英文书信格式及范例大汇总

英文书信格式及范例大汇总英文书信结构要素（1）信头（Letterhead ）。信头包括发信人的地址和发信日期。 很多人不太注意保留信封， 在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。 如果使用已经印好信头的信纸， 就只要打上发信日期。 信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反） ，门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行） ，城镇名和邮政编码占一行，国名占一行。然后是发信日期，它是信头的最后一行， 可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996.必然说明的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国人会理解为1996年5月8日，而英国人则理解为1996年8月5日。（2）封内地址（ InsideAddress ）。封内地址包括收信人的姓名和地址。 封内地址必须和信封地址一致， 否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。 封内地址的第一行是收信人姓名， 第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。（3）称呼（Salutation）。称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为DearSir（英国用）或DearGenteman（美国用），一般用于给政府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时不要加Dr或Mr.如某人全名为William.另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms.。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。（4）正文（Body）。正文是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：5）结束语（ComplimentaryClose）。结束语是习惯的客套用语，它必须和前面的称呼遥相呼应。如果前面称DearSir，则应选择下列结束语：Verysimcerelyyours，Vedryrespecrfullyyours，Verytrulyyours，Sincerelyyours或Yourssincedrely，Respe-crfullkyyours或YoursrespecrfullyFaithfullyyours或Yoursfaith-fully.如果前面称姓，则应选择下列是结束语：Sincerelyyours或Yourssincerely，Trulyyours或Yokkurstruly，Yoursever.如果前面称名，则表示写信人与收信人的关系亲近友好，应选择下列结束语：SincerelyYours，Love，Allmylove.（6）签名和发信人姓名（SignaturdandNameAddresser）。签名因为是亲笔手写，可能不好辩认，因此必须还要打印出来。签名只需签姓名，不需加Mr.或Mrs.，以及学位头衔等，但打印姓名时，因为中文名没有性别之分，所以中文拼音名前就加 Mr.或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨认，英文名男性不必加 Mr.，但女性要加 Mrs.，Miss.，Ms.，打印名后面可加学位头衔等。一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。 如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六个要素之后加上附件注记（Enclosure或Encl.）。如果整封信写好后又发现遗漏了什么，可在附件注记之后加上又启（Postscript）或其缩写（P.S.）进行补充。．信封的格式MsWangXiaolan15HuaihaiStreetShanghai210088ChinaStampPeterBrown22,BlachpoolRoadSydney2140Australia1）写信人的姓名、地址写在信封正面的左上角。收信人的姓名、地址写在信封正面中央稍偏右的地方。邮票贴在信封的右上角。地址的写法是先写收信人或寄信人的姓名，然后按照从小到大顺序依次写出门牌号、街道、城市、省或州名、邮编，最后写国名。收信人名前应根据需要加：Mr（先生）、Mrs（太太、夫人）、Miss（小姐）、Ms（女士，已婚或未婚均可）、Dr（博士）、Prof（教授）等称呼，以示礼貌。有些中国学生给老师写信常用"teacher"作为称呼，这种用法不正确。在英语中"teacher"就跟"worker，driver，farmer"等一样是一种职业，不能作为称呼。男老师我们可以用 Mr，女老师我们用 Mrs、Miss或Ms作为称呼。．信文的格式把寄信人的地址和日期（简称"信头"）写在信纸的右上角。地址的写法同信封。把收信人的姓名、地址（简称"内地址"）写在寄信人地址和日期的左下方，即信纸的左边，低寄信人日期一至二行处。私人信件此项内容可以不写。把称呼写在收信人姓名、地址下面，相距一行处。称呼一般以"Dear⋯"开头，后面用逗号。如无"内地址"，可以把称呼向上顺移。4)书信正文从称呼下一行的 3至5个字母开始。如同汉语信一样，英文信的结尾也常写有"祝好"、"盼来信"、"代向⋯⋯问好"之类的话，我们称之为"结束语"。在信的结尾下面签上自己的姓名。除了对熟人或亲密的人以外，签名必须写全姓名，而且不管什么信件，都应由写信人亲笔签名。15HuaihaiStreetShanghai,ChinaFeb6th,2001PeterBrown22,BlachpoolRoad( 可以省略)Sydney2140AustraliaDearPeter,Iamverygladtohearfromyou.______________________________________________________________________________________________________________________________Imuststopwritingnow,asIhavealotofworktodo.Bestwishestoyou!Sincerelyyours,WangXiaolan．英文书信常用的开头和结束语１）开头语Iamverygladtohearfromyou.