2022年秘书资格证学习资料

三级秘书考前复习重点第一章第一节会前筹办一

、会议方案的拟订

（一）会议筹办方案的概述:1.会议筹办方案的内容:会议筹办方案涉及如下几种构成部分:（1）拟定会议的主题与议题。（2）拟定会议的名称。（3）拟定会议和议程。（4）拟定会议的时间性和地点。（5）拟定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）拟定会议文献的范畴，并做好文献的印制或复制工作。（7）拟定会议与会代表的构成。（8）拟定会议经费预算。（9）拟定会议住宿和餐饮安排。（10）拟定会议的筹办机构，大型会议需要拟定筹办机构与人员分工。

2.会议筹办方案的作用:(1）保证会议的周密组织（2）保证会议服务质量和沟通协调到位;（3）保证会议领导的意图得以贯彻执行

3.电话会议及视频会议

（1）电话会议交流信息的特点

1）电话会议:①以便灵活，准备时间短，答复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。

③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其她通信方式（如传真、电子邮件）。

2）电话会议信息工作要的规定:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体规定如下：1精确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传播设备；4准时接通电话；5互相能报出席状况；6做好会议记录。

（2）视频会议

1）视频会议的特点:①声音和图像同步传送。②不受空间的限制。③节省时间、费用。④交流效果较好。⑤视频会议的交流不够进一步广泛。

2）视频会议信息工作的规定

由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高原则、严规定，踏踏实实做好会务工作。具体规定有：1

发出开会信息；2分发文献信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传播设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总状况信息。

4.远程会议筹办方案的长处:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的长处。

5.会务机构分工的规定

会务机构分工重要指定会议组织部门和人员贯彻。会务机构的各部门需明确各息的任务和规定。具体规定如下：（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。（2）会务机构要分工明确、责任到人。（3）加强协调，定期沟通。

（二）会议筹办方案和制定程序会议筹办方案的制定程序为：组建会议筹办委员会

提成筹办小组

形成筹办方案

领导审核方案。

二、会务筹办概述

（一）会务筹办概述

1.会务筹办状况检查的重要内容:（1）会议准备与否充足;（2）会议期间能否排除多种干扰;（3）环境条件与用品准备（4）文献材料的准备状况;（5）会场布置状况的检查;（6）会议保卫工作的检查;（7）检查的其她内容

2.会务筹办状况检查成果的形式:务筹办情部的检查成果可以通过三种形式向领导或会议工作人员报告。第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。

3.会务筹办状况的检查的措施:务筹办状况检查的措施大体分为如下两种：（1）听取会议筹办人员的报告;（2）会前现场的检查

（二）会务筹办的程序

1.开会检查的程序:如对会议的准备状况以报告会的形式进行检查，检查的程序应涉及：

(1)会议筹办机构对会议的准备状况进行自我检查，由各个筹办小组将检查成果以书面报告的形式上报领导小（2）会议领导小组通过协调，拟定报告会的时间和地点，并发出协调会告知。（3）召开筹办检查协调会，听取报告，并会上现场解决多种需要协调和问题。（4）报告会后要以电话、现场指引等方式对检查中发现的问题予以催办和贯彻。

2.现场检查的程序:（1）先制定现场检查的路线和拟定现场检查的重点，并告知有关筹办部门.2）将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总。（3）按照既定的检查路线和项目逐个现场核对，对达到和未达到预期规定的精确项目都要有明确的记录。（4）对未达到检查规定的项目整顿出整治和修订意见，并以电话、文献或会议厅等形式及时通报给有关筹办部门予以纠正。

三、审核会议文献夹概述:

1.会议文献的类型,2.会议文献审核的内容:(1)审核会议文献的精确性和完整性(2)会议文献的具体内容3.会议文献审核的措施:(1)对校法，合用于定稿上改动较多的文献夹。折校法，合用于整洁、改动不多的文献。读校法，合用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。

（二）会议文献审核的工作环节:（1）由起草文献的秘书就文献内容进行自审，使会议文献在初始期就能严格把关。（2）由主管乞讨书进行会议文献夹初审。（3）如会议文献夹的内容波及的部门较多，要进行必要的会审。（4）在会议文献审核修改之后，要由重要领导者或主管领导进行终审。

四、与领导沟通会议的有关事宜

（一）与领导沟通会议概述

1.与领导沟通会议有关事宜的原则有：（1）时间生原则；（2）及时原则；（3）全面原则。

2.与领导沟通会议有关事宜的措施:(1)定期向领导提交书面报告;(2)由会议负责人定期向领导口头报告会议的状况;(3)领导亲自参与有关会议;(4)其她途径，例如，通过举办会议工作进展状况的小型展览向领导者报告工作。

3.与领导沟通会议有关事宜的时机:第一，会议筹办阶段；第二，会中阶段；第三，会后阶段。

（二）与领导者沟通会议有关事宜的工作程序

与领导者沟通会议有关事宜的程序如下：(1)明确会议的目的;(2)明确沟通会议有关事宜的措施或途径。(3)检查沟通过程的时间、地点以及参与人员，指定会议记录人员。(4)拟定沟通过程中所需要人种文献夹、音像等资料。(5)向领导报告会议的筹办状况及进展，同步应讲明会议筹办或举办过程中遇到的问题和难题。(6)听取领导批示，或与领导者进行双向讨论，并完毕会议记录。(7)将记录通过某种措施送给领导。

五、拟订会议的应急方案概述

1.会议应急方案的内容涉及：(1)会议举办过程中也许浮现的问题;(2)浮现问题时负责解决的会议工作人员

2.会议应急方案的作用:(1)会议应急方案可使会议的筹划和筹办做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可以有效的地缓和危机，提高会议管理的效率。例如核心人员不能到会如何解决，住宿的预订不够如何解决，网络系统浮现故障如何等。(3)使会议工作人员可以统一步调，当问题浮现时，可以有回旋余地。

3.会议应急方案特点:1.有的放矢；2.避免为主；3.留有余地。

4.会议应急方案实行的原则:1思想上充足注重；2在人、财、物方面要措施到位；3在实行的过程中要坚持定期检查。

5.解决会议突发事件的措施:1解决人员问题；2解决场地问题；3解决设备问题；4解决资料问题5解决健康与安全问题；6解决行为问题。

（二）会议应急方案的工作程序预测状况

准备应对备选方案

讨论会议紧急状况

拟定会议应急方案。一、会议总结工作的内容和规定

（一）基本知识

1.会议总结的目的具体来讲重要有如下几点：（1）检查会议目的的实现状况。（2）检查各个小组的分工执行状况。（3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出局限性，从而明确此后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改善会议的组织服务工作。（4）奖惩有关人员，并要妥善解决会议的遣留问题。

2.会议总结的内容:总结内容涉及会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、重要议题，参与会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或发言的要点，对会议的基本评价和贯彻规定，会议的决策状况及此后的工作任务布置等。

（二）会议总结的工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿→向领导报告会议结论→总结定稿→印发

→归档

→组织全体工作人员进行总结。

二、会议评估工作的内容和规定

（一）基本知识

1.会议评估工作的内容:（1）构成有效会议的要素

一种有效会议应当具有清晰的目的、合适的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、精确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的体现、领导人员良好的控制勇和、合理的内容安排等。

