工程采购管理流程

1、PAGE PAGE 13采购管理流程鉴于本公司组织架构，特制定以下采购岗位职责及采购管理流程。1、公司组织构架图工程部技术部商务助理市场人员会计出纳人事行政采购人员市场部行采部财务部工程部总经理工程部技术部商务助理市场人员会计出纳人事行政采购人员市场部行采部财务部工程部总经理2、采购的的岗位职职责2.1项目目售前阶段段：协助助售前工工程师的的工作，根根据售前前工程师师提供设设备材料料需求单单中要求求的品牌牌型号、技技术参数数等要求求，咨询询比较厂厂家的售售后服务务能力、价价格和厂厂家的口口碑等因因素，和和售前工工程师共共同选定定所需的的产品品品牌。2.2项目目进行中中：与工工程部项项目经理理核

2、实，确确定项目目材料设设备的型型号、规规格、数数量、到到货时间间、避免免出错，按按需采购购，及时时到货。2.3熟悉悉产品的的市场行行情，坚坚持采购购时货比比三家，比比质量比比价格，择择优选择择，多渠渠道采购购，询价价比价的的审核单单上交经经理，按按照最终终确认的的报价单单来购买买。2.4会同同会计将将采购成成本、付付款金额额、付款款时间、票票据确认认后，再确定定设备材材料的到到货时间间通知项项目经理理适时安安排施工工，合理理采购。2.5根据据批审意意见，组组织采购购，签订订购货货合同，跟跟踪到货货情况。2.6到货货后要及及时通知知库管、技技术，项项目经理理验货，按按规定办办理设备备出入入库登记

3、记，共共同把好好质量关关、数量量关。设备到公司司后采购购、库管管、技术术核实办办理入库库手续，项目经理凭采购申请单到库管处办理出库手续，清点设备后，采购再安排送货人员将设备送至项目现场最后将出、入库单移交至会计。设备直接到到货现场场，由项项目经理理当场清清点后验验收，无无问题签签收厂家家送货单单，回公公司后将将签收单单报库管管，库管管对照购购销合同同无疑疑问办理理出入入库管管理，项项目经理理签字确确认，最最后交会会计审核核。如后后续监管管人员核核查现场场设备与与清单有有出入的的，由项项目经理理付全责责。2.7设备备材料验验收入库库后给供应商商付款：付款申申请通过过审核后后报会计计部门给给供应商

4、商付款。有有账期的的供应商商，应将将账期内内的货款款整理清清楚与会会计核对对无出入入，由会会计、经经理签字字确认后后给供应商商付款（收收到相应应票据后后交由会会计保管管），避避免重复复、错误误付款，票票据和款款额统一一。2.8设备备退、换换货：若若设备质质量或是是型号、数数量，不符合合要求要要及时联联系供应应商退换换货，再再选择其其他的供供应商供供货。次次货、错错误的型型号的设设备不得得入库及及时退换换，以免免贻误工工期。2.9设备备及时售售后，尽尽早将有有问题的的设备及及时发回回厂家返返修到项项目上。遇遇到技术术性问题题尽早与与现场项项目经理理或是技技术联系系，配合合项目经经理尽快快完成售售

5、后。2.10负负责供应应商的开开发，了了解材料料设备的的实际情情况，早早知道早早处理。2.11在在原始采采购申请请单登记记供应商商的地址址及联系系电话，便便于售后后维修、今今后的比比价及监监督。2.12加加强材料料设备的的档案管管理，做做好设备备信息情情报工作作，建立立牢固可可靠的供供应网络络。2.13采采购原始始资料按按项目定定期整理理分类归归档。2.14项项目资料料的归档档整理，使使其档案案完整、有有序。2.15做做好每周周一小结结，每月月一总结结，每年年一审核核。3、采购管管理流程程为了加大市市场拓展展力度，深深入挖掘掘客户需需求和加加强市场场人员、技技术人员员及相关关部门的的团队协协同

6、作战战能力，本本公司现现采用以以项目管管理为主主体的经经营模式式，制定定各部门门之间的的岗位职职责，从从而制定定以下与与项目采采购有关关的管理理流程。3.1 采采购与售售前工程程师之间间的衔接接3.1.11售前的的工作人人员在做做技术方方案或招招投标文文件时，应应将项目目所需物物品的要要求，如品牌、规规格、型型号、参参数、外外观、数数量等要要求交予予采购。3.1.22采购通通过多处处询价（三三家以上上），在在符合其其要求，能能免费配配合调试试，有优优良售后后维修的的情况下下，选择择价位最最低的厂厂家和供供货渠道道，将其其报备。3.1.33采购将将报备后后的设备备清单一一式两份份，一份份留档，一

7、一份交予予售前人人员。3.2采购购与工程程项目经经理的衔衔接3.2.11项目正正式立项项后，项项目经理理根据项项目合同同或项目目深化设设计方案案中的需需求，首首先向仓仓库申请请所需物物料，如如有库存存先扣除除库存，并并将库存存中的物物料从仓仓管员处处领出堆堆放一边边标示清清楚，然然后将扣扣除库存存后的所所需设备备制作成成采购申申请单，提提交总经经理签字字后交予予采购。3.2.22其中，完完整的采采购申请请单包含含：A.申购的的部门;B.申购物物品所属属项目；C.申购的的用途；D.申购物物品的品品名；E.申购物物品的数数量；F.申购物物品的规规格；G申购物物品需求求时间；H.申购如如有特殊殊需求

