会计软件应用笔记

会计软件应用笔记第一部分系统管理Admin是系统预置的管理员，拥有账套管理，操作员管理、权限分配、清除异常任务、上机日志等权限。为平衡Admin权限，在用友ERP-U890中增加了安全管理员SAdmin，主要负责上机日志、安全策略及视图管理。思考【1】Admin和账套主管都能够登录系统管理，比较两者的区别。一、 操作员（用户）设置以admin身份注册系统管理，进行操作员（用户）设置，主要包括用户编码、姓名、口令等。注：操作员一旦被引用（如登录系统进行业务处理），便不能删除，但可以通过“注销操作员”功能对其进行注销。账套主管可以进行账套修改、年度账管理、系统启用、所属账套权限分配等工作。二、 账套管理建立账套根据资料提供的信息建立账套，注意以下问题：（1） 账套主管问题。账套主管可以在建立账套过程中进行选择，也可以Admin登录系统管理后在权限中予以设置。一个操作员可以是多个账套的账套主管，一个账套也可以拥有多个账套主管。（2） 存货、客户、供应商是否分类。此处是否分类决定基础档案增加的方式。（3） 是否存在外币的问题。存在外币业务，才可以在会计科目设置中选择外币核算。（4） 编码方案的问题。编码方案是基础档案的关键部分，可以通过账套修改或者在企业门户中进行设置。（5） 账套号。从001-999的任意数字，不可修改，故需特别注意。修改账套以账套主管登录系统管理可以进行账套修改，可以修改的信息包括（）？备份账套以系统管理员Admin登录系统管理，进行账套备份，过程中可以选择是否删除账套。三、 权限分配以系统管理员Admin登录系统管理，点击权限一权限，打开权限分配窗口，选择指定操作员及账套后，点击增加按钮，然后选择特定权限完成操作。思考【2】以系统管理员Admin或账套主管登录系统管理均可以进行权限分配，两者有何区别？思考【3】某操作员不能正常登录门户或者不能进行有关业务处理，可能原因有哪些？四、 年度账管理以账套主管登录系统管理，可以进行年度账管理。账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成，一个账套可以拥有多个年度的年度账。注：演示版并未提供年度账管理功能每年完成业务处理后，都需要建立新年度账，并完成数据结转，称为年结。五、 系统启用以账套主管登录系统管理，进行各个模块的启用。U8中启用的操作位于企业应用平台-基础设置-基本信息中第二部分基础档案设置一、 基础档案主要内容。以账套主管或者拥有公用目录设置权限的操作员进入企业门户，进行基础档案的设置。主要包括部门档案、职员档案、客户及供应商分类（如果有的话）、客户及供应商档案、结算方式等等。注意常用的快捷键操作，如增加、保存、修改、获取（参照）。二、 编码问题。特别注意根据编码规则设置编码，部分基础档案不受编码规则约束。三、 设置凭证类别。是选择收付转分类还是记账凭证分类。如果选择前者，就会涉及到限制科目类型的选择，其实质是填制凭证的滤错机制。例如收款凭证借方必然存在现金或银行存款、付款凭证贷方必然有现金或银行存款科目而转账凭证不可能出现上述科目。填制或者生成凭证时，若提示不符合科目限制条件，则肯定存在凭证类型与内容不匹配的情况，应按照具体情况进行修改。四、 夕卜币及汇率，如果建立账套时选择“有外币业务”，那么要进行外币设置，按照资料要求增加外币，这是进行会计科目设置外币核算的前提。五、 设置会计科目首先指定会计科目。指定会计科目是所有出纳工作的前提，出纳签字及现金、银行存款日记账查询操作出现问题，都有可能是因为没有正确指定会计科目。根据资料要求对会计科目进行修改或增加，主要包括存在明细科目及辅助核算的科目。注意会计科目的设置一定要在录入期初余额之前完成，否则易造成数据混乱，对账错误。六、 项目目录设置定义项目大类，并对其存在的子类别进行设定。指定核算科目，指定设置项目辅助核算的会计科目具体要核算哪一个项目。项目目录维护。