（2）影响会议效率的重要因素:影响会议效率的因素诸多，重要可以归结为三个方面：1会议的必要性；2会议前期准备工作的质量；3会议责任分工。

2.会议评估的原则:（1）与否达到目的。（2）会议时间性评估。（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意限度与理由；提出改善的意见或建议。（4）会议服务评估。会议服务与否到位，会议中的合伙精神如何。（5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推动与维持的事项。

3.会议评估工作的措施和规定

（1）会议评估工作的措施”1.评估措施可以在会议结束时以意见调查的方式进行。2.告知与会人员有义务一同提高会议质量。

（2）会议评估工作规定:会议评估力求科学、高效。最佳在拟定了会议目的的初期筹划阶段就高计一份问卷。要避免与会人员的反感。

（二）会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的重要因素

设计会议效果评估表

汇总评估成果。

（三）注意事项

会议结束后，应注意避免如下状况：（1）欠缺会议记录。（2）对决策实不力。（3）不对会议的成败得失进行总结。（4）不解散已完毕任务的委员会或工作小组。（5）与会人员对会议感到不满。第二章第一节接待一、拟定涉外礼顺序（一）基本知识1.涉外接待的原则和规定（1）涉外接待的原则:与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是：1不卑不亢；2依法办事；3内外有别；4尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。2.礼宾顺序:在商务交往的具体实践中，礼宾顺序共有如下五种常用的排列措施：（1）根据来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列顺序。合用于大型的国际会议或体育比赛。（2）根据来宾的具体身份与职务的高下来排列先后顺序。合用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。（3）根据来宾达到的具体时间早晚来排列其先后顺序。合用于：1当各国大使同步参与派驻国的某项活动时；2在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列措施。（4）根据来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其顺序。合用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。（5）不排列。当上述措施难以应用时，便可采用这种排列措施。（二）礼宾顺序拟定环节1.拟定礼宾顺序方案;2.提前告知有关各方;3.按礼宾顺序排列座次、名次、出场顺序二、安排涉外迎送典礼（一）基本知识1.涉外迎送典礼的规定（1）发出邀请:一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时予以答复，并据此办理有关的手续。(2）准备工作:在外宾达到前应做好充足的准备工作：1弄清晰来访外宾或代表团的基本状况；2理解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及与否有其她特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料；3拟订来宾访问日程；4安排食宿。（3）善始善终:在外宾达到时，由合适的人员前去机场、车站迎接，表达欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。2.着装规定:参与迎送典礼的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。（二）涉外迎送仪仗式的工作环节:1.拟定迎候人员;2.准备迎宾的物品;3.会面讲究礼节;4.送行前的拜访;5.安排送行典礼三、安排涉外会见会谈和拜访（一）基本知识1.涉外会见会谈规定:安排会见、会谈的时，对秘书的规定如下：（1）充足理解又方的状况。（2）准备工作要贯彻到位。3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责贯彻，做好后继工作。2.拜访的规定:(1）拜访由秘书先电话联系对方的秘书和随员，双方商定期间。(2)由东道主带领员前去对方下榻的宾馆,达到后应当在大堂里打电话告知对方,不要直接上楼去敲对方的门.(3)初次会面,可以不送礼物.(二)会见、会谈的工作程序会见、会谈的工作程序如下图所示。（图略）四、涉外宴请的常识（一）基本知识1.涉外宴请的原则:（1）宴请环境十分重要，应当选雅致、安静的地方.（2）点菜时不仅要考虑外并因宗教信奉而带来的忌讳，还要注意其她饮食习惯的差别。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、丰盛的，但不必豪华、奢侈。（4）参与宴请的人要讲究个人卫生，衣着干净得体，女性要化妆。不要穿白天的工作装参与晚宴。2.西餐礼仪:我方宴请是中餐，来宾回请很有也许是西餐，因此应当理解某些的基本的西餐礼仪。（二）注意事项:（1）西餐讲究的是氛围的优雅。因此赴宴时一定注意控制自己说话和笑的音量。（2）衣着要整洁。（3）赴宴的第二天，要向主人表达感谢。五、馈赠礼物的规定（一）基本知识1.各国的禁忌:各国、各民族在均有自己独特礼节和习俗。在对外交往中送礼如果不考虑对方的习俗，很也许就触犯了对方的禁忌，引起对方的反感。因此应当对各国的忌讳有基本的理解。2.馈赠礼物的礼节:①送礼的礼节；②受礼的礼节。（二）选择礼物的注意事项:在选择礼物的时候，需要考虑这样几种因素:1.与受礼者的关系;2.明确送礼的因素;3.理解受礼者的特点;4.经济方面的限定第二节办公环境管理一、对的选择办公的模式

（一）基本知识:1.办公模式的种类:某些公司保存老式的工作惯例，但有些公司正在迅速发生变化。为此导致工作模式浮现下列变化：①在家工作；②远程工作；③虚拟办公室；④临时办公桌；⑤弹性时间；⑥兼职工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨项目团队。

2.导致办公模式变化的因素:（1）办公场地的费用过高，公司都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积发明最高的利益。（2）都市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。（3）高科技的发展，特别是通信技术的变化，使人们的联系更加以便，不在办公场合也能互相沟通。（4）公司自身的发展更加需求灵活地聘任人力资源，如某些短期项目就不需聘任长期的正式员工。5）公司间竞争的加剧，使得公司不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本。（6）某些公司的组织构造进行了变化，需要用人制度相应变化。（7）在宽松的社会环境中，人们但愿最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同公司实行多种模式的工作方式。

（二）选择不同办公模式的工作程序:（1）进一步调查既有办公模式所面临的问题（与否人工成本过高？与否有增长临时用工的需求？与否有可以不在公司场地完毕工作任务？与否有相称数量的职工熟悉网络办公技术？）（2）根据调查成果拟定相应的新型办公模式.（3）根据新的模式规定制定管理监督的原则和责权利相结合的分派制度。4）先在部分部门实行获得经验，逐渐推广新模式。（5）不断根据本公司特点完善新模式，评估启用新模式的得失。

二、合理进行办公室布局

（一）基本知识

1.办公室的布局种类:有两种不同措施来间隔办公空间：（1）开放式办公室。（2）封闭式办公室。

2.合理进行办公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有助于员工的工作分派。（3）有助于工作顺利完毕。

3.不同办公室布局的设计规定

（1）空间的使用:空间是一种必须支付的资源。空间的费用常常按每平方米计算。空间越大，费用越高。

（2）开放式和封闭式办公室

1）开放式办公室:开放式办公室是大的空间，涉及单个工作位置的组合。开放式办公室具有如下特点：①不设个人专用办公室；②组合工作间的材料丰富多样；③办公室工作人员的地方级别重要不用办公位置来拟定，不设老式的领导座位，而是凭承当的任务来拟定位置。

2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设立分隔式的若干个相对独立办公室的做法。封闭式办公室的设计原则重要考虑常规办公室业务活动的多种因素，如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，有关业务解决的持续性和系统性。

（二）设计不同形式办公室的工作程序

1.分析不同部门业务特点对于办公条件的规定1）面积、空间大小。2）人员流通的频率。3）声音对办公效率的影响。4）需要设备及家具量的多少。2.设计平面图:指定专人或委托她人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能。3.选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分派和分开时，办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰。4.注意采光、温度和通风第三节办公室平常事务管理一、改善办公室平常事务工作

