档案编研工作培训班资料-档案编研

PAGEPAGE43档案编研工作培训班资料——档案编研目录1.开篇语…………32.大事记编写规范……………53.例1《XX区人民政府大事记》节选取……………84.组织沿革的编写规范………105.例2编写说明样式………156.例3组织沿革内容规范……………167.例4XX区劳动和社会保障局组织沿革………168.例5组织沿革封面样式……………219.全宗指南的编写………2210.例6XX区劳动和社会保障局全宗指南………2411.例7全宗指南封面样式……………3412.全宗卷的规范……………3513.例8全宗卷盒封面、盒脊样式……………42开篇语档案编研工作是以档案室藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述的一项业务环节。主要包括了对档案史料的编辑和研究两个方面。具体内容大致归纳为以下几个方面：1、熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。2、汇编现行机关的档案文集和编篡档案史料。3、以室藏档案为基础，参加历史研究和编史修志，撰写论著。编写注意事项：1、内容叙述和结构的安排，应根据参考资料的种类及其用途来决定。一般的参考资料，宜采取专题结合时间、地区分为若干章节的形式，有层次的叙述档案内容。如果编辑基础数据汇编，则首先编制各种统计报表，然后再把统计报表按照一定的专题结合时间、地区来编排。2、为了便于使用，必须为参考资料编写序言、目录、注释和指明材料的出处，有时还需要编写索引（人名、地名等索引）和名词简称表等辅助材料。“序言”（或称前言、导言、凡例、说明、编者的话），用来说明编写参考资料的目的和用途，参考资料的材料来源和可靠程度，选择材料的原则和编写结构以及在编写过程中发现和遇到的一些需要交代和说明的问题等，以便读者正确、顺利地利用参考资料。“注释”主要用来对参考资料中所提到的某些不易为人们所了解的专门名词、人物或史实作必要的解释和补充，它的作用在于使利用者能更清楚的了解参考资料的内容。“材料出处”即注明所记史实的材料来源（标明全宗，案卷目录号，案卷号及卷内文件号），其作用是便于利用者在需要深入研究重大事实的详细情况时，查找原始材料。但也并非所有的参考资料都需注明材料出处，这要视编写参考资料的目的和实际需要而定。主要档案编研资料：1、大事记2、组织沿革3、全宗指南4、全宗卷5、档案统计台帐6、全宗基础数字汇编7、全宗发文汇编8、全宗年度工作计划汇编9、全宗年度工作总结汇编10、专题汇编授课的目的：通过授课掌握档案编研资料规范写法。本课讲授档案四种编研资料：1、大事记2、组织沿革3、全宗指南4、全宗卷其他编研暂不在本课讲授一、大事记编写规范为提高各单位编写大事记的规范化水平，有效地为机关工作服务，制订本规范。大事记是按照时间顺序简要地记载各机关在一定时期内发生的大事、要事的书面材料。大事，即事件涉及的范围较广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较大，较深的事件。要事，即在一定范围，一定时间有较大影响，事后仍有一定的参考意义的事情或事件。（一）结构大事记的基本结构由时间、内容（大事记述）和注释三部分组成。其中时间和内容是大事记的主干，注释可根据需要注明重要材料出处，解释特定或易产生歧义的名词及须说明的情况。编写或出版大事记汇集，可视编写目的、年限和利用范围等实际情况，设置前言、目录。（二）记述范围党和国家以及上级机关颁发的重XX针、政策、法律、法规、规章制度的执行情况；上级机关主要领导人视察、检查本机关工作情况；上级机关给予本机关的奖励和处罚的情况；本机关召开的重要会议，作出的重大决定，举办或参与的重大活动情况；本机关领导人任免及其重要活动情况；本机构发生成立、合并、撤销、变动、地址迁移、内部职能部门和临时机构及人员编制增减情况；本机关更改名称，启用印信情况；本机关所属单位增减及隶属关系变更情况；本机关外事活动情况；本机关发生的重大事件、事故；本机关重大成果、发明情况；本机关制订、颁发的办法、规定、办法、细则等规章和规范性文件情况；本机关重要建筑工程开工、竣工及产权变更情况；本机关重要设备、仪器购置及产权变更情况；反映本机关主要职能活动的基础数字统计情况；其它具有重大意义或查考价值的大事、要事；（三）编写人员大事记由本机关办公、秘书部门指定的专人编写，档案干部对大事记的编写要给予帮助和指导，必要时档案人员也可参与编写。（四）编写原则