很高兴收到你的来信。Thankyouforyourletter.谢谢你的来信。③Iwasverypleased(happy)toreceiveyourletterofFebruary6,2001 ⋯很高兴收到你 2001年2月6日的来信⋯。YourletterofFebruary6,2001hasbeenreceived.你2001年2月6日的来信收到了。Itisapleasureformetogetyourletter.收到你的来信，真是高兴。I’msorrytohavetakensolongtoansweryourlastletter.这么久才给你回信很感歉意。２）结束语Ihopetohavealetterfromyoubeforelong.希望不久能收到你的来信。Pleasewritetomesoonandtellmeallaboutyourself.请快点给我来信，并谈谈你的情况。Givemybestwishestoyou.呈以最好的祝愿。④Wishingyourbusinessseversuccessful ！祝你事业有成！Hopeyouarehealthy.祝你健康。IV．签名时的用语英文信签名时常用这样词语：英文书信格式及范例大汇总（二）各类信件（Letters）英语信件的种类比较多，有一般信件，邀请信，推荐信等。但几乎所有信件的格式都大同小异。书写英语信件要注意下面几点：（一） 英语书信结构、书写款式及要求：1．书信结构英语书信结构一般有以下几个部分组成：1）信封（envelope）。英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置（信封的右上角）和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。 发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处，如下：LiuYan-huaRoom302,No.48,YananRoad(M)stampShanghai,20040P.R.ChinaProf.JohnHill607NorthWillingtonAvenueWestPalmBeach,Florida33404U.S.A.2）信头(heading) ，即写发信人的地址和日期（右上角）。3）信内姓名地址 (inside address)，即写收信人的姓名和地址（左上角）。4）称呼(salutation) ，即写对收信人的尊称（一般用DearMr.⋯,;DearMadamHelen,;DearMiss ⋯,;DearJohn,;DearProfessorSmith,等）。称呼直接写在收信人地址的正下方，中间空一至二行。称呼后面的标点一般只能用逗号。以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：LiuYan-huaRoom302,No48,YananRoad(M)Shanghai200040P.R.ChinaJune22,2002Prof.JohnHill607NorthWillingtonAvenueWestPalmBeach,Florida33404U.S.A.DearProfessorHill,_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________注：如果是相当熟悉和随便的朋友之间，因为彼此都知道对方的地址，故信头和信内的地址常常省略。5）正文(body)，即信件内的主要内容。正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。6）信尾客套语(complimentary close)，即写信人在信的右（或左）下角，写上表示自己对收信人一种礼貌客气的谦称。一般有Sincerely,;Sincerelyyours,;Yourssincerely,;Friendlyyours,;Trulyyours,;Yourstruly,;Cordiallyyours,;Yourscordially, 等。7）信尾签名(signature) ，即亲笔签上写信人自己的姓名。如果是用打字机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的姓名。除以上七个部分外，有时一些英语书信还包括：（ 1）附件(Enclosure) ，以Enc.表示，如“附有。。。。。。证明”应写为Enc⋯Certificate；（2）再启(Postscript)，以P.S.表示；（3）抄送件(CarbonCopyto⋯)，以c.c.表示，说明一式多份抄送其他有关人员。这些都是次要的补充部分。P.S.主要在私人信件中使用，事务信件中应避免使用，以免造成写信人粗心大意的印象。Enc.和c.c.大都用在商贸信函中。2．书写款式英语书信的款式一般有两种：齐头式(BlockStyle)和折衷式(Semi-BlockStyle)。齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用，以显示信件内容的严肃性，真实性，可靠性。而折衷式则显的比较随便，主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。如果两人之间不是第一次通信，相互比较了解，可以省略信内的双方地址。以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。齐头式信件款式：（范文1。）LiuPingBox408BeijingUniversityBeijing100871P.R.ChinaJuly10,2002DirectorDept.ofGeologyColumbiaUniversityNewYork,NY,10028U.S.A.DearProfessorSullivan,ThisisarequestforadmittancetoyourUniversityasavisitingscholar.Ihopeitwillbepossibleformetotakesomecoursesandalsodosomeresearchworkinyourdepartment.OurGovernmentwillprovidemewithalltravelingandlivingexpenses.Enclosedpleasefindmyapplicationandthreelettersofrecommendation, whichIhopeyouwill find satisfactory. Thankyouforyourkindconsideration.Iearliestreply.

