时间管理-林峰课件

时间管理

杭州源动力企业管理咨询公司2011年09月24日林峰源动力企管特聘讲师浙江大学继教院客教浙江金融学院客教可口可乐资深内训师障碍一：“我的时间比较充裕”障碍二：“时间掌握在别人手中没法管理”

障碍三：“时间管理有什么用，计划赶不上变化快”障碍四：“时间管理这么麻烦，有多少作用？”那么到底需不需要进行时间管理？推进时间管理的障碍何在？人生计算式AGE4AGE80时间管理小测试下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，“有时”记1分，“经常”记2分，“总是”记3分。1、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。2、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。3、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。6、我试着按照生理节奏规律曲线来安排我的工作。7、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会毫不犹豫说“不”。8、凡是可交派下属（委托别人）去做的，我都交派下去。9、我在每个工作日之后，都会预想明天大致的工作内容。课程要点

一、时间管理的基本概念和主要误区二、时间管理的基本准则

1.目标原则（S.M.A.R.T）

2.四象限原则

3.20/80原则4.习惯性原则

三、时间管理的方法和技巧四、时间管理的相关工具一、时间管理的概念和误区1、什么是时间？时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。2、什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何使有限的时间发挥最大的受益，以便更好地完成既定目标。时间管理理论的四个发展阶段第一代时间管理----备忘录型被动性时间管理，第二代时间管理----事先规划安排行程开始主动管理，但没有“优先”观念第三代时间管理----规划、定优先顺序、操之在我强化目标追求，但事务性工作耗时较多第四代时间管理----探索创造高品质生活承认人比事重要，全盘规划和平衡个人工作生活中的不同角色，着重于规划性事务的完成。我们有时间与长辈多相处一会儿吗？－父母恩大我们有时间结识新的朋友吗？－你的朋友圈决定什么我们有时间经常读有益的图书吗？－人类最好的朋友我们有时间进行思考吗？－学而不思则罔我们有时间经常尝试新的事物吗？－创新精神我们是不是感到每天都很忙，可每天都缺乏成就感？我们每天都很忙吗？时间管理的误区8：30部门每日例会9：00签批企划、文件9：15接听和回复下属关于薪酬方面问题的电话9：30下属来请示工作9：45与财务部经理讨论费用问题10：20替上司营销总监去开财务会议11：10与行政部经理聊天11：30和下属讨论其递交的促销计划12：00吃午饭张经理忙碌的一天－上午篇张经理忙碌的一天－下午篇13：00调解两个下属的工作矛盾13：30准备向营销总监汇报的资料14：30下属来谈他工作中的困难和抱怨14：50与人事经理谈某下属的奖金问题15：20接顾客投诉电话、很恼火15：30打电话询问投诉之事、教训下属15：50老总找去谈事16：20下属又来请示工作16：30修改下属的促销计划17：00下班时间到了，发现促销计划有问题得找市场部经理协商18：00有一个下属进来说他想辞职……18：30女友来电咆哮：你不用过来了！你永远不用过来了！19：00保持表面冷静送走下属，狂打女朋友电话，语音提示已关机……19：15打算继续完成给总监的报告，但思绪如麻19：30决定还是先解决晚饭，楼下肯德基比较便捷20：00重振旗鼓准备结果报告20：20接女友短信：限你30分钟赶到五马街……21：20

……22：20

……23：50在家打开电脑，冲两包速溶咖啡，打算继续给总监的报告……你们觉得张经理的时间安排有什么问题？分组讨论10分钟张经理忙碌的一天－晚上篇误区一：无目标、进取意识不强“人最大的敌人就是自己”。

有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人无人生目标、时间无价值感，导致表现为缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：

对工作消极、推诿、拖拉爱抱怨、喜挑刺目标到底能带来什么？目标将有助于你建立价值观而价值观将有助你做出判断做有效的事情而不是仅仅有效地做事情！

通过持续研发、制造、经营科学安全孕婴童产品，以及温馨、专业、亲切的母婴服务，以爱的精神，帮助中国宝宝和全球儿童健康成长，从而为中华复兴及人类的和平与发展作出贡献。贝因美的使命和愿景历次乳业危机贝因美缘何独善其身什么是“无法”、什么是“无天”？为什么苏丹红、瘦肉精、地沟油层出不穷？植物奶油和废胶胎呢？还有假洋鬼子！中国企业急需自我救赎！失去机会的业务主管没有目标就不知道什么是西瓜什么是芝麻！误区之二：工作缺乏计划

尽管计划能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：1、不做计划也能获得实效；2、做了计划也难获得实效；3、不了解做计划的好处；4、不知如何做计划。计划的要点目标负责的原则切实可行的原则注重调查的原则集思广益的原则防患未然的原则FAILTOPREPAREISPREPARETOFAIL谋定而后动误区之三：时间控制不够严密

