科技公司出差管理规范

出差管理规范（试行版）出差管理规范版本：01/01I综合管理部文件目录1.目的： 42.适用范围： 43.相关规定： 43.1.出差准备 43.2.出差期间 53.2.1.出差交通： 53.2.2.出差住宿： 53.2.3.出差补助： 53.2.4.出差交际费： 63.2.5.出差变更： 63.2.6.出差天数核算： 73.3.出差返回 73.3.1.出差报告： 73.3.2.出差报销： 74.相关文件及记录表格： 75.附则： 87/6人力资源部文件目的：为规范公司出差行为，提高工作效率，加强差旅费及有关费用开支的控制与管理，特制定本制度。适用范围：本制度适用于恒安嘉新（北京）科技有限公司及附属公司全体员工。相关规定：出差指因工作需要，员工需要离开工作所在地到外地工作、处理业务的工作行为。员工在一天内能够往返的，不视为出差。出差准备员工出差必须认真填写《出差申请单》，其中“出差要办事项简述”需要简述出差所办事项及所预计达到的出差目的。《出差申请单》填写完毕后，需要按照公司要求进行逐级审批，相关审批人必须根据出差的任务情况详细审核其出差时长的合理性。员工出差的审批权限如下：员工级别出差天数批准权限部门总监级以下7天及以下中心经理7天以上主管副总部门总监级及以上7天及以下主管副总7天以上总工出差期间出差交通：员工出差的交通票务须由公司综合管理部统一预定，原则上员工不得私自预定或购买。通过出差批准的员工需要尽可能地提早告知综合管理部，以便综合管理部有足够的时间提前订票，出票后尽可能不改变行程计划，以免产生改签费用。出差人员应尽量按经济和效率平衡的原则选择交通工具。在通高铁或动车的城市间出差的，车程在6小时内，应订购火车票二等座，车程在6小时以上的，方可定卧铺，如遇特殊情况需经领导审批，需要向行政部门指定的订票人员出具通过审批的书面证明。如乘坐飞机，需经二级单位负责人或总经理特别授权人审批同意，原则上所有人员乘机一律选择经济舱，如选择其他舱位，需总经理审批同意。乘坐飞机出差报销时应当提供登机牌存根。未经审批乘坐飞机的，按高铁二等座标准及里程报销，超支费用个人自理，不足部分不额外补贴。在出差地原则上应当乘坐公共交通工具。如遇紧急情况可以乘坐出租车，但必须取得相关领导的许可。出差住宿：出差住宿必须选择经济型快捷酒店。多人一同出差，尽量安排标准间，无特殊情况，禁止安排单间。出差人员到经常居住地出差的住宿费不予报销。出差员工因出差发生的住宿费用，应打印发票详单，列明房号、住宿人及各项费用明细，方能凭据报销，否则不予报销。出差补助：出差补助即出差餐补，采取限额补助的方式，每人每天100元。其中，早餐20元/顿/人，午餐40元/顿/人，晚餐40元/顿/人。到经常居住地出差和回公司总部（北京）的，不发放出差餐补。如在出差期间有业务招待活动，有交际费或业务招待费报销的，则取消相应的补助。出差补助与员工工资合并计算个人所得税，税后金额汇入员工工资账户。出差交际费：员工在出差期间，如有业务招待活动而产生费用的，统称之为交际费，交际费包括招待客人而产生的各项支出，包括但不限于餐费、礼品、娱乐活动、旅游门票等。员工如需申请交际费的，必须以向主管领导提出申请，单次费用金额超过500元的，必须递交书面申请。其中员工的宴请活动，一般宴请原则上不得超过100元/人；部门主管宴请重要客户，原则上不超过200元/人，特别重要的商务宴请，需总经理特别批准。交际费的审批请参见财务部的《费用管理制度》相关规定。交际费实行季度总量额度管理的办法，计入部门成本中，且总体费用不得超过部门的成本预算，超过部门成本预算的报总工或总经理批准，否则不予报销。出差变更：员工如在出差期间发生出差路线变更或延长出差时间的，需要按出差审批权限取得相关领导同意，并在出差返回后五个工作日内补填《出差变更申请单》，否则期间产生的一切费用不予报销。出差人员趁出差之便，事先经主管领导批准就近返家省亲办事的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。不报销绕道和在家期间的出差生活补贴、住宿费和市内交通费，同时在返回公司后五个工作日内补办相关的请（休）假手续，否则按旷工处理。出差天数核算：以有效报销交通票的准确开车或起飞时间以及返回到达目的地的时间为准。出差返回出差报告：员工在出差返回工作所在地之后，公司鼓励将自己在出差期间完成的工作情况编写《出差报告》向主管责任领导汇报，《出差报告》应当包括出差期间的工作情况、工作完成情况。出差报销：员工在出差返回后，出差费用须尽快进行报销，如有特殊情况无法及时报销的，需要经公司财务总监同意方可。出差报销的相关流程和规定见公司《费用管理制度》，并以之为准。相关文件及记录表格：《出差申请单》《费用管理制度》附件五《借款单》《费用管理制度》附件三《出差变更申请单》《费用管理制度》附件九《费用报销明细单》《费用管理制度》附件八《出差报告》