OA办公自动化的基础知识理论

1、办公自动化（OA）基础知识信息中心2005年6月河南省烟草公司漯河分公司（漯河市烟草专卖局）信息中心办公自动动化（OA）1OA的发展历历史2知识管理理的基本本知识3OA软件河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心1OA的发展历历史1.1OA的背景1.2OA的历史1.3中国需要要什么样样的OA?1.4办公自动动化企业业信息化化的核心心河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（1）OA的概念办公自动动化系统统（OfficeAutomationSystem，OA）是指：基基于先进进的网络络互连的的分布式式软件系系统，通通过有效效的资源源共享和和信息交交

2、流、发发布，达达到提高高工作效效率，降降低劳动动强度，减少重重复劳动动的目的的。它强强调人与与人之间间、各部部门之间间、企业业之间的的协同工工作，以以及相互互之间进进行有效效的交流流、沟通通。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（2）OA的产生背背景20世纪70年代中期期发达国国家为解解决办公公业务量量急剧增增加对企企业生产产率产生生巨大影影响问题题的背景景下，发发展起来来的一门门综合性性技术。基本任务务是利用用先进的的科学技技术，使使人们借借助各种种设备解解决对一一部分办办公业务务的处理理，达到到提高生生产率、工作效效率和质质量，方方便管理理和决策策的目的的。核心

3、问题题是如何何提高日日常的办办公效率率。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心1OA的发展历历史1.1OA的背景1.2OA的历史1.3中国需要要什么样样的OA?1.4办公自动动化企业业信息化化的核心心河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心1.2OA的历史（1）第一代代办公自自动化：个体工工作自动动化（2）第二代代办公自自动化：工作流流程自动动化（3）第三代办办公自动动化：以以知识管管理为核核心(一)（4）第三代办办公自动动化：以以知识管管理为核核心(二)河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（1）第一代代办公自自动化

4、：个体工作作自动化化发展WPS使办公自自动化发发展到一一个崭新新的阶段段微处理器器速度和和性能的的不断提提高为办办公自动动化创造造了更加加有利的的硬件环环境操作系统统的更新新换代和和办公套套件的不不断升级级，为办公公自动化化提供了了越来越越多的功功能为为办公公自动化化创造了了非常有有利的软软件环境境河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（1）第一代代办公自自动化：个体工作作自动化化（续）特点一台中档档以上的的个人电电脑并安安装一个个高版本本的操作作系统（如Windows 98或OS/2 WarpServer）和一组跨跨平台的的办公套套件（如如MSOffice97或Lo

5、tusOfficePro）。面向办公公室管理理层和事事务处理理人员的的管理信信息系统统（MIS），它基于传传统的关关系型数数据库，以结构构化数据据为主要要处理和和存储对对象，只只限于企企业内部部数据的的计算和和统计。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（2）第二代代办公自自动化：工作流程程自动化化1995年，IBM公司CEO郭士纳（Gerstner）提出“以以网络为为中心的计算算”（NetworkCentric Computing）模式，极极大地影影响了办公自自动化的的发展趋趋势，出出现了以以网络为为中心，以信息息（或工作流）为主要要处理内内容的第第二代办办公自动动

6、化系统统。特点以网络为为中心，以非结结构化数数据的信信息流（或工作作流）为为主要存存储和处处理对象象；有利于在在企业内内部建立立通信基基础平台台，不仅仅提高了了办公的的效率，减少了了扯皮和和内耗，还增强强了系统统的安全全性。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（3）第三代办办公自动动化：以知识管管理为核核心(一)第二代办办公自动动化系统统以网络技术术和协同工作作技术为主要特特征，实实现了工作流程程自动化化，实现了了收发文文从传统统的手工工方式向向工作流流自动化化方式的的飞跃。随着21世纪知识识经济时时代的来来临，对对知识前前所未有有的重视视使从以以工作流流程为中中心

7、的第第二代办办公自动动化系统统提升到到以知识管管理为核核心的第三代办办公自动动化系统统。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（3）第三代办办公自动动化：以知识管管理为核核心(一)（续）Lotus第三代办办公自动动化系统统的理念念知识经济济时代的的办公已已经不再再是简单单的文件件处理和和行政事事务了，其目的的在于达达到整个个企业的的最终目目标，这这就需要要依靠先先进的管管理思想想和方法法。所谓知识管理理，实际上上是一种种系统，是帮助助企业发发现知道道什么，如何定定位拥有有专门知知识的人人，如何何传递这这些知识识，以及及如何有有效利用用知识的的系统。河南省烟烟草公司司漯