增加具体的项目档案。思考【3】填制或修改凭证时，系统提示“未指定核算项目”或“核算项目不能为空”，如何进行处理？？第三部分 总账、总账参数设置制单序时控制、支票控制、制单权限控制到科目、允许修改作废他人填制的凭证、可以使用其他系统受控科目、出纳凭证必须经由出纳签字、未审核的凭证允许记账。说明上述参数设置的影响。二、 录入期初余额。科目白色表示该科目是末级科目可以进行余额录入，灰色表示非末级科目，系统自动加总所属明细科目余额加以列示。如果遇到浅绿色科目表示其已设置辅助核算，这时应双击打开辅助账明细表录入的对话框，按照要求进行录入，完成后进行试算平衡。未完成期初余额录入，可以填制凭证，但不能记账。凭证一经记账，期初数据便不能修改。三、 日常业务处理填制凭证。填制凭证窗口中，点击“增加”按钮（F5），依次选择或输入凭证类别、日期（序时控制）、附单据数、摘要、借方科目金额、贷方科目金额，点击“保存”按钮（F6）。上述过程中有部分科目可能存在外币、数量、部门、个人往来等辅助核算信息，于自动弹出对话框正确输入即可。如需修改则可单击相应科目后，于凭证页面辅助项处双击，在弹出的对话框中修改。注意常用快捷键如找平及切换借贷方金额。修改凭证产生于总账的凭证，若未经复核、记账，直接单击“填制凭证”，查找错误凭证直接修改，完成后保存；若凭证已经复核记账后发现错误，需要首先取消记账和复核再行修改。（这样不会保留痕迹）来自于其他子系统的凭证，应在相应的子系统中进行修改。冲销凭证已经完成复核记账的凭证，发现错误的，可以使用冲销凭证功能生成一张与错误凭证一样的红字凭证并复核记账，然后再填制正确的记账凭证。删除凭证用友总账中没有提供直接删除凭证的功能。对于总账中直接填制的凭证应先将错误凭证作废，然后“整理”凭证，选择删除指定凭证，选择是否整理凭证断号。来自于其他子系统的凭证，应于相应子系统中完成删除。凭证复核涉及现金、或银行存款的凭证需要进行出纳签字。思考【4】系统提示“没有符合条件的凭证”可能哪些原因造成。记账凭证审核人与制单人不应该是同一人。记账点击“记账”按钮后，选择记账范围，进行记账操作。没有完成期初余额试算平衡，无法记账。其他子系统生成的凭证，会自动传递至总账，在总账中进行复核记账账表查询（1）科目余额表、总账、明细账、现金及银行存款日记账、辅助账2）账簿与凭证联查（3）包含未记账凭证选项。四、 期末处理期间损益结转期末，损益类科目发生额都应转入本年利润，系统提供“期间损益结转”功能提高结转的工作效率及准确性。首先定义期间损益结转凭证类型及转入的会计科目（4103本年利润），然后区分“收入”和“支出”分别生成两张凭证。思考【5】生成凭证时应确认之前所有凭证均已审核记账，为什么？思考【6】当存在未记账凭证时，仍能正确完成期间损益结转，为什么？自定义结转。定义自动生成凭证的规则。如教材98页计提短期借款利息业务。思考【7】自定义结转与期间损益结转顺序会影响业务处理结果吗？为什么？对账结账〜〜〜〜工作报告。问题：哪些情况下，总账系统不能完成结账？五、 总账业务逆向处理（操作过程）反结账2.恢复记账前状态3.取消凭证复核第四部分 财务报表系统一、 基本概念格式和数据状态单元和区域常见格式设置（表尺寸、行高列宽、组合单元、区域划线、单元属性等）关键字设置、偏移、与删除。二、 套用模板生成资产负债表和利润表掌握操作过程思考【8】资产负债表不平可能由哪些原因造成？如何解决？三、 自定义货币资金表（常见用友账务函数）第五部分 工资管理系统一、初始化。在启用工资管理系统后第一次进入工资系统时，系统会提示进行初始化，过程中注意选择单类别或多类别核算，其他内容包括是否代扣所得税、是否进行计件工资核算，是否进行扣零设置。二、 如果选择的是多类别的话，先不要建立任何工资类别，如果已经建立则要关闭工资类别，按资料要求进行附加信息，人员类别，及工资项目的设置。