全恩生物技术工程设备有限公司行政管理规定

行政管理规定目地：为适应公发展的需要，加强日常行政工作的规范管理，特制定本规定范围：本规定适用于公司下属各部门及全体员工职责：公司办公室是各部门行政管理的主管部门。公司行政部是日常行政管理的实施部门。第一节：文件管理规定对确保对公司文件有效的管理及控制，包括文件编制、审批、收发、更改、归档、检索、作废等做出相关规定。本规定适用于公司内部文件和外来文件的控制。一、文件分类和形式1、文件分类内部文件包括：管理手册、工作流程图、通知、通报、规章制度等。记录表格。外来文件包括：a)国家、行业标准、地方有关法律法规；b)厂家通知、合同、技术文件、书籍、培训资料和记录：c)上级政府及相关部门发文。2、文件的形式纸张：传真电子版：光盘、硬盘、U盘二、文件的编制、审批和发布1、文件的编制：（1）编号a)管理手册的编号：公司名称+管理简称+发文件年度+版本号b)通知编号：公司拼音简写+部门简称+公文种类简写+（发文年度）+发文序列号组成，位于文头下方。c)记录编制：公司名称+部门+序号d)外部文件以文件原编号为主，部门可根据情况进行排序编号，主要控制其版本、年号、时段的有效性。（2）编写要求a)文字体采用宋体。首行称谓采用四号字，正文内容采用小四号字b)抄送栏目由总经理根据传真收件内容填写抄送部门c)文件应字迹清晰、内部完整。（3）、文件的版本版本号以英文字母A、B、C……表示，A为第一版，依次类推，修改状态以阿拉伯数字0、1、2……表示，0为原版，1为第一次修改，依次类推。2、文件审批及发布1、公司文件由总经理审核批准发布实施。2、公司内部文件由部门经理审核总经理批准发布实施。3、公司内部记录表格由行政部批准实施。三、文件的发放、回收1、内部文件发放：由行政部负责接收公司文件，并将文件登记在《文件接收记录》内，可用电子版进行登记。行政部根据文件发放对象复印后进行转发，并要求领用人在《文件发放登记、回收表》内签字。文件回收时，行政人员应在《文件发放登记、回收表》做好记录。文件以传真形式时，公司要根据传真纸的特点进行复印保存。在“保密限制范围内”的文件，公司将提前电话通知总经理，并由总经理直接接收并不转发。2、外部文件发放：各部门接收厂家相关通知、培训资料、升级光盘时应报于行政部备案，行政部根据文件发放要求发放，并做好相关登记。厂家要求发至各公司的记录由行政部统一接收并印刷发放。文件归档、检索1、所有文件应由行政部备档一份，进行分类储存。2、当文件以纸张形式贮存时应保存A4纸文档，当以电子形式贮存时，应注意防潮、防压、防磁，以免其损坏、变质，重要文件备份保存。3、保存在选择干燥、通风、防水的环境中，以防止丢失和损坏。4、文件应按类别、时间进行排序并做好目录，以便检索。五、文件记录的保存期1）长期：设备台帐、资产管理卡、人员档案、各类合同等2）三年：会议记录、用车登记表、文件收发登记等。六、档案管理规定1、严格执行保密、安全制度，确保档案机密安全。

2、各部门应明确规定档案责任人，档案责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负责。

3、各类规章制度、办法、人事、会议记录、会议纪要、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由行政部负责归档。

4、各类合同、协议的正本原件由行政部归档，复印件可由部门保存。5、公司各项目申报资料、土地证、房证、营业执照、组织机构代证、道路运输许可证、消防证书、环保报告、办公车辆登记证，公司公章、合同章的预留印鉴等由行政部存档。