有的人制定了工作计划但又不认真地履行，导致计划变成一纸空文。1、习惯拖延时间－Eatthefrogfirst2、不擅处理不速之客和电话的打扰；3、不擅统筹利用时间4、不擅利用“零碎”时间误区四：处事无轻重缓急由于无目标、无计划，所以导致对于事项的轻重缓急无法判断。最终表现在行动上就是：头痛医头脚痛医脚或者胡子眉毛一把抓陷身于繁复的事务中了无尽头吃力不讨好、无完成任务的荣誉感葵花宝典人生就象一场熊熊燃烧的大火，我们所要做的就是尽力在大火中抢救出你认为最值得抢救的东西……－－雨果时间管理的基本原则

你的目标是什么？每人写下自己童年曾经的理想每人给自己拟定一个2年目标一个5年目标一个20年目标参照SMART原则10分钟时间时间管理的第一要义：目标导向1、SMART目标用清楚不含糊的方法来定义预期的结果用统一标准作为对比基准没有误解挑战个人拓展机会有清晰的数字化的成功标准有执行重点的有助于评估的何时跟进回顾行动可实现的详细的可衡量的有挑战的现实的时效性Specificmeasurableattainablerelevanttime-basedSMRAT没有人在给别人打工每个人都为自己打拼！活在人家的任务里不如活在自己的目标里！我赚的是两份收入一份是薪水一份是未来！

你会发现：认真看待自己的这份计划第二类是工作可以按照重要程度来划分。重要工作不重要工作费用预算计划部门招聘计划制定重要客户拜访工作报告总结下达指示一些文件和资料的查询文件归档应付无关人员领用物品差旅费报销第一类是工作的紧急程度是不同的。紧急不紧急紧急处理客户投诉意外事故的紧急排除重要客户来访确定明天的广告接待质检人员工作总结修改工作流程处理同事的一些误解辅导下属工作安排下一步工作与同级部门间的协调政策的修改2、四象限法则-工作的分类2、四象限法则我们可以将上述工作分类按不同定义分别归入四个象限：

1、重要并且紧急：它们是危机任务

2、重要但不紧急：它们是新的机遇

3、紧急但不重要：它们是日常事务

4、不紧急不重要：它们是杂乱琐事2、四象限法则袜子的故事练习时间：1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2、星期六是一个好朋友的生日——你还没有买生日礼物和生日卡3、你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信4、有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19：00以前），估计要花一小时5、明天晚上有一个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6、明晚有一场演唱会7、你在图书馆借的书明天到期8、外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩，你需要整理行李9、你要在周五交计划书前把它复印一份10、明天下午2：00——4：00你有一个会议11、你欠某人1000元钱，他明天也要参加那个会议12、你明天早上从9：00——11：00要听一场讲座13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15、你要好好洗个澡16、你负责的项目小组将在明天下午6：00开会，预计1小时17、你身上只有500元钱，需要取钱18、大家明晚聚餐19、你错过了周一的例会，要在下周一前复印一份会议记录20、这个星期有些材料没有整理完，要在下周一前整理好，约2小时21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话给他22、星期天早晨要出一份简报，预计准备简报要花费15个小时而且只能用业余时间23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有24、下周二你要参加一个业务考试练习内容：对上述事件进行分类，并为未来一周的工作做一个计划表，论述对于不重要的事情打算怎样处理？－－－时间10分钟假如现在是周一的晚上，面前是这五天要做的事情安排好你的大石头故事分享：自我意识及目的会帮助你确定代表“大石头”的那些活动。记住这些应该属于第二象限的活动，例如：规划、准备、预防－机会总是垂青有准备的人界定价值观建立人际关系真正的更新与重塑（教学相长）事关重大者不可受制于细枝末节---哥德3、20/80法则80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。做好的事情比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果。事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。水桶理论杰克·韦尔奇就是将时间管理和重点工作完美结合起来的典范。在韦尔奇掌舵通用电气的期间，他把50%的时间花在重点培养有天赋的管理人才上，给他们分派各种工作，增长他们的才干。二十年间，他培养了一个强有力的领导团队和一批顶级的CEO，仅2000和2001两年，就至少有11人到美国其他上市公司担任CEO。如何解读教会了徒弟饿死了师傅？

有明确的生活和工作目标每天要花10分钟作计划要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划每周都将你的工作排出优先顺序能在高效的时间里做完你的重要工作尽量一次性完成任务什么是好的习惯4、习惯性原则如何理解任务－看看我军是如何做的