（一）基本知识:改善办公室平常事务工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替代；④合并；⑤精简。

（二）工作程序:无论是复杂流程还是简朴流程，都涉及如下几种基本环节：定义→评价→分析→改善→实行

（三）工作流程分析改善的基本环节:工作流程分析与改善的目的可以简要地概括为需要回答的3个问题：①我们目前何处（现状）？②应在何处（改善的目的）？③如何达到该处（改善的措施）？

二、解决突发事件

（一）基本知识

1.突发事件的种类:也许浮现的突发事件常有如下几种：①火灾；②伤害；③疾病；④炸弹威胁或恐慌。2.解决突发事件的原则:（1）迅速反映，控制事态发展;（2）以人为本，保护公众利益;（3）公开透明，真诚面对公众;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故状况登记表:《事故状况登记表》一般记录下面的信息：①事故日期；②事故地点；③事故波及的人员；④事故的证人；⑤事故过程的概述；⑥填写事故记录薄的人员签名。4.工作状况报告表记录在事故报告表上的信息重要有：（1）完毕表格人员的姓名、身份。（2）事故波及人员的姓名、出生日期、住址、职务。（3）发生事故的日期、地点。（4）事故的细节及对事故的见解，（5）进行的急救行动和医疗解决的状况，涉及由谁进行。（6）必要时还要记录事故证人的姓名和职务。（7）填写表格的人员签名和日期。

（二）解决突发事件的工作程序

1.突发事件的避免措施:（1）以书面形式拟定的紧急状况解决程序，其中具体地记录浮现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体解决程序。（2）用上述紧急状况解决程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。（3）张贴显示有关的紧急程序，在可运用的地方显示相应得布告，让所有人员理解有状况发生该如何疏散和急救员的姓名。（4）实行紧急状况模拟演习，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序与否合适，并指引员工的应对行动。（5）明确各级管理人员在紧急状况下所负的任务和职责，一旦有状况，由她们担当解决。（6）保证配备有关的设备和资源以随时解决紧急状况，如有报警装置、灭火器、急救包等。（7）保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护。

2.突发事件的应对措施是：（1）准备清除的书面紧急状况解决程序。（2）用这些紧急状况解决程序培训所有人员。（3）在可运用的地方清晰地显示有关紧急程序。（4）实行紧急状况模拟演习来测试编写的程序。（5）明确员工在紧急状况下的职责。（6）保证工作场合受过紧急状况解决培训的人员。（7）保证配备有关的设备和资源以随时解决状况。（8）保证定期检查和更新设备。

3.解决突发事件的工作流程:（1）及早发现，立即报告，并保护好现场;（2）查找问题的因素;（3）成立临时指挥中心;（4）控制源头，釜底抽薪;（5）召开新闻发布会

三、完毕督促检查工作

（一）基本知识

1.督查工作的内容:（1）上级领导和本单位上司批示进行督查的事项。（2）上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻贯彻状况。（3）本单位的中心工作、重要会议及文献决定事项的贯彻贯彻状况。（4）新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与解决状况。（5）人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理状况。（6）下级单位请示事项的答复与办理状况，以及基层祈求上级机关协助解决问题的办理状况。（7）秘书在平常工作中发现和理解到的、建议列入专项督查，并经上司批准的重要事项。

2.秘书督查工作的特点有：复杂性，原则性，时限性和权威性。

3．督查工作的原则有：（1）实事求是的原则；（2）积极性的原则；（3）分层次贯彻原则；（4）时效性原则；（5）督查与帮办相结合的原则。

1.督查工作的措施督查工作的措施有：（1）书面督查；（2）电话督查；（3）专项督查；（4）会议督查；（5）调研督查。

（一）工作程序:上司交办事项督查的程序为：交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档。

（二）注意事项

1.查办、催办技巧:查办催办工作应当遵循一定的规律和措施，但也有其自身的特点和工作方式。一般来说有如下措施：(1)与信息工作相结合;(2)与调查研究相结合;(3)坚持归口办理，分级负责;(4)坚持结报反馈制度

2.督查工作的注意事项有：（1）实事求是；（2）授权督查；（3）时限规定；（4）办实事；(5)谦虚谨慎。

一、制定工作筹划

（一）基本知识

1.办公室工作筹划的种类

（1）按照时间序列，办公室工作筹划可以分为长期筹划、中期筹划、短期筹划三种类型。(2)按幅度和范畴，可分为政策型筹划、目的型筹划、规划型筹划、措施型筹划、程序型筹划五种类型。

2.制定工作筹划的措施:

（1）根据组织拟定的工作目的和期限规定，一项项列出本团队要完毕的所有任务。可以使用专门制作好的人物表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。

（2）区别重要的任务和紧急的任务，一般按ABCD法则（参见四级秘书），先做重而急的任务，再做重而不急的任务，后做急而不重的工作，安排好工作的优先顺序。

（3）按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完毕时间的前后顺序，对需要花时间的工作留出充足的时间量。

（4）列出完毕每一项任务所需的资源和有关信息，涉及人力、物力、财力等。

（5）明确完毕每一项任务的各个阶段指标和估算的时间规定。

（6）指明每一项任务的负责部门或承当人以及负责人。

（7）从最后完毕的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完毕，拟定后，逐项将其填入筹划表中。

（8）明确工作进展的状况和浮现的问题向谁报告，何时报告，保证筹划的顺利实行。

（9）明确工作进展的状况的质量如何监督和管理。

3.筹划的内容与规定:行动筹划或筹划表必须指明所管理的项目或团队工作的其她某些重要方面，具体涉及：

(1)每一项任务的具体目的。(2)每一项任务的数量规定和质量规定。(3)每一项任务所需的资源。(4)每一项任务所分派的负责部门或承当人以及负责人。(5)在筹划的文献中还写明如何监督工作进展和质量。

（二）制定工作筹划的工作顺序

1.制定工作筹划的程序

估计机会→拟定目的→拟定筹划工作的前提条件→拟定可行方案→评价备选方案→选择方案→拟定分筹划→编制预算。

2.编制常用的工作筹划:常的工作筹划中都要指明一段时期预先决定做什么，怎么做，何时做，由谁做等具体问题，它是在为一种团队的现状与目的之间铺桥搭路。

五、拟定承办期限

（一）基本知识

1.承办期限的内容:谓承办期限是指公司接到客户或查询者的问题后解决并答复时间规定，许多公司都对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定，明确解决工作耗费的时间必须按照规定执行，并进行监督管理。

2.承办期限制度:谓承办期限制度就是针对时效性制定的规则，是在时效性上指引人们行动的原则，它规定人们按章办事，不准人们的行为偏离规定的规定，以提高公司形象、信誉和效率。

（二）制定承办期限对顶的工作程序

(1)调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定。(2)时间期限合适原则。(3)拟定同一任务的不同承办周期。(4)拟定同一任务紧急状况不同的承办周期。

六、对办公室工作进行评估

（一）基本知识

1.办公室工作评估的意义:1)提高了管理工作的效率.(2)明确了组织机构的建制.(3)增进了员工承当责任.(4)有助于进行控制和监督工作。

2.工作质量评估的规定:(1)目的不适宜过多。(2)目的之间要互相协调。

（二）评估工作程序

1.对办公室工作进行目的管理:(1)建立一套完整的目的体系;(2)拟定目的(3)组织实行(4)检查评估

2.对办公室工作进行量化管理

办公室工做量化管理是指在组织开展工作过程中，运用科学措施（如预测、概率估算、实测、预定动作世间法等）对各个工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理措施。