尊重历史，尊重事实、不加评论，简明扼要。（五）编写要求观点正确，用材真实，取舍得当；大事突出，要事不漏，小事不要；层次清楚，一事一条；语言简炼，切忌冗长；（六）编写方法大事记的内容编排应采用时间―问题进行记述，即严格按照事件发生的时间顺序、逐年、逐月、逐日、逐条的记述；办公、秘书部门所指定的专人要随时记载，定期收集（每月一次或每季度一次），分段编写，年终汇总；（七）大事记书写格式以年为单位，公元纪年（全称）居中，跨年度另起一页，不接续；某月某日，空两格书写，独自一行，以求醒目；大事记内容的记述在“某月某日”下书写，加行顶格书写，一般只列一个自然段。若有两个以上自然段，每段段首空两格，回行顶格书写。大事发生的时间，一律使用阿拉伯数字书写，大事记内容记载中所有数字，以国家书、报刊使用数字统一规定为准。（八）大事时间时间记载要确切，一般应写明年月日，特殊情况根据需要应写明时分甚至秒，年份均用全数，如“1991年”不得写成“91年”；大事记的时间切忌用“最近、近日、月初、月底、上旬、中旬、下旬”等不确切的时间词语表示；大事记发生时间如不准确，除需考证外，现行大事排列，日期不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不予记载。大事发生的时间、地点、过程、结果等记载应准确，简明扼要；大事涉及的人物，一般应写全姓名、职务，必要时注明性别、国籍等，机构名称使用简称时，应先用全称，并加以注明。大事记编写后，应征求档案干部和有关职能部门的意见，报主管领导审定，印发后将印件一式一份与定稿一并归入当的文书档案永久期限中归档。例：1《XX区人民政府大事记》节选1988年1月5日，XX省政府批准广利、XX、沙浦镇列为珠江三角洲经济开放区重点工业卫星镇，享受有关优惠政策。1月7日，经国务院批准设立XX区，为XX市辖县级区。1月22日，XX市委决定成立XX区筹备组，筹备组由黄锡钧、何盛初、区鹏、梁伟文、冯汉辉、杨宝祥组成，黄锡钧任组长，何盛初任副组长。1月28日，经省市确定XX区管辖范围：广利、XX、沙浦3个镇以及原XX区黄岗镇的苏村、蕉园、迪村管理区，总面积596平方公里。1月14日，国际计划生育联合会亚太地区执委会的13个国家和地区45名执委，到广利镇考察计划生育工作。3月2日，中共XX市XX区委员会、XX市XX区人民政府在九坑河XX旅行社挂牌办公，XX区正式成立。1990年1月18日，区党政机关从九坑河XX旅行社临时办公地迁至水坑新区府大院办公，有关部委办局随迁。1994年6月29日，党政机关和有关部委办局又从水坑迁到坑口新办公大楼。3月18日，XX省委副书记郭XX到广利镇检查工作。3月20日，联合国教科文组织考察团到XX山自然保护区考察。成员有印度尼西亚、马来西亚、泰国等国家的7名专家。3月起，九坑河水库蓄水开始用于XX城区建设。3月23日，蕉园、迪村、苏村从广利镇划出，成立坑口管理区办事处。1992年12月12日更名为坑口街道办事处。同月，XX区人民法院成立。……………1989年1月8日，中共XX市XX区人民武装委员会成立。1月10日，XX区委、区政府贯彻XX省委、省政府《关于普及教育体例改革的决定》，落实分级办学、分级管理的办学体制。1月16日，全国人大常委会副委员长王汉斌、雷洁X（女）视察XX山风景区。1月23—24日，XX区委召开一届三次会议，提出“压基建、调结构、保任务、抓改革、求效益、上水平”的要求。1月29日，全国政协副主席、中共中央党史研究室主任胡绳视察XX山风景区。2月13日，XX区精神文明建设领导小组成立。10月13日，改称区精神文明建设委员会。2月26日，XX镇新朝村人张达垣被授予“全国售粮模范”和“全国劳动模范”称号，享受国家劳模X贴。3月10日，全国政协副主席杨静仁视察XX山风景区。3月13日，原全国政协副主席王首道游览XX山风景区。3月21日，位于坑口罗隐的XX新城11万伏输变电站正式动工。二、组织沿革编写规范组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革、职权范围及其演变经过的一种重要的参考资料。随着社会的发展，行政区划、建制沿革、机构设置、人员编制与人员任免，经常发生变化，形成了大量的档案资料，分散在不同全宗、不同类别的各个年度的有关案卷中，查找利用很不方便，无法给党政领导及各方面利用者提供有关一个地区、一个机关的系统材料。编辑组织沿革，就能够较好地解决这个问题。（

