展会策划案之会展预备阶段的文案

1、展会策划划书第一部分分 会展展预备阶阶段的文文案 第第一节 会展预预备阶段段的文案案简介一、 会展展预备阶阶段的文文案的概概念：会展展预备阶阶段的文文案是指指一次会会展从确确定展览览题材、收集信信息、进进行展览览项目立立项策划划一直到到会展正正式开幕幕前的预预先准备备阶段涉涉及到的的所有文文本文案案。二、 会展预预备阶段段的文案案种类： 一般来来说，会会展预备备阶段的的文案包包括展会会立项策策划书、展会项项目立项项可行性性研究报报告、参参展说明明书、展展会招展展方案、展会招招展函、招展进进度计划划、观众众邀请函函、参展展合同、展出工工作方案案、展会会费用预预算表、展会宣宣传推广广计划、广告文文

2、案等。第二节 会展预预备阶段段的文案案写作一、展会会立项策策划书的写作作（一）展会立立项策划划书的的概念：所所谓展会会立项策策划，就就是根据据掌握的的各种信信息，对对即将举举办的展展览会的的有关事事宜进行行初步规规划，设设计出展展览会的的基本框框架，提提出计划划举办的的展览会会的初步步规划内内容，主要要包括：展会名名称和地地点、办办展机构构、展品品范围、办展时时间、展展会规模模、展会会定位、招展计计划、宣宣传推广广和招商商计划、展会进进度计划划现场场管理计计划、相相关活动动计划等等。展会会立项策策划书是为策策划举办办一个新新展会而而提出的的一套办办展规划划、策略略和方法法，它是是对以上上各项内

3、内容的归归纳和总总结。（二二） 展展会立项项策划书书的内容容结构：一一般地，展会会立项策策划书主要包包括以下下内容：11、 办办展市场场环境分分析：包包括对展展会展览览题材所所在产业业和市场场的情况况分析，对国家家有关法法律、政政策的分分析，对对相关展展会的情情况的分分析，对对展会举举办地市市场的分分析等。22、 提提出展会会的基本本框架：包括展展会的名名称和举举办地点点、办展展机构的的组成、展品范范围、办办展时间间、办展展频率、展会规规模和展展会定位位等。3、 展会会价格及及初步预预算方案案。4、 展会工工作人员员分工计计划。5、 展会会招展计计划6、 展会招招商计划划。7、 展会宣宣传推广

4、广计划。88、 展展会筹备备进度计计划。9、 展会会服务商商安排计计划。110、 展会开开幕和现现场管理理计划。111、 展会期期间举办办的相关关活动计计划。122、 展展会结算算计划。（三三） 展展会立项项策划书书的写作作要求：1 展会会名称展览览会的名名称一般般包括三三个方面面的内容容：基本本部分、限定部部分和行行业标识识。如“第933届中国国出口商商品交易易会”，如果按按上述三三个内容容对号入入座，则则基本部部分是“交易会会”，限限定部分分是“中中国”和和“第993届”，行业业标识是是“出口口商品”。下面分分别对这这三个内内容作一一些说明明： 基本部部分：用用来表明明展览会会的性质质和特

5、征征，常用用词有：展览会会、博览览会、展展销会、交易会会和“节节”等。 限限定部分分：用来来说明展展会举办办的时间间、地点点和展会会的性质质。展会举举办时间间的表示示办法有有三种：一是用用“届”来表示示。二是是用“年年”来表表示，三三是用“季”来来表示。如第三三届大连连国际服服装节、20003年广广州博览览会、法法兰克福福春季消消费品展展览会等等。在这这三种表表达办法法里，用用“届”来去示示最常见见，它强强调展会会举办的的连续性性。那些些刚举办办的展会会一般用用“年”来表示示。展会会举办的的地点在在展会的的名称里里也要有有所体现现，如第第三届大大连国际际服装节节中的“大连”。展会名名称里体体现

