档案管理操作规程及实施细则

档案管理操作规程及实施细则一、总则（一）目的为规范档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全与有效利用，维护单位历史真实面貌，依据《中华人民共和国档案法》及相关法规，结合本单位实际，制定本规程及细则。（二）适用范围本细则适用于本单位及所属各部门在工作中形成的各类档案（含文书、科技、人事、会计、声像等）的全流程管理，涵盖收集、整理、归档、保管、利用、鉴定及销毁等环节。（三）管理原则1.真实性：档案内容如实反映业务活动实际，严禁篡改、伪造。2.完整性：确保档案收集齐全，无关键文件材料遗漏。3.安全性：采取有效措施保障档案实体与信息安全，防止损毁、丢失或泄露。4.可追溯性：档案管理流程清晰可查，便于责任追溯与历史信息调取。二、档案管理流程（一）档案收集1.收集范围：各部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：公文类：正式文件、请示报告、会议纪要、合同协议等；业务类：项目方案、研究报告、统计报表、审批材料等；声像类：照片、录音、录像、电子文件等；其他类：荣誉证书、资质证明、实物档案等。2.收集要求：各部门指定专人负责文件材料的日常积累，定期（每月/每季度）整理待移交材料；业务活动结束后5个工作日内，将形成的文件材料移交至档案管理部门，特殊项目可分段移交；移交时填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、形成时间、密级等，双方核对无误后签字确认，移交清单一式两份。（二）档案整理1.分类编号：采用“年度—机构（部门）—问题（或类型）”三级分类法，或依据档案类型（文书、科技等）采用行业标准分类；档案编号需唯一，包含年度、分类代码、案卷序号（或件号），例如“2023-WS-001”（2023年文书类第1件）。2.立卷组卷：文书档案以“件”为单位整理，科技档案（如工程档案）以“卷”为单位；同一事由的文件材料装订成册（或装入档案盒），编制页码，填写卷内文件目录（含文件编号、题名、日期、页数等）；档案盒封面标注档案名称、年度、分类、起止件号/卷号，盒脊标注分类号、年度、盒号。（三）档案归档1.归档审核：档案管理部门对移交档案审核，重点检查：文件材料是否完整、准确，是否为原件（复印件需注明原因并加盖公章）；整理是否规范，编号、目录是否清晰；密级、保管期限划分是否准确（保管期限分永久、30年、10年，依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）。2.归档入库：审核通过的档案，录入档案管理系统，分配存放位置（档案架/柜编号、层号），实体档案存入指定库房。（四）档案鉴定1.定期鉴定：每5年组织一次档案鉴定，成立由档案管理部门、业务部门、法律顾问等组成的鉴定小组。2.鉴定内容：审查档案保存价值，调整保管期限（如原定为30年的档案，经鉴定需延长或缩短期限）；检查档案实体状况，对破损、褪色档案提出修复方案。3.鉴定结果：形成《档案鉴定意见书》，需销毁的档案列出清单，报单位分管领导审批。（五）档案销毁1.销毁流程：经审批的销毁档案，由档案管理部门与监销部门（如办公室、审计部）共同清点，填写《档案销毁清册》；销毁时需有2名以上监销人员在场，采用碎纸、焚毁等安全方式，销毁后监销人员在清册上签字，清册永久保存；涉密档案销毁需按保密规定执行，使用指定销毁机构或设备。三、档案分类管理细则（一）文书档案管理要点：以“件”为单位，按发文、收文、内部文件分类，重点关注公文成文日期、发文字号、关键词；归档范围：单位年度工作计划、总结、规章制度、会议材料、对外往来公文等；保管期限：永久（如单位章程、年度总结）、30年（如重要合同、请示批复）、10年（如一般性通知、报表）。（二）科技档案管理要点：按项目（如工程、科研）分类，包含立项、设计、施工、验收等阶段文件，需与项目进度同步归档；归档范围：项目建议书、可行性研究报告、设计图纸（含电子图纸）、施工日志、竣工验收报告等；特殊要求：图纸需折叠整齐，标注图号、比例，电子图纸需备份至专用存储设备，与纸质版一一对应。（三）人事档案管理要点：由专人（档案管理员或人力资源专员）管理，严格执行保密制度，借阅需经人事部门负责人审批；归档范围：员工简历、劳动合同、职称评定材料、奖惩记录、学历证书复印件等；保管要求：存放于专用人事档案柜，远离潮湿、高温环境，每年核对一次档案内容，确保信息准确。（四）会计档案管理要点：按凭证、账簿、报表分类，需符合《会计档案管理办法》要求，由财务部门整理后移交档案管理部门；归档范围：会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账）、财务报告（年报、季报）、银行对账单等；保管期限：会计凭证30年，会计账簿30年，财务报告永久（年报）或10年（季报、月报）。（五）声像档案管理要点：照片需注明拍摄时间、地点、人物、事由，录像/录音需标注内容、时长、拍摄者，电子文件需转换为通用格式（如JPG、MP4）并备份；归档范围：重要会议、活动照片，项目现场录像，采访录音等；保管要求：存储于防磁、防潮的专用设备（如光盘、移动硬盘），定期检查数据完整性，每2年迁移一次数据。四、档案保管与利用（一）保管环境1.库房要求：温度控制在14℃-24℃，相对湿度45%-60%；配备防火（灭火器、烟感报警器）、防潮（除湿机）、防虫（防虫药、定期通风）、防盗（门禁、监控）设施；档案架/柜需远离窗户、水源，避免阳光直射。2.实体保护：定期（每半年）检查档案实体状况，发现破损、霉变及时修复（如使用档案修裱机、去酸液）；珍贵档案（如历史文书、荣誉证书）需装入无酸纸档案袋，单独存放。（二）档案利用1.借阅流程：内部人员借阅：填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案编号、归还时间，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅；外部人员借阅：需持单位介绍信或有效证件，经单位分管领导审批，且仅限在档案阅览室查阅，不得带出；借阅期限：一般档案不超过15天，特殊情况可续借，逾期未还需书面说明原因。2.利用方式：实体查阅：在档案阅览室进行，需遵守阅览室规定（如禁止拍照、吸烟）；编研利用：档案管理部门定期编研档案资料（如《年度大事记》《专题档案汇编》），供单位内部参考。五、档案安全保障（一）实体安全库房钥匙由专人保管，非工作时间锁闭库房；定期（每月）检查消防、安防设施，确保正常运行；档案出入库需登记，严禁无关人员进入库房。（二）信息安全电子档案存储设备需加密，设置访问权限（如管理员、普通用户）；定期（每季度）备份电子档案，备份介质异地存放（如云端、另一办公地点）；涉密档案需标注密级，电子版本加密存储，借阅、复制需经保密委员会审批。（三）应急处置制定《档案应急预案》，明确火灾、水灾、失窃等突发情况的处置流程；每年组织一次应急演练，提高档案管理人员的应急处理能力；档案受损后，立即启动修复程序，必要时聘请专业机构进行抢救。六、责任与监督（一）岗位责任1.档案管理员：负责档案的收集、整理、保管、利用，确保档案管理系统数据准确，定期向分管领导汇报档案工作情况；2.部门兼职档案员：负责本部门文件材料的积累、移交，配合档案管理员开展工作；3.分管领导：审批档案鉴定、销毁、借阅等重要事项，监督档案管理制度执行。（二）监督考核1.日常监督：档案管理部门定期检查各部门档案移交情况，对未按时移交、整理不规范的部门提出整改意见；2.年度考核：将档案管理工作纳入部门绩效考核，对表现优秀的部门和个人予以