门业制造公司行政办公制度

PAGE45/NUMPAGES45福建福盛门业制造有限公司行政办公制度二00三年十月

颁布令依照公司的战略目标及公司经营治理需要，现将公司行政办公制度予以批准颁布,自二〇〇三年十月二十七日起实施。总经理：郭钦勇2003年10月31日讨论稿（请各部门认真讨论，并将意见集中反馈至行政部）

目录第一章公司行政办公治理制度一、公司职员行为准则二、公司规范化简称三、会议制度四、公文治理方法五、公文处理规程六、印章治理方法七、档案治理方法八、电脑打字治理方法九、办公器材使用治理方法十、公务车使用治理方法十一、办公财产治理方法十二、基建和装修工程项目治理方法第二章合同治理方法一、总则二、合同的种类及审批签订程序三、签订合同的权限四、行政部、承办人员及其职责五、签订合同的监督与检查六、履行合同的监督与检查七、惩处与奖励八、附则第三章公司安全治理制度一、安全治理组织模式二、门卫治理方法第一节公司职员行为准则第一条严格遵守国家的有关法令法规和公司的各项规章制度。第二条按时出勤，不迟到、早退、不中途离岗；上班时刻因公外出，须办理公务外出登记手续，未办理手续者，视同旷工；因私外出，应办理请假手续。第三条上班时刻举止文明、着装整洁（或按规定着装）、佩戴识不证。第四条注重维持办公场所的良好秩序，不得肆意串岗，高声谈笑、聚众谈天，阻碍他人正常工作。进入非开放性办公场所，做到先敲门，获准后进入。第五条负责维护自身办公区域的整洁以及室内绿化植物的保养工作。注意维持办公桌面的卫生清洁及陈设整齐，除个人杯具、笔座等办公用品，不得堆放与公务无关的其他杂物；使用烟灰缸的职员应随时清除缸内灰质，不得造成灰质四处散落；不得随地乱扔纸屑，对废弃的重要文件应粉碎后扔入垃圾篓；保持办公桌椅摆放有序，不得擅自移动办公场所内要紧的陈设及摆放物品；对办公室内的绿化植物应定期保养或通知有关专业人员维护。第六条下班或离开座位时，应将公文、记事本等收藏妥当，并及时将椅子推回原位，下班离开办公室前应检查空调、电灯等电器及门窗是否关闭。第七条接待外来访客，应在指定场所内接待，接待时面带微笑，热情迎送，有礼有节，不得擅自带客参观，不得接待私人访客。第八条不得在上班时刻内使用公司通讯设施进行个人事务活动。每次使用电话应做到长话短讲，通话时刻尽量不超过三分钟。第九条严禁在办公场所内打牌或进行赌博性活动。第十条各岗位人员应恪尽职守，非本部门的文件、事务未经许可不得翻阅、过问或私下评议。第十一条参加会议或培训应视同正常上班，开会、上课时，所有人员通讯工具必须拨置到非铃响状态，严禁在开会或培训时交头接耳，随意走动。第二节公司规范化简称第一条公司规范化简称如下：福建福盛门业制造有限公司：简称福盛公司（要紧用于内部规范化称谓，下同）缩写福盛（要紧用作发文机关代字号，下同）；简拼：FS，(要紧用于档案治理，下同)；第二条适用范围：一、以上简称、缩写适用于公司各部门之间的相互行文、称谓；企业对外行文时一律应按规范的称谓予以全称。二、凡在落款签章时须标明企业名称的应用全称。第三节会议制度第一条凡属公司召集的各类会议统一规范为：福盛公司总经理办公会议；福盛公司行政办公会议；福盛公司专题会议。第二条公司的各类会议纪要要紧用于记载和传达会议情况和议定事项。其具体名称规范为：《福盛公司总经理办公会议纪要》、《福盛公司行政办公会议纪要》、《福盛公司专题会议纪要》。第三条总经理办公会议由行政部负责召集，总经理或总经理指定人员主持，公司领导、行政部经理参加。原则上每周召开一次，会议纪要由行政部拟稿，行政部经理核稿，报总经理或分管领导签发。第四条行政办公会议由行政部负责召集，行政部经理主持，公司领导、各部室负责人参加，不定期召开但每月至少召开一次。会议纪要由行政部拟稿，行政部经理核稿，报总经理或分管领导签发。第五条专题会议指上述两种以外的会议。要紧适用于公司各部（室）确需以公司名义召开的会议，会议由申请部门向行政部提出，依照部门负责人签发的书面申请，经批准后由申请的部门召集并主持，公司领导及相关部门人员参加，同时以公司专题会议纪要名义发文，会议纪要由经办单位拟稿，行政部核稿，报总经理或分管领导签发。第六条会议纪要格式参照公文格式执行，并具有同等的公文效力。会议纪要的发文字号由年份和序号组成，放在横线之上居中。专题会议纪要一般要有反映会议内容的标题，置于横线之下、正文之上，收文机关置于分送栏中。第七条公司各类会议要本着精简高效的原则，严格操纵会议规模，缩短会议时刻，减少与会人员，提高会议质量，严守会议机密，遵守会议纪律。第八条与会人员非经直接上级批准、会议主持部门同意，不得缺席会议，违者以旷工论处。第九条专题会议如涉及到会场布置、会务安排等内容的，由申请部门提出，经核准后由申请部门负责，可商请行政部或其他相关部门协助办理。附相关表单：会议申请单；会议签到表；会议纪要公文样式。第四节公文治理方法第一条公司对外发送的公文，除签呈外，其它公文用纸一律采纳国际标准A4型，左侧装订。印刷格式参照《国家行政机关公文格式》的规定执行。第二条以公司名义发出的公文须经总经理签发，经授权，有的公文能够由公司分管领导签发。但对外发送的公文必须由总经理签发。