6、归档资料必须符合下列要求：

①文件材料齐全完整；

②根据档案内容合并整理、立卷；

③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

7、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示总经理。

8、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、定期检查档案保管工作。第二节印信管理规定印件管理：本规定就公司印章的制发、改正、废止、管理及使用方法做出规定1、印章是在公司内外沟通证明其权威作用而使用的印章，包括：公章、合同章、财务专用章、发票专用章、法人章等。2、公司总经理和印信保管人对所管理印信使用的严肃性、正确性负责，并对印信严加保管，如有失职、差错、丢失或违章乱用，一经发现，需追查相关人员法责任。3、印章刻制由行政部负责，如有需要更换或废止的印章应由规定的各管理人将旧印章交还行政部。4、废止印章由行政部保存三年。5、公司公章、合同章、由行政部指派专人保管，财务专用章、发票专用章出纳保管，法人章由财务经理保管。7、公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，经总经理批准后方可借出。（并在登记表上记录使用时间）8、用印章使用规范⑴、印章应盖在文件正面。。(2)、盖公司公章除特殊规定外，一律用朱红印泥。(3)、公司文件、对外介绍信、证明材料及其它以公司名义出具的材料盖公司印章。(4)、以公司名义对外需要署名盖章。(5)、以部门名义于授权范围内行文及收发文件时，盖部门章。(6)、重要文件和特殊文件必须总经理签字。(7)、所有盖章的对外材料必须存档一份。第三节介绍信管理规定1、介绍信由行政部经理负责保存。2、介绍信开具实行登记制度，申请人填写〈介绍信使用登记表〉并经审批后方可出具。一般事宜由行政经理审批；重要事宜由副总经理审批。3、开出的介绍信必须保留存根，以便今后核实查证。4、副总经理在使用登记表上签批后方可盖印。第四节办公管理规定一、传真、复印、打印管理办法1、传真管理（1）传真机由行政统一管理，并监督其它部门人员的使用。（2）公司传真机应24小时全天开机，处于随时接收状态。（3）公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。2、复印管理（1）公司复印机由行政部统一管理。（2）任何与公司无关的材料行政部有权拒印。3、打印管理（1）各部门打印工作由本部门专职人员自行完成，严禁不相干的人员上机操作。（2）严禁打印与公司工作无关的材料。二、计算机管理规定为了加快公司信息化的进展，提高公司运营效率，增进员工之间的交流，节约运营成本，公司推行办公自动化系统的应用，特制定本规定。1、公司办公用计算机由行政部统一管理及分配行政部确定要领取的计算机设备的具体型号，并由行政部填写所要领取的计算机配置详细清单，经领用人核实无误、签字后领用。由行政部办理计算机设备出库手续，填写出库单。归还计算机时与计算机配置详细清单进行对照，核实无误并且设备正常无任何损坏，填写入库单，清销出库单。2、使用规范⑴、计算机设备为公司财产，员工在使用时应爱护。禁止私自拆卸电脑配件，一经发现将对当事人予以严惩。因特殊工作需要，需拆卸计算机设备时，应向相关领导请示、获批准后，由网络管理员办理。⑵、计算机使用者不应在计算机上私自安装非办公用软件。所有办公用计算机不得安装游戏软件。⑶、保持计算机的清洁卫生，做到计算机的表面干净整洁，没有污渍和灰尘。特别注意对键盘、鼠标的保护与定时清洁。禁止使用硬物擦拭、划碰显示器屏幕，以免对屏幕造成损坏。⑷、公司的网络服务器、文件服务器等，由网络管理员管理，其他人不得使用。⑸、禁止带电插拔计算机设备⑹、下班、离开公司外出或超过1小时不使用计算机，应关闭计算机。违者处以20元罚款。⑺、开关计算机应按照正常开关顺序进行，关闭主机时禁止使用电源按钮或直接拔计算机电源进行关机，应使用开始菜单里面的“关机”来关闭计算机，并等到主机电源关闭后再关闭显示器。⑻、每位员工使用的计算机都需安装相应的防病毒软件，在使用计算机时必须开启防病毒软件，以免受到病毒或黑客的攻击。⑼、每位员工都应把个人使用的计算机设置密码，以保护公司的商业秘密，保障公司的网络安全,设置的密码报到行政部。使用者离开计算机时，需启动密码保护锁闭屏幕。不要轻易透露密码。在因工作调动等情况需要更换计算机时，应将原计算机的密码告知网络管理员。⑽、不要私自删改计算机系统中自己不知用途的文件或文件夹，不要使用有破坏作用的工具或命令等。⑾、办公计算机专机专用，无特殊情况不得私自使用他人计算机，或下载公司内部资料以为己用，违者处以200元罚款。⑿、禁止在工作时间利用公司电脑从事非工作的内容，包括玩游戏、看电影、聊天、浏览与工作无关网站等。违者处以200元罚款。三、电话管理规定办公电话用于正常公务，各部门必须实行严格管理。1、公司内线电话用于各部门之间的联络，员工不得用内线电话聊天、谈笑；

2、办公电话不得作私人电话使用，除正常工作外.