3.对办公室工作进行评估:目的必须是明确并可以考核的。涉及：（1）数量目的评估；（2）质量目的评估。第四节办公用品管理一、办公用品与设备的采购程序（一）基本知识1.获得设备使用权的方式:获得设备使用权重要有两种方式：一种是购买；一种是租用。2.政府采购:国内政府采购的重要方式有五种,即公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。（二）采购工作程序:1.提出购买申请;2.审批，贯彻经费;3.招标，选择供应商;4.签订供货合同;5.货品入库;6.支付货款二、采购预算方案的制定（一）基本知识采购预算方案制定的原则有：（1）真实性原则；（2）重点性原则；（3）目的有关性原则；（4）经济合理性原则。（二）制定采购预算方案的工作程序1.拟定预算的核算基数;2.进行市场调研;3.拟定采购产品的种类及型号价格;4.编写预算方案;5.征求意见，完善方案（三）预算措施:在具体的预算编制过程中，有两种预算措施可供选择:1.老式预算法;2.零基预算法三、调配办公资源（一）基本知识1.办公资源范畴:办公资源涉及的范畴比较广,涉及各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、平常用品、图书等。2.办公资源管理:办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源挥霍，合理地调配与运用工作资源，提高办公资源的使用效率。（二）调配办公资源的工作程序:无论是使用人工还是计算机，办公资源管理的基本程序都是一致的，具体如下：(1)理解本单位所有办公资源的基本状况，涉及名称、放置的地点、功能状况等。(2)对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理。(3)对办公资源建档，记录应用状况。(4)定期进行数据分析。第三章第二节收发解决文书的审核

是对文献草稿从内容到形式做得全面检查和修正工作。

（二）文书审核的规定:1.审核中发现的问题必须逐个纠正。2.一般性问题可以直接修改。3.需做较大的改动、可附上具体修改日期，退回拟稿人或承办部门共同协商。

（三）审核文书的工作环节:1.明确审核范畴;2.拟定与否需要行文;3.审核文书的内容;4.检查文字内容;5.检查文献体式6.检查文书在解决程序上与否妥善完备二、文书的拟办

（一）文书的拟办的含义:文书拟办是针对文献的办理提出初步意见，以供领导批阅时参照。

（二）文书拟办的规定:1.熟悉有关政策和规定。2.熟悉本单位各部门的负责范畴及业务状况。3.熟悉办文程序和有关规定。4.拟办意见要符合政策规定和实际状况。5.拟办意见力求精确、及时、简洁。

（三）文书拟办的工作环节:1.明确拟办范畴2.阅读文书内容3.提出拟办意见

三、文书的承办

（一）文书承办的含义

文书承办是准时文献规定或领导批示，结合工作的实际状况，具体算是文献的工作。

（二）文书承办的规定:1.认真领略拟办、批办意见。2.文书的承办要辨别轻重缓急。3.来文内容波及此前的收文，要杳找或调阅有关文献作为承办复文的参照。4.对于已经承办和解决完毕的文书，应及时清理，并将有关状况及时阐明。5.要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。

（三）文书承办的工作环节:1.理解文书内容;2.研究批办意见;3.进行具体办理

四、文书的催办

（一）文书催办的含义

催办是对文书办理状况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限规定及时解决。

（二）文书催办的规定:1.催办中发现问题要及时报告。2.要填写催办记录。

（三）文书催办的工作程序:1.拟定催办的范畴;2.拟定催办的措施3.进行催办第三节文档管理档案运用

(一)档案运用的含义

档案运用工作是开发和直接提供档案，满足运用者的档案需求的工作。

（二）档案运用的规定:1.依法开展运用工作。2.积极、及时开展运用工作。3.不断完善档案服务方式和手段。4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案运用。

（三）档案运用的工作程序

1.熟悉库藏;2.分析运用需求;3.选择档案运用方式;4.获取档案;5.提供档案

二、档案参照材料的编号

（一）档案参照材料的含义

档案参照资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参与的档案材料加工品。

（二）档案参照资料

档案参照资料编写要做到真实、精确、实用，注意档案的保密性；问题集中，内容精确，文字凝炼，概括性强。

（三）编写档案参照资料的工作程序

1.拟定编写档案参照资料的种类;2.收集档案材料;3.进行编写

三、电子档案管理

（一）电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考运用价值的社会活动的原始记录。

（二）电子档案的特点有：①非人工识读性；②对电子技术和设备的依赖性；③信息的可变性；④信息与载体的可分离性；⑤信息的可共享性；⑥多种信息载体的集成性。

（三）电子档案的种类

1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文献；②数据文献；③图形文献；④图像文献；⑤声音文献；⑥多媒体文献；⑦命令文献。

2按照电子档案的功能划分，可分为：①主文献；②支持性文献；③辅助性、工具性文献。

3.按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文献、计算机辅助设计和制造中产生的文献。

4.

按照电子档案的属性划分,可分为一般文献、只读文献、隐含文献、加密文献和压缩文献等。

5.按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文献、对老式文献用扫描仪和数码相机等输入设备解决后生成的文献。

（四）电子档案管理的规定有：①真实性；②完整性；③可读性。

（五）电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的运用。第四章速记基本一、速记概述

（一）速记概述:速记是人们用有系统的、简朴的符号及多种有效有规则省略书写措施迅速、精确地记录语言和传达语言信息的一种高效率实用技术。

（二）速记特点:速记的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把语言完整无误地记录下来。用速记替代文字记录语言，可以大大地减轻人们书写过程中的劳动限度。

（三）速记在秘书工作中的作用:1.记录有声语言。2.记录无声语言。

（四）现代技术无法取代速记

计算机、电脑速记、手写速记、录音机，它们的差别在于解决信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是同样的.因此,手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色，在不同的场合可选择合用。它们之间并不发生冲突，而是相辅相成、相得益彰的。

二、手写速记

（一）中文速记的概述

中文速记又称中文快写，就是中文的迅速记录。中文速记基本原理如下：1.中文速记是中文草书的快写。2.中文速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。3.中文速记师灵活运用借代的快写

（二）双音节词略写法

1.由单音节词逐渐演变而成的双音节词，在快写时，可将双音节词略写为单音节词。

2.双音节的单纯词，又叫“联绵词”。联绵词是汉语所独有的、在迅速书写时，写出第一种音节，第二个音节就能推知而出。

3.由两个意义相似或相近语速并列组合而成和合成词，在迅速书写时，只写出第一种音节，第二个音节省略。

4.由两个意义相似或相对语素并列组合而成的合成词，在迅速书写时，写出第一种音节，第二个音节可用从左上方往右下方书写的斜体替代。

5.注释格双音节词是语素通过注释和被注释的关系结合起来构成的新词。在迅速书写时，可省略被注释音节。

（三）三音节词略写法

1.带虚化语素的三音节词略写法。2.中间嵌有“得”字的表肯定语调的三音节词略写法。3.中间嵌有“不”字的表否认语调的三音节词略写法。4.在迅速书写时，不管遇到哪种类型的三音节词，只要根据句子的上下文可以辨认出来的，写出第一种音节，后两个音节均可自制代写替代，或画小横直线替代。