8、填填写在备备注一栏栏；I.申购填填写人及及所在部部门；J.公司总总经理审审核。采采购申请请单按照照要素填填写完整整，清晰晰，由公公司领导导审核批批准后报报采购。如如采购申申请单上上面的物物资参数数或者品品牌有任任何更改改，需项项目经理理对更改改的品牌牌产品进进行选择择测试后后确认最最终的品品牌型号号参数，后后以书面面形式由由公司领领导签字字后报采采购部。3.2.33采购在在接到采采购申请请单时应应检查申申购单是是否按照照规定填填写完整整、清晰晰、检查查申购单单是否经经过领导导审批。接接受采购购申请单单时应遵遵循无计计划不采采购、名名称规格格等不完完整不清清晰不采采购、库库存已超超储积压压的物资

9、资不采购购的原则则。通知知仓库管管理人员员核查申申购物资资是否有有库存。对对于不符符合规定定和撤销销的采购购申请单单物资应应及时通通知申购购部门。3.3采购购过程中中的一些些规定3.3.11项目经经理应该该做好项项目的计计划，合合理安排排工程所所需设备备的到货货时间节节点，应应该减少少设备的的采购次次数，做做到所需需材料物物品能一一次采购购到位。原原则上，每每个项目目最多安安排34次的采采购和发发货的工工作。设设备的采采购申请请单应提前10个工作作日交给给采购人人员。项项目经理理应尽量量做好项项目的计计划性，从从而为采采购人员员有计划划的工作作创造条条件。如如项目经经理经常常出现无无计划性性的

10、采购购申请，对对采购部部门增加加了较大大的采购购工作量量，将纳纳入到对对项目经经理的能能力考核核，并计计入作为为增加的的成本计计入项目目费用中中。3.3.22采购人人员应在在收到确确定的采采购申请请单后后2个工作作日内将将物品的的到货时时间反馈馈给采购购申请人人，并对对不能按按要求时时间到货货的物品品进行说说明，使使采购申申请人对对工程进进度及时时做出相相应调整整；采购购人员对对于工程程物品工工作会同同财务部部制定采采购计划划和付款款计划。财财务合理理安排资资金出入入，保障障项目正正常运转转；如因因付款计计划或其其他因素素妨碍了了既定交交货时间间，采购购人员也也要第一一时间通通知项目目经理。3

11、.3.33询价请请认真审审阅申购购单的品品名、规格、数数量、名名称、单位，了了解技术术要求，遇遇到问题题应及时时与申购购部门沟沟通。属属于相同同类型或或属性近近似的产产品应该该整理归归类集中中采购；对于紧紧急申购购项目应应优先处处理；所有采采购项目目上必须须向生产产厂家或或服务商商直接询询价，原原则能不不通过其其代理或或各种中中价机构构询价。采购所开发的供应商应具有一定资质和实力，具有提高或完成我公司所需物资和项目的能力。在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。3.3.44对于零零散物品品或材料料类物品品，需要要去市场场询价采采购的事事务，应应将上述述物品的的需求集集中处理理，合并并采购，

12、原原则上每每周最多多去一次次。3.3.55比价，议议价：1.对供应应商的供供应能力力，交货货时间及及产品或或服务质质量进行行确认.；2.对于合合格供应应商的价价格水平平进行市市场分析析，是否否其他厂厂商的价价格最低低，所报报价的综综合条件件更加突突出。3.收到各各供应商商报价后后应向公公司领导导汇报情情况，设设定议价价目标或或理想中中的价格格4.重要项项目应通通过一定定的方法法对于目目标单位位的实力力，资质质进行验验证和审审查，通通过进行行实地考考察，了了解供应应商的各各方面实实力。5.参考考目标或或理想价价格与各各供应商商进行价价格及条条件的进进一步谈谈判。3.3.66比价，议议价结果果汇总

13、：1.比价，议议价汇总总前应汇汇报公司司相关领领导，征征得周意意后方可可汇总。2.比价价，议价价结果未未通过公公司领导导审核，应应进行修修改或重重新处理理。3.3.77汇总后后形成供供应商最最终确认认的报价价单于总总经理签签字后，方方可签订订购销合合同。3.4合同同的签订订及其规规定合同是当事事人或当当事双方方之间设设立，变变更，终终于民事事关系的的协议，依依法成立立的合同同，受法法律保护护，广义义合周指指所有法法律部门门中确定定权利，义义务关系系的协议议。4、合同4.1合同同正文应应包含的的要素4.1.11合同名名称，合合同编号号，签订订地点 4.1.22采购物物品名称称，规格格，数量量，单