3、打电话时必须目的明确、语言简练。4、如未经批准拨私人国内长途，一经发现责任人承担全部电话费外另加50元人民币罚款。

5、办公电话一律不得挂拨信息台。如有违反，由部门经理追查当事人责任并罚款50元人民币；追查未果则由部门经理共同承担电话费用。

6、爱护办公电话，妥善保管，不得损坏。如发现话机、线路等故障要及时向行政部报修，确保线路畅通。四、办公用车管理规定为加强公司办公车辆的管理，特制定本规定。适用范围为公司所属各部门所有办公用车。公司行政部门为办公车辆统一管理部门。1．行政部必须有专人负责对所有办公车辆进行日常管理，所有公司车辆（总经理用车除外），晚间下班前需放至公司指定位置，钥匙统一交回办公室，由车辆管理员统一检查并做好登记。特殊情况下（紧急救援、财务用车、贵宾接送等），则需总经理同意并由行政部委派专人负责对车辆归回时间进行登记和管理。2．公务用车不得随意转借他人，不得将公车私自开回家或私用，更不准以公事为借口办私事；非工作时间及节假日一律将车停放在指定地点，严禁无故将车停放在本单位以外的地方过夜；上述现象一经发现对当事人罚款500元。3．日常公司办公用车采用车辆预约制度，事前填写车辆用车申请单，并要有明确的书面记录，每次详细记录车辆的使用人员、车辆的使用时间，公理数等。建议公司日常用车实行各部门拼车使用的方式，尽量的减少车辆的使用频率，以降低车辆的费用。4．节假日公司车辆管理和其它工作时间一样，所有车辆必须统一由行政调度管理，未经公司总经理允许，所有车辆不准外借公司员工，以及其它单位或个人及用作其它用途。5、办公用车的钥匙，车辆的清洁，维修等日常维护由库管员统一管理。6．行政部需每半个月对车辆的违章情况进行一次调查，如发现存在违章的情况，对产生违章情况的人员进行调查，一经核实，由当事人承担全部费用。如无法查处的违章，将由行政部经理进行费用的承担。8、未经总经理批准，公用车辆只供在本市内用车，不得出长途。五、办公用品及消耗品管理规定为加强消耗品的管理及控制，特制定本规定。一、管理办法1、实物管理（1）、消耗品分为一般消耗品、管制消耗品，管制消耗品的范围由公司行政部自行制定。（2）、消耗品的领用采用各部门按需上报原则，行政部根据实际情况实行总量控制的原则进行发放。（3）、临时购买由使用部门提申请报副总经理同意后购买。（4）、各部门每月25日前上报办公用品明细。（5）、行政部根据各部门的实际情况确定购买办公用品，经副总经理审批后购买。（6）、每月的30日由各部门经理或部门主管到行政部领取办公用品，一般情况下，一个月只允许领取一次。六、宿舍管理规定住宿人员须经行政经理批准方可入住，并在行政部统一登记备案。任何员工未经公司许可，不得擅自留宿外人。宿舍长对员工宿舍的一切事物负责。严禁携入或在宿舍内存放易燃易爆物品。严禁私接电路和使用电量大的电器。严禁在宿舍内进行打架、赌博、酗酒、吸毒、色情等不良活动。住宿人员不得擅自调换房间及房间内财产物品。住宿人员不得大声喧闹或发出噪声，影响他人休息。集体宿舍建立值日制度，值班者负责责任区公共卫生、水、电设备状况。员工离职时，须交回其住房钥匙，否则不予办理任何其调动手续。七：食堂管理规定为加强公司食堂管理，保证员工就餐质量，特制定本办法。一、食堂伙食及炊具管理本规定包括食堂财务预算及物品管理、食堂采购管理、食堂炊事器具安全操作管理及员工用餐管理。本规定适用于公司食堂及全体就餐员工。食堂工作人员应根据员工的建议，不断改善伙食质量，让就餐人员吃饱、吃好。饭菜不得有夹生、异味、变质等现象，饭菜中不得发现有苍蝇、腐烂菜叶根和其它异物。调料、辅料无霉变、生虫。应该烧熟、煮透的食品须达到要求。炊事员应对当天的用料进行认真清洁，绝对禁止食物中毒的发生。炊事员必须了解各种炊事器具和设备、设施的性能和使用方法，否则不得使用。所有电源开关不准用湿手开启，以防触电事故发生。厨房操作间严禁闲人进入，以确保安全。每日下班时必须保证人走火灭，以防火灾发生。每日下班时必须检查餐厅所有门窗，所有电源是否关闭，以确保财物安全。食堂卫生要求炊事员持健康证上岗。穿戴清洁的工作衣帽，头发不外露。不穿工作服去厕所，便后洗手。禁止吸烟。工作时不戴戒指，不涂指甲油。不随地吐痰，不乱丢废弃物。垃圾入箱。下水道畅通。排气罩清洁，不滴油。房墙、壁板、天花板无霉斑，无脱落。生熟分开，杜绝生