三、拼音速记

（一）拼音速记的概述

1.拼音速记的定义。拼音速记是用某些简朴符号和省略措施来记录语言的一种方式。

拼音速记方案的符号分为“声符”和“韵符”两大类。拼音速记的声符与韵符拼写在一起，就成为音节符号。

2.拼音速记的特点。3.拼音速记符号的分类。

最简朴的符号式有限的，因此速记符号又分为大型、中型和小型3级比例。

略符是提高记录书写速度的重要技巧，在创制略符时，要真正体现略符的合理、精确、速度、易记、易写的特点。

（二）声符写法五要领

声符写法五要领，是拼音速记符号书写的基本

1.基线。基线又叫基准线，即练习本上的横格线，21格声符的底部都要靠写在基线上，如果离开基线往上写或往下写，就读别的音了。2.笔顺。笔顺分为3种：从右上往左下书写的声符有9个，收笔处均靠在基线上；从左下往右下书写的声符有2个，起笔处靠在基线上；从左往右书写的声符有10个，前3个是起笔处和收笔处靠写在基线上，后7个是底部靠写在基线上，与基线平行。3.比例。声符分为3级——大型符、中型符和小型符。它们的比例是3：2：1.大型符比小型符大两倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8个，小型符有5个。4.斜度。声符的斜度有3种：与基线成50°左右的声符有9个；与基线成20°左右的声符有2个；与基线平行（成0°）的声符有10个。5.曲势。即曲线声符弯曲的趋势。起笔处趋势较大的曲线声符有8个；收笔处曲势较大的曲线声符有7个。

速记方案不是法定的，谁都可以创制，只要写得快、认得出就是好的速记方案。

四、计算机速记

（一）计算机速记的概念:计算机速记是使用计算机及有关设备，实现语言信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文解决现代化的重要手段。

（二）计算机速记的特点”1.速度快。正常速度及语言信息同步，极限速度可达到二倍语速。2.强度低。是一般中文输入的三分之一。3.效率高。无需后期翻译整顿。

（三）计算机速记的应用领域:1.办公文秘使用;2.专业速录服务。3.个人应用。第五章公司管理基本一、公司管理常识

（一）公司开办程序

1．公司登记申请程序:①申请设立登记程序;②申请变更登记程序;申请注销登记程序

2.注册成立个人独资公司、合伙公司程序

第一步：征询后领取并填写《名称预先核准申请书》、《制定（委托）书》，同步准备有关材料。

第二步：递交名称登记材料，领取《名称登记受理告知书》等待名称核准成果。

第三步：按《名称登记受理告知书》拟定的日期领取《公司名称预先核准告知书》，同步领取《公司设立登记申请书》，经营范畴波及前置审批的，办理有关审批手续。

第四步：递交申请材料，材料齐全后领取《受理告知书》。

第五步：按《受理告知书》拟定的日期交纳登记费并领取执照。

（二）现代公司制度的基本内容和基本特性

1.现代公司制度的基本内容:现代公司制度的重要内容涉及3个方面：现代公司法人制度、现代公司组织制度和现代公司管理制度。

2.现代公司制度的基本特性是：1.产权清晰；2.权责明确；3.政企分开；4.管理科学。

（三）公司融资:在市场经济中，公司融资方式总的来说有内容融资和外部融资两种。随着技术的进步和生产规模的扩大，单纯依托内部融资已经很难满足公司的资金需求。而外部融资已成为公司获取资金的重要方式。外部融资又可分为股权融资和债务融资。

（四）公司年检常识

1.内资公司年鉴程序

（1）公司领取、报送《年检报告书》和其她有关资料。

①公司领取《年检报告书》;②《年检报告书》的填写规定;③公司申报年检须提交的材料

1）法人公司、个人独资及合伙公司需提交的材料

a．《年检报告书》。b．营业执照副本。c.资产负债表、损益表。d．经营范畴中载明前置行政许可经营项目的，提交加盖公司印章的有关许可证、批准文献的复印件。

2）非法人分支机构、营业单位需提交的材料

a．《年检报告书》。b．营业执照副本（外资分支机构无副本的提交正本）;c.加盖公司印章的从属公司上一年度已年检的营业执照副本复印件或从属机构主体资格证明复印书。d.经营范畴中载前置行政许可经营项目的，提交加盖公司印章的有关许可证、批准文献的复印书。

3）外国（地区）公司承包工程、承包经营管理、外国银行分行、外国保险公司分公司需提交的材料。

a.《年检报告书》。b．营业执照副本（无副本的提交正本）。c.从属机构的主题资格证明复印书。d．经营范畴中有属于公司登记前置行政许可经营项目的，加盖公司印章的有关许可证件、批准文献复印件。

（2）登记主管机关受理审核年检材料。（3）登记主管机关加贴年检标记或加盖年检戳记。

登记主管机关对和准通过年检的公司，在其营业执照上贴当年度通过年检的标记或加盖年检的戳记。年检标记分“A级”和“B级”两种。对遵守工商公司登记管理法规胃口良好的公司定为“A级”，对有违背工商公司管理法规行为的公司定为“B级”。

（4）缴纳年检费，发还营业执照。

2.外资公司年鉴程序:公司直接登录“外商投资公司网上年检系统”（网站：）或中国外资登记（网站:）,按规定在线填写并申报年检报告书。国家工商行政管理总局对公司申报的年检报告书实行网上预审，公司通过网上预审后，可以打印出带有二维条码的年检报告书，在加盖公司公章、并经法定代表人（或负责人）确认签字后，连同其她应提交的年检材料一并报送到国家工商行政管理总局。逾期未接受年检的，工商行政管理机关将依法予以行政惩罚。

二、公司文化知识

（一）公司文化构造

现代公司文化由3个层次构成，即物质层、制度层和精神层。精神层是公司文化的核心层次。

（二）公司文化的特性与功能

1.公司文化的特性:①独特性;②一般性;③可塑性

2.公司文化的功能:①鼓励功能;②导向功能;③约束功能;④凝聚功能;⑤稳定功能;⑥辐射功能

（三）CIS筹划

1.CIS的概念:CIS即公司形象辨认，是公司形象的塑造过程，是公司管理的一项系统工程，也是公司的一项投资行为和公司经营战略的构成部分。根据公司形象的3个层次，公司形象辨认系统（CIS）也相应地分为公司理念辨认（MI）、公司行为辨认（BI）和公司视觉辨认（VI）3个层次。

2.CIS筹划的原则:（1）全方位推动原则;（2）以公众为中心原则;（3）实事求是原则;4）求异创新原则;5）两个效益兼顾原则

三、公司的人事管理知识

（一）团队管理

一种真正高性能的团队要具有如下几种条件：

1.共同的愿景;2.队员之间有开放的交流;3.队员之间需要互相信任，互相尊重.4.在不同的领域，不同队员可做团队领导;5.要有高效的工作程序;6.在团队内规定同存异;7.队员做事有共同的措施和工作流程

（二）人事档案管理制度1.人事档案保管制度的基本内容:（1）归档制度;（2）核查制度;（3）保卫保密制度;（4）记录制度;（5）转递制度;2.人事档案运用制度:档案运用涉及查阅、外借和出具证明3个部分。人事档案的运用要遵循一定的程式。

