科学的工作方法

科学的工作方法训练系统化你的工作1PDCA循环基础2计划化你的工作3给工作提速增效4课程大纲在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。使你的工作系统化

办公室的5S运动：

5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。

5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。你的工作需要系统化（1）工作档。什么是工作档？ 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作夹。工作档有什么？

A.立即可用的资料。B.“待议”的项目。

C.固定职务。D.目前的专案

E.问题档开始系统化你的工作（2）资料档。列出你的资料档项目清单。建立资料档时需要考虑的两件事：

A.怎样的资料才有保存价值？

B.你的资料档方便查阅吗？帮助你将自己资料档结构化的做法：

A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可以成为你资料档的类别。

B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。

C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。

D.一个抽屉存放一个或多个类别。

E.将档案按字母顺序排列。

F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。开始系统化你的工作开始系统化你的工作让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。

PDCA

它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。学会用PDCA循环法什么是PDCA？计划（Plan）修正再执行执行(Action)(Do)

检查(Check)PCDA循环认识PDCA循环法计划（Plan）执行（Do）检查（Check）修正再执行（Action）在工作程序PlanDoCheckAction过程中：

Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；

Do即执行实施，并加以控制；

Check即确认或评估执行状况与目标之差距；

Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正采取措施。PCDA循环法四大要素阶段步骤计划阶段（P）①设定目标②搜索与目标相关的信息③找出最佳方案④制订计划工作表执行阶段（D）⑤按计划工作表执行工作检查阶段（C）⑥检查执行情况修正再执行阶段（A）⑦对检查结果做出修正⑧修正后再执行PDCA循环工作步骤表APCD修正后再执行对检查结果做出修正设定目标搜索信息拟定方案制作计划工作表检查执行情况按计划工作表执行工作PDCA循环工作步骤图

他每天早晨都要计划一天的具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就会降临到哪里。

——维克多·

雨果计划化你的工作未了解目的港口的人无法一帆风顺。

——塞内卡锁定工作的目标有效目标的“SMART”原则：明确的（Specific）可量化的（Measurable）切实可行的（Achievable）注重结果的（Result-oriented）有时间限制的（Time-limited）锁定工作的目标剥洋葱法长期目标剥洋葱图即时目标大目标中期目标大目标即时目标更小目标小目标设定目标实现目标锁定工作的目标“令人惊讶的是，当我用足够的时间计划后，我可以完成很多事情，而同样令人惊讶的是，如果不经过计划，我就只能完成一点点事情。我宁愿在一个星期里紧张的工作四天半而有进度，而不要一直做却没有进度。”

——富兰克·贝格计划是联结我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁。制定行动计划用不同的时间分配方式计划和执行两批类似的项目第一批项目第二批项目制订计划的时间执行时需要的时间制订计划的时间执行时需要的时间制定行动计划制订你的计划表把工作分类工作内容简单明了，你已经掌握了完成工作所需要的所有信息。不能确定怎样才能完成，还需要进一步分析。一定会给你带来麻烦的工作。制定行动计划

工作计划表主题工作内容状况日期预订会议设施1得到三份报价单2了解报告人需要什么直观教具3下订单，并说明详细的要求绿色绿色绿色6/19向与会者进行简要说明1与会议主持者就会议须知达成一致2发布会议须知绿色绿色6/25保证预算1估计旅行和日常开支2准备所有的预算3提交预算计划并与财务主管理达成一致。黄色绿色红色6/30使用分类的方法说明工作的范畴使用分类的方法说明工作的内容预计工作最后完成的时间表明计划表中每项工作的状况制定行动计划滚动计划法初始计划第一阶段第二阶段第三阶段第四阶段第五阶段详细较细一般较粗很粗修正后计划第二阶段第三阶段第四阶段第五阶段第六阶段详细较细一般较粗很粗计划修正因素差异分析环境变化组织政策变化计划与实际之间的差异第一阶段实际完成情况修正计划制定行动计划备用计划法制订初始计划（A）并说明偶然事件评价偶然事件采用备用计划（B）采用备用计划（C）继续初始计划（A）制定行动计划症状：工作越来越没效率；文件积压越来越厚；每天的预定目标只完成了一半；下班时发现今天几乎什么也没干。病因：无目标、无计划，工作无规律；做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法；时间管理不善，做事不分先后、主次。

给工作提速增效不要把难事往后拖不要把不喜欢的事往后推不要把喜欢的事做过了头立即行动把你的工作按照以下标准分成三种类型：A型：今天必须做——重要并且紧急的任务。B型：今天应该做——重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务。C型：今天可以做——既不重要也不紧急的日常任务。ABC法则A型：你应该尝试每天完成几项紧急和有难度的任务。B型：你的工作主要由这部分任务构成，这些任务应占去大部分工作时间。C型：这些不紧急的事情应待有时间再做。一个工作日提醒你注意：任何工作日，都应该是A型、B型、C型任务的混合。你应该把这三种类型的工作任务均匀分布于全天，而不是按顺序干完A型任务，再干B型任务，等等，注意三者的平衡。平衡日常工作任务这项任务是否既重要又紧迫？这项任务是否必要？这项任务能否助你更