’mlookingforwardtoyourSincerelyyours,LiuPing注：用齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空格，但段与段之间需要空一至二行。齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下方，这是最常用也是最正式的。另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。下面是另一种齐头式信件的格式。齐头式信件款式：（范文2。）December22,2002DearMr.Ken,IarrivedatShanghaiyesterdayafternoon.Mywifeandmydaughtermetmeattheairport.TheywereverymuchgladthatIcouldcomebackjust beforeChristmasandthenewyear’sday.Onourwayhome,ItoldthemalotaboutmystayinAmerica,untilnowtheyarealwaysencouragingmetotellthemsomeinterestingincidentsandexcitingexperiencesthatIencounteredintheState. Youknowtheyhaveneverbeenabroad,andthereforeeverythingmayseemstrangetothem.Itisevenextremelyincredibleforthemtoknowthateverydaywetookhalfanhourdriveforourlunch,whichisquitenaturalforordinarypeople.Mywifeanddaughterwantmetothankyouforyourgiftstothem.Mydaughterlovesthetoydogverymuch,andshealwaysholdsitevenwhensheissleeping.Mywifelovesthepurse.Shefeelssoproudofowningit,speakssohighlyofitsqualitythatsheshowsittoallherfriends.Anyway,I’mmuchobligedtoyouforyourhospitalityduringmystaythere,andtoyourwife,Catherine,especially.Sheisreallyaniceyounglady,whoiskind,frankandgenerous.Withherguidanceandinstructions,IcouldvisitsomeplacesthatIhadbeenlongingfor,findsomeimportantmaterialsandlearnsomethingindetailaboutAmericanculture.Meanwhile,Iwouldthankyourcolleaguesfortheirtremendoushelp,withoutwhichitwouldhavebeenimpossibleformetocopewitheverything.Iwon’tcometomyofficeuntilJanuary6.Wewillinformyouofourdecisionaboutthecontractassoonaspossible.Pleaseremembermetoyourwifeandtwodaughters.Sincerelyyours,ZhouYan-wen折衷式信件款式：用折衷式书写信件，其正文与称呼之间空一至二行。第一段第一句的第一个单词必须在 Dear称呼的直接下面。以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。信尾的客套话和签名都写在右下方。朋友之间写信一般都使用折衷式，而且称呼与正文之间一般不空行。具体款式和要求参见后面的一些信件。以下是一封折衷式信件。LiXiangCommercialandTradeLMTRoom606ParkHotelNo.18NanjingRoad(W)Shanghai20001P.R.ChinaJuly20,2002Mr.SmithHenkelManagerofImportDivisionVictoriaIndustriesCo.Flemington3032VIC,AustraliaDearMr.Henkel,WeacknowledgethereceiptofyourletteranditsenclosureofFebruary10aboutthesupplyofwashingmachines.Weregret that it isdifficult for ustoconsider thepurchaseasourcompanydoesnotneedtheitemforthetimebeing.Wehaverecordedyourquotationofourfurtheruse.Thankyouforyourkindattentiontothisreply.Yoursfaithfully,LiXiang3．信件书写要求：写英语信件一般可以使用打字机、电脑，朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔，但不宜用铅笔。不管你用什么形式书写，一些重要的信件，签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。