三、 建立工资类别四、 工资项目及公式设置工资项目的设置分为两个步骤，首先是在系统初始设置时关闭所有工资类别建立的所有工资类别所需要的全部工资项目，可以自行输入、选择。然后为各个工资类别选择需要的工资项目，只能选择，不能输入。（教材中资料都是单工资类别，未能全部演示上述操作）。公式设置，在初始设置建立工资项目时，没有公式设置选项卡（教材中都是单工资类别，没有出现上述情况）。只有为某个工资类别选择工资项目时，才出现公式设置选项卡（有时是灰色不可用状态，为什么？？）。与工资项目紧密联系的公式设置体现出公司的工资政策。如事假每天扣除100元，病假每天扣除50元，管理人员每月交通补贴400而其他人员交通补贴为200，事假超过3天全额扣除奖金等等，用公式如何表示？五、 基本工资数据，第一次使用工资系统，所以要进行基础数据录入，日常处理（筛选与定位、替换）主要完成部分工资数据变动及查询。六、 工资分摊，思考【9】工资分摊指的是什么？若工资分摊发生错误，可能由于哪些原因造成，说明思路？第六部分 固定资产一、 固定资产系统初始化建立固定资产账套第一次进入固定资产系统需要进行初始化设置，主要设置企业进行固定资产核算的必须参数，包括关于固定资产折旧计算的约定及说明、启用月份、折旧信息、编码方式和财务接口等。补充参数可以在“选项”中进行设置。选项“业务发生后立即制单”的作用？基础信息设置（1） 增加固定资产类别（注意如果增加二级类别，一定要先选中二级类别上一层的一级类别）（2） 设置部门对应折旧科目（3） 录入固定资产原始卡片注意区分录入原始卡片和资产增加。录入完成以后要进行对账。二、 日常业务处理资产增加。本期新购建的固定资产可以通过“资产增加”完成新卡片的录入，完成以后如未立即生成凭证（？），可通过“批量制单”生成凭证传递至总账。资产减少。只有在计提折旧以后才能使用资产减少功能。固定资产减少可通过“资产减少”完成。凭证处理同上。撤销资产减少是一个纠错功能，可以在卡片管理中选择“已减少资产”进行恢复处理。计提折旧。首先录入工作量（如果存在按照工作量法计提折旧的固定资产），点击计提折旧，系统自动完成。凭证处理同上。固定资产变动包括原值变动、部门转移等等。通过变动单管理进行查询。固定资产逆向处理操作。若该子系统已完成期末处理，发现期初数据错误，如何修改？三、期末处理对账思考【10】如对账平，可能是因为？？对账不平仍可结账？结账。选项“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”。如何进行反结账。第七部分 购销存管理一、设置基础档案信息存货分类因为一些劳务费用也构成存货成本的，并且他们可以拥有不同于一般存货的税率。为了能正确反映和核算这些劳务费用，一般我们在存货分类中单独设置一类如“应税劳务”。存货档案存货属性，设置存货属性的目的是在填制单据参照存货时缩小参照范围。如填制采购订单或采购入库单时参照存货时只会出现有外购属性的存货。设置核算系统业务科目购销存各种业务，均在核算系统中生成凭证，并传递至总账系统。为快速、准确完成制单操作，应事先设置凭证相关科目。包括存货科目、对方科目、供应商及客户往来科目。供应商及客户往来科目应该是应付或应收受控科目，默认情况下总账中是不能直接使用这些科目的，相关凭证只能通过核算生成凭证并传递至总账。思考【11】若生成的凭证科目不全，可能哪些原因？期初数据（1） 采购期初数据。输入期初数据后，需要进行期初记账；若没有期初数据，也要执行期初记账。采购系统期初记账是进行日常业务处理的前提，也是库存管理系统期初记账的前提。（2） 库存期初数据各个仓库的期初余额既可以在库存系统中输入，也可以在核算管理中输入。只要在一个模块中输入，另一个模块中自动获得期初库存数据。（3） 供应商往来（应付）期初数据包括期初发票（未核销的应付账款）、期初应付单（未结算的其他应付单）等。输入完成后，与总账对账。（4）客户往来（应收）期初数据包括期初发票（未核销的应收