6、展会会性质的的词主要要有“国国际”、“世界界”、“全国”、“地地区”等等。如第第三届大大连国际际服装节节中的“国际”表明本本展会是是一个国国际展。 行行业标识识：用来来表明展展览题材材和展品品范围。如第三三届大连连国际服服装节中中的“服服装”表表明本展展会是服服装产业业的展会会。行业业标识通通常是一一个产业业的名称称，或者者是一个个产业中中的某一一个产品品大类。2、展会地地点策划选选择展会会的举办办地点，包括两两个方面面的内容容：一是是展会在在什么地地方举办办，二是是展会在在哪个展展馆举办办。策划选选择展会会在什么么地方举举办，就就是要确确定展会会在哪个个国家、哪个省省或者是是哪个城城市里举举

7、办。策划划选择展展会在哪哪个展馆馆举办，就是要要选择展展会举办办的具体体地点。具体选选择在哪哪个展馆馆举办展展会，要要结合展展会的展展览题材材和展会会定位而而定。另另外，在在具体选选择展馆馆时，还还要综合合考虑使使用该展展馆的成成本的大大小如何何、展期期安排是是否符合合自己的的要求以以及展馆馆本身的的设施和和服务如如何等因因素。3、办展机机构办展机机构是指指负责展展会的组组织、策策划、招招展和招招商等事事宜的有有关单位位。办展展机构可可以是企企业、行行业协会会、政府府部门和和新闻媒媒体等。根根据各单单位在举举办展览览会中的的不同作作用，一一个展览览会的办办展机构构一般有有以下几几种：主主办单位

8、位、承办办单位、协办单单位、支支持单位位等。主办办单位：拥有展展会并对对展会承承担主要要法律责责任的办办展单位位。主办办单位在在法律上上拥有展展会的所所有权。承承办单位位：直接接负责展展会的策策划、组组织、操操作与管管理，并并对展会会承担主主要财务务责任的的办展单单位。协办办单位：协助主主办或承承办单位位负责展展会的策策划、组组织、操操作与管管理，部部分地承承担展会会的招展展、招商商和宣传传推广工工作的办办展单位位。支持持单位：对展会会主办或或承办单单位的展展会策划划、组织织、操作作与管理理，或者者是招展展、招商商和宣传传推广等等工作起起支持作作用的办办展单位位。4、办办展时间间 办展时时间是

9、指指展会计计划在什什么时候候举办。办展时时间有三三个方面面的含义义：一是是指举办办展的具具体开展展日期。二是指指展会的的筹展和和撤展日日期。三三是指展展会对观观众开放放的日期期。展览时时间的长长短没有有一个统统一的标标准，要要视不同同的展会会具体而而定。有有些展会会的展览览时间可可以很长长，如“世博会会”的展展期长达达几个月月甚至半半年；但但对于占占展会绝绝大多数数的专业业贸易展展来说，展期一一般是33-5天天为宜。55、展品品范围展会会的展品品范围要要根据展展会的定定位、办办展机构构的优劣劣势和其其他多种种因素来来确定。根根据展会会的定位位，展品品范围可可以包括括一个或或者是几几个产业业，或

10、者者是一个个产业中中的一个个或几个个产品大大类，例例如，“博览会会”和“交易会会”的展展品范围围就很广广，如“广交会会”的展展品范围围就超过过10万万种，几几乎是无无所不包包；而德德国“法法兰克福福国际汽汽车展览览会”的的展品范范围涉及及到的产产业就很很少，就就只有汽汽车产业业一个。66、办展展频率办展展频率是是指展会会是一年年举办几几次还是是几年举举办一次次，或者者是不定定期举行行。从目目前展览览业的实实际情况况看，一一年举办办一次的的展会最最多，约约占全部部展会数数量的880，一年举举办两次次和两年年举办一一次的展展会也不不少，不不定期举举办的展展会已经经是越来来越少了了。办展频频率的确确