一）组织沿革的内容和用途

组织沿革的内容包括：地区概况，行政区划，建制变更，机关名称改变，地址变迁，成立、合并和撤销时间，发展和任务，职权范围，隶属关系，领导人员的任免，编制变化，内部组织机构的设置变化情况。组织沿革是一种使用广泛，具有现实参考和历史价值的一种重要的参考资料，其主要用途是：便于查找和研究本地区、本机关、本系统的组织机构、人员发展变化情况，用以指导工作，发挥现实的作用；为研究国家机关史、革命史、专业史、编修地方史志提供参与资料；为档案工作人熟悉本地区、本系统、本单位的历史情况，以及给编写立档单位历史考证、全宗指南提供系统的素材，对于更好地开展整理、鉴定、利用等工作，提供方便。（二）组织沿革的种类组织沿革一般可分为三种类型：1、地区组织沿革。记载一个地区（省、市、县、乡）所属党、政、军、统、群、企事业单位各级组织的设置，行政区划，人口，物产，建制沿革的发展变化及其社会、经济的发展情况。2、机关组织沿革。记载一个机关、单位（如党政机关、事业单位、学校、工厂等）的工作、生产发展及其内部组织和人员的演变情况。3、专业系统组织沿革。记载一个专业系统（如工业系统、商业系统、文化系统、教育系统等）所属组织的设置和演变。（三）编写组织沿革的原则1、实事求是的原则。2、完整准确原则。3、精编严审原则。（四）组织沿革的编写体例1、阶段法。根据机关自身的重大变革，划分为若干重大阶段，在每个阶段内划分为若干系统进行编写。这种体例，符合党政机关的发展呈现出一定的阶段性，在该阶段内保持相对稳定的特点，能比较完整地反映机关内部机构、人员编制、领导成员以及主要职能、隶属关系的沿袭和变革的历史线索。如：①成立初期②文化大革命时期③社会主义现代化建设时期④改革开放新时期（领导机构、工作机构、下辖组织）2、编年法。将材料按年度分开或一年一编，列出该机关的机构设置与人员任免等情况。这种体例，主要适用于组织机构经常有重大变化的机关。其缺点是容易出现重复、不够集中。但这种体例，在地级XX市成立时间短、档案资料每年都要立卷归档的客观现实下，更适用我们。（五）单位组织沿革的具体内容1、说明（或前言）。位于篇首，编写本年度组织沿革说明，跨年度分阶段编辑则设前言；说明（或前言）应写清下列情况：收编范围；收编起止年限；机构、人员编制调整、变更情况简述；完成编写工作时间；主要编写人姓名，必要时注明性别、职务及部门。2、概述概述是组织沿革的重要组成部分。其主要内容是：一年中工作取得的主要成绩、职工人数、内设机构、党支部数、党员人数、机构变化情况、下属单位、主要职能等。

（1）党组织情况包括书记、副书记、党组成员、纪检书记（组长）。（2）行政组织包括局长、副局长、调研员。（3）群团组织包括工、青、妇组织。（4）内设机构收编到科室副职及非领导职务（主任科员、副主任科员）。

（5）统计表格主要有党员基本情况统计表和干部基本情况统计表。3、组织沿革内容

组织沿革内容应包含如下内容：机关名称及建制变更：机关名称应写明全称，一个机关两个名称的要加以注明；机关名称改变，应注明时间、批准机关及文件字号；机关成立、合并、撤销，应注明时间、批准机关及文件字号；印鉴启用时间，印模图形及规格；建制及其变更情况，注明时间、批准机关及文件字号；隶属关系受双重领导的机关，应写明主要负责机关；办公地址及其迁移情况；机关性质、任务、职权范围；机构设置及人员编制；内容组织机构的设置及变化情况；人员编制及增减情况（干部、职工）；机关领导人员的任免及变动情况党（含纪委）、政、工、团正、副职、领导班子成员及享受单位领导人待遇人员的任免情况，注明批准机关及文件字号；内部组织机构处（科、股）室负责人任免依据及时间；机关所属单位及变化情况（名称、性质、所有制）所属单位名称、隶属关系、职工总数、干部数、党团员数等情况；所属单位成立、合并、撤销等变化情况；4、结构

组织沿革结构由说明（或前言），内容和注释材料三部分组成。

1、说明（或前言）。位于篇首，编写本年度组织沿革说明，跨年度分阶段编辑则设前言；

2、内容。是组织沿革的中心部分。

3、注释材料。位于篇尾，用于提供根据，列举文件字号，解释易产生歧义或必须加以说明的情况。

5、编写时间

组织沿革的编写，必须于次年第一季度末前完成。6、编写方法

编写方法一般采用阶段法进行编写；不能采用阶段法进行编写的机关，可根据机关自身特点及具体情况，按系列法或编年法进行编写；采取任何一种编写方法，均应做到文字记述与表格形式二者有机结合起来。机关名称、性质、任务、职权范围，隶属关系及其变化，宜用文字记述；机构成立、合并、撤销时间，领导干部的任免及人员编制等情况，则宜用表格形式；编写方法应保持时间上的连续性，应前后一致，不得随意变动；按阶段法进行编写，须在每阶段内将党政分开，党或政均包括如下三个方面内容：

本级党（行政）的领导机构；本级党组织（行政组织）机构；下级党（行政）的组织；选用材料的排列党政分设，党前政后；本级在前，下级在后；主要职能部门在前，临时机构、挂靠单位在后；7、编写要求

