会议管理（第三版）第七章会议文书处理

会议管理（第三版）目录CONTENT010302第1章会议概述第2章会议策划第3章会前准备工作04第4章会间服务工作050706第5章会后工作与管理第6章会议主持人的管理技巧第7章会议文书处理0809第8章企事业单位常见会议第9章商务活动1011第10章开放参观与商务旅行第11章商务会议与会展第7章CHAPTERSEVEN会议文书处理【学习目标】在学习完本章之后，你应该能够：了解会议文书体系；明确会议文书的种类、用法；熟知会议文书处理程序；掌握常用会议文书拟写与管理技巧。官员谈香港回归往事：我与董建华约定电话暗号（原标题：朱育诚谈香港回归往事：我与董建华先生约定电话暗号）时间是一把尺子，丈量着走过的道路。正如交接仪式始末和背后鲜为人知的故事刻入亲历者的记忆，1997年7月1日中国政府恢复对香港行使主权，开启“一国两制”“港人治港”“高度自治”的新时代，这也必将在人类政治文明史上留下不朽的印记。朱育诚曾任新华社香港分社副社长，在香港工作长达10年之久，在筹备回归工作中担任香港回归交接仪式及庆祝活动筹备委员会委员和安全保卫小组副组长。在香港回归20周年之际，朱育诚讲述了20年前鲜为人知的故事。选择中央代表团入港路线确定政权交接仪式地点英国人步入“风雨归途”【引例】点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.1.1会议文书的含义会议文书概述7.1它也叫行政文书，简称公文或文书，是一种重要的文章体裁，属于应用文体的范畴。它是国家机关、社会团体、企事业单位在办理各种公务时所使用的书面文字工具。（1）公务文书（2）会议文书它是围绕会议活动产生的，在会议活动中使用的书面材料的总称。在会议文书中，既有法定公文，如会议纪要、通知、决定、公告等；又有通用文书，如会议计划、总结、讲话稿等。会议文书因作用、性质的不同，在文书处理和归档工作中形成了单独的工作方法，具有相对独立的工作要求。VS点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.1.2会议文书的类型按照文件的性质功能，会议文件资料可以划分为以下几类：会议文书概述7.1会议指导文书，包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。会议主题文书，包括开幕讲话报告、专家发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。会议程序文书，包括议程文书、日程安排、程序讲话等。会议参考文书，包括各部门统计报表、财务报表等。会议管理文书，包括开会须知、议事规则、证件要求、作息时间、生活管理等。会议传达文书，包括会议通知、会议纪要等。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.1会前文书拟写工作程序1）应该拟写的会议文件：在会议准备工作中，需要拟写的文件材料有：会议通知，嘉宾或代表名单，会议议程、日程，开幕词或领导讲话稿等。2）会前文件拟写分工（1）专门的秘书团或写作班子起草重要文件，如领导工作报告、议案等。（2）会议筹备办公室或秘书部门负责一般会议文件，如通知、议程、日程、座位安排等。（3）各职能部门负责专门材料或业务性资料，如统计表，业务分析报告等。（4）发言单位或个人负责本部门发言稿或交流材料。会前文书准备工作7.2点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.1会前文书拟写工作程序3）文件拟写工作程序会前文书的拟写程序如下：会前文书准备工作7.2会前文书的拟写程序01交拟02议拟03撰拟04审核05签发06印制点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.2会前文书整理工作程序1）拟制文件清单会议文件在发放之前，必须将需要发放的文件编制成清单，并上呈领导审核。明确清单上的文件是否都应该发放以及发放对象和数量。经过领导审核，确定会议文件目录清单。会前文书准备工作7.2点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.2会前文书整理工作程序2）检查文件检查文件可以从以下几个方面进行：（1）会议文件发放使用之前，一定要认真核对每一份文件和每一项细节，如会议日期、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及报告等，以要确保每一项都与实际相符。（2）按参会人数印制相关文件，并确保数量。一般来说，要预留5％的文件，以便不时之需和归档。（3）会议通知要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉，互相沟通，如会议时间、地点、活动内容、与会人员名单、会议名称、出席人数、主持人名字等。（4）印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图等文件，并将以上文件根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。