11、定受展展览题材材所在产产业的特特征的制制约。我我们知道道，几乎乎每个产产业的产产品都有有一个生生命周期期，产品品的生命命周期对对展会的的办展频频率有重重大影响响。产品的的投入期期和成长长期是企企业参屉屉的黄金金时期，展会的的办展频频率要牢牢牢抓住住这两个个时期。77、 展展会规模模展展会规模模包括三三个方面面的含义义：一是是展会的的展览面面积是多多少，二二是参展展单位的的数量是是多少，三是参参观展会会的观众众有多少少。在策策划举办办一个展展会时，对这三三个方面面都要作作出预测测和规划划。在规划划展会规规模时，要充分分考虑产产业的特特征。展展会规模模的大小小还会受受到会观观众数量量和质量量的限制

12、制。88、展会会定位通俗俗地讲，展会定定位就是是要清晰晰地告诉诉参展企企业和观观众本展展会“是是什么”和“有有什么”，具体体地说，展会定定位就是是办展机机构根据据自身的的资源条条件和市市场竞争争状况，通过建建立和发发展展会会的差异异化竞争争优势，使自己己举办的的展会在在参展企企业和观观众的心心目中形形成一个个鲜明而而独特的的印象的的过程。展会定定位要明明确展会会的目标标参展商商和观众众、办展展目标、展会的的主题等等。9展展会价格格和展会会初步预预算展会价价格就是是为展会会的展位位出租制制定一个个合适的的价格。展会展展位的价价格往往往包括室室内展场场的价格格和室外外展场的的价格，室内展展场的价价

13、格又分分为空地地价格和和标准层层位的价价格。在制制定展会会的价格格时，一一般遵循循“优地地优价”的原则则，即那那些便于于展示和和观众流流量大的的展位的的价格往往往要高高一些。展会初初步预算算是对举举办展会会所需要要的各种种费用和和举办展展会预期期以获得得的收入入进行的的初步预预算。在策策划举办办展会时时，要根根据市场场情况给给展会确确定一个个合适的的价格，这样对对吸引目目标参展展商参加加展会十十分重要要。10、人员分分工、招招展招商商和宣传传推广计计划人员员分工计计划、招招展计划划、招商商和宣传传推广计计划是展展会的具具体实施施计划，这四个个计划在在具体实实施时会会互相影影响。人人员分工工计划

14、是是对展会会工作人人员的工工作进行行统筹安安排。招招展计划划主要是是为招揽揽企业参参展而制制定的各各种策略略、措施施和办法法。招商商计划主主要是为为招揽观观众参观观展会而而制定的的各种策策略、措措施和办办法。宣宣传推广广计划则则是为建建立展会会品牌和和树立展展会形象象，并同同时为展展会的招招展和招招商服务务的。111、展会会进度计计划、现现场管理理计划和和相关活活动计划划展展会进度度计划是是在时间间上对展展会的招招展、招招商、宣宣传推广广和展位位划分等等工作进进行的统统筹安排排。它明明确在展展会的筹筹办过程程中，到到什么阶阶段就应应该完成成哪些工工作，直直到展会会成功举举办。展展会进度度计划安

15、安排得好好，展会会筹备的的各项准准备工作作就能有有条不紊紊地进行行。现场管管理计划划是展会会开幕后后对展会会现场进进行有效效管理的的各种计计划安排排，它一一般包括括展会开开幕计划划、展会会展场管管理计划划、观众众登记计计划和撤撤展计划划等。现现场管理理计划安安排得好好，展会会现场将将井然有有序，展展会秩序序良好。展展会相关关活动计计划是对对准备在在展会期期间同期期举办的的各种相相关活动动作出的的计划安安排。与与展会同同期举办办的相关关活动最最常见的的有技术术交流会会、研讨讨会和各各种表演演等，它它们是展展会的有有益补充充。二、展会会项目立立项可行行性研究究报告的写作作（一）展会项项目立项项可行