客观记述，严防遗漏；条理清晰，排列有序；简明准确，注释详尽；组织沿革编写完毕，应征求人事和有关部门意见，确保准确无误，报主管领导审定。例2编写说明样式：编写说明为真实反映XX区XXXXXXXX的历史演变过程，便于查找，研究组织机构变革和人员变化情况，我们专门组织有关人员，收集有关资料，整流器理和编写了《XX市XX区XXXXXXXXX组织沿革》。本《XX市XX区XXXXXXXXX组织沿革》的内容主肆包括：XX区XXXXXXX的和要职能、领导组成人员和XXXXXXXXX发展变化等情况，采用年度法的体例进行编写，即根据本单位发展史上的重肆变化，把本村委会的历史按年度——组织机构为主线的方法进行编写。本《XX市XX区XXXXXXXX组织沿革》的负责人的任免用列表式编列。其中机构变动、人员任免时间以进支部、村委及有关部门的行文时间为准进行填列；任免职中时间连接号前的时间为任时间，连接号后的时间为免职时间；带“？”表示任免职时间不清楚。本《XX市XX区XXXXXXX组织沿革》的所有资料主肆来源于本XXXXXX档案室的原始档案室，材料真实可靠。同时，我们还走访了区档案区档案局（馆）和本XXXX的老同志，并得到他们的指导的帮助，在此我们表示衷心的感谢。由于资料不齐全和编辑人员水平有限等原因，本《XX市XX区XXXXXXX组织沿革》难免存在错漏，恳请大家批评指正。XX区XXXXXXXXXXX档案室XXXX年XX月例3组织沿革内容规范：一、XX区XXXXXXX机构沿革：根据XX编发[XXXX年]XX号文件批复成立XXXXXXXXXXX。为？科级单位，下设办公室、XX股、XX股、XX股，人员编制？人。……XXXX年X月，根据[XXXX年]XX号《关于实施XXXXXX的职责、机构设置和人员编制方案》，分别明确了指导思想、机构设置和各股室职责范围，内部机构设置为？个，即：办公室、XX股、XX股、XX股、XX股。。二、XX区XXXXXXX职责、机构设置和人员XX:三、XX区XXXXXXX历任领导和各机构负责人名录（一）XX区XXXXXXX历任领导名录表（二）XX区XXXXXXX各机构负责人名录表例4：XX区劳动和社会保障局组织沿革编写说明（略）一、XX区劳动和社会保障局机构沿革：1988年4月28日以XX编（1988）01号文件设立XX区人事劳动局（含监察、编委办公室）。为理顺各方面关系，认真贯彻人事和劳动的政策法规，于1991年6月XX区编制委员会又以XX编（1991）30号文，将人事和劳动独立分设，设置了XX市XX区劳动局；又于2002年1月劳动与社会保险保障职能合并，设置了XX市XX区劳动和社会保障局。行政机构设置后，其办公室地址，跟随区人民政府三次迁移：建区初期在九坑河XX旅社办公；1990年初搬到水坑（新城区）办公；1994年7月起在新城坑口区人民政府办公大楼六楼办公；2001年6月从区政府办公大楼六楼搬至一楼，扩大了办公场所；设置了社保业务大厅。XX市XX区劳动和社会保障局是主管劳动和社会保障行政事务的区人民政府工作部门。在区政府的直接领导下和上级劳动保障部门的指导下开展各项工作。二、主要职责：1、贯彻执行国家和省、市有关劳动和社会保险工作的方针政策、法律法规，制订我区劳动社会保险工作的政策和文件，编制中长期劳动和社会保险的发展规划和年度计划并组织实施；制订基本标准、管理规则并组织实施和监督检查。2、研究提出促进城乡就业的基本方案和措施，规划劳动力市场的发展，组织建立、健全就业服务体系；规范职业介绍机构的管理；制订农村剩余劳动力开发就业、劳动力跨地区流动的政策措施；制订失业职工管理办法；制订劳动事务代理和社区就业服务的就业服务的管理办法。3、组织拟订职业分类、职业技能标准和行业标准的具体实施办法；实施职业资格证书制度、制订职业技能鉴定的政策措施；制订技工学校的发展规划和管理措施；制订技能培训和就业的规划政策和管理办法；制订职业技能人才培养、表彰和职业技能竞赛的实施办法；组织实施劳动预备制度。4、协调处理劳动关系，管理和监督劳动合同、集体合同制度的实施，监督实施企业职工工作时间、休息休假制度和女工、未成年特殊劳动保护措施的落实；负责政策性安置和调配工作。5、贯彻执行国家和省、市制定的各项社会保险法律法规，拟定养老、失业、医疗、工伤和生育社会保险的政策、标准并组织实施和监督检查；负责公费医疗管理及公费医疗制度改革。