第三条公司的公文种类规定如下：一、福盛：文种适用于公司向外单位汇报工作、反映情况（即对外行文），要求批准或解决有关事项等内容的发文，文种一般用请示、报告、汇报、议案、情况讲明；二、福盛文：适用于公司向各部（室）的发文，文种一般用通知、决定、通报、意见、批复；二、福盛人：适用于公司向各部（室）的有关人事任免、奖惩、岗位调整、机构设置等人事方面的发文，文种一般用通知、决定、通报；四、福盛函：适用于公司向与公司不相隶属的机关、单位、企业之间商洽工作、询问和答复问题等内容的公文；五、福盛办：适用于经公司领导批准，以行政部名义向公司各部（室）、属下各企业布置工作、安排任务、转发行业部门的公文，但文中应注明“经公司（或公司领导）同意”，文种一般用通报、批复、通知、意见、内部情况通报等；第四条公司公文格式的发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成；发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。具体举例如：“福盛文[2003]1号”。第五条凡上行公文（包括签呈）要按格式要求，在公文规定位置标注“签发人”姓名，签发人应是公文制发机关要紧负责或主持工作的负责人。第六条公文中的人名、地名、数字、引文应准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“（一）”、第三层为“1、”、第四层为“（1）”。第七条行文中如在文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。第八条公文主题词要紧用途是便于计算机检索和治理公文，凡正式对外行文均应有主题词，主题词的标引参照《国务院公文主题词表》（1997年12月修订版）。词表分为三个层次，第一层是对主题词区域职能的分类，如“行政”、“人事”、“财务”类等。第二层是类不词，即对主题词的具体分类，如“治理”、“经济”、“任免”类等。最后一层是类属词，要紧是由公文文种组成。但一份文件除类不词外最多不应超过5个主题词。第九条公司行政部应参照国务院、省政府规定的有关公文处理程序方法及时制订本企业的公文处理规程或公文处理方法。附相关表单：上行公文样式；平行、下行公文样式；公函公文样式；签呈样式。第五节公文处理规程第一条公文处理原则(一)、公文是企业在行政治理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。公文处理工作应按照国务院2000年公布的《国家行政机关公文处理方法》执行。(二)、公司治理公文处理工作的职能部门是行政部，并负责具体指导公司各部门的公文处理工作。(三)、所有进出公司的正式公文由行政部统一负责传递、收发、登记、分办、核稿、付印、分发、立卷、归档和销毁。第二条公文办理程序公文办理程序分为收文办理和发文办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、批办、承办、催办、查办等程序。发文处理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（一）传递与签收1、凡属邮局送来的各类信函、公文、资料等由接待室值班员进行清点，办理收进手续。同时负责公休日时的各类外来文件资料的收进工作，但值班员应于周一上班时及时与行政部收件员做好有关交接工作。2、收件员应对挂号信件及重要文件资料逐一登记；有急件，应通知有关人员立即前来领取。3、公司各部室、属下各企业报送公司领导审批、批阅的各类文件，由行政部统一收发登记后，由行政部经理负责签署分办意见和分发。（二）拆封登记与编号1、行政部收件员对公文应随到随登记，同时分清阅件与办件。凡有明确指明部门的一般性阅件（含传真件）直接分发给各部室；办件和重要阅件应分不加盖收文专用印章，编收文流水号，并逐件登记或录入计算机，然后由行政部经理签署分办意见。办件指公司给公司各部室的指示，请示或需要办理的公文，办件必须有回复件；重要阅件指行业主管部门或外单位公布的与企业有紧密关系的正式公文。2、凡各部室直接收到的公文，拆封后应将其中的办件、重要阅件先交至行政部统一登录编号，加盖收文印章后再按程序办理。未经编号和加盖收文印章的公文，不得直接办理或呈批。3、除公司领导直接交办的事项外，公司各部室和属下各企业不得直接将文件送至公司领导个人或向公司领导个人报送“签呈”、“请示”和“报告”。4、凡不符合行文规则或制作不规范的公文，经行政部审定后，一直文单位讲明缘故并退回来文单位。(三)、分办1、凡属重要阅件由行政部登录并粘贴文件传阅/阅办单，提出处理意见，报送公司领导阅批，并依照公司领导意见分送相关部室、人员阅办，最后呈行政部经理阅知，公司总经理批阅或审批。2、凡属办件由行政部按业务分工登录后提出分发意见，文件办理情况应及时登记或输入计算机，以便催办、查办。3、行政部应依照来文情况加盖“此件仅一份”、“用后请归档”印记的公文，各部室要妥善保管，并按规定及时归档。(四)、批办、承办、催办 1、凡需要办理的办件(要紧以签呈形式呈报)，先由行政部及时提出拟办意见送领导批办，或转送有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。