（三）人员招聘与培训

1.人员招聘流程

人员招聘基本流程涉及6个阶段：招聘计算阶段、招聘信息分布阶段、招聘测试阶段、人事决策阶段、职工入职阶段以及招聘的报告阶段。

2.人员招聘方式:一般组织所采用的招聘方式可归结为三大类型，即笔试、面试和心理测试。

3.人员招聘原则:人员招聘要遵守6个原则：①公开原则；②竞争原则；③平等原则；④能级原则；⑤全面原则；⑥择优原则。

四、公司公共关系知识

（一）公司公共关系的基本特性、职能与原则

1.公司公共关系的基本特性:（1）以社会公众为工作对象;（2）以塑造形象为工作目的;（3）以传播沟通为工作方式;（4）以互惠互利为工作原则;（5）以真实诚恳为工作信条;（6）以注重长远为工作方针

2．公司公共关系的职能有：信息管理职能、参谋决策职能、媒介宣传职能、协调沟通职能和增进销售职能等。

3.公司公共关系的原则有真实信用原则、互惠互利原则、全员公关原则、为社会服务原则、科学指引原则和社会规范原则。

4.公司公共关系的工作程序:公司公共关系工作程序可分为公共关系调查、公共关系筹划、公共关系实行、公共关系效果评估4个阶段。其中调查研究作为公共关系活动的起点，对公共关系活动的实行及总体效果起着巨大的影响。

（二）公司公共关系形象

在市场经济条件下，良好的公司形象是公司重要的无形财富。它是公司生存发展的有利条件，对公司的生产经营具有不可或缺的功能和极其重要的作用。

1.良好的公司形象有助于公司的产品和服务赢得消费者的信赖;2.良好的公司形象有助于公司增强公司的凝聚力和吸引力。;3.良好的公司形象有助于公司获得社会各界的支持以及政府部门的注重和协助.4.良好的公司形象有助于公司在竞争中赢得优势

（三）公司公共关系危机管理

1.公共关系危机管理的原则公共关系危机管理应遵循避免第一、公众第一、公开第一和时间第一的原则。

2.公司公共关系危机的解决涉及：①成立临时专门机构；②迅速隔离危机险境；③控制危机蔓延态势。

（2）积极处置危险

积极处置危机要遵循如下工作程序：①调查状况，收集信息；②辨识危机；③危机解决的基本对策。五、公司经营常识

（一）公司财务基本

1.会计职能与要素

（1）会计职能:会计的基本职能是核算和监督,(2）会计要素与会计科目:①会计要素。②会计科目

秘书应理解和掌握的会计科目如下:a.资产类。涉及钞票、银行存款、其她应收款、原材料、固定资产、无形资产。b.负债类。涉及短期借款、长期借款、应付工资、应付福利费、应交税金。c.所有者权益类。涉及实收资本（或股本）、资本公积、盈余公积。d.损益类。涉及管理费用、财务费用、所得税

2.会计核算措施与账户一般构造

（1）会计核算措施

会计核算措施有7种：设立会计科目和账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清理、编制会计报表。

（2）账户一般构造:账户是用来记载经济业务的，它必须具有一定的构造和格式，基本构造相应分为记载增长额、减少额、余额共3栏。

3.会计凭证的分类与填制规定

（1）会计凭证分为如下两类

①原始凭证。涉及自制原始凭证和外来原始凭证。②记账凭证。涉及收款凭证、付款凭证和转账凭证。

（2）会计凭证的填制规定。

①原始凭证的填制规定:a.记录正式.内容齐全;c.书写清晰;d.填制及时。

②记账凭证的填制规定:a.凭证摘要简要；b.业务记录明确；c.科目运用精确；d.附件数量完整；f.凭证顺序编号。

4.会计账簿

（1）会计账簿的概念

会计账簿是以会计凭证为根据，全面地、持续地、科学地记录和反映各项经济业务，由具有专门格式而又互相联系在一起的若干账页构成的簿籍.登记账簿是会计核算的一种专门措施。依法设立会计账簿,是单位进行会计核算的最基本的规定。会计账簿涉及总账、明细账、日记账和其她辅助性账簿。

（2）会计账簿登记的措施和规定

①根据审核无误的会计凭证。②使用黑色或蓝黑墨水笔书写（勿用铅笔用圆珠笔）。③在书写文字和数字时，一般不要写满格，约占1/2或1/3为宜,登记完毕在会计凭证上划“√”④账页最后一行摘要栏填写“过次页”（转后页），次页的首行摘要栏填写“承前页”。⑤登记不得跳页跳行，若不慎发生跳页跳行，应在摘要栏内注明“此页空白”，“此行空白”，也可以用红色对角线注销，经办人签章。⑥发生差错时，按规定措施改正，不得任意撕、刮、涂、擦、补、贴或用药物清除笔迹。⑦波及结账时，在最后一行数字下面划一条通栏红线，在摘要栏内填写“本月合计”、“本季度合计”、“本年合计”等字样，若账户期末无余额，应在“借或贷”栏中填写“平”字，“余额”栏注明“0”符号。⑧每年初更新账簿时，在旧账簿末行摘要栏“结转下年”，在新账簿首页首行摘要栏填上“上年结转”。

5.出纳工作简介

（1）出纳的职责权限:出纳的重要工作涉及:①办理银行存款和钞票领取。②负责支票、汇票、发票、收据管理。③做银行账和钞票账，并负责保管财务单。④负责报销旅费的工作。⑤职工工资的发放。

（2）钞票管理:常的钞票重要是钞票收支和清查。

（3）银行事务:纳的银行事务涉及：①银行存款管理。②如何开立银行账户。

（4）货币结算:结算形式划分，有钞票结算和转账结算；按地区划分为同城结算和异地结算，国家与国家之际那的结算称为国际结算。

（二）公司税收常识:

1.税收的基本功能、原则与特性

（1）税收的基本功能:筹集国家财政收入是税收的首要职能，有的将其简称为税收的财政职能或财政收入职能。

（2）税收的基本原则税收原则涉及具有公平原则、效率原则、适度原则和法治原则。

（3）税收的基本特性:税收的基本特性有强制性、免费性和固定性的基本特性。

2.税收要素

税收的构成要素涉及内税人、征税对象、税率、减免与加征、纳税期限、违章解决等。其中，纳税人、征税对象和税率是税制的3个基本要素。

3.税收征收管理和税务稽查

目前国内的税收征收程序重要有：税务登记制度、纳税申报制度、税款征收制度、账簿凭证管理制度、发票管理制度、税务检查制度、税务稽查以及税务争议解决程序。

4.税收分类:（1）流转税。它涉及：增值税；土地增值税；消费税；营业税；关税。（2）所得税。它涉及：公司所得税；外商投资公司和外国公司所得税；个人所得税；农业税。（3）财产税。它涉及：房产税；契税。（4）特定行为税.它涉及：固定资产投资方向调节税；筵席税；屠宰税；车船使用税；印花税；都市维护建设税。（5）资源税。它涉及：资源税；城乡土地使用税；耕地占用税。