6、拟订社会保险基金收缴、支付、管理和运营的政策；对社会保险基金预决算提出审核意见；对社会保险基金管理实施行政监督。7、拟订机关、事业单位、企业单位补充养老保险和补充医疗保险的政策；负责补充保险承办机构的资格认定。8、负责劳动和社会保险的统计、信息和宣传工作，定期公报统计数据、信息等情况；拟定劳动和社会保险宣传的具体计划并组织实施。9、承办区委、区政府和上级业务主管部门交办的其他事项。三、内设机构：XX市XX区人事劳动局中层机构设置为秘书股、干部股、工资福利股及编制委员会办公室（挂靠）。1991年6月分别设置XX区劳动局后，设办公室、劳动安全生产股和法制监察股；2002年设立区劳动和社会保障局，设置了办公室、劳动法制监察股、劳动工资股（挂区劳动争议仲裁委员会办公室牌子），培训就业股4个股室。（一）办公室负责劳动和社会保障工作综合性政策调研和综合性文件起草；组织协调各股室日常工作；负责会议、文电、档案、新闻、信息、保密、接待和车辆管理等行政事务工作；负责局机关和指导直属单位的人事管理；拟订本局干部、职工的教育培训规划、计划并组织实施；编制劳动和社会保障发展规划和年度计划及总结；负责本局的党务、纪检、监察、计划生育工作、共青团、妇女及武装工作；完成局领导交办的其他工作。（二）劳动法制监察股负责起草或审核劳动保障方面的规范性文件并监督实施；制订劳动和保障行政执法监督检查制度、执法责任制度、执法过错追究制度并组织实施。监督检查法律法规执行情况；承办有关法律事务；处理劳动和社会保险行政复议和行政诉讼案件；负责企业劳动管理岗位人员的培训、考核和核发资格证书工作，负责劳动和社会保险等法律宣传和法律咨询工作，依法行使劳动和社会保险监督检查权；组织查处重大的劳动违法案件和处理劳动关系方面有重大影响的群体性突发事件；负责劳动和社会保险年审和信访工作。（三）劳动工资股（挂劳动争议仲裁委员会办公室牌子）协调劳动关系，制订劳动关系处理办法和劳动合同的实施规范；负责劳动合同鉴证和集体合同的确认；承担劳动合同的确认；承担区劳动争议仲裁委员会的日常工作；承担政策性安置和调配工作；综合协调外商投资企业的劳动工资政策，拟订企业职工工作时间、休息制度和女工、未成年工的特殊劳动保护政策的实施办法并监督实施；负责审核区内所有企业工资总额与经济效益桂钩工作。（四）培训就业股拟订城乡就业和职业技能培训的规划及政策，制订劳动力市场发展规划和管理办法；执行就业管理和就业服务方面的政策，制订农村剩余劳动力开发就业、劳动力跨地区有序流动的政策措施和管理办法；负责失业人员登记、失业职工管理以及失业证、就业证、职业介绍从业人员资格证的核发工作；负责开办职业介绍机构的审批。负责招聘广告、信息的审核工作；负责就业（再就业）统计工作。拟订职业分类、职业技能标准和行业标准的具体实施办法；实施职业资格证书制度；拟订职业技能鉴定的政策和管理办法；组织实施劳动力预备制度；拟订职业技能人才培养、表彰和职业技能竞赛的规划、政策和管理措施；做好技工学校、职业培训机构和职业技能机构的发展规划和管理办法；负责审核区属技工学校招生计划和社会办学机构的招生广告，以及开办、更名、撤并的核准工作。1995年3月区机构编制委员会批准设立“XX区劳动监察中队”（XX机编[1995]05号），为股级事业单位，配行政编制2名。2003年11月5日经区机构编制委员会批准，同意将区劳动监察中队更名为“XX区劳动保障监察中队”，重新核定财政供养事业编制2名。主要职能任务是：贯彻执行国家和省市有关劳动和社会保障的法律、法律和规章，负责对劳动和社会保险法律、法律和规章的执行情况实施监督检查；对立案查处的案件进行调查取证，提出处理意见；经授权，依法对情节简单的违法案件实施现场处罚；执行区劳动和社会保障局作出的行政处罚决定。四、历年领导成员名录：（一）局领导班子任职情况：（略）（二）内设股室人员任职情况：（略）例5：组织沿革封面样式：XX区劳动和社会保障局组织沿革XX区劳动和社会保障局档案室XXXX年XX月XX日三、全宗指南的编写全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明，是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。