16、性性研究报报告的的概念完成成了展展会立项项策划书书，并并不意味味着该立立项的展展会就可可以举办办了。项项目立项项只是对对举办什什么题材材的展会会和如何何举办该该展会提提出了一一个初步步的意见见，制定定了一套套初步的的方案，至于该该展会是是否真的的可以举举办和该该方案是是否真的的可行，还需要要对该展展会项目目及方案案进行可可行性分分析。可可行性分分析的结结论及其其他必须须考虑的的因素，才是决决定最后后是否可可以举办办该展会会的最终终依据。展会项项目立项项可行性性研究报报告就就是在对对展会立立项进行行可行性性分析的的基础上上完成的的研究报报告。展展会立项项可行性性分析是是展会项项目立项项策划的的继

17、续。展会项项目立项项策划主主要是在在掌握各各种信息息的基础础上，初初步提出出计划举举办的展展会“是是什么样样的”；展会立立项可行行性分析析则是在在仔细研研究各种种信息的的基础上上，深入入分析举举办展会会立项策策划提出出的“那那样的展展会”是是否可行行，为最最后是否否举办该该展会提提供科学学的决策策依据。如如果展会会立项策策划通过过可行性性分析，证明计计划举办办展会的的市场条条件具备备，项目目具有生生命力，各种执执行方案案策划合合理，项项目在经经济上可可行，风风险较小小且有一一定的社社会效益益，就可可以通过过该展会会立项策策划，决决策举办办该展会会了。（二）展会项项目立项项可行性性研究报报告的的

18、内容结结构展会会项目立立项可行行性研究究报告要对展展会立项项是可行行还是不不可行作作出系统统的评估估和说明明，并为为最终完完善该展展会项目目立项策策划的各各具体执执行方案案提供改改进依据据和建议议。因此此，展展会项目目立项可可行性研研究报告告主要要包括以以下几项项内容：11、 市市场环境境分析（1） 宏观市市场环境境：包括括人口环环境、经经济环境境、技术术环境、政治法法律环境境、社会会文化环环境等。（2） 微观市市场环境境：包括括办展机机构内部部环境、目标客客户、竞竞争者、营销中中介、服服务商、社会公公众等。（3） 市场场环境评评价：SSWOTT分析法法，即内内部优势势、内部部劣势、外部机机会

19、、外外部威胁胁分析。22、 展展会项目目生命力力分析（11） 项项目发展展空间：即分析析举办该该展会所所依托的的产业空空间、市市场空间间、地域域空间、政策空空间等是是否具备备。（2） 项目目竞争力力：包括括展会定定位的号号召力、办展机机构的品品牌影响响力、参参展商和和观众的的构成、展会价价格、展展会服务务等。（33） 办办展机构构优劣势势分析3、展会执执行方案案分析1）对计划划举办的的展会的的基本框框架进行行评估，具体包包括：(11)展会会名称和和展会的的展品范范围、展展会定位位之间是是否有冲冲突。(22)办展展时间、办展频频率是否否符合展展品范围围所在产产业的特特征。(33)展会会的举办办地

20、点是是否适合合举办该该展品范范围所在在产业的的展会。(4)在在展会展展品范围围所在产产业里能能否举办办如此规规模和定定位的展展会。(55)展会会的办展展机构在在计划的的办展时时间内能能否举办办如此规规模和定定位的展展会。(66)办展展机构对对展会展展品范围围所在的的产业是是否熟悉悉。(7)展会定定位与展展会规模模之间是是否有冲冲突。2）招展招招商和宣宣传推广广计划评评估（1） 招展展计划评评估（2） 招商商计划评评估（3） 宣传传推广计计划评估估33、 展展会项目目财务分分析（1） 价格格定位（22） 成成本预测测举举办一个个展会的的成本费费用一般般包括：11)展览览场地费费用。即即租用展展览