2、主办部室在承办公文中，涉及其他部室分管的业务，应主动向相关部室或来文单位了解情况，征求意见或协商、会稿。应当十分注意公司对外发文内容的衔接、协调，幸免出现相互矛盾的文件。4、对公文的答复，一般由主办部室以书面形式草拟回复意见。如口头答复也应有文字记录。原则上不得把内部使用的文件阅办单及公司领导、有关人员签署的意见原原本本转给来文单位。5、有关部室应当抓紧办理公文，不得延误、推诿。从收到公文之日起计算办文时刻。特急件随到随办，当天办结；一般性公文在一周内办结；重要的规划性、涉及各部室协调和法规性的公文视情况适当宽限。 (五)拟稿、审核、签发1、拟稿。由主办部室负责，要求通过计算机草拟公文，并应按规定填写公文处理单，明确主送、抄送单位和印制份数。2、审核：主办部室拟草的公文，应经本部室的负责人审核，负责审核文稿的负责人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期。3、签发(1)凡公司内部的公文，属公司各部室下发的，由各部室送行政部按收文规程受理后报有权审批人签发，各部门上报的公文应有本部门负责人签发意见。(2)凡公司向行业主管部门或对外的重要行文应报行政部经理审核并经分管领导或总经理签发。(3)签发的公文，如有会签的，会签人有不同意见的应当明确签署意见，并写上姓名和签署时刻。如只签名的，视为同意。(4)公文经签发后，付印前，如确需要作修改，应将修改后的文稿及修改理由重新报送负责签发该文件的领导批准。(六)核稿、编号1、经领导签发的文稿先送至行政部，由行政部负责核查文稿的审批和签发手续是否完备，发送单位是否准确，主、附件是否一致等，如有不符合要求的文稿，应退回主办部室，补办有关手续。2、符合要求的文稿由行政部依照领导签署的意见或文稿的内容，确定其公文文种、主题词，并核查拟定的标题、主送、抄送机关、密级、急缓程度、发文机关、成文时刻等格式是否符合规定。符合规定要求的，按规定印发。(六)印制、用印、分发、传递1、印制凡非批量的公文一律由行政部负责印制。大批量需外送印刷的，由主办部室负责监印和外送印制。2、分发(1)印成的公文如系向公司各部室、属下各企业内部发放的，由行政部按送印前制定的发文表分发。(2)印成的公文如系向公司外部单位发放的，由行政部通知主办部室，由主办部室办理领用手续后自行分发。(3)行政部应及时将发文情况登记或登录计算机，提供查询、统计和归档。(七)立卷、归档和销毁1、公文办结后，行政部应当依照公司的档案治理规定及时将公文底稿、正本和有关材料一同归档。2、公文归档，应当依照其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映公司的要紧工作情况，以便于保管和利用。3、联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。4、公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。5、凡归档的案卷，应当确定保管期限。6、没有归档和存查价值的公文，通过鉴定和主管领导批准，能够定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。附相关表单：收、发文登记本；文件传阅单；文件催单；公文处理单；档案收件单。第六节印章治理方法第一条本节所指“印章”包含有：一、企业法人章（注：日常称之为法人公章）；二、企业法定代表人章（注：日常称之为法人私章）；三、财务专用章；四、发票专用章；五、支票章；六、合同专用章；七、各类业务专用章；八、各职能部门章。第二条印章的使用程序：一、公司各部（室）的印章，依据各自的工作需要，报请公司法定代表人核准，由行政部或由企业法人指定专人办理刻章留存印模后，方可办理领用手续。二、印章的使用人（即领用人）与指定的印章保管人，需与法定代表人签订具有法律效力的《印章领用责任书》后，方可领取使用。三、各部室在使用上述各类印章时，应依据《印章领用责任书》有关规定以及企业负责人审批权限范围内规范使用。四、凡企业用章申请人在使用本企业印章时，应在《用章登记表》上登记签名，并经印章使用人批准方可盖章（财务类印章须经财务部经理、分管领导或总经理签字）。若印章使用人无法及时在《用章登记表》签名时，印章保管人可凭印章使用人在《用印申请单》上的签名予以盖章，印章保管人应将《用印申请单》编号妥善保管。凡外单位要使用本企业印章的，应填写《用印申请单》，经该单位总经理签字，报本企业印章使用人签字同意后，按本企业内部用印程序填写《用章登记表》，并由该企业经办人登记签名后方可盖章。印章保管人在每月5日前将上月《用章登记表》经印章使用人签字确认后，复印件上报行政部经理审核。第三条印章使用人与保管人变更工作岗位及职责时，应及时办理印章书面移交手续，由行政部指定专人监交，同时另行签订《印章领用责任书》，已使用的《用章登记表》应及时存档。第四条用印规定：一、对企业法人印章的使用必须严格操纵，凡能使用其他专用章的不得使用企业法人章。二、对政府部门、行业主管部门行文用印须凭经行政部经理签发的文稿（定稿）。