科技应用文写作技巧

25/25科技应用文写作（TechnicalDocumentWriting）在现代工业社会中，生产生活各个方面几乎都与科学技术有关，而科技文件是科技知识的载体。科学技术文件能够分为科学论文与科技应用文两大类。科技应用文涉及面极广，从科技项目申请书、公司/产品简介，科技产品讲明书、操作手册、科技产品购销合同书、鉴定书，以及科技产品广告。再如科技工作中的各种信函、报告都属于这类文件，适应上统称为科技应用文。它不同于科学论文要紧之点在于前者不包括创新的科技知识，对它们最重要的共同要求是简洁、精确。1科技文件的重要性（Importanceoftechnicaldocuments）教学目的:①Tohelpstudentsunderstandtheimportanceoftechnicaldocuments②Tohelpstudentsseethecharacteristicsoftechnicaldocuments学时：2hours教学内容：通信、信息交流、编写技术文件是每个科技工作者的日常工作，有许多事不能用电话或口头谈话解决。即使是网上作业，无纸文件依旧离不了文字写作，只只是是在屏幕上写而已。科学技术文件越来越显得重要，如任何工程设计必须有完整清晰的讲明书，任何科技工作都必须有精确完整的报告。正如些科学论文是科学研究工作者的必要工作，写报告是科技工作者的日常事务。技术文件的重要性可概括性如下。1.1字和图像是信息的差不多载体（Basicvehicleforcommunication）专门自然地想到音响是传播信息最直接的工具，确实如此，人类在没有文字往常只能用声音传递信息。有了文字之后，音响的地位就被替代了。即使今天差不多能够把音响记录下来，仍然以文字和图像作为信息的差不多载体。因为听觉的功能不管如何不能与视觉相比。1.2好的文件意味着高质量的产品（Gooddocumentsimplyinghigh-qualityproducts）从产品开发时期就注意到正确描述产品的结构与功能，直到最后形成完整的技术文件，这是现代文化文明生产的必由之路，它本身确实是不断的提高与积存经验的过程。技术人员都明确地认识：技术资料是产品研究与开发的不可缺少的组成部分，而不是它的附属物。1.3写作的现代化更提高了技术文件的重要性（Hardwareandsoftwareimprovementselevatingtheimportanceoftechnicaldocuments）文字及图像处理软、硬件进展显著，大大提高了处理文字、图像的功能与效率，近年来由于计算机辅助科技写作进展及网络化，科技文件更便于贮存，更便于国际交流，更能发挥其作用。2科技应用文写作特点（Characteristicsoftechnicalwriting）每一种科技应用文都有特定的目的和阅读对象。假如要紧阅读对象是中学水平的，内容要浅一点，甚至要从宇宙速度开始讲；假如对象是一般工程师，内容不必太浅，大概应该更多地讲一点。由此可见目的与对象是紧密相关的。总之，技术文件的专门要求就在与写作目的与对象的协调，下面再进一步阐述“目的”与“读者”的含义。2.1目的及关键信息（PurposeandkeyMessage）任何技术文件总有特定的目的。使读者了解或相信某些事物，从事某项工作，解决什么问题。文件中必须提供这些事物、工作、问题的关键信息，有效的表明文件的目的，简明清晰的陈述相应的关键信息，确实是技术文件写作的核心。技术文件的写作往往是一个集体创作，因为各个篇章可能涉及的多方面的要求和技术内涵，需要各方面提供信息或参加写作。不管是写作的作者、依旧编辑者都必须对文件的目的有共同的认识。2.2读者（Audiences）开始写作之前，首先要明确：谁是文件的读者？读者的要求是什么？然后回答如下读者的问题：·读者需要哪一类信息；·读者需要的信息量：详细讲明依旧一般介绍；·读者对该问题的知识水平、技术水平。适应不同类型的读者的特点：·治理人员更关怀的是一般特征、历史背景、总体效益；·技术人员更有兴趣的是技术细节，创新性，有用性与可靠性；·一般用户最注意的是可靠性与性能价格比；·年轻读者欢迎流行的、非正式的语言；年长者倾向于正轨，严谨的风格。3.公司（单位）简介、产品讲明（Company/productintroduction/description）教学目的:①TohelpstudentsunderstandhowtowriteCompany/productintroduction②Tohelpstudentsseethecharacteristicsofeachkindofdescription学时：2hours教学内容：单位（公司）的一般介绍，产品性能讲明。这是每个单位、产品不可缺少的技术资料。假如不含技术内容，确实是一般广告。这份资料是一个单位的形象，反映一个单位的水平。不言而喻，这是一份十分重要的资料。写作风格和内容，应符合科技写作要求。其严谨程度比科学论文一点也不逊色。由于这类文件往往有专门高的技术含量，通常是有精通本行又熟悉英文科技写作的人员来起草。3.1功能与格式(FunctionandFormat)Thereisavarietyofwaysofwritingintroduction/advertisementstointroducecompanies.Whilesomeintroductions/advertisementsareveryshortandbrief,othersarelonganddetailed.Asforthecontentsoftheintroductions/advertisements,however,theyusuallycoverthefollowingaspects,thoughtheordermaybedifferent:1.Generalintroduction(information)概述1）Identity/Nature/historyofthecompany公司的性质2）Scale(Status)ofthecompany公司的规模（地位）3）Generalprincipleandaimsofthecompany公司开展业务的宗旨2.Scopeofbusinessofthecompany经营范围3.Informationforfurthercommunication联系地址及电话、电传号码等厂商介绍常用套语举例：Thefollowingexpressionsareoftenusedtogivetheidentity,principle,scaleandscopeofbusinesswhenintroducingacompany.1.Natureofthecompany…isaspecializedcorporationengagedin……isajointventurewithindependentlegalpersonqualificationinvested(approved)by……isastate-owned(private-owned)enterprise…isacompanyregisteredofficiallyin……isalegalentitywiththeauthoritytohandle……isoneofthenationalfirstclassenterprises.