21、场馆馆以及由由此而产产生的各各种费用用。这些些费用包包括：展展览场地地租金、展馆空空调费、层位特特装费、标准层层位搭建建费、展展馆地毯毯及铺设设地毯的的费用、展位搭搭装加班班费等。22)展会会宣传推推广费。包括广广告宣传传费、展展会资料料设计和和印刷费费、资料料邮寄费费、新闻闻发布会会的费用用等。3)招展和和招商的的费用。44)相关关括动的的费用。包括技技术交流流会、研研讨会展展会开幕幕式、嘉嘉宾接待待、酒会会、展会会现场布布置、礼礼品、请请展会临临时工作作人员的的费用等等。5)办办公费用用和人员员费用。66）税收收77）其他他不可预预测的费费用（3） 收入入预测举办办一个展展会的收收入一般般

22、包括：11） 展展位费收收入2） 门票票收入3） 广告告和企业业赞助收收入4） 其他相相关收入入（4） 盈亏平平衡分析析（5） 现金流流量分析析11） 净净现值分分析2） 净现值值率分析析33） 获获利指数数44） 内内部收益益率5、风风险预测测（1） 市场风风险（2） 经营营风险（33） 财财务风险险（4） 合作风风险6、存存在的问问题包括通通过以上上可行性性分析发发现的展展会项目目立项存存在的各各种问题题、研究究人员在在可行性性分析以以外发现现的可能能对展会会产生影影响的其其他问题题等。7、改进建建议针对上上述问题题，提出出对展会会项目立立项策划划的改进进建议，指出要要成功举举办该展展会应

23、该该努力的的方向等等。8、努努力的方方向根据展展会的办办展宗旨旨和办展展目标，在上述述分析的的基础上上，针对对存在的的问题，提出要要办好该该展会所所需要具具备的其其他条件件和需要要努力的的方向。（三）展会项项目立项项可行性性研究报报告的的写作要要求展会会项目立立项可行行性研究究报告是办展展机构进进行决策策是否要要举办该该展会的的重要依依据，因因此，展会项项目立项项可行性性研究报报告的的写作必必须做到到材料真真实充分分，分析析客观科科学，判判断准确确有理。11、市场场环境分分析市场环环境分析析是展会会立项可可行性分分析的第第一步，它是根根据展会会立项策策划提出出的展会会举办方方案，在在已经掌掌握

24、的各各种信息息的基础础上，进进一步分分析和论论证举办办展会的的各种市市场条件件是否具具备，是是否有举举办该展展会所需需要的各各种政策策基础和和社会基基础。市市场环境境分析不不仅要研研究各种种现有的的市场条条件，还还要对其其未来的的变化和和发展趋趋势作出出预测使立项项可行性性分析得得出的结结论更加加科学合合理。市场场环境分分析是从从计划举举办的展展会项目目的外部部因素出出发来分分析举办办该展会会的条件件是否具具备；展展会项目目生命力力分析则则是从计计划举办办的展会会项目的的本身出出发，分分析该展展会是否否有发展展前途。分析展展会项目目的生命命力，不不是只分分析展会会举办一一届或两两届的生生命力，

25、而是要要分析该该展会的的长期生生命力，即要分分析如果果本展会会举办超超过五届届以上，本展会会是否还还有发展展前途的的问题。2、展会项项目生命命力分析析市市场环境境分析是是从计划划举办的的展会项项目的外外部因素素出发来来分析举举办该展展会的条条件是否否具备；展会项项目生命命力分析析则是从从计划举举办的展展会项目目的本身身出发，分析该该展会是是否有发发展前途途。分析析展会项项目的生生命力，不是只只分析展展会举办办一届或或两届的的生命力力，而是是要分析析该展会会的长期期生命力力，即要要分析如如果本展展会举办办超过五五届以上上，本展展会是否否还有发发展前途途的问题题。3、展展会执行行方案分分析展会会执