三、外文函件用印，必须附上法定代表人签发的译文。四、多页的合同、协议等重要文件应加盖骑缝章，以保证文件的完整性。有存根的二联介绍信、证件等应在落款和间缝处一并加盖印章。五、需盖公章的合同或重要公文应按公文的书写规范行文，正文与落款之间仅需保留一行大小的空格，如正文留有大部分空白的应标明“此页无正文”或“以下空白”。六、对外订立合同、协议等均应落款企业全称和法定代表人等字样，并须法定代表人亲笔签名后盖章，法定代表人有专门授权的除外。如属托付代理人，应具法定代表人的亲笔托付书明确授权范围、授权事项、期限予以认可。七、用印件内容有误或文理不通，打印字迹不清，书写潦草，有涂改，有错不字而产生歧义的，不予用印。八、经办人（印章使用人）不得指令印章保管人强制用印，任何人不得有意回避保管人审核或不执行印章使用审批程序；否则，印章保管人可拒绝用印或报法定代表人处理。第五条未经法定代表人书面授权，严禁在使用中将各类印章盖在空白纸和物品上，严禁将印章托付他人代管或代为盖印。第六条外出公差人员需持企业介绍信的应填好内容。专门情况需带空白介绍信的应报经法定代表人批准。出差人员返回后应及时报告空白介绍信的使用情况（若差不多使用，应复印一份带回公司办理注销存档）。介绍信必须注明有效期限。第七条外出会印由印章保管人负责，印章保管人外出会印要确保印章的安全。原则上须派小汽车，不得乘公共交通工具和自行车；会印途中不得停靠、出入公共场所及其他场所；会印时要在场监督，不得离开。第八条印章的使用人与保管人对印章的使用与保管负有法律责任。其违规行为一经发觉将给予行政处分，造成后果的依法追究法律责任。附相关表单：印章领用责任书；用印登记表；用印申请单；介绍信；授权托付书。第七节档案治理方法第一条公司档案由行政部统一治理，专业档案可由各部室负责，但档案清单须定期送行政部备存，并同意公司指导监督。第二条公司档案按以下分类：音像资料、相册、表格、ISO文件、制度、公文、传真、通告、剪报、政府文件、备存资料、人事档案等。第三条档案资料的收集、整理、存档依照企业名称（规范化缩写）、文种、时刻、编号、机密级不依次顺序编排进行分类，格式为：（）[]（）──────企业名称文种时刻编号机密级不（缩写）第四条文件、材料归档的范围一、政府部门的文件材料（一）公司、行业主管部门、政府职能部门颁发或下达的正式文件、材料和会议文件；（二）政府职能部门下发的与公司业务有关的行业治理的规章制度、文件；（三）政府部门正处级以上领导来公司视察、检查工作所形成的文件、材料(如指示、讲话、题词、照片、录像等)；（四）市级以上新闻媒体有关公司的报道材料；（五）行业主管部门印发征求意见或传达讨论的各种重要文件、材料。（六）经行政部经理以上领导批阅批准要求归档的各类行业文件、材料、报道材料；（七）政府官员、知名人士的题字和牌匾等。二、公司内部的文件材料（一）公司股东会、董事会及对外投资企业所形成的决议、纪要、记录、章程等所有权益证明材料；（二）公司向行业主管部门、政府职能部门的请示、报告、各类函件及上级的批复件；（三）公司对外发送的一切具有法律效力的正式文电和法定代表人对外签署的各类文本资料；（四）公司对外签订的有关合同、协议、契约、意向书、基建图纸等；（五）各类资产类权证、工商证照等；（六）公司主持召开的有公司以外企业、政府部门参加的各种会议和公司主持召开的各类重要会议文件、会议记录及有保存价值的音像材料；（七）公司领导同志外出参加各种会议带回的文件、材料及他们参加外事、外经活动等形成的文件、剪报、照片等材料，经行政部经理审核须归档的；（八）公司出版、编辑的各类出版物，收到或发出的重要贺电、贺信等；（九）公司的年度工作打算、总结、各种统计报表、财务报表、审计材料、规章制度、重要文件登记本等；（十）企业的成立、合并、撤消、变更、历史沿革；（十一）公司制发的各种印章的印模、用章登记本、印信启用；（十二）组织机构、人员编制、大事记、要紧活动的剪报、声像材料、荣誉证书、法人标准照、工作照、文字材料等；（十三）公司建设项目资料，包括政府批文、征地、规划、施工和竣工图纸、文件、大中型设备资料；（十四）干部任免、调配、名册、报表；职员招聘、录用、定级调资、退职解聘开除、职员社保等文件资料；（十五）公司的财产、物资、档案、印章等交接清单和责任书；（十六）经处理的重要来信。第五条密级：一、机密文件（A级文件）：公司章程、股东会、董事会纪要、决议，合同、各类证照、总经理会议纪要、Ａ级财务资料（财务报表、验资报告、重要函件）、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。二、一般文件（B级文件）：除Ａ级外的文件均属Ｂ级。第六条文件、材料归档的方法与时刻一、凡属公司的A级档案，对外签订、发送的A级材料，随时由行政部归档；二、公司的其他会议纪要和行政部的各类会议记录，由会议主办处每半年向行政部归档一次；三、公司法人的材料由行政部在当年第一季度归档上一年的文件、资料、照片。四、公司与其他单位的联合行文，原件由主办单位立卷归档，其他单位保存复印件；五、各部（室）自行立卷归档的档案，应在当年第一季度内向行政部移交上一年的档案目录和案卷。