…isaspecializedforeigntradecompanydirectlyauthorizedby……isacomprehensivebusinesscorporationwiththestatusofalegalentity…Ithasbeenrankedoneofthetop500foreigntradecompanies.2.scaleofacompanyOurcompanyhassetupbranchesorjointventuresin…Wehaveestablishedsteadybusinessrelationswithclientsinmorethan50countries.….has…subsidiariesacrossthecountry….hasofficesin…hasbeenexpandingextensivelyintoa…3.PrinciplesofacompanyTheguidingprincipleofourcompanyis…Weaimprincipallyat…Thecompanywillfollowitsmotto…Wewillpersistin(adhereto)theprincipleof…Followingtheprincipleof…,thecompanywill……hasadoptedaconsistentpolicyof…Byadheringtoandundertheguidanceoftheprincipleof…4.ScopeofacompanyThescopeofourbusinessis…Ourcompanymainlydealsin…Ourbusinessscopeincludes…Ourbusinesslinecovers:这类文件趋向于采纳统一的格式：标题、正文、结束语。标题与结束语往往只有几个字，不成句子。然而要写得稳妥、地道，必须精雕细刻，必须对文字的写作目的与对象有透彻的了解。正文切忌冗长，空话套话连篇。要条理清晰，一句话一个意思。AppliedWritingexerciseinclass:phraseswriting/translation1.于香港开业2.扩大业务范围3.指导原则4.创建初期5.以…为首要目标6.经营多种进出口和转口业务7.一贯秉持…原则8.真诚待客、信守诺言、服务周到9.优质/名牌食品10.食用油11.土产，畜产12.农产品和海产品13.以生产优质食品为宗旨14.不断努力15.达到/符合国际标准16.建立良好信誉17.农业资源丰富18.积极参与19.利用…天然优势20.促进国际贸易21.与…保持紧密联系22.复合…精神23.同行24.为…提供精心服务Homework:1．译写出下列公司简介：中国太平洋保险公司是交通银行投资设立的股份资本保险企业。公司在全国有50多个分支机构。中国太平洋保险公司是具有法人地位的有限责权经济实体，实行董事会领导下的董事长治理体制。公司由总部统一领导，各级分不自负盈亏。2）大庆石化经济技术开发股份有限公司隶属于中国石油大庆石化总厂是1995年通过黑龙江体改委批准成立并在大庆高新技术产业开发区注册的股份制企业。公司位于大庆市龙凤区。现有生产及辅助装置18套，固定资产1.5亿元人民币。现有职员620人，其中具有中级以上技术职称22人。公司牢固树立“爱国、创业、求实、奉献”的企业精神，广纳社会贤才，深入挖掘内部潜力，把最好的产品和最优良的服务奉献给社会作为企业追求的最终目标。公司坚持以“企业信誉谋生存，产品质量求进展”，于2003年通过了ISO9001质量治理体系认证。2.每人找出至少一份产品简介（中英文都有），并总结出常用词语，（willbepresentednexttimebystudents）3.2练习Exercise1Liebherr-Aerospace公司简介实例（有关用户服务部分）Inadditiontonewstructuresforfieldassistance,on-timedeliveries,technicalsupportandshortrepairturn-around-time,furtherdevelopmentofCustomerorientedskillsandpracticeistakingplace:·Anticipationandimagination·ResponsibilityfromthedesignofaproducttotheendofitslifeContracts·HelptheCustomerbylisteningtoitsdemandsandsales.Astheoriginalequipmentmanufacturer,theyprovide:·24hours/365daysperyearservice·Training·Reliabilitystudies·Maintenancemanuals·Serviceengineering·CustomerService·SparemanufactureListeningtoboth,theaircraftmanufactureandAirlinesorOperators,theLiebherr-AerospacecompanyareofferingadynamicCustomerServicefromaglobalnetwork.We,theLiebherr-Aerospacecompanies,takecareofthemostvaluableassets:OurCustomers.文章是严格地按照科技文件的要求来写的，简明、扼要而有特色。