26、行方方案分析析是从计计划举办办的展会会项目的的本身出出发，分分析该展展会项目目立项计计划准备备实施的的各种执执行方案案是否完完备，是是否能保保证该展展会计划划目标的的实现。展会执执行方案案分析的的对象是是该展会会的各种种执行方方案，分分析的重重点是各各种执行行方案是是否合理理、是否否完备和和是否可可行。需要要强调的的一点是是，对展展会基本本框架进进行评估估，重点点不是分分析构成成展会基基本框架架的某一一个因素素的策划划安排是是否合理理和可行行，而是是从总体体上分析析展会基基本框架架是否合合理和可可行。因因为，尽尽管对构构成展会会基本框框架的每每一个因因素的策策划安排排可能是是合理和和可行的的，

27、但由由这些因因素所构构成的展展会基本本框架从从总体上上看却可可能是不不合理和和不可行行的。所所以，要要避免这这种“个个体合理理，群体体冲突”现象的的出现，对展会会基本框框架进行行评估就就十分重重要。4、展会项项目财务务分析展会会项目财财务分析析是从办办展机构构财务的的角度出出发，分分析测算算举办该该展会的的费用支支出和收收益。展展会项目目财务分分析的主主要目的的是分析析计划举举办的展展会是否否经济可可行，并并为即将将举办的的展会指指定资金金使用规规划。5、风险预预测从展会会立项可可行性分分析的角角度看，风险就就是办展展机构在在举办展展会的过过程中，由于一一些难以以预料和和无法控控制的因因素的作

28、作用，使使办展机机构举办办展会的的计划和和举办展展会的实实际收益益与预期期发生背背离，从从而使办办展机构构举办展展会的计计划落空空；或者者是即使使展会如如期举办办，但办办展机构构有蒙受受一定的的经济损损失的可可能性。66、存在在的问题题包包括通过过以上可可行性分分析发现现的展会会项目立立项存在在的各种种问题、研究人人员在可可行性分分析以外外发现的的可能对对展会产产生影响响的其他他问题等等。7、改改进建议议针针对上述述问题，提出对对展会项项目立项项策划的的改进建建议，指指出要成成功举办办该展会会应该努努力的方方向等。88、努力力的方向向根根据展会会的办展展宗旨和和办展目目标，在在上述分分析的基基

29、础上，针对存存在的问问题，提提出要办办好该展展会所需需要具备备的其他他条件和和需要努努力的方方向。三、参展展说明书书的写写作（一）参展展说明书书的概概念办展机机构在确确定了展展会的有有关日期期安排，指定了了展会承承建商、展会运运输代理理和展会会旅游代代理以后后，就可可以着手手编制展展会的参展说说明书了。参参展说明明书是是办展机机构将展展会筹备备、开幕幕以及参参展商参参加展会会时应注注竟的其其他问题题汇编成成册，以以方便参参展商进进行参展展准备的的一种小小册子。编制参参展商手手册是展展会筹备备过程中中的一项项基础性性的工作作。（二）参展展说明书书包含含的主要要内容及及写作要要求从某种种意义上上讲

30、，参参展说明明书是帮帮助参展展商进行行参展筹筹备的纲纲领性文文件，也也是办展展机构对对展会布布展、展展览和撤撤展等各各环节进进行有效效管理的的指导性性文件，参展商商手册所所包含的的内容涉涉及到举举办展会会的各个个环节。一般来说说，参展展说明书书主要包包括以下下几方面面的内容容：(1)前言。主要是是对参展展商参加加本展会会表示欢欢迎，说说明本手手册编制制的原则则和目的的，提醒醒参展商商在筹展展、布展展、展览览和撤展展等环节节要自觉觉遵守本本手册的的相关规规定等。前言一一般都很很简短，言简意意赅。(22)展览览场地基基本情况况。包括括展馆及及展区平平面图、至展馆馆的交通通图、展展览场地地的基本本技