第六条归档资料必须准确做好文件索引，案卷按机构、年代排列，永久与长期（16-50年）、短期（15年以下）分不组卷，编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号；卷内文件应把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右下角。由于公司系统成立才几年，不必分保管期限，按年度排列即可。第七条原则上所有资料应以原件存档，当存档资料确因客观因素而不能存放原件时，可用复印件替代，但公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，附页讲明原件所在处及不能存留原件的缘故，并视同正式文件妥善保管。第八条案卷装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应附上抄件，案卷标题要标明相关署名、部门、问题等，文字要求简练、确切；用钢笔书写，字迹端正。第九条注意做好保密工作，存放档案的门窗要牢固，并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。第十条每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发觉问题应及时采取补救措施，确保档案的安全。第十一条借阅文件档案（包括资料），必须由借阅人填写借阅单，经各部室负责人，财务资料同时须经财务负责人签字后到行政部办理借阅手续。Ａ级档案须由公司法人或其授权人批准方能借阅；Ｂ级档案由行政部负责人批准借阅。第十二条装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。第十三条查阅档案的人员必须爱护文件档案，不得随便携带或转借他人阅读。做好档案的安全和保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，将追究当事人责任；如确需复印、摘抄等须经有权审批人批准后方可。第十四条查阅的文件档案交还时，必须当面点交清晰，如发觉遗失或损坏，应立即报告领导处理。第十五条对摘抄卷内档案，应按档案级不经有权审批人同意，对摘抄的材料应进行审查、签章。第十六条档案的销毁须在行政部负责人领导下，组织相关人员对档案进行鉴定，销毁失去保存价值的档案须由参与鉴定人员提出意见，登记造册，经总经理批准后，由二人以上在指定地点监销，并在销毁档案记录上签字。附相关表单：档案收件单；档案借阅单；档案销毁登记表。第八节电脑打字治理方法第一条公司各部室的电脑打字工作有条件的，应实行专人负责制，非电脑使用的工作人员，不得操作电脑。第二条行政部机要电脑要紧负责公司领导和承接A级档案资料、合同和对外行文或以公司名义行文的打字任务。第三条各部室日常打字工作应自行完成，确因工作专门需配合完成的，须经该部室负责人签字报行政部审核后，方可予以受理。第四条外单位如需在公司打字的须经行政部经理批准，并按规定收费。第五条凡公司各部室的发文，应按相关程序报有关领导审核批准后，交由行政部文印人员统一打印发送。第六条文印人员应在电脑系统中设立各部门专用文件名及独立密码。第七条电脑文档及打字后的文稿应视同文字档案归档治理。并按档案治理规定做好电脑文档的分类治理及拷贝存盘工作。第八条文印人员必须严格治理电脑中的所有资料、报表、文件及电脑中存储的公司各项数据,未经总经理或分管领导同意,不得擅自接待任何参观人员。第九条电脑检修人员测试或修理电脑系统时，文印人员必须在场陪同，如发觉其查看文件内容、数据的操作时，应予以阻止。第十条未经同意，不得私自安装软件及挎贝数据或上网。禁止安装及使用电脑游戏。附相关表单：电脑打印登记表第九节办公器材使用治理方法第一条传真机的使用治理一、收传真：（一）接收传真件后，应做好登记工作，并依据传真件上的收件人姓名、部室，及时送至收件人或部室负责人并做好签收工作。（二）没有明确收件人的传真件一律先转至行政部经理处，由其签转收件人。二、发传真：（一）市内传真件，需各部室负责人签字后方可外传，长途传真视同长途电话的规定进行治理。（二）凡外单位要在行政部发传确实需经行政部经理签批后方可外传。（三）涉及机要的传真，按公司的有关规定执行。三、传真机治理人员应及时做好当月传真发送数量的统计和消费品的补充及日常的维修保养工作。第二条长途电话的使用一、公司开通长途电话业务，由专人负责治理。二、凡因公务需要使用长途电话的本部工作人员，需应依规定填写《长途电话申请单》，经本部室负责人同意后，方可使用。三、外单位因公务需要使用长途电话的，须经行政部经理签批后方可由使用。四、拔打长途电话应用电信IP电话，以节约话费。五、《长途电话请单》应暂留存，待次月与电话费单据核对无误后，一并呈行政部经理核阅，如有误，所产生的费用由各部室负责人承担。第三条复印机使用治理一、文件、资料的复印工作实行专人负责制，非行政部工作人员，不得随意操作复印机。二、擅自操作复印机，致使机器损坏，应照价赔偿。三、复印文件、资料要服从文印人员的安排。四、复印文件、资料须办理登记手续。公司本部人员的复印须由本人所在的部室负责人签批份数，外单位如确需复印的须经行政部经理审批。