（三）公司有关金融常识

1.金融调控

（1）国内现行的货币政策工具有：存款准备金率、利率、再贴现、中央银行再货款、公开市场操作和贷款规模等。

（2）控制钞票发行的重要措施:①对钞票发行实行筹划管理。②通过运用利率杠杆来调控。③切实加强钞票管理，严格控制不合理的钞票支付，建立健全大额钞票支付的登记备案制度。④加强银行账户与信用卡的管理，堵塞钞票支付的漏洞。⑤努力改善金融服务，延长营业时间，增长钞票回笼。控制钞票发行，不能单靠银行，必须依托各地区、各部门的共同努力，必须要有一系列的政策措施相配套。

2.社会保险、股票常识

（1）社会保险:①社会保险的特点:社会保险具有强制性、保障性、福利性和一般性的特点。②社会保险的种类：社会保险的项目重要有：养老社会保险、失业社会保险、医疗社会保险、工伤社会保险、生育社会保险等。

（2）股票的构成、基本特性、种类

股票是股份公司发给投资者用以证明其在公司的股东权利和投入股份额、并据以获得股利收入的有价证券。股票的持有人就是股东，在法律上拥有股份公司的一部分所有权，享有一定的经营管理上的权利与义务，同步承当公司的经营风险。

①股票的构成:a.面值；b.市值，c.股权；d.股息；e.红利。②股票的基本特性:a.时间性;b.价格波动性;c.投资风险性；d.流动性；e.有限清偿责任；f.无期性；g.权责性。③股票的种类:a.按股票持有者可分为国家股、法人股、个人股等3种。b.按股东的权利可分为一般股、优先股及两者的混合等多种。c.股票按票面形式可分为有面额、无面额及有记名、无记名4种。d.按享有股票权益可分为单权、多权及无权3种。e.按发行范畴可分为A股、B股、H股和F股4种。

④证券交易所、沪深股市基本交易规则:沪深股市基本交易规则：价格优先、时间优先。

3.金融体系与金融市场

（1）国内金融机构体系金融体系重要涉及金融机构体系和金融市场体系。（2）国际金融机构与国际结算:①国际金融机构。国际金融机构按地区划分为全球性金融机构和区域性金融市场体系。②国际结算。国际结算涉及贸易结算和非贸易结算。

（3）金融工具:金融工具一般应具有期限性、流动性、风险性和收益性的特性。

（4）利息与利息率

①概念：利息是在信用借贷基本上产生的一种金融的范畴。是借款者（债务人）获得货币资金的使用权，而支付给贷款者（债权人）超过借款本金额的那一部分代价，也是贷款者以临时放弃使用权而获得的报酬。

②计算措施：利息的计算措施分为单利计算法和复利计算性两种

（5）外汇与汇率

①外汇及其种类。国内外汇的内容涉及：a.外国货币：纸币和铸币。b.外币支付凭证：票据、银行存款凭证、邮政储蓄凭证等。c.外币有价证券：政府债券、公司债券、股票等。d.特别提款权和欧洲货币单位。e.其她外汇资产：狭义的外汇概念仅指外币表达的用于国际结算的支付手段。

外汇分为自由外汇、贸易外汇和即期外汇3种。

②汇率。汇率的表达措施有：a.直接标价性。b.间接标价性c.美元标价法。历年三级秘书考试反复题汇总秘书资格考试：历年三级秘书考试反复题汇总**催办的措施有（AC

）

A、电话催办

B、问卷催办

C、发函催办

D、业务催办

**以幅度和范畴为原则，可将办公室工作筹划分为（AD

）

A、政策型筹划

B、长期筹划

C、短期筹划

D、程序型筹划

**信息运用服务的意义在于（ABC

）

A、实现信息价值

B、发挥信息作用

C、运用信息增值

D、便于信息查找

**文书写作中，使用第三人称的文种有（ABCD

）

A、通报

B、会议纪要

C、会议记录

D、合同

**信息反馈的形式有（AB

）

A、前反馈

B、后反馈

C、水平反馈

D、垂直反馈

**信息反馈的特点是（AB

）

A、针对性

B、及时性

C、间断性

D、预测性

**附件与公文正文一起装订，并规定（AD

）

A、在附件左上角第1行顶格标记“附件”

B、在附件左上角第2行顶格标记“附件”

C、附件标题加书名号

D、附件标题不加标点符号

**下列有关在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是（

AB

）

A、在PowerPoint中播放的影片文献，只能播放完毕后才干停止

B、默认状态下，鼠标单击播放影片，再次单击则停止影片播放

C、插入PowerPoint中的视频文献不会显示图像

D、只有在播放幻灯片时，才干看到影片效果

**下列文书的内容具有前瞻性、预测性的是（

BD

）

A、总结

B、筹划

C、调查报告

D、可行性研究报告

**拟定单位总结需努力做到（

CD

）

A、重点性

B、通俗性

C、科学性

D、可信性

**秘书可以根据工作的需要编写（BC）

A、因果型信息

B、经验型信息

C、建议型信息

D、反映型信息

**信息运用服务的特点有（AD

）。

A、实效性

B、局限性

C、单一性

D、广泛性

来**下列文书采用引述开头的有（

CD

）

A、商洽函

B、请批函

C、答复函

D、批复

**信息运用服务的途径有（

BD

）

A、信息收集

B、信息检索

C、信息登记

D、信息加工

A、内容比较重要

B、状况比较紧急

C、内容比较简朴

D、时间比较集中

**甲公司有一注册商标，其有效期将于1997年6月1日届满，该公司需要继续使用此商标，便向乙律师提出征询。乙律师的下列意见，对的的有(

AD

)。

A、你公司应当在1997年1月1日至6月1日期间向商标局申请续展注册

B、如果你们在上述期间没有提出续展申请，过了6月1日就不能提出申请了，这样，你们的注册商标就会被注销

C、只要你们在此期间提出续展申请，商标局就有义务办理续展注册，不存在被回绝或驳回的问题

D、每次续展注册的有效期是。下次期满前，可以再续展。续展的次数没有限制

**档案运用工作是档案工作的(

AC

)。

A、主线目的

B、影响因素

C、中心任务

D、基本条件

**从老式沟通转为网络沟通规定管理者(

ABD

)。

A、具有高度的责任心

B、重新审视公司的管理沟通系统

C、充足结识投资者的地位

D、重新设计公司的通讯程序

**

信息开发的重要形式有(

ABD

)。

A、剪报

B、索引

C、告知

D、简讯

**

对办公室进行合理布局的作用是(

ABC

)。

A、形成有效率的工作流程

B、有助于员工的工作分派

C、有助于工作顺利完毕

D、有助于协调人际关系

**

下列有关防火墙的论述，对的的是(

ABC

)。

A、防火墙是用来增强机构内部网络安全性的一种或一组系统

B、防火墙只容许授权的数据通过

C、安装了防火墙后，所有通过因特网的信息都必须通过防火墙的检查

D、防火墙可以决定哪些内部信息可以被外界访问，但不能决定哪些外部信息可以被内部人员访问

**文书拟办的范畴重要有(

BC

)。

A、上报的重要请示

B、需要执行的文献

C、收到的重要请示

D、办公室发的告知秘书资格考试秘书三级实务考点汇总秘书资格考试秘书三级实务考点1礼宾顺序常用的5种措施

1.

根据来宾的具体身份和职务高下来排列顺序。

2按字母顺序排列。

3根据来宾达到现场的具体时间早晚来排列

4根据来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列

5不排列即不分先后

涉外礼宾的准备工作。

1.

弄清晰来访外宾或代表团的基本状况。

2.

