采购控制程序

采购控制程序目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购物资和外包服务符合规定的要求。适用范围适用于本公司各单位/部门。职责3.1综合管理中心及质量管理中心负责对各类服装、劳保用品、工牌及公共服务性标识、各类印刷品、保洁耗材、工程耗材等采购供方的评定，建立并管理采购供方档案，负责物料采购的实施及验证。3.2各管理单位负责服务耗材采购供方的评定，建立并管理服务供方档案，负责物资采购的实施及验证。3.3质量管理中心负责对外包供方的评定，建立并管理服务供方档案。3.4各部门/单位负责对外包服务质量进行监督验证。3.5相关职能部门参与合格供方的评定。3.6分管领导负责对采购和服务合格供方的批准。工作程序4.1采购物料分类4.1.1采购物料根据对服务质量的影响程度分为：a)重要物料：维修建材、五金、机电及保安器材、维修与检测设备（包括设备备品备件）等；b)一般物料：零星采购的工具、工作服、清洁用品等。4.1.2采购物资的审批4.1.2.1公司各部门/单位每月25日前将本部门下月所需采购物料填写《物料申购单》，经部门负责人签字后报综合管理中心；4.1.2.2综合管理中心仓库管理员将库存情况填写在《物料申购单》上，报部门经理。部门经理对采购物料要求的充分性与适宜性进行评审后签署意见，报分管领导审核，总经理批准。4.1.3采购实施- 1 -4.1.3.1综合管理中心、质量管理中心、各单位对于重要物料必须实施三家比价，经过批准确定的合格供方采购。具体参照集团采购管理规定执行。4.1.3.2综合管理中心、各单位采购人员依据审批程序经批准后的《物料申购单》，结合公司内部的物品采购指导价对各采购供方的质量、价格进行比较，填写采购物品汇总表后，经部门负责人签字同意后实施采购。在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。4.1.4采购信息4.1.4.1采购文件包括：物料申购单、采购物品汇总表、采购合同及附件等。4.1.5采购的方式采购的方式为：市场采购、订货采购和特定采购三种方式。4.1.5.1市场采购----适用于应急需要的或价值较低的产品；4.1.5.2订货采购----适用于组件、部件、单机单台设备和价值较大及专业化程度要求较高和只有通过订货才能采购的产品；4.1.5.3特定采购----适用于工程、特殊服务等的采购。4.1.6采购物资的验证4.1.6.1验证内容包括：采购物资名称、数量、供货单位、外观质量、合格证明文件及说明资料等。4.1.6.2采购物资的验证可采取以下几种方式：a)由库管员进行进货验证，并在《入库单》上注明验证结果；b)由物料申购部门试用；c)由业主在各单位现场实施验证，综合管理中心、质量管理中心、各单位应在采购文件中规定验证活动的安排和产品放行的方法；d)由本公司或业主在供方现场实施验证，综合管理中心、质量管理中心、各单位应在采购文件中规定验证活动的安排和产品放行的方法。4.1.6.3业主的验收不能免除本公司提供合格物品的责任，也不能排除其后业主拒收的可能。4.2服务项目外包4.2.1本公司接受业主的委托可有如下外包项目：- 2 -a)开荒；b)外墙清洗；c)室内地面、墙面打蜡清洗；d)房屋维修；e)设备维保（如电梯、空调、消防等）；f)绿化保洁外包；g)其他业主委托服务项目（如使用公共维修资金。）4.2.2各管理单位根据外包项目的要求，编制《采购需求》（发标文件）和《服务项目外包合同》，内容应包括服务项目和内容、完成时间、服务质量标准和要求、资质要求、国家法规强制要求、合法的营业证明、业绩证明、验证方式、应负责任等，并对服务要求是否充分与适宜进行评审，报分管领导（管理者代表）审核，总经理批准后，各管理单位实施招投标或三家比价，经评议后确定供方，签订《服务项目外包合同》。4.2.3对供方服务的验证4.2.3.1公司接受业主委托，由各管理单位对供方服务质量进行监督管理和项目验收，验证方式可包括：a)各管理单位按《服务项目外包合同》中约定及相关的标准对供方服务质量进行验证和确认；b)各管理单位会同业主对供方服务质量进行验证；c)采取征求业主对供方服务质量的意见。