五、机密以上文件一般不复印。确因工作需要复印的，须经行政部经理或总经理批准。六、复印件应视同原件一样治理。机密级以上的文件，谁要求复印，谁负责分发与清退。七、超过50份的批量文件原则上应送印刷厂印制，不予复印。八、文印人员应每月统计当月复印机的复印情况和使用情况，并呈报行政部经理核阅。九、复印机的更新、贵重配件的添置应预制打算，报公司领导批准办理。消费品的补充和日常维修费用由有权人批准办理。十、不得复印私人的材料。附相关表单：复印登记表；长途电话申请单；传真件登记表；复印机使用情况登记表。第十节公务车治理方法第一条用车和派车一、公司行政部是公务车的治理部门，各级职员因公使用公务车,均须由行政部统一安排派车。三、各职能部门公务用车，必须填写派车登记表，经用车部门领导批准后，由行政部统筹安排。原则上各职能部门用车须提早壹天申请。用车部门若超过核定派车起始时刻20分钟未出车，该车将另行安排。四、外单位借用公司公务专用车辆，经公司总经理批准后，由行政部统一安排。五、在职职员因重大公务用车，在没有车辆安排又无法改期办理的情况下，经报备行政部后可乘坐公共汽车或出租车。事务完成后，须在一天内将票据送交行政部签注报备方可予以报销，逾期则以无效论处。十二、公司所有公务车辆在一天工作结束时，应全部进入指定的停车场地停放，未经批准私自将公务车停放至非该车指定地点停放的，追究专职司机的责任，如发生意外事故的，由该车专职司机承担。第二条车辆的保养、维修、年检一、公务车辆送修，由该公务车辆之专职司机填写送修申请单，送修项目经审核批准后，定点送修。修理期间专职司机除另有任务外，必须到送修点监修。二、修理结束后，专职司机必须将修理项目清单送行政部备档，检修更换下的配件，必须交由行政部专人核验后统一处理。三、公务车辆年检时，由该公务车辆之专职司机或由行政部指定专人负责办理，年检结束后负责办理人须及时将相关票据核销。第三条行车油耗考核各车辆的行车公里数按以下方法考核：（一）规定的专项任务按核定的公里数考核。（二）公司公务专用车辆，以《车辆行驶表单》和派车登记表考核公里数。第四条其他一、公务车所发生的检修、保养、停车费用，在该事项结束或收车后，由专车司机把有关票据送交行政部确认。二、公务车辆的保险费、养路费及其他各类规费统一由财务部指定专人负责办理。三、财务部设立单车台帐，对检修项目及有关费用进行单车考核。四、公务车辆的车籍档案、每月各种费用统计表由行政部指定专人负责。五、公务车辆之安全参见《公务专用车辆驾驶员职责》。附相关表单：1、公务车辆保险费、养路费一览表；2、公务车辆费用月份统计表；3、派车登记表；4、车辆行驶表单；5、公务车出车情况登记表；6、车籍档案登记表。第十一节办公财产治理方法第一条办公财产治理范围：固定资产：（一）公务车辆（含车内用品）；（二）通讯工具，包括电话机、程控交换机、手机、对讲机等；（三）办公家具，包括办公桌、椅、柜、箱等，固定在墙壁的除外；（四）办公设备，包括电脑、打印机、传真机、复印机等；（五）其他设备：电视机、空调机、开水机、照相机、摄像机等。二、工具书及其他重要书籍资料。三、低值用具：包括钉书机、计算器、文件架、文具盒、热水瓶等。四、易耗品：包括名片、纸、笔芯、茶叶等。第二条办公财产治理部门：行政部为办公财产的使用治理部门，财务部为办公财产的资产治理部门。公司行政部对各部门室的财产治理实行指导、检查和监督。第三条办公财产的申购一、除办公车辆外，固定资产（含工具书）的申购必须由使用部门提出，行政部审核后按规定程序上报审批。二、低值易耗品由使用部门每月25日汇总向行政部提出，行政部依照库存及定额标准集中申购。第四条购买固定资产的购置必须由使用部门会同财产治理部门在采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价，货比三家（特约厂家除外），以供选择参考。低值易耗品的购置统一由行政部向指定的供货商或超市购置。第五条进仓登帐物品购买后必须及时办理进仓手续。进仓后保管员应及时登帐。须填写《入库单》，经仓管员验收后入库。相关购买发票应于48小时内报销结清。第六条领用所有物品的领用由领用人办理领用手续。凡属个人使用的固定资产、低值用品，登入个人台帐；凡属消耗品的登入消耗品领用帐。第七条低值用具和消耗品定额总经理助理以上级不8元/月部门经理级6元/月一般职员2—4元/月（公用部分不含在内，当月节余可跨月使用）第八条保管责任一、职员个人领用的固定资产应妥善保管，不得损坏。低值用品、工具书，丢失的或非正常损耗的，须折价赔偿。原则上，领用之日起半年内按80%赔偿，半年后按50%赔偿。二、职员个人领用的固定资产、工具书，离职要退还，调职要移交。第九条建帐、借出、变卖、赠送与报废办公财产中除固定资产按财务治理规定办理建帐、借出、变卖、赠送与报废外，行政部和财产治理部门应及时建立台帐。第十条盘点固定资产类，每年底由财务部牵头与行政部按财务治理规定盘点一次。其他低值用具由行政部负责每半年盘点一次。附相关表单：申购单；入库单；办公财产登记表；易耗用品登记表；个人办公用品领用登记表。第十二节基建和装修工程项目治理方法第一条公司的基建和装修工程项目，统一由公司行政部负责。