会前文书准备工作7.2点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.3会前文件的拟写1）会议通知：通常单位内部会议或互相隶属单位会议，使用正式的公文式会议通知。（1）会议通知的内容。其中包括：①召开会议的名称、目的、议题；②时间、会址；③对参加会议人员的要求（如准备发言、文件、论文、生活用品等）；④注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码；⑤会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等；⑥有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等；⑦有些通知附有回执。会前文书准备工作7.2点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.3会前文件的拟写（2）会议通知的格式。会前文书准备工作7.2①标题格式②主送机关③正文④结语⑤发文机关⑥发文时间点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.3会前文件的拟写2）请柬、邀请信：不相隶属单位之间或企业之间的会议以及商务性的会议，参会人员多不是本单位成员，为郑重或礼貌起见，通常要使用会议请柬、邀请信，不使用公文式会议通知。（1）请柬的写法。邀请客人参加会议、活动专门制发的通知书，也称请帖。较大的事情或庄重的场合、人数较多时才用，以示对对方的尊重，也表示自己的诚意和郑重的态度。要求对象明确；内容简明、扼要；语言诚恳、热情、有礼貌；发出时间一般为活动举行前10天；款式和装帧要美观大方。请柬的结构。请柬的结构一般为：标题+称谓+正文+署名+日期。会前文书准备工作7.2点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.3会前文件的拟写（2）邀请信的写法。邀请信，也叫邀请函，是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛，通常在严肃或庄重的场合、人数较少、对方地位较高时用，具有表示尊重的作用，也是参加活动的凭证。拟写注意事项：语言诚恳、热情、有礼貌；为表示诚意，一般用手写或打印后亲笔签名。格式要求。一般结构为：标题+称谓+问候语+正文+问候语+署名+日期。会前文书准备工作7.2点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.3会前文件的拟写3）会议议程：会议议程是为完成会议目标按照会议时间先后排列的详细计划步骤，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，是主持人主持会议的操作依据。（1）会议议程的内容。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式、领导和来宾致辞、领导做报告、分组讨论、大会发言、参观或其他活动、会议总结、宣读决议、闭幕式。（2）议程的格式结构。议程包括标题和正文。一般用简练文字分条逐项写出即可。①标题。②题注。③正文。④落款。⑤制定日期。会前文书准备工作7.2点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.3会前文件的拟写4）会议日程：会议日程就是根据议程做出的具体安排，一般以半天为单元，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。（1）会议日程的内容。会议日程要具体安排会议中的各项活动，包括报到、招待会、参观、考察、娱乐等等辅助活动和工作环节。（2）日程的结构和写法。①标题。②正文。③落款。会前文书准备工作7.2点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.3会前文件的拟写5）讲话稿：会前文书准备工作7.2开幕词1它是宣告会议开始、交代会议议程、阐述会议宗旨的致辞。2闭幕词它是在重大会议结束时，由有关领导人或德高望重者向会议所做的总结性讲话。3会议报告它是指有关领导人在比较重要会议上的讲话文稿。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.2.4会前文书发放工作程序会前文书准备工作7.2编号它可以分为两步：在所有装好的文件袋封面顺序编号，以便统计数量，并可备核查；根据保密需要，在文件袋上做好保密标记。分装根据会议需要，将印制好的文件按目录整理装袋。具体操作步骤如下：选择大小合适的文件袋，按照文件目录顺序装入，检查有无漏装、重装。发放其方式有：签到时发放，即会前摆放在座位（适用于主席台或小型决策型会议）；按到会部门统一发放。发放的要求一般有以下两项：①准时。②准确。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.3.1会中文书概述会议中一般将产生三种主要的文书：1）会议记录:会中文书服务7.3要做好会议记录，可以参照以下工作方法：①同步记录，可以使用计算机同步记录、速录机记录和手工速记三种方法，这样的会议记录基本保持发言原貌。