8、河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（3）第三代办办公自动动化：以知识管管理为核核心(一)（续）在部署实实施过程程中，企企业与机机构需要要：把知识管管理融入入BPR（业务流程程重组）改造企业业文化通过知识识管理提提高企业业的核心心能力建立学习习型企业业河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（4）第三代办办公自动动化：以知识管管理为核核心(二)Lotus第三代OA的架构底层是企企业的基基本信息息支撑环环境，包包括MRPII、MIS系统对企企业内部部各种层层次生产产经营管管理过程程的信息息化支撑撑，以及及对企业业外部Internet的信息获获取。第二层是是企业多多

9、维知识识仓库，在数据据挖掘与与模式提提取的工工具支持持下，发发掘其中中有价值值的模式式与知识识，进行行紧密而而科学的的组织。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（4）第三代办办公自动动化：以知识管管理为核核心(二)（续）基于LotusDomino/Notes的应用解解决方案案类型(1)工作组通通信(2)企业级通通信(3)企业间通通信(4)工作组协协作(5)企业级知知识管理理(6)电子社区区开发(7)工作组级级流程创创新(8)企业级流流程创新新(9)价值链创创新河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心1OA的发展历历史1.1OA的背景1.2OA

10、的历史1.3我们需要要什么样样的OA?1.4办公自动动化企业业信息化化的核心心河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心我们需要要什么样样的OA?第一点需需求：集集成第二点需需求：完完全基于于Web第三点需需求：流流程优化化第四点需需求：管管理知识识河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心1OA的发展历历史1.1OA的背景1.2OA的历史1.3中国需要要什么样样的OA?1.4办公自动动化企业业信息化化的核心心河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心企业OA系统应实实现的功功能（1）企业通通讯平台台（2）信息发发布平台台（3）

11、协同工工作平台台（4）公文流流转平台台（5）日常办办公平台台（6）信息集集成平台台（7）知识管管理平台台河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心办公自动动化（OA）1OA的发展历历史2知识管理理的基本本知识3OA软件河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心2知识管理理的基本本知识2.1OA与KM(知识管理理)2.2知识管理理的概念念2.3知识管理理的发展展历史和和目的2.4知识管理理的基础础内容2.5知识管理理的价值值2.6在企业中中实施知知识管理理的原则则和步骤骤河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心2.1OA与KMO

12、A是KM的基础，是KM的入门。KM是OA量变到质质变的过过程。企业实施施OA的目的在在于将企企业中的的手工管管理工作作电子化化、网络络化、自自动化，是知识识管理的的初级阶阶段。KM是一种方方法论，企业实实施KM的目标是是管理方方法、管理理制度上上的提高高，为OA系统提供供了方法法论和战战略方向向。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心2知识管理理的基本本知识2.1OA与KM2.2知识管理理的概念念2.3知识管理理的发展展历史和和目的2.4知识管理理的基础础内容2.5知识管理理的价值值2.6在企业中中实施知知识管理理的原则则和步骤骤河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市

13、市烟草专专卖局）信息中中心知识管理理的概念念知识管理理（KnowledgeManagement，KM）是指一个个组织整整体上对对知识的的获取、存储、学习、共享、创新的的管理过过程。目目的是提提高组织织中知识识工作者者的生产产力，提提高组织织的应变变能力和和反应速速度，创创新商业业模式，增强核核心竞争争力。对于企业业而言，知识管管理是一一种全新新的经营营管理模模式，知知识管理理代表了了理解和和探索知知识在管管理和工工作中的的作用的的新发展展，是与与具体的的智能管管理相结结合的基基础管理理，简洁洁地说：知识管管理是充充分地利利用集体体智慧来来增强应应变和创创新能力力。河南省烟烟草公司司漯河分分公司

14、（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心2知识管理理的基本本知识2.1OA与KM2.2知识管理理的概念念2.3知识管理理的发展展历史和和目的2.4知识管理理的基础础内容2.5知识管理理的价值值2.6在企业中中实施知知识管理理的原则则和步骤骤 河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（1）知识管管理的发发展20世纪70年代至80年代：超文本/群件应用用系统、知识识管理系系统以及及诸如”知识获获取”,”知识工程程”,”以知识为为基础的的系统”和”基基于计算算机的存存在论”等观点点20世纪80年代中期期：知识(以及以它它为基础础体现的的专业能能力)作为竞争争性资产产的重要要性已经经

15、明确化化.1989年 ：“管理知知识资产产”项目目的启动动、知识识管理的的论文出出现、关于组组织学习习和知识识管理的的第一批批专著也也开始出出版、国国际知识识管理网网络(IKMN)在欧洲创创办1990年：实施企企业内部部的知识识管理项项目、建立了了重点知知识管理理项目1994年 ：IKMN公布了对对欧洲企企业开展展的知识识管理调调查的结结果河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（2）知识管管理的目目的知识管理理能够整合企业业的知识识资源，将个人人知识和和信息提提升为组组织知识识。知识管理理在实现现内部资资源有序序化的基基础上，通过建建立相应应的客户户、市场场及突发发事