注意先弄清晰外宾的饮食爱好、宗教信奉和其她生活习惯。

3.

拟定来宾访问日程。

4.安排食宿

涉外会见、会谈的程序。

1.

提前商定。

2.告知对方有关事项。

3.准备工作.

4.迎接客人

4.

会见、会谈

6.送别客人

接待筹划与安排

1、阐明接待筹划的三项内容：

（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中筹划中应写明；

（1）重要陪伴人员；（2）重要工作人员；

（3）住宿地点、原则、房间数量；（4）宴请时间、地点、原则、人数

（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排筹划：

（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪伴人员。

4、接待经费筹划（列支）；

（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；

（5）参观费；（6）其她不可预见费用。

进行岗前培训的基本原则和规定

①.不卑不亢：不管来自哪个国家.所代表公司、公司的大小应以礼相待，互相尊重

②依法办事：国际间交往合伙.都要依法而行.既遵守国内法律.也遵守对方国家的法律

③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。

④理解国际交往的基本礼仪：即会面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等

新闻发布会的注意事项。

1.

拟定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、贯彻宴请范畴。

2.

拟定会议主持人，精选发人4.解决好应回避的问题制定多种应变措施。

庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究

2.精心筹划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光顾。

5.编排活动程序。6

安排其她活动。7.善后工作解决。

开放式和封闭式办公室优缺陷。

1开放式：有助于沟通

节省办公空间

办公设备共享。难保机密

干扰大

无私人空间

2.封闭式：有助于安全保密

集中注意力

保护隐私。难交流

费用高

选择不同办公模式的措施

1.认真分析既有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺陷。

3.拟定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。

5.拟定新的分派制度。

办公模式发生变化的因素

1.信技迅速发展，尤是通技的变化人们的联系不受地理位置限制，不再办公场合也能进行工作。

2.公司经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完毕任务

3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最佳效益

4.大中都市交通状况使人们寻找新的工作模式。

5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式

6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。

7.人们但愿最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8.人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式鼓励员工的工作积极性。秘书资格考试秘书三级实务考点2制定筹划的作用。

1指明办公室工作所起的作用及所处的地位

2.指明组织为实现自己的目的而拟定

的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据

3.指明组织的活动方针和范畴保证行动目的一致

4指明事务顺序先后安排

5是一种重要控制手段和数量化财政筹划

筹划工作重要内容

1每一项工作的起始时间、阶段时间和最后期限

2.每一项任务的数量和质量规定。

1.每一项任务所需费用和其她资源

4.每一项任务所承当的人员及负责人。

5.每一项任务完毕状况的检查和监督。

安全检查的重要内容及原则

1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报

2.对也许发生的人为事故要多渠道进一步理解有关信息，掌握动向

3.对此前发生的事件进行总结，制定防备措施。

4.对预测的突发事件制定应急方案

5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置

6.进行对突发事件的培训和演习，掌握必要的知识与技能

7.配备有关设备和资源

8.定期检查维护更新设备和资源，使之处在良好备用状态。

原则：

1加强领导

统一指挥

2.迅速反映

控制事态发展

3以人为本

保护公众利益

4公开透明

面对公众。

突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容

必要性：1.作为事故解决的一根据

2.作为安全教育的案例资料

3.便于应对多种补偿案件

内容：1.《事故状况登记表》：事故发生日期、时间、地点、波及人员，事故过程。证人

2.《工伤状况报告表》：事故发生日期、时间、地点，波及人员基本状况，事故过程细节，救治过程，医疗解决状况，证明人

办公设备购买和租用的优缺陷及其采购程序

1购买：长处：为组织增长固定资产。使用以便。缺陷:一次付费过高。设备难更新。

2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用合同涉及维护修理。

便于更新换代。缺陷：常年租用费用过高。提前终结合同会有很高补偿。

采购程序：提出购买申请

审批贯彻费用

选择供应商

签订供货合同

货品验收入库

支

付货款。

对的选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素

1.价格和费用

⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格

⑵减少价格措施，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货

⑴保证购买后能满足需求

⑵选择不合格物品的供应商

⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置

⑴比较为客户提供服务与否以便，如所提供的订购方式

⑵供应商所在地点以便联系和交货

4.安全和可靠性

⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，寄存，运送和交货

⑵比较供货商卖货手续及有关发票与否齐全，如查订货单，交货单等

⑶理解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性秘书资格考试秘书三级实务考点3申请费用以及报销结算的环节是:

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，具体阐明需要经费的人员、时间、用途、金额等状况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须通过组织拟定的授权人审核批准，并签字批准。

3、一种状况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或钞票借款；一种状况是先由申请人垫付，完毕商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用钞票，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”背面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的钞票数额和支出状况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还钞票。

6、如果事实商务工作时，筹划的费用不够，需要超过时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超过的部分才可得到报销。

制定采购预算方案的程序和内容

1程序：拟定预算基数

调研

拟定采购的产品

编写预算方案

修改完善方案

2内容：预算的项目名称

目的

需要的办公资源

采用预算措施

测算的根据

支付预算原则

政府采购重要方式

公开招标

邀请招标

竞争性谈判

单一来源

询价

国务院政府采购监督机构认定的其她方式

合理调配和运用办公资源

1.a制定合理的调配筹划：根据有关开支规定、既有库存、轻重缓急、逐项作出调配筹划，筹划要又预见性和合理性，并注旨在工作中不断调节满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。

2.建立办公资源运营档案（购买信息

维修合同

操作指南

所有资源状况列表

基本信息

日记记录和故障登记）

3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录

按规定清退办公用品、设备

掌握人员流动状况）秘书资格考试秘书三级实务考点4秘书资格考试秘书三级实务考点4来源：考试大

【爱学习，爱考试大】

5月20日

模拟考场

视频课程会议筹办

1作用：理解会务工作的全局

加强协调沟通

保证会议目的实现

2特点：全面性和具体性

筹划性

明确性

3原则：严格时间

事项明确

会议必要

4内容：会议主题于议题

会议名称

会议议程

时间和日期

地点

需要设备和工具

会议文献会议人员构成及人数

与会人员的构成

会议食宿安排

拟定会议经费安排

会议筹办机构和完毕任务的期限

会议应急方案的内容

1.会议中也许浮现的意外事件：人员问题

场地问题

设备问题

资料问题

健康与安全问题

与会者情绪问题

与会者返程问题

行为问题

2.明确意外事件浮现时工作人员的责任

3.解决会议中意外事件的措施：同上

组织电话会议的措施

发出会议告知

分发会议资料

安排会场

接通电话

互相通报出席状况

记录

组织视频会议的措施

视频会议的会场

做好会场布置工作

配备和检查设备

设备维护

为减少租用通信线路的时间

节省费用

远程会议筹办方案特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、可以与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、并且交流更加直接、简短的长处。

（2）远程会议筹办方案拟定期，应预先理解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的规定，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参与人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

（3）会议程序、议程及其她材料必须提前寄给与会者，以便她们有时间准备会议讨论。

（4）远程会议筹办方案中要有专人负责检查远程会议设备与否齐全和正常，摆放与否符合规定。

会议筹办状况检查重要内容

1会议准备工作与否充足2文献材料的准备3会议布置状况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其她内容

做好会务筹办状况检查的措施有两种：

（1）听取会议筹办人员的报告

1）听取报告的领导要加强前期的调查，进