建筑集团公司行政事务管理制度

1、建筑集团公司行政事务管理制度为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，促进内 部管理制度化，规范化，提高办事效率，特制定本制度。（一）印鉴管理第一条 公司公章、合同专用章由公司行政部负责保管 （财务用的例外），银行印鉴由财务部保管。第二条 公章、合同章、印鉴不得随意转交他人，特殊 情况下需借用的，需经主管领导书面同意方可移交，并登记 好借用时间及归还时间。第三条 严格公章、印鉴的使用手续，凡需要盖印章、 印鉴的事项需经领导批准方可盖章，并进行详细登记，以便 备查。第四条公司公章、公司合同专用章的使用一律由公司 总经理、主管副总经理签字许可，经登记后，方可盖章。如 违反此项规定造成的后果由直接责

2、任人员负责。第五条 公司所有需要盖公章的介绍信、文字材料、说 明及对外发出的任何公文，均应由董事长、总经理签字同意 后方可发出。第六条盖章必须符合公文规范，公司一般不允许开具 空白介绍信或在没有填写内容的空白纸、表上盖章，如因工 作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经公司总经理、主 管副总经理批准后方可开出。持空白介绍信外出工作回公司 后必须补办其介绍信的用途手续，未使用的必须交回。第七条确因公司需要往外部办理工作业务的事项，经 公司法人批准后，由办公室委派专人一同前往盖章，公章、 印鉴一律不准外借，必须确保公司利益。第八条印章专管人员若离职或因公务离岗或休假等 原因需要移交保管时，应办理移交

3、手续，交清后方可离开。第九条 凡加盖印章的文件、资料等须交由资料管理 部门存档备查。第十条 凡不符合用印规定的，或内容、数量等与申 请理由不符或有疑问的，印章管理部门和专管员有权拒绝用 印。（二）打印、复印管理第六条 所有需复印资料之人员必须熟练复印技术，倘 若自己不懂复印技术必须向总台文员咨询清楚方可。第七条复印时原件、纸张必须放置妥当，保证复印质 量，印件清晰。第八条 若复印资料数量较多时，应先选择复印1件, 确认质量合格，再输入余数，以免浪费纸张。第九条 节约纸张，若内部使用则尽量使用再生纸张, 纸张尽量双面复印使用。（行政部可以领取再生纸）第十条严禁复印与公务无关的私人资料，违者罚款2

4、0yu O（三）传真管理第十一条 公司传真机由行政部负责管理。第十二条行政部收到传真件后应及时送达收件人，并 由收件人签名确认。发送传真经行政部同意，登记后方可发 送。第十三条 传真机由专人负责管理、操作，严禁他人擅自收发传真件。（四）报刊及邮件收发管理第十四条 公司报刊及邮件收发工作由公司行政部管理，行政部文员负责。第十五条行政部文员按照公司要求负责办理有关报 刊订阅手续。第十六条 行政部文员应负责按时取回公司所订报刊,并负责分送或上报刊架。第十七条 各类邮件由行政部文员统一签收，或及时通 知收件人签收，经签收邮件应及时送达收件人，重要邮件须 进行登记并由收件人签收。第十八条所有公发信件、邮

5、件一律经公司主管领导批 准，行政部进行登记，方可寄发并报销邮资。（五）办公物资管理第十九条 公司办公物资分为低值易耗品、管制品、实物资产。1、低值易耗品：笔、纸、橡皮擦、订书钉、胶水等。2、管制品：订书机、起订器、剪刀、美工刀、文件夹、 计算器等。3、实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计 算机、打印机、照相机等。第二十条 各部门于每月20日前将部门下月所需办 公用品需求表提交行政部，所有办公用品由行政部统一负 责编制计划，协助采购，行政部安排办公用品管理员专人管 理，领用人须在办公用品领用登记表上登记。第二十一条 办公用品管理员根据办公用品库存量情 况以及消耗水平，及时向行政部部长报

6、告，确定订购品种、 数量。第二十二条调整印刷制品格式，必须由使用部门以文 书形式提出正式申请，经行政部按公司VI视觉系统标准审 核确定规格、纸张质地与数量，然后到专门地点印刷、制作。第二十三条 收到办公用品，由办公用品管理员签字验 收后，作好登记入库工作。第二十四条 办公用品由行政部统一采购、保管发放。第二十五条 办公需要应本着节约、环保的原则，文件 夹应尽量提高使用周转效率，多余的部分可以退回行政部; 纸张的背面可以用于打印文件初稿或用于作草稿；签字笔可 以多用笔芯替换等。第二十六条 办公用品管理员每月汇总办公用品消耗 量并记录汇总结果。第二十七条 凡借用公司办公物资，需填写办公设备 使用登

7、记表，并由部门主管负责人签字认可。第二十八条借用物资超时未还的，行政部有责任督促 归还。第二十九条借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况 照价或折价赔偿。（六）电话及网络管理第二十五条 公司电话仅为工作联系使用，员工接听与 拨打电话应语气热情、语言文明。第二十六条 业务电话应尽量长话短说，控制通话时间, 节约话费，严禁使用办公电话闲聊或联系与工作无关事务， 严禁拨打声讯服务台。第二十七条 行政部开通长途电话，各部门的公务长途 一律到行政部拨打，行政部负责登记。后勤服务人员因公电 话一律到行政部拨打。第二十八条严禁在上班时间使用网络浏览与工作无 关内容，严禁在行政部上网聊天、玩游戏或在网上发布违法

8、、 违规信息。（七）公司接待制度第一条 接打电话时，要使用文明语言，如“您好”、请 问贵姓、“您找哪位”、“请稍候”、“谢谢”等之类的礼貌用 语。第二条在打电话前要准备好记录用纸、笔或其他所需 要的文件、资料，不能等电话接通后，去找所需要的东西而 让对方拿着听筒等候。第三条 当客人来访时，应热情迎接，主动引客人到会 议室交谈，忌让客人长久等候无人过问。第四条 业务客户和重要访客离开公司时，应由具体接 待的员工为客户开门并送至电梯口或大门口。第五条 谢绝访客翻动、阅读、使用公司与员工个人用 品，注意公司与客户的商业机密。第六条 着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、 周到、耐心，保持笑容。（

9、八）员工出差管理制度第一条为加强出差费用的管理，特制定本规定。第二条 本公司员工因公出差办理公务者，依本办法规 定发给出差旅费。第三条 本公司员工乘坐火车、轮船、飞机按相关标准 发给交通费：1、乘坐火车及长途汽车，原则上应出具铁路局、公路 局或汽车公司的购票证明单，如因故未能取得购票证明单者, 由出差人出具凭单。2、乘坐轮船应取具轮船公司或旅行社的购票证明单或 船票存根。3、因急要公务必需搭乘飞机者应事先报准并凭飞机票 根报支旅费。4、搭乘公司的交通工具者，不得再报支交通费。第四条 员工出差的膳食、住宿、杂费均需开具发票第五条 出差期间因公支出的下列费用，准予按实报销, 并依下列规定办理：1、乘坐计程车原则上应取得汽车公司开具的统一发票， 无法取得者由出差人员出具凭单为凭。2、因公宴客的费用，经公司领导批准后应以统一发票 为凭。第六条 员工出差销差后三日内应填具