16、件的的专家网网络，能能够提高对外外反应速速度。知识管理理有助于于企业从从现有数数据中挖挖掘有用用知识、增强企业商务务智能。知识管理理有助于于发现和和培育新的的想法和和思维。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心2知识管理理的基本本知识2.1OA与KM2.2知识管理理的概念念2.3知识管理理的发展展历史和和目的2.4知识管理理的基础础内容2.5知识管理理的价值值2.6在企业中中实施知知识管理理的原则则和步骤骤河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（1）显性知知识与隐隐形知识识显性知识识（ExplicitKnowledge）是指可以以通过语语言方

17、式式传播的的知识。典型的的显性知知识主要要是指以以专利、科学发发明和特特殊技术术等形式式存在的的知识，存在书书本、计计算机数数据库、CD-ROM等介质中中。隐性知识识，也称为为隐含经验验类（TacitKnowledge），往往是个个人或组组织经过过长期积积累而拥拥有的知知识，通通常不易易用语言言表达，也难以以传播。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（2）知识流流程知识流程程是指组织织的核心心资源知识在组组织内部部各个知知识驻点点之间为为创造价价值而形形成的一一系列积积累、共共享、交交流的过过程。知知识流程程中显性性的一部部分是通通过信息息流程的的方式表表现出来来的

18、。知知识流程程中隐性性的一部部分更多多的表现现为组织织结构、组织制制度、沟沟通方式式等。知识流程程的设计计和重组组包括：（1） 组织织知识的的基础编编码与标标准化机机制（2） 外部部知识内内化的机机制（3） 用知知识流程程统一业业务流程程和管理理流（4） 授权权管理河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（3）文档管管理文档管理理是对基本本数据和和知识信信息进行行控制的的机制。文档管理理包括以以下几个个部分：（1）目录管管理（2）知识的的分类和和模块化化机制（3）内部文文档的积积累与更更新机制制（4）知识地地图和知知识搜索索机制河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟

19、草专专卖局）信息中中心2知识管理理的基本本知识2.1OA与KM2.2知识管理理的概念念2.3知识管理理的发展展历史和和目的2.4知识管理理的基础础内容2.5知识管理理的价值值2.6在企业中中实施知知识管理理的原则则和步骤骤河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（1）知识管管理的价价值在哪哪里？在新经济济时代，企业的的真正价价值已不不再只是是资产负负债表上上的股东东权益净净值，而而应该再再加上企企业无形形资产的的提升。而“知知识管理理“在企企业价值值提升的的过程中中无疑扮扮演着一一个最为为关键的的角色。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（2

20、）对企业业知识管管理的全全新定义义企业在实实现知识识管理的的时候：建立一个个环境，这个环环境应当当使成员员沟通的的时候变变得非常常容易。这个环境境中应该该将原有有的“人人盯人”的管理理方式转转变为电电子化工工作流的的管理方方式，从从而解决决最棘手手的工作作效率问问题。应当利用用系统积积累的大大量信息息资源，在此基基础上作作进一步步的管理理，使之之变成企企业的无无形资产产,并成功建建立企业业知识文文化体系系。系统中的的不同成成员组织织应具有有不同等等级的权权限。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（3）对企业业所需要要的KM系统的界界定它以互联网和和信息技技术为基础，

21、帮助企企业对组组织中的的知识资资源进行行系统化化、规范范化的管管理，变变传统的的面向“职能”管理方方式向面向“流流程”的的管理方方式转变，让让系统环环境里的的所有人人都能快快速而方方便地访访问到或或学习到到所需要要的信息息和知识识，为企企业在成成长过程程中积累累大量的的知识财财富，并并且为其其他业务务系统提提供有效效的数据据源。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心2知识管理理的基本本知识2.1OA与KM2.2知识管理理的概念念2.3知识管理理的发展展历史和和目的2.4知识管理理的基础础内容2.5知识管理理的价值值2.6在企业中中实施知知识管理理的原则则和步骤骤 河南

22、省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（1）知识管管理要遵遵循的原原则积累是知识管管理的基基础：共享是知识管管理的价价值体现现；创新是知识管管理的最最终追求求。第一步，通过知知识管理理将公司司内部的的信息积累，保保存起来。第二步，使将积积累的知知识在企企业进行行共享。第三步，是知识识的创新。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（2）实施知知识管理理的步骤骤步骤：（1）确定公公司的战战略目标标和核心心竞争力力在哪里里。（2）确定公公司只是是管理的的重点领领域是哪哪些。（3）对引入入知识管管理的业业务环节节或流程程进行分分析。（4）根据上上述分析析

