日常管理(教材)

PAGE7連展科技股份有限公司（HK）日常管理課程大綱﹕1.管理的認識2.單位的任務與職務訂定3.管理基準與目標4.檢討相關表格5.異常分析6.異常處理7.權限訂定教材編號﹕122400-JCB001-A發行日期﹕2004年5月15日備注﹕本教材僅供連展內部使用﹐由人力資源課統一管理。日常管理一:課程時數:1.5小時二:課程目的:為提升日常作業管理水平,提高日常異常問題處理能力,特組織學習培訓。三:授課特色:要求進行案例講學,深入淺出,寓教於樂。四:前言,引導無五:教材內容:第一節:管理的認識時間10分鐘一、何謂管理1、設定計劃,並為達到此計劃之一切活動的全體。2、管理循環—整個管理活動可以PDCA循環表示,如下圖:決定目的決定目的目標決定達成目標的方法再發防止目標工作實施教育、訓練應急措施檢查要因定期以結果來檢討APCD二、管理活動分類1.管理活動維持、改善維持是遵照標準從事工作並針對結果的異常狀態,採取措施使其恢復正常(安定)狀態,使實力能穩定地發揮出來,此為管理活動的基本,若是異常現象不斷地發生,干部整天忙著處理,是不可能有什麼大改善的。改善是打破現狀,創造變化、提高實力、將目標放在較現在水準高的地方,擬定達成計劃並確實執行,當然要隨時掌握實施結果,若有反效果或無法達成目標情形,則須再深入檢討,採取處置措施。不管是維持活動或是改善活動,皆須轉動PDCA管理循環,而且能自主性地轉動PDCA從穩定中求發展,個人的管理能力不斷地進步。第二節:單位的任務與職務訂定時間15分鐘現狀檢討“管理由現狀出發”,為了有效地進行單位的日常管理,須就現狀分析,以明確單位“應該做什麼”—即任務與職務二、何謂任務與職務任務—即各單位於組織系統中所應發揮的作用、目的或功能;職務—各單位為完成其任務所應擔負的事項或範圍;三、如何訂定職務列出單位目前的業務或工作,並逐項檢討期目的,對於目的不明確或沒有意義的項目以及其他位劃分不清楚的項目皆標示記號;為了使后工程滿足,須向后工程請教應做的項目,並列記之,對於雙方有不同意見的項目則標記號;由單位任務展開手段;將上述3點所列項目加以整理,對於有標示記號之部份進行溝通,並呈上級審核。四、如何訂定任務從目前本單位所負責業務的目的,思考須發揮的功能;由組織系統思考本單位應發揮的功能;從滿足后工程的需求思考須發揮的功能;第三節:管理基準與目標時間7分鐘何謂管理基準本單位現有相關條件(過程)在管制狀態下,應該能夠充分發揮實力的水準值。如何決定管理基準依過去數据,90%以上可達成的水準為管理基準,但須去除異常值;若無過去數据,則以經驗上有把握的水準摟暫定管理基準;依季節性分別設定管理基準;管理基準≦實力,管理基準≠平均值,管理基準≠目標;初期尚未能掌握實力,勿斤斤計較基準值的多少,經PDCA運行后,自能明確實力。何謂目標?配合公司年度方針,本單位期望接受挑戰的水準值,目標須是將來可能達成者,若現狀與目標差距很大時,可考慮分段完成。何謂目標?為掌握管理項目執行結果是否超出基準,所采行的方式,其內容包含;周期—查核執行結果頻率;管理圖—指使用何种圖表顯示實績是否超出基準。第四節:檢討相關表格時間8分鐘目的為正確、迅速、簡易地收集各管理項目的結果數據與過程數據,須確認“是否有表格?”,“表格適當否?”,“表格例行化否?”。如何設計適當的表格以5W1H方式檢討WHY—目的為何WHAT—收集什么數据WHEN—期間、時間、周期WHERE—地點WHO—收集人、統計人HOW—如何抽樣、測定根據上面的檢討,設計表格考慮層別;考慮使用多項管理項目的數據含於一表格內。