31、术数数据等。绘制展展馆及展展区平面面图时，要注意意标明展展馆各种种服务设设施所在在的位置置、展区区和展位位划分的的详细情情况、展展馆内部部通道和和出人口口等；在在绘制至至展馆的的交通图图时，要要注意标标明展馆馆在该城城市的具具体位置置、到展展馆可以以利用的的各种主主要交通通工具和和交通路路线、各各指定接接待酒店店在该城城市的具具体位置置等；对对于该展展览场地地的基本本技术数数据，要要清楚准准确地列列出地面面承重、馆内通通风条件件、货运运电梯容容积容量量、展馆馆室内空空间高度度、展馆馆入口高高度和宽宽度、展展馆的水水电供应应状况等等。对展展览场地地基本情情况的介介绍对对于帮助助参展商商准确地地找

32、到展展馆和自自己的展展位，进进而进行行展位搭搭装和布布展有着着很好的的指引作作用。（33)展会会基本信信息。包包括展会会的名称称、举办办地点、展览时时间、办办展机构构、展会会指定承承建商、指定运运输代理理、指定定旅游代代理、指指定接待待酒店等等。对于于办展时时间，要要具体列列明展会会的布展展时间、开幕时时间、对对专业观观众和普普通大众众开放的的时间、撤展时时间、布布展撤展展加班时时间等，对以上上时间尽尽量精确确到小时时；对于于办展机机构，要要具体列列明展会会的主办办单位、承办单单位、支支持单位位和协办办单位等等；另外外，还要要具体列列明各办办展机构构、展会会指定承承建商、指定运运输代理理、指定

33、定旅游代代理、指指定接待待酒店等等的详细细联系地地址、联联系电话话、传真真和联系系人，如如果有网网址和EEMAAlL也也最好能能公布，以便参参展商在在需要的的时候方方便联系系各有关关单位。(4)展展会规则则。就是是展会要要求参展展商和观观众等参参加展会会时所必必须遵守守的一些些规章制制度，包包括：展展会有关关证件使使用和管管理的规规定、展展会现场场保安和和保险的的规定、层位清清洁的规规定、物物品储藏藏的规定定、现场场使用水水电的注注意事项项、现场场展品销销售的规规定、消消防规定定、知识识产权保保护规定定、现场场展品演演示的注注意事项项等。展展会规则则是所有有与会人人员必须须遵守的的一些制制度，

34、对对展会现现场管理理和维护护现场秩秩序十分分重要。（5）展位搭搭装指南南。是对对展会展展位搭装装的一些些基本要要求和说说明，主主要包括括标准展展位说明明和空地地展位搭搭装说明明等。由由于所有有的标准准展位的的基本结结构和配配置都是是一样的的，所以以“标准准展位说说明”主主要是对对展位的的标准配配置作出出说明，列明参参展商使使用标准准展位的的注意事事项，提提出如果果参展商商需要增增加非标标准配置置以外的的其他配配置的处处理办法法等。“空地展展位搭装装说明”主要是是对参展展商搭建建空地展展位作出出的一些些规定和和要求，如使用用材料的的要求、动火作作业的规规定、消消防安全全的规定定和铺设设电线的的规

35、定等等。层位位搭装指指南对指指导参展展商顺利利、安全全地搭装装展位和和布展有有较大帮帮助。(66)展品品运输指指南。是是对参展展商将展展品等物物品运到到展览现现场所作作的一些些指引和和说明，主要包包括海外外运输指指南和国国内运输输指南等等。不管管是海外外还是国国内运输输指南，都要对对展品等等的运输输方式和和运输线线路、各各种货品品的交运运和文件件提交的的期限、货运文文件的准准备和交交付、收收费标准准、包装装、海关关报关、回程运运输、可可供选择择的自选选服务等等作出具具体说明明。展品品运输指指南对帮帮助参展展商及时时安排展展品等物物品的运运输有较较大的作作用。(77)会展展旅游信信息。是是对解决