23、，制定定相应的的知识管管理方案案。（5）对引入入知识管管理的业业务环节节或流程程进行实实施前和实施后后的评估估。通过在企企业内部部实施上上述知识识步骤后后，将在在企业建建立起知识管理理系统，包括：企业的知知识中心心、企业知识识检索系系统、企业的专专家名录录。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心办公自动动化（OA）1OA的发展历历史2知识管理理的基本本知识3OA软件河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心3OA软件3.1以知识管管理为核核心的OA软件系统统3.2OA软件设计计目标3.3OA系统应用用场景概概述3.4OA功能模块块应用简简介河南省

24、烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心3.1以知识管管理为核核心的OA软件系统统知识管理理平台在在企业中中的应用用不是一一个封闭闭的过程程，而是是一个不不断循环环，螺旋旋上升的的过程。知识收集、整理、发布、再利用四个阶段段河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心以知识管管理为核核心的OA软件系统统的定位位提供知识识化网络络办公建建设工具具建立一个个电子化化的工作作环境建立一个个可以控控制的电电子化工工作流建立一个个企业知知识收集集平台建立基于于ASP模式的网网络办公公系统河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心3OA软件3.1

25、以知识管管理为核核心的OA软件系统统3.2OA软件设计计目标3.3OA系统应用用场景概概述3.4OA功能模块块应用简简介河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心3.2OA软件设计计目标（1）操作简简明易用用（2）系统开开放性强强且可方方便地设设置多个个应用模模式（3）系统具具有良好好可扩展展性（4）系统应应与其它它应用软软件有良良好集成成性（5）系统应应具极高高安全性性（6）系统应应可运行行在目前前流行的的所有操操作系统统上（7）系统管管理一体体化、集集中化（8）应加强强对更多多新技术术的应用用河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心3OA软件3

26、.1以知识管管理为核核心的OA软件系统统3.2OA软件设计计目标3.3OA系统应用用场景概概述3.4OA功能模块块应用简简介河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心3.3OA系统应用用场景概概述绿色原野野集团公公司是一一家上市市股份公公司目前前在集团团本部使使用了一一套以知知识管理理为核心心的OA系统，集团本部部包括5个中心，每个中中心下面面还包括括3-4个部门，在OA系统中注注册的用用户有35个员工。OA系统中分分属角色色分别有有：集团团高级领领导、总总经办主主任、中中心总监监、部门门经理、秘书以以及普通通员工。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信

27、息中中心集团本部部组织架架构河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心3OA软件3.1以知识管管理为核核心的OA软件系统统3.2OA软件设计计目标3.3OA系统应用用场景概概述3.4OA功能模块块应用简简介河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心3.4OA功能模块块应用简简介本节以绿色原野野集团所所使用的的OA系统整体体结构论论述OA系统的功功能结构构，OA一般主要要由三大大平台组组成：流流程应用用平台、信息发发布平台台和企业业内部其其他应用用平台。OA系统结构构图（下页）河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心河南省烟烟草

28、公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（1）系统设设置部分分（1）系统设设置不仅提供供了常用用的设置置功能，还涵盖盖了创建建OA平台所必必须的网网络配置置功能，系统管管理员可可以根据据实际应应用情况况对系统统进行个个性化设设置。（2）系统通通讯录可以根据据本单位位的组织织构架对对整个系系统进行行划分与与设定。（3）数据维维护提供了一一个标准准的基础础数据维维护库，在此用用户可以以对一些些常用的的数据进进行设置置。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（2）流程应应用部分分（一）（1）流程定定义结合系统统自身强强大的流流程定义义模块，能形成成各式复复杂、多

29、多变的业业务流程程 ，流流程管理理员还可可以在系系统中进进行诸多多高级操操作，公公司普通通员工也也可随时时对其有有权限的的文档进进行流转转和状态态查看。（2）收文管管理执行对上上级来文文进行收收文登记记、转相相关人员员批阅流流转、办办理，流流转结束束后可以以归入档档案数据据库。河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心绿色原野野集团本本部的收收文管理理流程： 流程说明明 该流流程启动动后，一一律通知知（邮件件通知）总经理理办公室室主任。 总经经办主任任、总裁裁、中心心总监具具有“传传阅”权权利。 总裁裁、中心心总监具具有“可可结束流流程的权权利”河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心（3）流程应应用部分分（二）（1）发文管管理执行发文文拟稿、核稿、会签、领导签签发、发发文登记记等流程程 。（2）企业工工作流系统提供供给用户户企业常常用的各各种工作作流程模模块，用用户也可可以根据据企业的的需要自自定义流流程应用用，同时时，该模模块还为为用户提提供了多多种表单单样式河南省烟烟草公司司漯河分分公司（漯河市市烟草专专卖局）信息中中心绿色原野野集团本本部的发发文管理理流程：流程说明明 该流流程启动动