师范学院关于规范规范公文处写作的若干规定

师范学院关于规范规范公文处写作的假设干规定第一章总则第一条为贯彻落实《八项规定》精神,进一步规范我校的公文处理工作,根据《政机关公文处理工作条例》的要求,结合学校实际,特制定本规定。第二条我校政公文是学校在教学、科研和管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻的方针政策、部署学校工作、发布规章、请示和答复问题、指导和协调工作、报告、通报和交流情况的重要工具。第三条公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第五条校内各单位应当高度重视公文处理工作,各级领导应当模范地遵守本规定,加强对本单位公文处理工作的领导和检查。第六条学校办公室是学校公文处理的业务管理部门,主管并指导全校公文处理工作。第二章公文种类和适用范围第七条我校政公文种类主要有：（一） 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二） 通告：适用于公布学校各有关方面应当遵守或周知的事项。（三） 通知：适用于发布、传达要求各中层单位执行和有关单位周知或执行的事项,批转、转发公文。（四） 通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。（五） 报告：适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。（六） 请示：适用于向上级领导、机关、部门请求指示、批准。（七） 批复：适用于答复有关单位的请示事项。（八） 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九） 函：适用于不相隶属机关、部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。（十）会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（^一）总结：对某一工作、活动、会议或一定时期的工作进行调查、分析和研究,从中提炼出经验和教训形成的文件。（十二）计划、要点：对即将进行的某项工作预先提出目的、要求、任务、指标、措施和完成期限的文件。第八条使用以上公文文种,同时注意以下几点：（一） “报告〞和“请示〞均属上行文,应根据需要区分使用,不可混用、并用和错用。“报告〞属于陈述性上行公文,根据所报事由,可以分为事前、事中、事后报告,不要求上级批复。“报告〞中不得夹带请示事项。“请示〞属于请求性上行公文,只可事前请示,请求上级单位作出批复。“请示〞应当一文一事,要有简明的论证分析并提出问题和建议案。公文标题中不得使用“请示报告〞字样。（二） “通知〞属于知照性文种,“通报〞属于陈述文种,应根据需要区分使用。（三） “意见〞作为上行文,应按照请示性公文的程序和要求办理；作为下行文,下级单位应遵照执行；作为平行文,仅供对方参考。（四） 应根据需要正确区分使用“函〞和“请示〞。不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项,一律用“函〞。向上级机关请求指导、批准用“请示〞。第三章公文格式第九条我校政公文一般由文件版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一） 文件版头应当使用发文单位全称或者规范化简称。（二） 发文字号包括发文机关代字、年号、顺序号。我校公文发文代字为校、校发,分别代表校委、校行政及校委和行政联合发文,此外还有校办发、校组、校教、校学、校人、校职称、校科技、校研、校财、校继（职）分别代表学校对某一方面工作的专门行文。学科评定委员会发文代字为校学位,纪律检查委员会发文代字为校纪,校工会委员会发文代字为校工会,校团委发文代字为校团。联合行文,只用主办机关的发文字号。后勤产业集团内部发文代字采取备案制。（三） 上行文应当注明签发人姓名,也可视情况注明会签人姓名。（四） 公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三个部分组成。标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。（五） 主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范简称、统称。以学校名义印发到全校各单位的文件,主送单位名称按惯例为“校内各单位〞；以学校名义印发到校内部分单位的文件,要列出具体主送单位名称或同类型单位的统称。（六） 公文如有附件,应当在正文之后,成文日期之前注明附件顺序和标题。（七） 公文除“会议纪要〞和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章；联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。（八） 成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；学校有关政策条例性文件,以决策机构批准日期为准；会议通过的文件,以通过日期为准。成文日期用阿拉伯数字标注。（九） 附注是对公文的发送范围和阅读对象的限定,位置一般在成文日期的左下方。（十）抄送机关指除主送机关外,需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称。（十一）公文的文字从左至右横写、横排,正文使用3号仿宋体,主标题使用2号小标宋体,副标题使用3号楷体。（十二）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmx297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。第四章行文规则第十条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和操作性。（一）严格控制公文总量。下一年度发文总量不得超过上一年度。没有实质内容、可发可不发的文件一律不发；领导同志在会议上的讲话已印发会议材料的,以及讲话主要精神已公开发布的一般不再发文；对上级机关已公开发布的文件,相关单位只提出一般性贯彻要求,不再发文；凡在本单位或部门职责范围可以直接处理的事务,一般不行文；凡能面谈或电话、便函及其他方式处理的事务,亦不得行文。（二）各中层单位原则上不发一般性工作简报（通讯）,确有必要的,应严格控制发送范围,并向学校办公室备案。第^一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,也不得随意提高发文规格。