第五節:異常分析時間15分鐘問題的意義何謂問題:要求與現狀的偏差,就是問題,問題可分成兩個層次:a.異常問題應該做到(得到、達到)而尚未做到(得到、達到)或不應該發生者,表示現狀比基準不好,而實力發揮出來;b.改善問題希望做到(得到、達到)而目前尚未做到(得到、達到)者,表示現狀與期待有差距,而希望提升實力。解決問題的思考重點改善20%40%正常40%抱怨率40%，⊕異常改善20%40%正常40%抱怨率40%異常分析的思考步驟以層別想法多角度說明異常現現象;調查異常過程有何新變化;推演並調查發生彎化的原因;查證;異常分析正確的態度;分析者應有的態度客觀地自我檢討;鍥而不舍,追根究底不可為分析而分析上司對異常應有的態度異常解決重於責任追究訓練部屬以邏輯思考步驟報告異常處理過程第六節:異常處理時間15分鐘執行結果處理異常執行結果處理異常正常否顯在化NO穩定發揮實力YES處置方式分為:應急措施消除異常現象,緊急應變、調整、為臨時性、治標的措施須重視時效,通常在原因分析以前就須進行。再防發生消除異常真因,使不重复發生,為治本的措施。應急措施的具體作法明確發生異常時的群體將異常現象迅速通知有關單位,並要求其參與處理對過程采取處置措施,使異常現象暫時控制而不再惡化將異常群體選別,並對不良品修理、調整處置內容記入異常反應處理單再發防止的具體作法針對異常真因進行下列動作檢討相關標準標準有否?標準明確否?答案若是否定,則增訂標準;標準遵守否?若遵守標準而結果又不好,則修改標準;標準了解否?若不了解則須教育標準;對策愚巧化若牽涉到要小心、注意、加強等因素,則盡量考慮愚巧法再發防止→防患未然橫向作水平展開縱向作源流管理使同樣原因的問題不但不會在原發生單位重复發生,而且,整個個業不會重复發生,甚至,將最源頭因素消除。反省針對此次異常,主管再就下列幾項深入檢討是否不適當或值得肯定:人員的想法;本身的想法、方向單位的風氣、體質等。第七節:權限訂定時間20分鐘何謂權限:執行職務,以達成任務所必要的權力範圍;何謂授權:主管將所有權限的一部份交付給部屬,亦稱委讓權限;就部屬立場受主管交會的部份權限,則稱受權。授權所表現的意義責任與部屬共同承擔賦予部屬完成工作的權力讓部屬分享決策之權給予部屬達成目標所需的行動的自由為何要授權主管可以專心於重要事項培養人才有發現部屬能力的機會使能做出更好的工作成果使工作的處理更迅速提高部屬工作情緒授權原則權責相對—均衡不偏授權不授者—上司立場,敢於授權培養提高能力授權授責—屬下立場,勇於負責主管授權時的必理障礙自認為自已最能干怕部屬做不好,增加麻煩固執自已那套方法害怕威協到自已的地位不懂得怎樣授權部屬授權時的心理障礙不喜歡賣力沒有自信怕受批評授權的順序與方法決定授權的工作—原則上,以經常性工作及不會影響整個部門的決要工作為對象物色適當人選使適合的人有準確授權原工作的管制方法—結果及重要過程的掌握權限一覽表的訂定業務項目欄,記入本單位為有效執行職務、期待更改或明確權限的項目於權限欄擬定各有關階層人員的權限相關部門欄記入須照會的部門名稱呈上級認可后實施,若發現不妥,則檢討修訂。六:講師交辦作業無七:教材編寫參考資料:日常管理技巧八:附講師課后追蹤事項与所依表單:講師教學質量評估依SAC-122100-WS101-1.A<教育訓練效果評估調查表>培訓有效性測試依.<連展科技股份有