全宗指南主要有三类：一是机关、团体、企事业单位全宗指南；二是联合全宗指南与档案汇集介绍；三是人物全宗指南。全宗指XX常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。第一部分全宗构成者沿革简介简介主要包括：立档单位名称（含更改名称）、组建情况、成立时间；地点、性质、任务、职能、隶属关系、所辖区域；内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况；经历的重大事件、执行的特殊任务及机构变化情况等。第二部分

全宗内档案内容和成份介绍这部分是全宗指南的核心，直接关系到整个全宗指南的编写质量，编写时应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚、方便利用。档案内容和成份介绍主要包括：档案的来源、产生时间、数量；档案的内容、成份、可靠及完整程度；整理、鉴定、利用、编研情况；编制检索工具的种类与用途；档案是否遭受过损失或销毁，受损原因，时间、受损档案的具体内容，数量等。对联合全宗，应写明划分全宗时所定的综合名称。对档案汇集介绍，则应说明编制汇集的时间、原因、结构、特点。对人物全宗，除要写明人物的姓名、生平、年代、职务、社会地位外，还须揭示人物的社会活动、家庭主要成员、重要社会关系以及档案材料的来源、数量、整理、利用等情况。

介绍的方式一般有以下三种：

①按问题介绍。以档案内容为主线，把档案内容分成若干问题，组成章节体系。每一问题要有确切的题目，题目下介绍属于该题的档案有关内容。主要适合按问题分类整理的全宗。②按组织机构介绍。以组织机构为主线，把立档单位的组织机构名称作题目，按一定顺序，分别介绍各组织机构的档案情况。主要适合按组织机构分类整理的全宗。③按档案形成时期介绍。把全宗内的档案按立档单位工作活动的历史阶段立题介绍。主要适合于在不同时期机构、职能有重大变化的立档单位所形成的全宗。介绍的方法一般有以下三种：①简要介绍，即只综合、概括性的介绍。这种方法一般适用于不太重要的全宗和不宜公开内容的全宗。②详细介绍，即对档案内容和案卷逐一作具体介绍。这种方法一般适应于重要的而案卷数量不多的全宗。③一般与重点介绍相结合的方法，即对有的档案内容及案卷作综合、概括性介绍，对重要的，能反映立档单位主要工作职能活动和有特殊价值的档案内容及案卷作重点详细介绍。这种方法适用于大多数全宗。第三部分全宗指南的辅助材料为便于全宗指南的使用，可编制一些辅助材料，如人名、地名索引，目录、注释，立档单位和全宗历史参考材料目录等。辅助材料的编制应视具体内容而定，需要则编。例6：XX区劳动和社会保障局全宗指南序言为全面、客观地反映本单位的职能活动、机构设置、沿革变化及档案收集、整理和保管的基本情况，我局专门组织有关人员收集资料，坚持实事求是、求实存真的原则，在广泛征集资料的基础上，进行核实和科学编纂，编写了《XX市XX区劳动和社会保障局全宗指南》。编写本《XX市XX区劳动和社会保障局全宗指南》的资料和数据均来源于本单位形成的档案资料，简略记述了XX区劳动和社会保障局的组织机构建立及其历史背景、时间、地点、经过、原因；建立后的发展变化及更迭情况；组织的隶属关系；所属组织设立的时间和机构变更情况；主要领导人员的变动；档案管理整理、保管基本情况等。本《XX区劳动和社会保障局全宗指南》从XXXX年X月开始着手编写，编写人员在广泛收集资料的基础上，通过查档、走访等形式，对所收集的资料反复进行了严格的求证核实，是心血的结晶。同时，也得到了单位领导的大力支持和各部门的热情帮助，从而确保了编纂工作的顺利完成，在此对其深表谢意。本《全宗指南》编写的时间仓促，加之资料欠全，求证核实有限，难免存在遗漏、错误或失实之处，敬请读者给予批评指正。XX区劳动和社会保障局档案室XXXX年XX月XX日目录一、全宗沿革…………………（一）机构沿革…………………（二）主要职责……（三）内设机构……（四）历任领导……二、档案情况简介…………………（一）档案的数量及保管期限……（二）档案的完整程度……………（三）档案的利用价值及鉴定情况………………（四）档案检索工具的配置情况…（五）档案的整理情况……………三、档案内容与成份介绍…………（一）文书档案……（二）会计档案……（三）声像档案……（四）实物档案……（五）专门档案……一、XX区劳动和社会保障局全宗沿革（一）机构沿革：1988年4月28日以XX编（1988）01号文件设立XX区人事劳动局（含监察、编委办公室）。为理顺各方面关系，认真贯彻人事和劳动的政策法规，于1991年6月XX区编制委员会又以XX编（1991）30号文，将人事和劳动独立分设，设置了XX市XX区劳动局；又于2002年1月劳动与社会保险保障职能合并，设置了XX市XX区劳动和社会保障局。行政机构设置后，其办公室地址，跟随区人民政府三次迁移：建区初期在九坑河XX旅社办公；1990年初搬到水坑（新城区）办公；1994年7月起在坑口区人民政府办公大楼六楼办公；2001年6月从区政府办公大楼六楼搬至一楼，扩大了办公场所；设置了社保业务大厅。XX市XX区劳动和社会保障局是主管劳动和社会保障行政事务的区人民政府工作部门。