14、价价，总价价及合同同总额4.1.33包装要要求4.1.44合同总总额应含含税，含含运达公公司的总总价，特特殊情况况应说明明4.1.55质量要要求及规规范4.1.66要求交交货日期期4.1.77付款方方式4.1.88 违约责责任和解解决纠纷纷的办法法。4.1.99双方公公司信息息4.2合同同签订及及其规定定4.2.11如涉及及到技术术问题及及公司机机密的注注意保密密责任。4.2.22遇货物物订购数数量较多多且价格格较大或或难清点点的情况况时务必必请厂商商派代表表来现场场协助清清点。4.2.33质保期期一定要要明确从从什么时时候开始始并应尽尽量要求求厂商延延长产品品的保期期。4.2.44详细约约定

15、发票票的提供供时间及及要求。4.2.55针对不不同的合合同约定定不同的的付款方方式，如如机器设设备类合合同一般般应分先先付30%货款，货货到检查查OK后再付60%货款，尾尾款10%在三个个月内付付清。4.2.66与初交交合作的的供应商商合作时时，应少少付预付付或不付付预付款款。4.2.77违约责责任一定定要详细细具体。4.2.88 合同签签定应按按照附图图二的格格式进行行。4.2.99 合同审审查后应应由公司司领导签签字加盖盖合同公公章方可可生效。4.2.110 合同以以传真或或其它形形式给供供应商后后，要求求供应商商签字盖盖公司合合同章回回传。5 、付款款及合同同执行5.1付款款5.1.11

16、按照进进度付款款的采购购项目必必须确保保质检合合格后方方可付款款5.1.22按照供供应商规规定合同同约定达达到付款款条件的的合同进进行付款款操作5.1.33填写费费用报销销单，该该单审批批签字完完毕后提提交财务务部5.2合同同执行5.2.11已签订订合同由由采购部部项目负负责人负负责跟进进，采购购部负责责人进行行监督，如如出现问问题采购购部应及及时提出出建议或或补救措措施，并并及时通通知申购购部门及及公司领领导。5.2.22已签订订的合同同在执行行期间应应及时掌掌握合作作单位对对合同义义务和责责任的履履行情况况，跟踪踪并督促促其保质质保量按按时履行行。5.2.33合同在在履行期期间应按按照上方

17、方约定严严格执行行合同，遇遇未尽事事宜应及及时协商商并签订订补充合合同。6、验货及及入库6.1材料料设备直直接到公公司：到货后后要及时时通知库库管、技技术，项项目经理理验货，按按规定办办理设备备出入入库登记记，共共同把好好质量关关、数量量关。A、保管员员应先验验收后入入库，凭凭物凭证证验收入入库。B、保管员员验收入入库时，应应清点物物品的数数量，看看清物品品的规格格及检查查物品质质量。C、验收时时发现价价格不等等、损坏坏、缺少少，应及及时向采采购询问问或退货货。6.2项目目经理凭凭采购申申请单到到库管处处办理出出库手续续，清点点设备后后，采购购再安排排送货人人员将设设备和申申购之前前扣库清清点

18、好的的物料一一起送至至项目现现场，最后将将出、入入库单移移交至会会计。6.3材料料设备直直接到现现场，由由项目经经理检查查其质量量、型号号、规格格、数量量是否符符合要求求，确认认后，签签收厂家家送货单单或是采采购申清清单，如如果不符符合可以以要求其其退货。回回公司将将将单据据交给库库管，库库管对照照购销销合同无无疑问办办理出出入库管管理，项项目经理理签字确确认，最最后交会会计审核核。如后后续监管管人员核核查现场场设备与与清单有有出入的的，由项项目经理理付全责责。7、关于结结账付款款供应商将发发票连同同由我司司人员签签名的送送货单或或对账单单交由采采购人员员，由采采购人员员填写付付款申请请交由财

19、财务审核核后，由由总经理理签章后后交由出出纳员付付款。7.1付全全款，款款到发货货采购要确认认供应商商的信誉誉，设备备的规格格、质量量以及售售后服务务是否能能得到保保证，经经审核，报报总经理理审批，签签定合同同后才能能申请支支付全款款，付全全款后一一周内库库管办理理入库手手续。并并关注厂厂家的到到货情况况。如果果时间允允许，让让供应商商送样品品来测试试，符合合要求后后，再联联系采购购。7.2支付付一部分分定金，由由其备货货，货到到付余款款。采购提前与与厂家沟沟通，确确定到货货时间能能符合工工期，经经审核，报报总经理理审批。签订合同后，先付定金，货到后，要求厂家开具相关票据，查看设备材料无问题后，填写付款申请表，经审核，总经理签字支付尾款。7.3长期期合作的的供应商商，有固固定的付付款期。货到后，采采购签字字，定期期付款。到到付款期期，供应应商持有有采购签签字的票票据，到到财务核核对后无无误，填填写付款款申请表表，经审审核，报报总经理理审批，支支付全部部款项。7.4现金金购买没有长期供供应商的的零星采采购，数数量不大大的材料料，到市市场比价价，采购购先垫付付，根据据购买时时商家提提供的票票据及入入库单并并在并在在采购申申请单上上填写商