②概括记录，记录要点重点。③录音记录，会后手工整理。PART11.会议记录工作方法要做好会议记录，必须在记录前做好以下准备工作：①充足的工具准备。②人员、时间准备。③思想和心理准备。PART22.会议记录准备工作以下就是会议记录中应该关注的重中之重：①中心议题及关于中心议题产生的讨论发言。②会议讨论或争论的焦点。③领导、权威人士、代表人物的发言。④会议开始和结束时的讲话。⑤各方主要见解。PART33.会议记录的重点点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.3.1会中文书概述2）会议简报会中文书服务7.3会议简报是会议期间为反映会议进展情况、会议发言中的意见和建议、会议议决事项等内容而编写的简报，是一种常用的应用文体。(1)会议简报的概念其包括三个方面：一是便于领导了解情况，推动会议深入进行；二是沟通情况，交流经验；三是便于备考存查归档。(2)会议简报的作用会议简报的编写大体有以下三种方式：①综合式。②报道式。③摘要式。(3)会议简报的编写方法点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.3.1会中文书概述3）会议宣传会议的新闻报道工作可以有多种方式：会中文书服务7.3(2)时段(3)撰写新闻报道稿件，然后经领导审定后，向媒体发送。准备给媒体的宣传资料。准备举行会议新闻发布会的材料。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.3.2会中文书的拟写三种会中文书的写作要求各不相同，要注意区分，并掌握拟写每种文书的方法和技巧。1）会议记录：会议记录是在会议过程中由专门记录人员把会议情况和会议内容如实笔录而形成的书面材料。原始性、客观性、规范性是会议记录的主要特点。（1）写作要点。准确写明会议名称（要写全称）、开会时间、地点、会议性质。①会议记录应该详细记下会议出（缺）席人数、职务、姓名等资料。②忠实记录会议上的发言和有关动态。③记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。④会议记录要忠于事实，不能夹杂个人情感，不允许有意增删发言内容。（2）会议记录的写法。会议记录有固定的格式，由标题、首部、会议进行情况、尾部四部分构成。会中文书服务7.3点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.3.2会中文书的拟写2）会议简报简报由报头、报核（正文）、报尾三部分组成。以下将着重介绍会议简报格式写法和写作要点。会中文书服务7.3由简报名称、期号、编报单位、编报时间组成。PART1（1）报头包括一文一报、编者按和登载文结合、多文一报等形式。PART2（2）报核包括报、送、发机关和印数等部分，位于简报末页下端，左边写发送对象、范围，右边写印刷份数。PART3（3）报尾点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.4.1会议文件收集清退1）会议文件收集清退的范围（1）关于召开会议的请示与批复。（2）提交会议审议批准的文件。（3）会议期间使用的文件。（4）会议参考性文件。（5）会议管理性文件。（6）会议记录、简报。（7）会议宣传性文件。（8）会议的照片、录音、录像等资料。会后文书收集、清退与归档7.4点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.4.1会议文件收集清退2）收集会议文件的渠道会后文书收集、清退与归档7.4010203向全体与会人员收集文件。向会议的领导人、召集人和发言人收集文件。向会议的有关工作人员收集文件，如会议的记录人员、文书起草人员等。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.4.1会议文件收集清退3）收集文件的方法根据会议和文件的不同，会议文件的收集方法有所不同。一般的收集会议文件的方法有以下几种：会后文书收集、清退与归档7.4（1）根据会议文件清单清退（2）一般小型内部会议（3）大中型会议收集文件（4）收集会议工作人员手中的文件（5）机密件的清退点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.4.2会议文书归档与销毁1）会议文书的归档会议文书的归档有两种情况：会后文书收集、清退与归档7.4（1）平时归卷（2）定期归档点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本7.4.2会议文书归档与销毁2）会议文件销毁工作程序：各种文刊、资料、电报除需要归档的外，多余的重份和没有存档价值的都要销毁。（1）登记造册。凡需销毁的文件，均需登记造册，经主管领导审查签字，监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。（2）文件销毁的方法。其包括：①焚烧。注意不留残片，当全部化为灰