（一） 学校委、行政可以对上对下行文,也可以同其他有关单位和院校行文。以学校委或行政名义行文,必须是关系全性的,重要的、方针政策性问题的决定、通知等,以及向上级机关呈送的请示、报告等重要公文。（二） 校内一般性事务降低发文层级,可以学校办公室名义印发的,不再以学校委、行政名义印（转）发,真正体现政策和事务、宏观和微观、重点和一般的区别。（三） 各中层单位不得以自己的名义发红头文件。校内各单位因工作需要确需使用学校文件版头的,需报经学校办公室同意。第十二条行文应当简洁明了。大力推行“短实新〞文风,不讲空话、套话,做到文风清新、文字精练、意尽文止。（一）以学校委、行政名义报送省教育厅等上级机关的请示、报告一般控制在1500字以内,特殊情况不超过2000字。（二） 以学校委、行政名义制发的普发类文件（不含规划、规章制度）,字数一般不超过3000字。（三） 各单位上报学校的请示、报告一般控制在1500字以内,特殊情况不超过2000字。各单位的简报（通讯）每期不超过1000字。第五章公文草拟第十三条草拟公文规范：（一） 符合的路线、方针、政策和法律、法规及上级机关的指示,完整、准确地表达发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。（二） 凡全校性重要文稿,由牵头部门拟稿；凡业务工作的文稿,由主办部门拟稿,学校办公室审核。草拟公文尽量为打印件,文稿应观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅办求简短。草拟修改、批阅公文用笔应符合公文归档要求。对不符合要求的文稿,学校办公室可退回拟稿单位修改或重写。（三） 人名、地点、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的使用法符合发布的标准方案,计量单位和数字用法符合主管部门的规定。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。（四） 文种、格式使用正确。（五） 文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。（六） 公文中的数字,除成文日期,部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯的数字。第十四条办理公文程序：（一） 各单位以学校名义发文的公文须经单位政主要负责人审核并签署意见,对涉及其他部门业务范围的公文,还应送有关部门会签后,方可送学校办公室,由学校办公室呈送学校领导签发。对不按程序处理的公文,学校办公室不予办理。（二） 各单位的请示、报告在送呈学校办公室之前,必须由本单位负责人向分管领导请示,获得领导同意。请示、报告、简报（通讯）一律不得直接报送学校领导个人。领导不能在未经办公室签转的文件、请示、报告上签批意见。（三） 学校办公室对公文文稿进行审核,以保证文件的准确性、严肃性和权威性。第六章公文校核第十五条公文文稿送领导签发之前,应当由学校办公室进行审核,公文审核的基本任务是协助保证公文的质量,以保证文件的准确性、严肃性和权威性。公文审核的内容是：（一） 是否确需行文。（二） 内容是否符合的路线、方针、政策和法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地表达发文机关的意图,并同现行有关公文衔接。（三） 涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见。（四） 所提措施和办法是否切实可行。（五） 呈批手续是否齐全,人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定,并决定使用何种发文代字。第十六条文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。第十七条己经领导签发的文稿,在下发印制前应再作校核。校核的重点是：审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统、规范等。经校核如需作涉及内容的实质性修改,须报原审批负责人复审。第十八条以学校名义编号发出的公文,一校由文件拟稿者校对,二校、三校由学校办公室校对,校对完毕后,校对人在公文处理单上签名后方可正式缮印。第七章公文的签发第十九条公文须经本单位、部门负责人签署意见,学校办公室审核后交校领导签发。重要公文应由主要负责人签发。联合发文,须经所有联署部门的负责人会签。负责人签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名和时间。第二十条师范学院委员会或XX师范学院名义发布的公文分别由学校委书记和校长,或者由学校委书记、校长委托其副职签发；以学校“校教“校科技〞等字号名义发文,由分管领导签发。第二^一条文件印制完毕后,学校办公室要将正式文件一式三份连同领导签发的底稿保存、归档。第八章收文管理第二十二条收文管理指对收到公文的管理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。第二十三条收到上级相关下发或交办的公文,学校办公室应提出拟办意见,送校领导指示后办理。第二十四条对于学校各单位的请示、报告等需要办理的公文,由学校办公室进行审核并提出拟办意见,然后按领导分工呈批或交有关部门办理。对不符合本办法规定的公文,经学校办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。第二十五条承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的部门并说明理由。第二十六条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调解决。第九章公文归档第二十七条公文办理完毕后,应及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第二十八条归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）,要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映学校的主要工作情况,便于保管和利用。第二十九条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张必须符合存档要求。拟制、修改和签批公文一律用碳素、蓝黑墨水钢笔或毛笔书写。第十章公文管理第三十条公文由办公室专职人员统审核、用印、归档和销毁。第三^一条各部门、各单位应当明确分管文秘工作的领导并建立分健全公文处理的有关制度。第三十二条公文