第十六稽传令

凡发放过话，候大小将领发放毕，主将抽队下一军向前。问今日所发放何事。若能知其大略则已，如全不知，则取队总问之。队总能言之，则治军以不听受之罪；队总不能言，则取本旗总问之。旗总能言之，则治队总以罪，军则免究，是队总传不明也；如旗总不能言，则取本百总问之。百总能言，则治旗总以罪；百总不能言，则取本管把总问之。上至哨将，一体皆然。

－戚继光《练兵实纪》完成任务≠获得结果！完成任务只是对程序、过程负责获得结果是对价值、目的负责如何理解任务－看看我们是如何做的怎么样才能拿到结果？

思考题习惯性原则－一个良好的办公界面小事情会被拖成大事情良好的习惯只需坚持21天即可养成！时间管理的方法和技巧方法之一：有计划地工作为自己建立一张工作表，包括事项目标、作业标准、最后期限、优先顺序等内容。把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分，与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳定性。每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。严于律己，严格按计划表工作，做时间的主人。例表：目标事项作业标准关键点89101112131415161718192021222324当日工作准备

完成月度计划

处理相关文件

召集各部门会议

市场走访

请老同学咖啡

和家人看电影

批电子公文

方法之二：减少无序行动归纳相似的事情，将它们放在一起处理。把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分，以便逐一解决。减少例行事务，缩短低价值的事件，拋开没有价值的信件和文书工作。减少、推迟或委派别人完成优先级很低的任务。方法之三：避免贪大求全成就感是建立在要实现的目标上的，不能脱离你的目标。上司认可是基于你职责内的工作的完成情况。不要过分追求尽善尽美，只追求达到目标，完成职责。方法之三：避免贪大求全有一次，我请邻居帮我在客厅里钉一幅画，画已经在墙上扶好，正准备砸钉子，他说：“这样不好，最好钉两个木块，把画挂上面。”我遵从他的意见，让他帮着去找锯子，找来锯子，还没有锯两三下，他说：“不行，这锯子，得磨一磨。”

于是，他丢下锯子去拿锉刀。锉刀拿来了，他又发现在使用锉刀之前，必须得给锉刀安个把柄。为此他拿起斧头去校园边上的一个灌木丛里去寻找小树。就在要砍树时，他又发现我那把生满老锈的斧头实在是不能用，必须得磨一下……

当然了，那幅画，我还是一边一个钉子把它钉在了墙上。下午再见到他的时候，是在街上。他正在帮木匠从五金商店里往外抬一台笨重的电锯。

先确保完成再追求完美！方法之四：避免拖延严格要求自己，规定任务完成的期限。迅速处理困难之事，等待和拖延不会使它们变容易。不要只做熟悉的事务性工作。与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨清各自的职责，不推诿和相互扯皮。尽量做到当天计划工作日清日毕。设置时间限制。例如，做某些决定时，不超3分钟。方法之五：学会说“不”不要扮演救世主，避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。说“不”有时候不需要任何借口，只要你的拒绝对你来说是合理的。上一条不适用于上司，对上司要有足够合理的解释和说明。找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。时间管理超级链接超级链接－6点优先工作制：该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……

艾维利认为，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。超级链接－麦肯锡30秒电梯理论：

麦肯锡公司有过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。前期谈判后，项目经理在电梯偶遇对方的董事长，该董事长问项目经理：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目经理没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的300秒钟内把结果说清楚。最终麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

超级链接－莫法特工作（休息）法：《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有三张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。

“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降许多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，适时调换兴奋点，可使脑力和体力得到有效的调剂和放松。专业统计数据指出：“办公室工作一般每8分钟会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50~60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。超级链接－尊重韵律工作制：华为为了解决这个问题，提出了自己的“韵律原则”，它包括以下方面的内容：保持自己的韵律以及与别人的韵律相协调，具体的方法包括：多了解对方的工作习惯、不唐突地拜访对方、在确保效果的前提下多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail）等。

时间管理可借用的相关工具利用EXCEL编制甘特图利用foxmail/outlook自带的任务软件利用网络下载的相关软件利用智能手机的相关软件像对待钱一样认真的计划、总结时间的使用情况，合理地消费时间，减少浪费的时间，坚持储存一部分，做时间的主人而不是和奴隶，你会慢慢地变“富裕”，拥有丰富的人生。这些时间属于消费：吃饭、睡觉、逛街、看电视、聊天。。。这些时间属于浪费部分：返工、无谓的等待、无聊的旅途。。。这些时间属于储存部分：学习、思考、总结、计划。。。总之8：30部门每日例会9：00签批企划、文件9：15接听和回复下属关于薪酬方面问题的电话9：30下属来请示工作9：45与财务部经理讨论费用问题10：