中的“零”写作“”，