第二条工程由行政部立项、财务部审核，经公司领导审批后办理规划、设计、预算等有关手续。第三条基建和装修工程项目，应设计施工图纸，经确定施工单位、签订工程施工合同并附工程预算书，经行政部审核后，报总经理审批后方可开工。第四条造价超过1万元的工程项目，应请2至3家工程公司（队）预算报价，采取公开投标或议标的方式确定施工单位。应确认施工单位的资质和信誉，对挂靠的工程队伍应确认其施工能力。企业工程项目的投标或议标，应通知行政部和财务部参加，并由行政部和财务部审核后报总经理审批。第五条工程施工过程中，由行政部派人对工程用料、工程数量、工期、施工质量等严格把关。施工中凡隐蔽工程应提早两天进行实地检查验收，与施工单位一同办理隐蔽工程的签证手续。第六条工程项目应严格按图纸施工，竣工验收一律按合同及图纸、施工签证、内业资料等审核验收。行政部和财务部一起办理工程验收和决算。第七条行政部在工程施工时期，应加强对施工单位安全文明施工的治理。第八条未经批准，工程项目不得超打算、超标准、超预算施工，违者产生的一切后果由直接责任者承担。第八条行政部对工程审批手续、工程立项、施工合同及工程预决算书，应认真审核，严格把关。第九条财务部对已审批的工程项目应列为财务开支范围，对工程预决算书进行认真审核。第二章合同治理方法第一节总则第一条为了加强企业的合同治理工作，保证依法签订、履行、变更和解除合同，及时解决合同纠纷，维护企业的合法权益，促进经营进展，依照《中华人民共和国合同法》和其他有关法律、法规的规定，结合本公司具体情况，制定本方法。第二条本方法适用于公司及相关部门。第三条国内合同，除即时清结者外，均应采纳书面形式。国内技术合同和涉外合同，必须采纳书面形式。第四条书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）。第五条公司总部对外签订经济合同，必须遵守国家法律、法规，必须符合企业利益以及公司相关的规定。第二节合同的种类及审批签订程序第六条公司对所签订的合同分为三类：一、一般合同：指公司日常业务重复使用的范本合同（经审批后的），以及数额较小（在总经理授权范围之内）、争议不大，且合同约定的权利义务关系比较简单的合同。二、重要合同：指公司开展业务所办理的除一般合同之外的所有合同。三、机密合同：特不重要、复杂，并具有商业机密的重要合同。第七条公司合同的审批签订按以下程序进行：一、一般合同由公司合同经办人或负责部门送本单位负责人审查，审查后填写《合同审批表》报公司行政部备案即可签订。若本单位负责人对所要签订的合同把握不准，亦可将合同按重要合同的审批签订程序进行。二、重要合同由总经理指定的人员或企业专职人员洽谈、起草，经部门或企业负责人认可后，送行政部审核，总经理审定同意后，方可签字盖章生效。三、机密合同由总经理指定专人及法律顾问负责洽谈、起草，直接由公司行政部负责，报公司总经理审批签订后，按总经理指示执行。四、合同正本交行政部存档，副本交财务部门作财务凭证。副本复印三份，一份送行政部监督执行，一份交部门负责人履行。合同履行完毕，由经办人作书面讲明报告并作归档处理。五、合同签订过程中要明确以下条款：1、当事人的名称或者姓名和住宅；2、标的；3、数量；4、质量；5、价款或者酬劳；6、履行期限、地点和方式；7、违约责任；8、解决争议的方法。六、采纳信件、数据电文等形式订立合同的，能够在合同成立之前要求签订确认书。签订确认书时合同成立。七、下列合同诉讼时效期间为一年：1、寄存财物被丢失或损毁的；2、拒付或者延付租金的。第三节签订合同的权限第八条公司总经理是公司的法定代表人，全权代表公司对外签订各类合同。总经理没有授权，公司任何职员均不得对外签订合同。第九条企业各部门负责人在经企业法定代表人授权后，能够就其主管的业务范围代表本单位对外洽谈、拟草、签订一般合同。第十条公司的《法人授权证明书》、《代订合同托付书》由公司行政部治理。使用时，由总经理签发。第四节行政部、承办人员及其职责第十一条公司行政部为本公司合同治理机构，担负本公司合同的修订、监督和治理工作。第十二条行政部的要紧职责：一、拟订合同治理制度。二、监督检查有关部门签订、履行合同情况，并定期向总经理报告。三、审查合同，防止不完善或不合法以及有损企业权益的合同出现。四、依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼。第十三条合同承办人员的要紧职责一、依照总经理的授权，依法参与合同的签订、变更、解除。二、依照公司合同治理程序，提请有关部门审定其经办的合同。三、认真履行所签订的合同，紧密凝视动向，及时向主管和行政部汇报合同在履行中发生的问题，并提出解决问题的建议。四、受上级托付，参加合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼。第十四条合同承办人员在签订合同后，将合同移交其他人员履行时，应办清移交手续，对有关文件不齐全的，接管人员有权提出意见。第五节签订合同的监督与检查第十五条签订合同时，对对方履约能力（包括资格、资信）应进行审查。必要时应要求对方出示工商行政治理机关的登记证明副本、银行资信证明或提供担保，担保者必须是能够承担相应经济责任，具备法人资格的经济实体。