在区政府的直接领导下和上级劳动保障部门的指导下开展各项工作。（二）主要职责：1、贯彻执行国家和省、市有关劳动和社会保险工作的方针政策、法律法规，制订我区劳动社会保险工作的政策和文件，编制中长期劳动和社会保险的发展规划和年度计划并组织实施；制订基本标准、管理规则并组织实施和监督检查。2、研究提出促进城乡就业的基本方案和措施，规划劳动力市场的发展，组织建立、健全就业服务体系；规范职业介绍机构的管理；制订农村剩余劳动力开发就业、劳动力跨地区流动的政策措施；制订失业职工管理办法；制订劳动事务代理和社区就业服务的就业服务的管理办法。3、组织拟订职业分类、职业技能标准和行业标准的具体实施办法；实施职业资格证书制度、制订职业技能鉴定的政策措施；制订技工学校的发展规划和管理措施；制订技能培训和就业的规划政策和管理办法；制订职业技能人才培养、表彰和职业技能竞赛的实施办法；组织实施劳动预备制度。4、协调处理劳动关系，管理和监督劳动合同、集体合同制度的实施，监督实施企业职工工作时间、休息休假制度和女工、未成年特殊劳动保护措施的落实；负责政策性安置和调配工作。5、贯彻执行国家和省、市制定的各项社会保险法律法规，拟定养老、失业、医疗、工伤和生育社会保险的政策、标准并组织实施和监督检查；负责公费医疗管理及公费医疗制度改革。6、拟订社会保险基金收缴、支付、管理和运营的政策；对社会保险基金预决算提出审核意见；对社会保险基金管理实施行政监督。7、拟订机关、事业单位、企业单位补充养老保险和补充医疗保险的政策；负责补充保险承办机构的资格认定。8、负责劳动和社会保险的统计、信息和宣传工作，定期公报统计数据、信息等情况；拟定劳动和社会保险宣传的具体计划并组织实施。9、承办区委、区政府和上级业务主管部门交办的其他事项。（三）内设机构：XX市XX区人事劳动局中层机构设置为秘书股、干部股、工资福利股及编制委员会办公室（挂靠）。1991年6月分别设置XX区劳动局后，设办公室、劳动安全生产股和法制监察股；2002年设立区劳动和社会保障局，设置了办公室、劳动法制监察股、劳动工资股（挂区劳动争议仲裁委员会办公室牌子），培训就业股4个股室。1、办公室负责劳动和社会保障工作综合性政策调研和综合性文件起草；组织协调各股室日常工作；负责会议、文电、档案、新闻、信息、保密、接待和车辆管理等行政事务工作；负责局机关和指导直属单位的人事管理；拟订本局干部、职工的教育培训规划、计划并组织实施；编制劳动和社会保障发展规划和年度计划及总结；负责本局的党务、纪检、监察、计划生育工作、共青团、妇女及武装工作；完成局领导交办的其他工作。2、劳动法制监察股负责起草或审核劳动保障方面的规范性文件并监督实施；制订劳动和保障行政执法监督检查制度、执法责任制度、执法过错追究制度并组织实施。监督检查法律法规执行情况；承办有关法律事务；处理劳动和社会保险行政复议和行政诉讼案件；负责企业劳动管理岗位人员的培训、考核和核发资格证书工作，负责劳动和社会保险等法律宣传和法律咨询工作，依法行使劳动和社会保险监督检查权；组织查处重大的劳动违法案件和处理劳动关系方面有重大影响的群体性突发事件；负责劳动和社会保险年审和信访工作。3、劳动工资股（挂劳动争议仲裁委员会办公室牌子）协调劳动关系，制订劳动关系处理办法和劳动合同的实施规范；负责劳动合同鉴证和集体合同的确认；承担劳动合同的确认；承担区劳动争议仲裁委员会的日常工作；承担政策性安置和调配工作；综合协调外商投资企业的劳动工资政策，拟订企业职工工作时间、休息制度和女工、未成年工的特殊劳动保护政策的实施办法并监督实施；负责审核区内所有企业工资总额与经济效益桂钩工作。4、培训就业股拟订城乡就业和职业技能培训的规划及政策，制订劳动力市场发展规划和管理办法；执行就业管理和就业服务方面的政策，制订农村剩余劳动力开发就业、劳动力跨地区有序流动的政策措施和管理办法；负责失业人员登记、失业职工管理以及失业证、就业证、职业介绍从业人员资格证的核发工作；负责开办职业介绍机构的审批。负责招聘广告、信息的审核工作；负责就业（再就业）统计工作。拟订职业分类、职业技能标准和行业标准的具体实施办法；实施职业资格证书制度；拟订职业技能鉴定的政策和管理办法；组织实施劳动力预备制度；拟订职业技能人才培养、表彰和职业技能竞赛的规划、政策和管理措施；做好技工学校、职业培训机构和职业技能机构的发展规划和管理办法；负责审核区属技工学校招生计划和社会办学机构的招生广告，以及开办、更名、撤并的核准工作。1995年3月区机构编制委员会批准设立“XX区劳动监察中队”（XX机编[1995]05号），为股级事业单位，配行政编制2名。2003年11月5日经区机构编制委员会批准，同意将区劳动监察中队更名为“XX区劳动保障监察中队”，重新核定财政供养事业编制2名。主要职能任务是：贯彻执行国家和省市有关劳动和社会保障的法律、法律和规章，负责对劳动和社会保险法律、法律和规章的执行情况实施监督检查；对立案查处的案件进行调查取证，提出处理意见；经授权，依法对情节简单的违法案件实施现场处罚；执行区劳动和社会保障局作出的行政处罚决定。（四）历年领导成员名录：1、局领导班子任职情况：（略）2、内设股室人员任职情况：（略）二、档案情况简介（一）档案的数量及保管期限XX市XX区劳动和社会保障局从成立到现在共形成各门类档案？