36、决参展商商及观众众等参加加展会期期间的交交通、吃吃、住、行等需需要和展展会前后后的旅游游需要等等作出的的一些说说明。会会展旅游游信息要要详细地地列出各各指定接接待酒店店的档次次、协议议优惠价价格、地地址、联联系电话话和传真真以及联联系人、与展馆馆的距离离等，要要列出海海外观众众和参展展商入境境的签证证办法、会展期期间及前前后可供供选择的的商务考考察和观观光休闲闲旅游的的线路和和安排等等。会展展旅游信信息主要要是为了了方便参参展商及及观众的的日常生生活服务务的。(88)相关关表格。是有关关参展商商在筹展展和布展展过程中中需要使使用的各各种表格格，主要要包括展展览表格格和层位位搭装表表格两种种。展

37、览览表格主主要有贵贵宾买家家服务表表、聘请请临时服服务人员员申请表表、额外外工作证证和邀请卡卡申请表表、研讨讨会和技技术交流流会申请请表、刊刊登会刊刊广告申申请表等等。参展展说明书书编制成成功以后后，可以以印刷成成册，在在展会开开幕前适适当的时时间寄给给参展商商，也可可以将其其内容发发布在展展会的专专门网站站上供参参展商阅阅览和下下载，如如果展会会有海外外参展商商，还要要将参展展商手册册翻译成成外语文文本。（三三）参参展说明明书的的作用参参展说明明书主主要是为为方便和和指引叁叁展商顺顺利进行行筹展、布展、展览和和撤展等等服务的的，它不不仅对参参展商进进行参展展筹备有有着十分分重要的的指引作作用

38、，也也对办展展机构对对展会的的布展、展览和和撤展等等各坏节节进行有有效的现现场管理理有很大大的帮助助和影响响：1、参参展说明明书对参参展商的的指引作作用。参参展商手手册分别别对展览览场地、展会基基本情况况、展会会规则、层位搭搭装、展展品运输输和会展展旅游等等作出详详细的说说明，参参展商在在得到参参展说明明书以后后，就可可以按照照该说明明书的指指引对叁叁展的各各项准备备工作进进行筹备备，如安安排展品品的运输输、准备备展位的的搭装材材料和设设计等；在展会会布展现现场，参参展商将将按该说说明书的的有关要要求进行行展位搭搭装和布布展，避避免布展展期间的的盲目和和违规；在展览览期间，参展商商可以按按该说

39、明明书的要要求布置置展品演演示；在在撤展期期间，参参展商可可以按照照该说明明书的指指引有条条不紊地地撤展；展会结结束后，参参展商还还可以按按照该说说明书的的指引选选择适合合自己需需要的会会展旅游游。在参参展说明明书的指指引下，参展商商可以更更有效地地准备和和完成参参加展会会各工作作环节的的各项事事务。2、参展说说明书对对展会现现场管理理的作用用。参展展说明书书对展会会在筹展展、布展展、展览览和撤展展期间的的各项规规定，不不仅有利利于指导导各参展展商按规规定办事事，也有有利于办办展机构构按该手手册的规规定监督督展会现现场的各各种事宜宜，并按按手册的的规定为为参展商商提供各各种服务务。参展展商手册

40、册是办展展机构对对展会筹筹展、布布展、展展览和撤撤展等环环节进行行现场管管理的重重要依据据之一，它为展展会各阶阶段制定定了大家家必须遵遵守的行行为规范范，有利利于办展展机构按按此规范范对展会会各环节节的现场场进行管管理。3、参展说说明书对对观众的的作用。除了对对参展商商的指引引和对展展会现场场管理的的作用外外，参展展说明书书对展会会观众也也能起一一定的作作用。比比如，手手册对展展馆平面面图、馆馆内服务务设施分分布图、交通路路线、指指定接待待酒店和和展会开开放时间间的说明明，就对对观众参参观展会会有较大大的帮助助。观众在在展馆交交通路线线图的指指引下可可以更方方便地达达到展馆馆，在馆馆内服务务设施分分布图的的指引下下可以找找到自己己需要的的服务提提供点，可以享享受展会会指定接接待酒店店的优惠惠价格待待遇在在展会开开放时间间说明的的指引下下可以合合理地安安排自己己的