4.2.3.2各管理单位负责记录外包服务的验证结果，由各管理单位归档保存。4.3供方的评定4.3.1采购供方的评定4.3.1.1综合管理中心、质量管理中心、各单位负责对其采购供方的评定，评定的方法可采用实地考察、业绩调查、样品检验和试用等方法。4.3.1.2合格供方应具备的条件：a)具备持续稳定的合格产品供货渠道；b)具有良好的供应物资业绩；c)具有质量保证能力的证明（必要时）；- 3 -d)价格合理；e)售后服务良好。4.3.1.3合格采购供方的确定，由综合管理中心根据合格采购供方条件，对供方所提供物资的质量、服务、价格、履约率等进行比较、选择及评审，并填写《合格供方评审记录》，报分管领导批准后列入《合格供方名单》。4.3.2服务供方的评定4.3.2.1本公司接受业主委托对外包服务质量实施监督，服务供方的评定由质量管理中心负责。4.3.2.2合格服务供方应具备以下条件：a)具备从事本公司指定任务的资格（营业范围）和相应资质；b)有从事与本任务相同或类似的工作业绩；c)具有良好的质量保证能力；d)有承担相应服务项目的工作条件和实力。4.3.2.3合格服务供方的确定：根据上述条件，由供方提供充分的证明材料，综合管理中心、质量管理中心对其进行资格预审，必要时组织相关部门进行现场实地考察，对其服务质量、工作能力进行评定，填写《合格供方评审记录》，报总经理批准后列入《合格供方名单》。4.3.3对同类的采购和服务，应同时选择几家合格供方以供比较。4.3.4综合管理中心、质量管理中心、各单位应收集合格供方的有关质量信息，分别建立和管理采购、服务供方档案。供方档案应包括供方提供的各种证明材料、合格供方评审记录、采购合同或订单、服务外包合同等。各单位应将批准后的《合格供方名单》复印件报综合管理中心备案。4.3.5对合格供方的定期复评4.3.5.1综合管理中心、各单位每年对合格采购、服务供方进行一次跟踪复评，对其供货或服务质量、交货期、价格、售后服务等进行评定，并填写《供方业绩评价表》。4.3.5.2对出现采购物资、服务质量下降、供货不及时、服务达不到规定要求的供方，应及时通知供方限期整改，综合管理中心、各单位应按要求对整改结果进行跟踪验证。经整改仍不合格的供方或累积两次在供应物资、提供服务时出现严重不合格的供方，- 4 -综合管理中心、质量管理中心、各单位应及时进行审定，填写《供方业绩评价表》，报分管领导批准取消其供方资格，并按程序增加新的合格供方。4.4对进货验证、使用过程中发现不合格物料或供方提供服务出现不合格时，按WY-QP-11《不合格品控制程序》执行。5相关文件WY-QP-11

《不合格品控制程序》6质量记录(WY)QP-06-B-01(WY)QP-06-B-02(WY)QP-06-B-03(WY)QP-06-B-04

《物料申购单》《合格供方名单》《合格供方评审记录》《供方业绩评价表》- 5 -表格号:(WY)QP-06-B-01物料申购单编号申购类别序号

物品名称

申请部门单位数量

单价

总价

申购日期品牌/规格/型号

用途及申购理由合计库管员意见： 职能部门意见：部门负责人意见：分管领导意见： 总经理意见（必要时）：- 6 -合格供方名单WY 文件表格号:(WY)QP-06-B-02编号 企业名称

主要供应物资/服务项目

资质

登记日期

备注- 7 -合格供方评审记录WY 文件表格号:(WY)QP-06-B-03

编号：企业名称

电话地址

联系人服务项目质量标准资质等级样板评价供方的能力或管理体系现场评价：（如提供第三方认证证书可免评，附复印件）综合评审：价 格：技术力量：设备情况：工期要求：采购控制：检验和验证方式：不合格品处理意见及期限：质量争端处理方式及期限：其 他：单位评审人： 日期：评审部门负责人意见：质量管理中心签字：总经理意见（是否列入合格供方名单）：

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