卷（？件），其中永久？卷（？件），长期？卷（？件），短期？卷（？件），形成时间最早的是1988年，最近的是XXXX年。（二）档案的整理情况及完整程度XX市XX区劳动和社会保障局成立时间虽然较短，档案门类和数量较小，过去一直都是分散管理，案卷质量和规范化程度都比较差。1997年开展档案工作综合目标管理后，专门组织人员对过去形成的档案按照现行国家有关档案管理规定和要求重新进行整理，其中文书档案按“年度——期限——卷/件”进行分类，会计档案按会计内容进行组卷归档，专门档案、特殊载体档案按载体形式归档，专实物档案按载体类型归档。通过这次整理，案卷质量有了较大的提高。对过去未收集齐全的文件亦重新收集归档，案卷目录和卷皮全部采用电脑打印。（三）档案的利用及检索工具的配置情况档案室现存档案由于未满30年一般不向社会开放，主要是为本单位工作服务，其他单位由于工作需要凭单位介绍信和本人工作证（或有关证件），经本单位有关领导批准后方可借阅。自1997年档案室成立后，共接待档案利用者？人次，利用档案XXX卷。为了配合利用，方便查阅，档案室编有文书档案目录、基建档案目录、会计档案目录、专门档案目录和实物档案目录，所有档案目录全部已输入档案管理系统进行检索。同时，还根据利用工作的需要编写了《劳动和社会保障局组织沿革》、《劳动和社会保障局大事记》和《劳动和社会保障局工作计划汇编》，建立了档案统计台帐和全宗卷。（二）档案的完整程度除因历史原因未能收集到较早期的档案之外，1998年开始的各类档案均收集的较为齐全完整，整理归档之后保存完好，未发生遗失现象。（三）档案的利用价值及鉴定情况档案室现存档案是劳动和社会保障局的宝贵财富，是重要的信患资源，是编史修志、工作查考重要依据。各类档案在实际工作当中均有不同程度的利用需求，综合档案室均能够按规定提供利用。室存档案对促进我局的发展和社会全面进步起到了积极和重要的作用。（四）检索工具的配置情况我室现存各类档案均编有纸质档案全引目录一式两份，需进馆的档案则编有目录一式四份。档案库房按规定编有箱柜指引卡和存放索引表。1997年，我室专门购买配置了XX泰坦档案管理软件，从而实现了对文件级档案目录信息的电脑检索，对局形成的各类档案的信息和数据进行管理。通过配置各种检索工具和不断丰富检索途径，档案室现已能够较好地满足各种档案查找和检索的需要。（五）档案的整理情况本局形成的各类档案均在档案室的监督指导下立卷整理。文书档案由各部门每年向档案室移交文书材料集中整理；会计档案由会计部门负责整理和保管，档案室对其进行监督指导；照片档案由照片形成部门或个人写出初步说明后交由档案室整理，保管；实物由各部门移交档案室后集中编号存放。专门档案有XXXX档案；劳动保障档案；社会保障、新农保档案、新农合档案、低保和高龄保贴档案等。三、档案内容与成分介绍（一）文书档案本局在党务、群团XX务等各项工作过程中形成的档案，主要内容有：（略）（二）会计档案本局形成的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，主要包括：1、会计凭证：原始凭证、记账凭证、其他会计凭证等；2、会计财簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片，其他会计账簿；3、会计报表：月度、季度及年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等；（三）声像档案反映本局各项工作活动的照片，主要内容有：（略）（四）实物档案本局在各项工作中获得的奖牌、奖杯、奖旗、奖状、锦旗等荣誉材料，在对外交往活动中接受赠予的各种纪念品、书画等材料，以及作废和停止使用的印章等。（五）专门档案专门档案主要包括：劳动保障档案；社会保障、新农保档案、新农合档案、低保和高龄保贴档案。（每类档案内容要具体表述清楚。）例7：全宗指南封面样式：XX区劳动和社会保障局全宗指南XX区劳动和社会保障局档案室XXXX年XX月XX日四、全宗卷规范1范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。2全宗卷由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷是管理全宗档案的重要工具。3全宗卷编制原则档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。4全宗卷的内容构成①全宗介绍类：全宗指南、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。②档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来和档案历史转移过程说明材料等。③档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。④档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。⑤档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、