Exercise2写作实践：用英文写出下列公司简介:Transn(传神)联合信息技术有限公此是互联网时代新型语言服务提供商，效力于成为客户的虚拟语言部门（VLD），最大幅度降低客户的资金成本和时刻成本，增强客户本地化和国际化过程中的竞争力，关心客户更好地实现价值。传神联合有着丰富的行业经验和积存，独创翻译过程治理（TPM）质量治理体系，将先进的治理技术、信息技术和互联网技术成功应用于翻译及本地化的过程操纵及质量治理，依托分布全球的优秀语言专家，实现规模吞吐和系统化的质量操纵，成为领先的产业化语言服务企业。公司秉承“专业、诚信、及时、增值”的服务理念，为国内外客户提供一流服务。参考答案：Asanewtypeoflanguageserviceproviderintheinternetera,TRANSNINFORMATIONTECHNOLOGYCO.LTD.iscommittedtoserveastheVirtualLanguageDepartmentofitsclients.TRANSNprovidesitsclientswithinstanttranslationserviceandletthoseclientsspendlessandgetmore,aswellasenhanceclients’competitivenessinthebusinessoflocalizationandinternationalization.Withitsrichexperiences,TRANSNhasauniqueTPMsystemthatintegratesadvancedmanagement,informationandinternettechnologiesforqualityandprocesscontroloftranslationandlocalizationtasks.Thankstoitsnumerouslanguageexpertsstrategicallypositionedallovertheworld,aswellasitsvastcapacitywithqualityandprocesscontrolthroughITsystem,thecompanyisanestablishedleaderofindustrializedlanguageservices.Adheringtothebusinessphilosophyof“Professionalism,Honesty,Timeliness,andValue-added,”TRANSNispoisedtoofferitsfirst-classservicestoclientsinbothChinaandtherestoftheworldwithguaranteedsatisfaction.EXERCISE3Completethefollowingintroduction/advertisementbytranslatingthepartsgiveninChinese:ChinaPacificInsuranceCompanyLtd.GeneralIntroduction1._______________________________(中国太平洋保险公司是一家股份有限公司).ItisthesecondnationwideinsurancecompanyinChina,theregisteredcapitalofwhichisonebillionyuan(Renminbi).ItsHeadOfficeissituatedinShanghai.2._______________________________(中国太平洋保险公司在全国各地设有五十多个分支机构).Theheadofficehasappointedmorethanonehundredagentsatvariousimportantportsandcitiesinoversixtycountriesanddistrictsthroughouttheworldtoconductsurveyoncargoes,settleclaimsandeffectrecoveriesonitsbehalf.AndnowithasofficesinNewYork,LondonandHongKong.3.______________________________(中国太平洋保险公司将永久奉行自己的宗旨)：ServeitsChineseandforeignclientswithfirstrateservicequality,firstrateworkefficiencyandfirstratecompanyreputation.4.______________________________(业务经营范围)：1）Tounderwritedifferentsortsofinsurance,eitherinRenminbiorforeigncurrency.2)Totransactreinsurancebusinessathomeandabroadandstatutoryinsurance.3)Toinvestinsecuritiesanddealwithotherfinancialtransactions.4)ToestablishagencyrelationshipwithChineseandforeigninsuranceinstitutionsandparticipateininternationalinsuranceactivities.No.3NanhaiRoadTel:2863010Fax:2865680Exercise4译写出下列公司简介:大庆石化经济技术开发股份有限公司隶属于中国石油大庆石化总厂是1995年通过黑龙江体改委批准成立并在大庆高新技术产业开发区注册的股份制企业。公司位于大庆市龙凤区。现有生产及辅助装置18套，固定资产1.5亿元人民币。现有职员620人，其中具有中级以上技术职称22人。公司牢固树立“爱国、创业、求实、奉献”的企业精神，广纳社会贤才，深入挖掘内部潜力，把最好的产品和最优良的服务奉献给社会作为企业追求的最终目标。公司坚持以“企业信誉谋生存，产品质量求进展”，于2003年通过了ISO9001质量治理体系认证。