（二）各类常用信件1）感谢信October5,2002DearMike,Your letter andpackagereachedmeyesterday. Youreally givemeagreatsurprise.IwaswonderingwhatwasinsuchanicepackageuntilIcarefullyopeneditandfoundthatyousentmeanattractivepresentfor mybirthday.Thank youverymuchforyourkindness,andIlikethepresent,whichwillgivemepleasureforalongtimetocome.Againitisthoughtfulofyoutosendmethepresentonmybirthday.Yesterdayeveningmycolleaguesheldabirthdaypartyforme,includingJohnLiu---Ithinkyoucanremember---anicetallboy,whoinvitedyouandItohisbirthdaylastOctober.Weenjoyedourselves,andallofusmentionedyourstaywithus.WehopethatyouwillcometoChinasoon,ifpossible.Pleaseacceptmysincerethanksandbestwishes.Yours,PeterWang2）祝贺信May16,2003DearMr.Blake,Thankyouforinformingusyournewhouseaddress.Itisfantasticthatyouhaveatlastahouseofyourown,which,asexplained,islocatedinaseasitecity.Icanimaginerthatyouarenowenjoyingyourlifeandwork,andyoucanentertainyourselvesinsuchabighouse.WhenItold thenewstoPeterLi, JamesWangandNancyZhang,thegirl whoalwayswearsalonghair, andwenttoBeijing withuslast year, theyall wishyoutosendussomepictures ofyournewhouse.WehopethatwhenwegoonerrandinAmericanextyear,wecanpayavisittoyourfamily.Thenwearesuretohaveanicegathering.Thismorning,PeterandIwenttoanartgallerytopickupanoilpaintingwithabeautyspotofChina ’ssouthernpartasatokenofourheartycongratulations.Wehopeitcanadduptoyourdecorationswhereveryoulike,andwealsowishyouwilllikeit.Yourssincerely,WilliamFang3）邀请信April5,2002DearMr.Brian,Thank youfor yourletter ofMarch20.AsSpring--- thebestseasonofayear---hascome,everythingisnicehere.Theweatheris alwaysfine andcomfortable, trees becomegreenandvarious kinds offlowers areinblossom.We,therefore, inviteyoutovisitourcityfromApril28toMay5.Ifyouacceptourinvitation,pleaseinformusindetailofthenumberofyourpeople,theirnames,andyoursuggestionsofyourvisit.Wewilltryourbesttoarrangeeverythingaccordingtoyourplan,andwehopethatyouwillenjoyeveryminuteofyourtriphere.Wearelookingforwardtoyourreply.Sincerelyyours,LiXiao-hua4）一般信件1508ToppLane6EGlenview,IL60025U.S.A.Dec.26,1998DearSunYong-kang:Your letter eventually followed metomynewaddress(above).I’mafraidIcanhowever,sending

’tbeofmuchspecifichelptoyou.Iam,youadirectory ofphysicsprogramsintheU.S.Onpp.178–180areprogramsleadingtoaMaster ’sorPh.D.Mysuggestion istolookovertheprogramdescriptions andthentowrite directly totheaddressesgivenif anylookappropriate.Stressthatyouneedfinancialaid.Iwouldn’tworrytoomuchaboutyourEnglish. Youracademicbackgroundseemsstrong.GoodLuck,HarveyNadler5）商业信件BROADWAY AUTOSRadford,Virginia24142TELEFAX:765542TELEPHON:046468823JacquesRogetRexetCie34rueduProfesseurNicolas35009ClermontFerrandFrance7August2002DearJacques,I’mwritingtoyoubecausewe’vebeenhavingabitoftroublewithoneofoursupplierswhomakesthelightweightbatteriesweusetopowerourvehicles.I ’mprettysureyoudonalocaldistributorof yourproductsin thiscountry,which

