秘书考试复习笔记之办公室日常事务

PAGE19/NUMPAGES1909年秘书考试（四级）复习笔记之办公室日常事务秘书资格频道更新:2008-12-20编辑:天使ηò哭阅读:·2009年秘书资格考试专题测试汇编·2009年秘书资格鉴定三级练习试题汇编·09年秘书资格考试事务治理部分模拟试题汇编第一节办公室日常事务一、值班工作（一）值班的任务和作用值班大致设立值班室,值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务要紧有以下几个方面:1、办理领导交办的有关事项2、下班后和放假期间的文件和事务处理3、来访接待工作4、沟通上下级通讯联系5、记好当天大事记(三项记录:电话记录、接待记录、值班日记)（二）对值班室与值班人员的要求值班室要制定严格的岗位责任制,做到职责分明,奖罚分明。值班人员必须做到以下几点:1、服务的精神和高度责任心2、要提高警惕,遵守值班纪律3、认真做好保密工作4、接待来访来电要热情5、要认真学习业务知识,提高业务水平6、填写值班日志,做好交接工作（三）值班日志与交接班填写值班日记应注意以下事项:1、填写值班者的姓名和值班时刻2、填写值班记录做到内容简明扼要,语言规范,字迹清晰,不加评论,不带个人感情,实事求是。3、注意做好交接班工作二、印章及介绍信的治理工作印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。（一）印章秘书部门掌管的印章要紧有三种:单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。作用:(1)标志作用(2)权威作用(3)法律作用.(4)凭证作用（二）介绍信（三）印信注意事项1、印信的刻制2、印章启用前应备文通知有关部门3、保管者不得托付他人代管4、盖章要端正,清晰5、盖章要领:把握标准,印泥适度,用力均匀,落印平稳。三、电话工作（一）通话工作的内容包括:打电话、接电话和作电话记录。1、接打电话:熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。2、电话记录它包括五个部分:即来话时刻(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。3、传话:问清收话人姓名、职务、电话号码。（二）通话工作的要求1、礼貌热情2、作好记录3、收话后,必须立即解决问题4、不属于职权范围内的事,不随便应允或反驳四、保密工作信息保密是秘书人员的差不多和重要的职责,是保卫国家,组织利益的起码的要求。一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益动身,将秘密信息操纵在一定的范围和时刻内,防止被泄露和利用,使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。从载体上分,信息的安全及保密工作通常包括:*口头信息的安全及保密工作*纸面信息的安全及保密工作*电子信息的安全及保密工作（一）秘书在保密工作中需要注意的几个方面(1)文件保密。做好接收、传递、保管工作。(2)会议保密。不能随意扩散和泄露。(3)科技保密。（二）做好特定信息的保密1、人事信息2、财务信息3、产品信息4、客户信息五、接待工作接待工作可分内宾接待和外宾接待（一）内宾接待1、掌握来宾情况。如所属民族、职务、性不、人数、所乘车船班次、时刻和大体意图。2、指定专人负责落实各项安排。3、搞好迎送、食宿和日常服务。4、了解来访目的，给予必要关心。5、接待来宾应持的态度。（二）外宾接待1、来宾的性质2、外宾接待工作的内容,这是具有高度政策性的工作。3、做好各项接待预备工作⑴物质预备(吃住外)⑵人员预备⑶资料预备⑷信息预备⑸政策预备4、安排好生活服务5、做好宣传报道和安全保卫工作6、宴请与赠送活动7、要安排好外宾的会见8、做好经费结算与接待工作总结，无遗忘携带之物（三）送行六、出差期间的单位工作安排出差期间的秘书工作，应按领导意见与指示、处理有关的事项。七、陪同1、陪同预备2、物质预备3、资料预备第二节办公环境治理一、合理布置办公室（一）布置办公室的要求1、布置办公室的差不多要求（1）采纳一大间办公室。（2）使用同样大小桌子。（3）使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致。（4）将通常有许多外宾来访的部门置于人口处。2、办公室布置的三大原则（1）有利于沟通。（2）便于监督。（3）协调、舒适。3、办公室布置的具体要求（二）布置办公室的工作程序（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析。（2）列表将各部门的工作人员及其工作分不记载下来。（3）依照工作需要，选配相应的家具、桌椅。（4）绘制办公室座位布置图。（5）对设备的安放提出建议。二、营造健康、安全的办公环境（一）安全检查的内容（1）学法明白法，树立安全意识。（2）上岗前学习有关规章制度。（3）主动识不安全隐患。（4）发觉问题，及时报告。（5）发觉设备故障，应立即报告。（二）健康、安全办公环境的差不多要求（1）办公区建筑必须牢固安全。（2）光线应充足。（3）温度要适应。（4）布局应注意通风。（5）办公室空间及作为空间要适当。（6）办公室噪音要低。（7）办公家具要满足工作需要并符合健康标准。（8）办公区要设置相应的消防设施。（三）工作程序（1）确定安全检查周期、定期检查。（2）发觉隐患，立即报告。（3）发觉个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。