DaQingPetrochemicalEconomicTechniqueDevelopmentIncorporatedCompanyisasubsidaryofPetroChinaCompanyLimitedDaQingPetrochemicalComplex,whichisasharesystembusinessenterprisethatwasapprovedbythesystemreformsthecommitteeofHeilongjiangProvincein1995andwasregisteredinDaQingHigh-TechPark.ThecompanyliesintheLongFengdistrict,DaQingThecompanyisfirmtosetup“patriotic,startabusiness,begsolid,offer”ofbusinessenterprisespirit,acceptthesocietywise,internalpotentialinthoroughexcavation,offerthebestproducttopursuewiththeendtargetofsuperiorgoodservicethatbeusedasthesocietythebusinessenterprise.Thecompanywith“thebusinessenterprisepretigemakesalivingtosave,theproductqualitybegsthedevelopment”,passedtheISOP9001qualitymanagementsystemattestationin2003.4.信函格式要求（formatrequirementsforletters）写信，事实上却不是每个人都愉快胜任。能够写出清晰、无误的英文信，也不是容易达到的要求。近年来，不管是中文依旧英文的信函内容、格式的要求都有显著变化。过去所形成的适应，有些需要改变。从学生的实际写作能力来看，深感有必要从写信这一步开始。3.1一般要求(Generalrequirements)·三段式所有技术函件或技术有关的信函，差不多上都统一于三段的格式：开场白、正文、致意，而且强调尽可能的简短。现在信息流通量大，讲多余的话只有令人厌烦，开场白和致意最好不要超过两三句。·切忌繁琐的开场白与致意开场白的任务时开门见山，讲明下面要讲什么，客气话少讲。特不是开头的致意切忌繁琐。·附件注释历来惯用的词句：Enclosedpleasefind…,Enclosedherewith之类套话少用。只是在信的末尾加以注明。3.2电子邮件(Electronicmail)电子邮件是一种日益广泛流行的通信方式。以技术内容的电子邮件，就其写作要求，与现代技术函件并无差不，但有几点格式上的区不：·不同于书面文件。一个版面不能像word那样大的整个页面，只能看见到几行。·因此要求内容更为精简明确，开门见山。决不能等到文章写到最后才讲明要紧宗旨。·标题栏专门重要。通过标题使读者扫一眼就看到中心思想，能够弥补版面小的缺点。·适应上还没有把email当作正式文件，而是为了迅速传递信息。通常作为正式文件是在发出email后，另外在寄发书面函件。3.3传真（Fax）传真也是目前常用的一种通讯工具。除了利用Internet以外，也能够直接利用电话线传递。用internet的email传递，取件时必须输入password，有一定的保密功能。假如用电话线传递，则办公室任何人都能够收到这封信。因此，在抒写格式上通常是加一栏Attention,指出谁是收信人。4各类事务信件实例(Examplesforvariouskindsofbusinessletters)教学目的:①TohelpstudentsunderstandExamplesforvariouskindsofbusinessletters②Tohelpstudentsseethecharacteristicsofeachkindofbusinessletter学时：2hours教学内容：4.1讲明信《新英汉词典》对coverletter或coveringletter的解释是“讲明信”。那个解释明确地概括了这种新的要紧功能。最典型的讲明信是申请信：应聘申请，求学申请；这类申请必须有简历等附件，而这些附件必须通过coverletter来讲明。论文向杂志投稿，也需要些讲明信，但那种讲明信于一般申请信不同，只要介绍文章的标题，不要谈文章内容，编辑或审稿人会认真阅读的。讲明信的格式于一般信件并无不同之处，有几点具体要求：·开场白·正文·结束语，致意4.2推举信学校的入学或某些部门的求职，需要推举信。了解推举信的写作规范是必要的，以下是摘录MIT对推举信的要求。Contents:·Howlongandhowwellyouhaveknownthestudents.·Howareyouevaluatingtheapplicant’squalificationsandpastperformance?·Doyouhaveanyreasontobelievethattheapplicantshouldbefavorablyconsidered?·Informationaboutaccomplishmentsinresearchorindependentprojectswillbeparticularlyhelpful.5简历（Resume）教学目的:①Tohelpstudentsunderstandhowtowriteresume②Tohelpstudentsseethecharacteristicsofresume③Toarousestudents’interestsofwriting学时：2hours教学内容：特点和要求申请书或求职信后面一定要附一份简历。作为一份技术文件，“目的”与“读者”仍然是先要考虑的。总之，一切有用于所申请的工作的事项，都要充分体现。尽可能醒目，有吸引力。努力满足简洁、精确的要求。·篇幅不能超过一页。·每一项内容都尽可能具体，明确。·Resume是一个信息清单。从头到尾都不包含人称，也没有隐含人称的表达形式。7主页（Homepage）教学目的:①TohelpstudentsunderstandwhatisHomePage②Tohelpstudentsseethecharacteristicsofcontentofhomepage学时：2hours教学内容：主页是近来广泛流行，而且是高效率信息公布的文件。属于技术性内容的主页，也是