’thaveiswhyI’mwritingtoyoudirecttoseifyoucanhelpusout.Ididtrytocall,butyouweren ’tavailable.I’msendingsomecopiesofourtechnicalbrochurestothatyoucan seewhatweneed.Here ’sthespecification:PolymericBatteriesMaximumSize: Height:200mm Depth:200mm Width:300mmMaximumWeight: 5kgOutput: 1000watts@12voltsRechargeablelifeatfullpower: 8hoursLabels:Eachunitshouldbearalabelgiving:Theoutputofthebattery,itsmonthandyearofmanufacture,yourowncompany’snameandcountry, aproduct codenumberandauniqueunitnumberQuantity: 4,800unitsDelivery: by15September2002I’dappreciate it if youcouldquoteusyourbestCIFprice,giving afull specification ofyourproduct andshipping date.Ofcourseourtechnicaldepartmentwouldneedtohavesomesamplesofthebatteries totestin ourlaboratoriesbefore wecouldplaceafirmorder.WeusuallydealwithnewsuppliersonthebasisofpaymentinourcurrencybyconfirmedirrevocableLetterofCredit.Assumingthelaboratorytestsgowell,andyoucanquoteusacompetitiveprice,we ’dcertainlybeabletoplacemoresubstantialordersonaregularbasis.I’ll beoutoftheoffice foracoupleofweeksfromtomorrow.Inthemeantime,dogetintouchwithoneofmyassistantsMr.CloudandMrs.Lewisifyouneedanymoreinformation.Lookingforwardtohearingfromyou.GivingmybestregardstoJeanneandthekids.Bestwishes,FredFredA.North,Buyingmanager6）求学信LinCheng-weiDepartmentofForeignLanguagesEast-ChinaNormalUniversityNo.3663ZhongShanRoad(N)Shanghai200062People’RepublicofChinaMay18,2003ChairDepartmentofLinguisticsBrighamYoungUniversity2129JKHBProvo,Utah84602U.S.A.DearSir,IamanassistantteacherofEnglishatEast-ChinaNormalUniversity.NowIamwritingtoyoutoapplyforadmissiontoyourdepartmentmajoringinTESL.From1996to2000IstudiedinForeignLanguagesDepartment,East-China NormalUniversity. After graduation, Istayedinmydepartmentasanassistant,teachingthecoursesofEnglishGrammarandIntensive Reading.Asayoungteacher, IamlookingforwardtogettingachancetohaveafurtherstudyinEnglish-speaking countries inorder toimprovemyEnglish, andmyabilitytoteachthelanguageaswell.KnowingthatyourdepartmentoffersM.A.inTESL,I,therefore,sincerelyhopethatIcanhavetheopportunitytostudyinyourdepartment.Duringthepastthreeyearsofmyteaching,IhavebecomeinterestedinTESLReading,GrammarUsage,andLanguageAcquisition,whichmayhaveacloserelationshipwiththerequiredcoursesyouoffer.Inaddition,Ihavepublishedseveralpapersinthesefields(refertomyresume).Enclosedaremyapplicationmaterials.Pleasefeelfreetoinformmeifyouhaveanyquestionandneedsomeotherinformation.Itwouldbeverykindofyouifyoucantakemyapplicationintoaseriousconsideration.I’mlookingforwardtohearingfromyousoon.Yourssincerely,LinCheng-wei7）出国留学推荐信 ( RecommendationLetter forStudyingAbroad)随着我国出国留学生日年增多一般， 大部分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导写一份出国推荐信，从而可以在信中告知对方学校申请人的学历、能力、为人处世等方面的情况。如果推荐