第十六条对方法定代表人或经办人签订合同时，必须出示《法定代表人证明书》或明确了授权范围的《法人授权证明书》并交我方保存，否则不得代表法人签订合同。第十七条代订经济合同的对方应出示托付单位的《代订经济合同托付书》，并依照授权范围以托付单位的名义签订。《代订经济合同托付书》应交我方保存。第十八条合同生效前，合同承办人员必须填报《合同审批表》，按照合同签订程序，连同合同送交行政部审核，并经法定代表人或部门负责人审批，由于业务需要在外地签订合同，合同承办人员应将拟就的合同稿传真回公司确认，回到单位后应补报《合同审批表》。第十九条合同审核的要紧内容：一、对方是否具有法定签订合同的主体资格。二、签约对方是否具备履约能力及其资信状况。三、合同内容是否合法。四、合同内容是否可行，有否经济效益。五、合同的签订程序是否符合法律规定。六、合同条款是否完整，表达文字是否准确。七、违约责任是否明确。第二十条合同治理人员对差不多生效的合同要编号登记，逐个建立起档案，凡与合同有关的文书都要附在合同卷内收档、履行完毕的合同，按会计档案保管期保管。第六节履行合同的监督与检查第二十一条合同生效后，合同履行单位要指定专人及时检查履行情况。如发觉问题，经单位负责人同意，合同承办人员要及时查询或实地调查对方履约能力。如确定对方不能履行合同，要及时采取补救措施，并按法律规定追究其相应违约责任。第二十二条合同双方互负债务，没有先后履行顺序的，在对方履行债务之前应拒绝其对我方的履行要求，在对方履行债务不符合约定的，应拒绝其对我方相应的履行要求。第二十三条合同双方互负债务，有先后履行顺序，对方应先履行而未履行的，应拒绝其对我方履行要求。对方履行债务不符合约定的，应拒绝其对我方相应的履行要求。第二十四条若合同约定我方先履行债务，有确切证据证明对方有下列情形之一时，应当中止履行。一、经营状况严峻恶化；二、转移财产、抽逃资金，以躲避债务；三、丧失商业信誉；四、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。我方中止履行意向应当以书面形式（挂号信要有回执存查）及时通知对方。若对方提供我方可同意的有效担保时，应当恢复履行。若中止履行后，对方在合理期限内未恢复履行能力同时未提供有效担保的，应及时解除合同。五、因作为债务人的对方怠于行使其到期债权，给作为债权人的我方造成损害的，应向人民法院请求以我方名义代位行使对方的该债权（但该债权专属对方自身的除外），代位权行使范围以我方债权为限，行使代位权的必要费用应要求对方支付。六、当发觉作为债务人的对方放弃其到期债权或者无偿转让财产，或者以明显不合理的低价转让财产，同时受让人明白该情形的，对作为债权人的我方造成损害的，应及时（不得超过一年）请求人民法院撤消对方的行为。第二十五条合同的变更、转让或解除，必须按法律规定的程序办理。第二十六条合同发生纠纷时，承办人员应及时将情况报告上级主管，并依据有关法律与对方协商解决，协商达成一致意见应形成书面协议（亦按合同审批签订程序），并按协议执行；协商不成的应及时建议行政部向合同仲裁机关申请仲裁或向人民法院起诉。第二十七条向经济合同仲裁机关或人民法院递交的申请仲裁书、诉状或答辩状等文件，必须经行政部审核，并报法定代表人审定后执行。第七节惩处与奖励第二十八条有下列情况之一，未造成经济损失的，对直接责任者或者有责任的主管进行批判教育；造成经济损失的，视情予以行政处分和经济处罚；构成犯罪依法追究刑事责任，移送司法机关处理。一、应当签订书面合同而未签订；二、不按合同签立程序，未填报《合同审批表》而擅自签订合同；三、凡不使用或不检验“托付授权证明书”而签订合同的；或者发放、使用“托付授权证明书”不当的；四、在签订、履行合同时，由于失职或违法导致合同纠纷的；五、丢失、销毁合同及合同附件的；六、在诉讼时效期间内，不向违约者提出要求或提起诉讼，或者不追究违约者责任的；七、行政部或有关责任人由于疏于职守的；八、在洽谈合同时，与对方恶意串通，损害企业权益，或因私利有意放弃企业权益者；九、在合同履行期中，明知对方无法履行合同，或有违约行为，知情不报的，应该明白而没有发觉的。第二十九条合同治理承办人员有下列表现的，应视不同情况发给奖金或给予记功、晋级、通令嘉奖等奖励。一、尽职尽责，有显著成绩的；二、防止或挽救事故有功，使企业利益免受重大损失的；三、其他应该予以奖励的。第八节附则第三十条本方法由公司行政部负责解释与修订。第三章公司安全治理规章制度第一节安全治理组织模式为认真落实公司各项安全保卫工作责任措施，把安全保卫工作纳入企业日常治理轨道，依照《福建省企、事业单位保卫工作责任条例》，按照“谁主管、谁负责”和属地治理原则，特制订福盛公司安全保卫工作责任条例如下：第一条公司设立安全治理工作由专门组织机构福盛公司安全工作领导小组。由公司总经理、总经理助理、行政部、门卫领班等人组成。公司门卫组织的行政、人事归公司行政部治理。第二条公司总经理是安全保卫工作第一责任人，对本企业安全保卫工作负全责。门卫负责安全保卫的日常治理工作。第二条行政部应将职员政治思想教育、法制教育和安全保卫培训工作制度化。做到所有职员上岗前必须同意有关安全保卫知识、技能、技巧培