5.0日常事务管理规定

日常事务管理规定第一章总则第一条加强公司行政事务的管理，使办公室管理系统化、标准化，保证各项日常工作有序开展。第二章适用范围和细则第二条上下班管理各部门上下班时间根据部门规定执行，严格执行上下班打卡规定；自觉维护自身形象，保持良好仪容仪貌；上班时间不得串岗、吃零食、干私活，与同事交流时要放低声音，不得大声喧哗或说脏话影响其他同事工作；上班时间内因故需要离岗时需要向部门领导汇报同意并向部门同事做好工作交接后方可离岗，并在规定时间内返岗工作；上下班迟到、早退、旷工、请假按人事部相关规定执行；上班前一律不准饮酒，员工因饮酒而影响工作时，部门领导有责任劝告其先休息后工作。第三条文件打印复印办公室全体人员都有责任、义务开展好文件打印复印工作；打印、复印过程中必须认真仔细，保证文字、数字、标点无误；与工作相关的文件、资料可在公司进行打印、复印，私人资料不得在公司打印、复印；打印、复印完成后各部门人员应将原件、打印件、复印件、多余纸张一并带回，作废的纸张应及时处理或销毁，不得随意丢弃；文件资料打印、复印应根据工作需要进行，不得私自打印、复印公司资料或将打印、复印资料私自携带出公司；记录打印、复印的次数，需要归档文件在一周内归档至档案管理处。第四条接打电话打电话前要先就需要说明的事项组织好语言，确保打电话时将事情说得清楚、明白，说电话时话语要简练、有条理，挑重点说，切忌笼统、语焉不详、杂乱无章；接电话一般控制在铃响三声之内接听，使用礼貌用语“你好，这里是金鑫公司某某部门，请问您找谁”；如果对方要找的人不在，要试着询问对方有无重要事情，或者试着了解对方来电的目的，再看情况决定处理的方式；听不清楚对方说话内容时应确切地将情况告诉对方，并请对方补充说明；接打电话时，左手拿听筒，右手准备备忘录，记录好日期、时间、对象、事项，需要进行传达的，还要记录对方部门、姓名、电话，第一时间进行传达；禁止使用办公室座机接打私人电话，禁止上班时间在办公区域接打私人电话和在其他区域长时间接打私人电话。第五条来访人员接待接待应遵循〃来访人员-询问来意，需要找的人-通知被访者一引领会见-奉上茶水一送客一客人走后整理清洁”的流程进行；有人来访时，各部门人员应积极上前，热情问好，了解来访者的意图，确定被访部门、领导、事项；将来访者引领至接待室，如被访的为业务部门的，直接通知到该业务部门；如被访的为领导，请来访者稍候，为其奉上茶水，向被访领导进行汇报，根据领导指示引领会见/请其稍等/没有空闲下次再预约；来访者结束来访准备离开时，应主动上前礼貌送客，及时对会客室进行清洁。第六条名片制作行政部安排专人负责公司领导、员工的名片制作、发放、回收工作，确保名片样式和公司对外宣传形象统一；2•名片格式、尺寸、LOGO、字体、颜色、纸张、版式应统一，不能随意调换，名片内容应包含公司名称、LOGO图文、姓名、部门/职位、电话、邮箱、地址等信息；名片所含内容变更时要统一制作新的名片，并对旧名片回收销毁处理；正常情况每年每季度首落实需补充、新增名片人员名单、印制数量，在1、4、7、9月内完成名片印制工作。第七条通讯录更新、印制行政部安排专人对接人事助理负责更新通讯录，保证不因各部门人员新增、岗位调动、离职而影响正常工作联系；通讯录电子版及时更新，纸质版3、9月印制一次；通讯录按照部门顺序记录以下内容：部门名称、姓名、岗位、分机、手机、固定电话、传真、邮箱等信息；通讯录分为“内部”和“外部”二个版本。“内部”通讯录记录公司所有人员的通讯信息，仅发放于公司总部相关部门；“外部”通讯录记录部门负责人、部门助理，及经常与办事处沟通人员的通讯信息，发放于各个部门和办事处。第八条出差管理公司员工因公需要出差时，依规填写“出差申请”，明确出差时间、地点、事由、人数、交通方式、借款，经部门负责人审查，总经办审核后方能出差；行政部收到领导、员工出差申请时，确认出差人员、时间、地点，安排专人负责落实机/车票预定、酒店预定、车辆接送、工作交接等事项；注意出差时的天气情况，提醒领导携带名片、合适衣物等；需要协调安排接送的，要提前落实安排，以便合理安排出行；落实领导的机票/车票预订时，要先了解行程的距离、乘坐时间，行程远、夜间出行、乘坐时间久的应优先选择舒适、安静的商务舱，以便领导能较好的休息，保持良好的精神；预订酒店时，考虑环境好、停车方便、交通便捷、离办理事务地点近、收费合理的星级酒店；员工出差涉及工作交接的，要落实到专人负责跟进，并按时将工作完成情况和存在问题向领导进行汇报；6员工出差途中除患病及不可抗力等原因，不得随意改变起程日期、既定路线或延长出差时间；确需改变路线或延长出差时间的，要向部门领导汇报同意后方可执行。第九条酒店、机票、车票、餐厅预定/登记管理行政部安排专人对本地酒店每月了解一次价格，注意价格的波动，安排接待时必须能马上回答出价格以供筛选；整理登记常去餐厅的名称、地址、订餐联系人、订餐电话、接待量、有几人桌等信息台账，在安排接待时必须能马上做出回答以供筛选；建立酒店、机票、车票、餐厅预定/登记台账，在进行预定并发生费用后3天内完成台账登记。第十条随同领导出差随同领导出差前，要清楚明白出差时间、地点、事项，提前做好机票/酒店预订、接送、餐饮和涉及材料的对接、准备、落实，提醒领导携带名片、适应气候的衣物；随同领导出差前还要将手头工作处理好，需要转交其他同事跟进的，要做好交接，并随时跟进工作进展情况；及时关注天气、交通等情况，合理行程安排，照顾好领导的饮食和起居，做好出差期间文件收集、照片拍摄的收集、整理；出差结束后3个工作日内整理上报总结完成事项和未落实事宜的跟进情况，相关文件一周内归档。第十一条节假日管理1.针对元旦节、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节的法定节假日，在放假前一周知悉领导国务院关于该法定节假日的放假安排；在领导明确公司放假安排后，发放放假通知，明确放假和补班时间、注意事项、值班人员和电话；各部门在收到放假通知时，做好工作安排，涉及值班的要落实值班人员，保证放假期间电话畅