第三节办公设备和用品的治理与使用一、订购、接收、治理办公用品(一)相关知识1.库存操纵概述2.库存操纵卡(二)工作程序1.选择供应商2.选择订购方式3.办理进货手续4.保管二、数码相机的使用(一)相关知识数码相机的工作原理数码相机与传统相机的区不数码相机的性能指标(二)操作步骤1.拍摄照片2.连接数码相机与计算机3.将图片导入计算机4.编辑图片(三)注意事项1.数码相机不适宜拍摄自然风光2.拍摄时要尽量靠近被摄体3.取景要准确4.在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光三、扫描仪的使用(一)相关知识1.扫描仪的工作原理2.扫描仪的种类和作用3.扫描仪的选购常识(二)操作步骤1.安装扫描仪2.扫描图像3.扫描文字(三)注意事项1.不要不记得锁定扫描仪。2.注意扫描仪的清洁。3.不要带电接插扫描仪。4.注意更新扫描仪驱动程序。5.不要使用太高的分辨率。6.不要让扫描仪工作在震动的环境中。7.不要频繁开关扫描仪。四、光盘刻录机的使用(一)相关知识1.光盘刻录的原理2.光盘刻录机的分类3.刻录机要紧性能指标(二)操作步骤1.连接光盘刻录机与计算机2.光盘刻录机驱动程序与刻录软件的安装3.制作数据关盘(三)注意事项1.安装时注意散热2.保持清洁3.幸免刻录机长时刻工作4.刻盘过程中的注意事项5.及时取出盘片五、投影仪的使用(一)相关知识1.分辨率2.亮度3.对比度4.带宽5.均匀度6.灯泡的类型和寿命7.接口配置(二)操作步骤1.安放投影仪2.连接投影仪与电脑3.接通电源，设置好输出方式4.对焦5.设置分辨率6.关闭投影仪(三)注意事项1.保持投影仪镜头的清洁2.投影过程中不能用镜头盖遮挡画面3.不要关机后立即断电4.不要带电插拔电缆5.不要频繁开、关机六、摄像机的使用(一)摄像机概述(二)差不多的摄像技巧(三)摄像机的操作步骤开机、装录像带、拍摄、回放检查、关机。(四)注意事项1.日常维护2.镜头的维护3.磁头的维护4.磁带的维护5.电池的使用第四节信息治理一、秘书信息工作的差不多要求——准确、及时、适用1、准确:要如实地进行反映和描述,决不能迎合个不领导的意图而将情况任意夸大缩小,人为造成信息失真。2、及时：信息的时效性决定了信息的生命力在于流淌,它的流淌速度越快,在实践中获得的价值就高，尤其是经济信息。3、适用:适用,既要有针对性,适合领导利用。提供信息是为领导决策服务,秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解。秘书人员在收集、传递信息时,一定要有鲜亮的目的性,时时处处以是适合不同单位、不同层次的领导者的需要为动身点。但又须看到任何领导者每个时期领导工作都有其中心,都有关注的“热点”和“难点”。二、秘书信息工作的程序包括:收集-——整理-——传递-——存储-——利用（一）信息的收集依照一定的目的,通过不同的方式搜集,猎取信息的过程。信息收集是信息工作的第一步,也是信息整理的基础。1、收集内容:就某个机关、企业来讲,它们收集信息的内容如下:⑴党中央、国务院公布的方针、政策、法规性文件。⑵上级机关或领导部门公布的直接与生产、工作有关的指导,指挥性文件。如指示、决定、批复。⑶本机关、本企业和所属各部门的机构、人员、财力、物力、工作、生产等情况,以及生产打算、指标、统计数据、改革状况、科技进展、典型经验、工作总结。⑷本机关执行政策,推动工作以及本企业产品销售后的反馈信息。如群众的反映、意见、建议、要求等。⑸与本机关、本企业业务有关的外界情况与新信息。如社会动态、思想倾向、都市与农村经济改革。⑹与本单位、业务性质相同的其他地区、单位以及国外同行业可供比较的情况材料。⑺收集与本机关企业业务以后进展有关的科技成果(包括新产品、新工艺、新材料)以及先进的经验、方法等信息资料。2、收集的信息的特点:⑴领导者要求秘书人员提供的信息资料大多带有全局性、方向性、综合性与社会组织的整体进展情况大局有关。⑵要为变换着的中心工作与临时索要等突发性任务做好预备。⑶收集储存的信息资料大多具有较长时期的使用价值,如起草文件,常常要翻阅过去相关的文件,以求保持政策的连续性;讲明问题或预测以后对常查找过去的资料。3、收集信息的方式:一是，传统收集形式。文件、会议、电话、口头。渠道:收集上级来的信息，通过下级机构的口头汇报和书面材料，同级机构其他系统互相交换材料，通过信访或报刊。二是，开拓式收集。组织健全的信息网络。方法:（1）观看法。（2）阅读法。（3）询问法。（4）交换法。（5）问卷法。（6）网络法。（7）购置法。（二）信息的整理信息的整理是对收集到的大量原始信息,在数量上加以浓缩,在质量上加以提高,在形式上给予表现,使之便于传递,利用和储存的过程,信息的整理是整个信息工作的核心。它包括分类、筛选、校对、加工。1、分类方法:A、字母分类法B、地区分类法C、主题分类法D、数字分类法E、时刻分类法2、筛选方法：看来源、看标题、看正文。（1）剔除虚假信息、失效信息和无效信息,从中选择出有价值的信息。除去假的、重复的、过时的、表面的、与本单位关系专门小或意义不大的信息,从量与质两方面突出少量的重要信息。筛选体现了对内容的初步鉴不,其目的是让领导用最少的时刻获得最大量的优质信息。（2）选择出有价值的信息。A、选择对工作有指导意义,与业务活动紧密相关的信息B、选择带有倾向性,动态性或突发重要信息C、分析需求,结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息D、选择能预见以后进展变化趋势,为决策提供超前服务的信息E、坚持信息数量与质量的统一。（3）决定取舍: