档案馆搬迁实施方案

档案馆搬迁实施方案

关于开展“档案集中接收年”的实施方案档案接收是国家赋予档案局(馆)的重要职能，是加强档案资源建设、服务社会经济发展的需要。《档案法》明确规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”因市档案局原库房已严重饱和，自上世纪80年代以来除特殊情况外，基本未接收档案。20**年市委、市政府领导专门研究协调档案馆搬迁，同时财政列出专款完成库房设施建设，保证了档案进馆要求。为进一步整合全市档案信息资源，增强档案服务能力，确保档案安全管理，促进我市档案事业的可持续发展，拟于今年开展“档案集中接收年”，集中接收全市到期档案。为了按时完成档案接收工作,特制定本实施方案。一、指导思想在维护历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由市档案馆接收的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地接收进馆，着重建立起覆盖民生、覆盖人民群众的档案资源体系和服务民生、服务人民群众的档案利用体系，充分发挥档案资源在经济和社会发展中的独特作用。二、政策依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等。三、具体要求(一)档案接收期限1、列入市国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年移交，即20**年(含)以前形成的档案;2、被撤销、解散或者由于其他原因终止时尚未移交的档案，自被撤销、解散或者终止之日起3个月内移交;3、国有企业依法宣告破产时尚未移交的档案，自企业破产清算终结之日起1个月内移交;4、重大活动、重要事件形成的档案，自重大活动或者重要事件结束之日起1个月内移交。提前或者延期移交档案的，需经市政府档案行政管理部门同意。(二)内容范围接收市级下列机关、团体、企事业单位和其他组织在工作和社会活动中形成的具有工作查考、科学研究和历史凭证作用的各种门类、各种载体的档案。具体内容如下：1、市委及其所属各部门形成的档案;2、市人民代表大会及其常设机构形成的档案;3、市政府及其所属各部门和单位形成的档案;4、市人民政治协商会议及其常设机构形成的档案;5、市人民法院、市人民检察院形成的，按照国家有关规定需要由市国家档案馆保存的档案;6、市工会、共产主义青年团、妇联、残联等社会团体形成的档案;7、国有企业和事业单位形成的档案;8、以上各单位设置的直属临时机构和下属单位所形成的档案;9、国家有关部门驻邢单位的档案，经其上级主管部门同意后，由市国家档案馆接收;10、被撤销和解散的机关、团体、事业单位和已被依法宣告破产的国有企业的档案;11、属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映邢台市某项事业或者建设活动为主的，并经上级主管部门确定由市国家档案馆保存的档案;12、法律法规规定的其他应当由市国家档案馆保存的档案。(三)档案进馆的质量要求1、进馆档案必须符合案卷质量规范标准。各单位应对进馆档案逐卷、逐件进行检查，使之符合移交规范。(1)文书档案的整理。20**年以前的档案以卷为单位进行整理，20**年以后的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T22-20**)以件为单位进行整理。(2)科技档案的整理。按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—20**)执行。(3)专门档案的整理。不同的专业档案要符合国家或省有关规定。如会计档案要符合《会计档案管理办法》的要求等。(4)特殊载体档案的整理。不同载体的档案要符合各自的整理规范要求，如照片档案符合《照片档案管理规范》(GB/T11821-20**)的要求等。(5)企业移交进馆档案按《企业档案工作规范》(DA/T42-20**)整理编目。2、编制检索工具。各单位在移交档案时，必须编制好案卷目录和文件级目录一式三套，两套随档案移交档案馆，以确保进馆档案的有效利用，一套留原单位，以备日后查阅使用。3、其它须移交的材料：(1)立档单位档案全宗介绍;(2)立档单位档案分类方案;(3)与档案有关的资料(大事记、组织机构沿革、档案利用效果汇编等)。(四)接收档案进馆的程序和手续1、移交档案前，先由市档案馆对所移交的档案案卷质量进行检查，确认案卷质量达到进馆要求后，方可进行移交。2、档案交接双方必须根据案卷目录逐卷、逐件清点核对，如发现有误应当场改正或在案卷备考表中注明。3、验收合格后的档案由移交单位装箱向市档案局移送。4、交接双方按规定履行交接手续。填写档案交接文据一式二份，经交接双方单位负责人、经办人签名盖章后生效，各存一份备查。四、方法步骤及时间安排“档案集中接收年”从2016年3月开始，至12月底结束。分四个阶段：第一阶段筹备动员。3月1日至3月底结束，制定活动方案，广泛宣传动员。第二阶段调查摸底。4月1日至4月底结束，对已整理好的档案，填写摸底表，未整理档案可先估计大体数量，4月底前填表上报市档案局市直业务指导科。第三阶段整理验收。5月1日至8月底结束，各单位在调查摸底的基础上，对散存档案进行整理，要抽调专人，集中时间，按时完成整理工作。已整理完善的单位，可随时验收入馆。第四阶段集中接收。9月1日至12月底结束，对整理验收单位进行集中接收。凡列入本次接收范围的档案，立档单位必须按要求进行移交，不得以任何理由拒交或延期移交;对拒不移交或延期移交而造成档案缺失、损毁的，将依照《档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》严肃追究责任。五、组织领导各级各部门要把档案接收工作作为一项重要任务，认真谋划，精心组织，扎实推动，确保完成。(一)成立工作机构。为加强对档案接收进馆工作的组织领导，成立以市政府党组成员高立春同志为组长的“档案集中接收年”领导小组。各单位都要成立相应组织，明确领导和实施人员，负责对档案接收进馆的具体工作，确保档案接收进馆工作的顺利完成。(二)强化业务指导。市档案局做好档案接收的指导工作，对档案整理存在问题的单位要及时指导，尽快完善整理。(三)加强督促检查。坚决防止应交不交的情况发生。档案移交工作的开展情况将作为对各单位进行档案达标认定、评先的一项重要依据。附：邢台市“档案集中接收年”领导小组名单市直单位已进馆档案统计市直单位应交档案调查摸底表二〇一六年三月一日

第二篇：档案馆搬迁方案5700字档案馆搬迁方案搬迁前规划准备一、规划新馆馆舍布局档案馆建设是档案事业持续稳定发展的基础和保证，努力把各级国家档案馆建设成为“五位一体”的公共档案馆，是实现档案事业跨越式发展的重点目标。所以，档案馆新馆建设对每个地方来说都是新的里程碑，是实现管理水平、服务水平跨越式发展的重要机遇。而新馆功能区域的划分、各种功能用房的分布、馆藏档案资源的布局、柜架桌椅等不同设备的需求数量及摆放位置等，是每个档案馆新馆规划设计时应考虑的基本要件，更是在建成使用前要面对的现实问题。1根据功能要求合理规划档案馆新馆布局鉴于档案馆特殊性，按照其使用功能一般分为库区、对外服务区、业务技术区、办公区和附属用房区等。档案馆新馆布局应根据功能要求和工作流程进行合理规划，做到既能满足功能分区，又便于前后工作衔接，保障利用者得到灵活、迅速、周到的服务。各类用房要凸显实体保管、阅览接待、开放利用、展览教育、技术处理、办公会议、干部培训、学术交流、公众休闲、对外服务等功能，并在平面布局中做到功能分区明显。如库区要求相对独立，对外服务区应单独设置出入口，锅炉房、变配电室等可能危及档案安全的附属用房，在整个布局中应与库区保持一定安全距离;对外服务区、业务技术区、办公区应具有良好的自然采光和通风条件;馆内道路规划应与城市道路或公路连接，符合消防和疏散要求并便于档案运送、装卸;保证足够绿化用地、集散场地、道路、停车场等;使室外公共区域其既可在平时作为公众休闲的场所，又可在灾害发生时成为人员疏散和临时应急避难的场所使用。2科学、合理划分、布局档案馆新馆馆藏要根据档案馆收藏档案资源的特点(如载体、内容、性质等不同)，结合新馆建筑结构，科学、合理地划分馆藏存放区域。档案馆馆藏布局是档案馆百年大计，一旦确定一般不容易改变，需要有一定前瞻性。应根据新建档案馆的建筑结构、建筑空间分布及各空间档案资源的承载量、馆藏档案特点和各类档案馆藏量、拟藏量、各类档案资源的阅流量及利用者流量来科学规划，对馆藏区域进行合理布局(如设置纸质档案库、特殊载体档案库、实物档案库、资料库;珍贵档案实体，还要安排特殊库房作为特藏库)，将新馆馆藏组成一个高效、有序的有机整体，并科学安排馆藏出入库和提供利用的流动路线。既保障馆藏档案安全，又方便利用者，同时维护档案馆工作人员正常工作环境。3通过室内环境布局体现现代档案馆管理与服务理念确定馆藏档案布局之后，接下来是设计各功能区域的室内布局。要考虑柜架位、柜架距、阅览桌桌距、工作台摆放等。要合理利用档案馆有效面积，避免空间浪费。作为全新档案馆，要从利用者视角出发，综合考虑阅览室内及其他服务区域的空间感、视觉感、行为感，通过有效家具设计与摆放，最大限度为利用者提供舒适、平和、亲切的阅览环境。同时，还应充分考虑工作人员办公区域和其他功能区域的室内布局，使其具有可塑性，能根据形势需要，较容易做出局部调整。在此基础上，运用AutoCAD软件，先绘制出每个楼层的布局平面图及每个房间的平面效果图，在现场和图纸上标明旧址相关各区域、场所及档案柜架、阅览桌、工作台和其他设备的统一编号，以确保搬迁人员能够迅速准确地找到每一件物品的归宿，摆放一步到位，节约时间和人力。二、确认新馆各项建设指标新馆交付使用前，要按照《档案馆建筑设计规范》对新馆建设情况进行全面验收，重点验收安全、消防及恒温恒湿系统的设置及质量情况，新机房环境(包括室电系统环境、供电系统环境、供电系统线路情况的确认，各种电压测量，UPS供电系统检测量)，确认每项验收内容都达到标准要求。三、成立搬迁工作领导小组档案馆搬迁工作必须遵循“统一领导、分工负责、协调配合”的原则，成立搬迁工作领导小组及各区域工作小组，明确职责。领导小组职责：负责组织、策划本次搬迁的全面工作;讨论制定搬迁工作方案并组织实施;协调搬迁工作中出现的矛盾和问题;及时调度搬迁的进程;协调好参与搬迁工作的部队或搬迁公司在搬运物品时做好物品的防护工作。各区域工作小组及负责人职责：负责区域搬迁活动的指导与组织;负责区域搬迁活动的监督;负责执行搬迁活动工作方案的实施;协助领导小组组长处理在搬迁过程中出现的问题;及时调度负责区域内的搬迁活动的进度;协调做好搬迁过程中物品的防护工作。四、查验清理馆藏与固定资产档案馆搬迁，正是对馆藏档案资源全面查验、对固定资产进行清理的大好时机。可对发现与确定的错库、错架、错类、错号案卷(或资料)进行校正;通过清理对馆藏水平做一次系统、阶段性的总结和优化，让新馆在较优基础上起步。1清点馆藏对档案资源进行“核账”，可以利用案卷目录、分类目录等对档案资源逐卷逐册逐件核对。做到对馆藏心中有数，为新馆确定柜架份额准备好可靠数据。此项工作量较大，需提前进行。2馆藏整序即档案资源的有序化，是对馆内各档案库、资料库所藏资源进行全面的整序、归类、排架、鉴定、剔旧、核销等工作。在搬迁前将所有未按系统排列的档案资源，例如柜架紧张时，下架的和“乱架”的档案、资料等，按档号(资料编号)统统归位;对现有档案资源进行全面检查、鉴定，剔除过期、到期、无保存价值的档案资源，卸下包袱，轻装搬迁。使档案资源个个“货真价实”，为那些重要的、利用率较高的档案资源腾出空间。3确认家当即按部门清点现有档案柜架、阅览桌椅、仪器设备、办公家具等固定资产，清理库房内存放的物品，具体列出应搬迁的设备、物品和损坏、报废的设备、物品明细，汇总造册。掌握区域空间柜架特点及其规模。此外，还要明确需要增添的设备、配件等，及时申请。在此过程中，对各固定资产及其位置要有总体认识;对废旧、损坏的物品要登记去处，提前处理不要物品，不遗留任何问题。4实施保护搬入新馆前对查找出来的问题，根据轻重缓急，逐一解决。主要是对纸质档案进行除尘、消毒;对“病档”进行登记，对不规范的档案进行重新整理或者有重点的抢救性保护措施(如复印原件备查，进行缩微、数字化等);对特种载体档案要进行除尘、清洁、干燥等。就原有网络设备而言，绘制出现有网络设备的列表和拓扑结构图及搬迁后的物理布置图、连接图、线缆号图;对所有关键数据(包括程序、数据库、各服务器的配置参数、操作系统等)进行备份;提早解决各个设备及其线缆、信号灯、液晶显示屏等存在的错误;对网络设备保洁处理等。五、准确无误地测定柜架位馆藏柜架位的测定是档案馆搬迁过程中重要步骤。由于新旧馆合承载量、库位布局、馆藏量均存在差异，故原有馆藏各类档案资源实体需要重新组合和布局，以便更好地利用。为此，必须进行柜架位测定，据此编制《旧馆、新馆档案存放对照表》、《新馆档案存放方案》，定位每节柜架。馆藏柜架位的测定主要包括测量计算在架存放各类档案资源实体的实际长度、存放各类档案资源实体的预留发展空间，要在新馆储存档案资源实体的各个独立空间里的档案柜架上事先标出编号。馆藏柜架位测定准确无误，可节省人力、物力、财力，降低损耗，加快搬迁速度。六、选择合适的搬迁方法一般搬迁方式：一是打捆、下架、装箱(装袋)，然后装入大中型货运车运送至馆藏地，再开箱(袋)、解捆、上架、排序，这种方法比较适合新旧馆距离比较远的档案馆的搬迁;二是打捆、下架、装车运送至目的地，再解捆、上架、排序，此种方法则适合新旧馆距离较近的档案馆的搬迁;三是下架、装上推车(或其他搬运工具)，由人组成传送带运送至上架架位，上架、排序，此种方法适用于同一楼层或跨楼层的搬迁。以上方法不足之处：首先，需要有较大的空间有序地排放已经下架的包和捆;其次，无法准确控制馆藏实体的排列架位及预留今后发展的架位空间;再次，一旦次序发生混乱，如一捆或几捆、一包或几包案卷出现错误，整个布局将随之发生混乱，需要重新排序;第四，整个搬迁过程无法进行有序控制，容易发生乱堆乱放的情况，为后续的工作带来困难和不便。所以，搬迁过程中应根据实际情况，灵活使用。七、制定详细的搬迁实施方案搬迁工作应在“人员安全、档案安全、保密安全”的总要求下，制定详细、合理、可行的搬迁实施方案，内容包括搬运日期、档案资源的种类和柜架的类型、数量、搬迁的起始地点、运输路线等。与此同时，需充分考虑影响搬迁进度的主要因素，估计搬迁工作中可能遇到的问题与难点，包括安保、搬运、通电、天气问题等，提出解决措施和应急方案，并成立相应工作小组，明确每一道工序，把搬迁工作细化到每个人。八、准备搬迁所需工具及用品主要是指搬迁过程中所使用的运输工具(如搬运车辆)及打包、搬迁用品(如记号笔、封口胶、纸箱、绳子、螺丝刀、锤子、钳子、裁纸刀、报纸、泡沫等)的准备，为搬迁工作提供物质保障。搬迁中的过程控制搬迁中的过程控制是档案馆搬迁的实质性阶段，包括档案资源及办公设备搬迁两大部分。要进行“预搬试验”，精确计算搬迁全程所需要时间。在验证此方法可行之后，进行人员调配、战前动员和说明搬迁注意事项，开始运作，以达到搬迁成本最小化。一、组织调配人员搬迁前期，领导小组要召开由全体工作人员参加的搬迁动员大会，宣布搬迁思路、搬迁方案及各部门、搬迁工作小组和每个人的职责，充分调动积极性，全力以赴投入工作。在搬迁实践中，全员全程参与，领导小组统一组织和调配人员，责任落实到人。二、档案资源搬迁1打捆档案馆在暂停对外服务，告知社会和民众闭馆情况的基础上，把馆藏案卷、资料逐一卸下，贴上印有库室号、柜架号、全宗号、起止号、盒数(或卷数)、装箱人等标识的标签。标签应不小于捆扎包的三分之二，尽量使用毛笔书写，用塑料绳捆扎结实并用胶带封好。同时要把每捆(包、袋)的数据记入“账册”，以便迁入新馆时把同类的捆(包、袋)放到相应架位旁。打捆质量好，编号质量高，才能保证档案资源搬运的有序进行。2搬运搬运主要包括档案资源出库、装车、运输、卸车、入库5个环节，可以请武警或专业的搬家公司协助完成。负责档案资源出库登记的工作人员要认真记录档案资源出库情况，记录出库的是何类档案，其捆(包、袋)号是多少，以及该车共装了多少捆(包、袋)案卷。装车时，要注意按馆藏区域顺序装车，保持装车过程有条不紊。运输时档案馆要配备专门的押车人员，人要在场并跟车押运，防止车上的档案资源在运输过程中掉落下来。卸车时严禁“扔包”，防止“散包”、“掉包”，出现问题及时解决;要明确所运载档案资源的入库位置，并清点捆(包、袋)数，与装车时所登记的捆(包、袋)数进行核对，确保准确无误，然后组织人员把各类档案资源直接搬运到所对应柜架附近。3上架把每捆(包、袋)档案直接“对号入座”，及时上架，不遗留一捆(包、袋)，保质保量完成上架任务，避免库内大倒架及转库现象发生。三、固定资产搬迁档案柜架、阅览桌椅、仪器设备、办公家具等固定资产搬迁的组织过程主要体现在拆卸、装箱、搬运、安装等环节上，同样需要做好科学、周密、细致的设计。1进行拆卸、整理和保护性包装各部门对自己管理和使用的、需要拆装的办公设备和家具进行拆卸、整理和保护性包装(如对电脑主机、显示器和及其他易掉易损部件拆卸，用专用缠绕薄膜进行分类缠绕，确保成为各个独立的整体，便于搬运)，员工要将自己的私人物品装箱、封口。2统一编号、粘贴标示参照平面图对新址的工作站点在显著位置贴上统一名称、编号(此编号一旦确认，有关部门旧址所有的办公设备和家具统一使用该编号，以便搬运人员能迅速找到搬运过来设备和