人事档案课件

第六章干部人事档案和

干部人事档案工作概述

第一节干部人事档案一、干部人事档案的作用要深入地研究干部人事档案及其管理工作，首先要了解什么是人事。人事就是党和国家机关、人民团体和企事业单位用人治事的管理过程。

（一）干部人事档案是组织人事部门考察和了解干部，进行人事决策的依据；人事工作的根本要求就是要“知人善任”。知人是善任的基础。（二）干部人事档案是干部人事工作中不可缺少的工作。（四）干部档案是国家的重要档案资料。任何朝代，亦无论是中国或是外国，拟定历史都离不开人物这个基本要素，人事档案是研究人物不可缺少的史料。

（五）干部人事档案是有关部门进行共产主义、爱国主义和革命传统教育的好教材。

二、干部人事档案的概念、内容及特点

（一）干部人事档案的概念干部人事档案是指组织人事等有关部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等内容的文件材料集中整理并保存起来以备查考的历史记录，它是历史地、全面地考查了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

（二）干部人事档案的内容干部人事档案材料构成干部人事档案的内容。包括：1、干部调配（转业安置）、任免、考察考核等工作中形成的各类人员登记表（如干部履历表、履历书和教师、职工、医务人员、军人登记表等），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料，退（离）休审批表和军队转业干部审批表。2、录用和聘用干部工作中形成的录用和聘用审批表、聘用工作合同书、政审（考核）材料、续聘审批表、解聘辞退材料。3、办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料。6、国民教育、成人教育形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料，学历、学位证书复印件：党校、行政院校或者组织人事部门认可的其它培训机构三个月以上培训的学员登记表、出国（境）培训登记表等材料。9、党团组织建设中形成的材料：已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书（1—2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料，民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表、优秀党员事迹及组织审批材料，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料、退党材料，取消预备党员资格的组织意见；共青团入团志愿书、申请书、团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；加入民主党派的有关材料。11、表彰奖励活动中形成的各种先进人物

登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材

料。12、组织布置填写的履历、自传、组织鉴

定、自我鉴定材料。13、纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定（免予处分的意见）、记过材料、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料，通报批评材料。法院审判工作形成的判决书。复查甄别报告、决定、上级批复材料。14、干部的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文（如获奖或在全国性的报刊上发表的）等目录。15、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。16、办理干部丧事活动中形成的悼词（生平），报纸报道的消息、讣告，非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书。17、其他可供组织参考有保存价值的材料。（三）干部人事档案的特点

1、专指性：人事档案的立卷与其他档案立卷方式不同，它是以单个人为一宗整理立卷的，人事档案是人事管理工作的工具，是为正确地挑选、任用人才服务的，党和国家的用人方针是德才兼备，看人不能看一时一事，要全面的历史地看。3、密级性：人事档案具有较强的机密性。

4、隐私性:5、广泛性：人事档案的内容是随着个人社会实践活动的增加而不断丰富增长的。

第二节干部人事档案工作一、干部人事档案工作性质干部人事档案工作，是党和国家干部工作的重要组成部分。也是国家档案工作的组成部分，它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能、知人善任、进行社会主义现代化建设服务的，它是一项政治性、政策性、科学性、服务性融为一体的工作。我国的干部人事档案工作和国外的各有特色，但有一个共性，分现职和非现职。二、干部人事档案工作的概念、内容、特性、原则，管理部门的职责及干部人事档案工作人员应具备的政治素质和业务要求（一）干部人事档案工作的概念应用科学的理论、先进的方法和技术，对形成的档案材料进行收集、鉴别和整理，妥善保管起来，积极提供利用，是为党的干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务，这就是干部人事档案工作。6、登记人员职务变动、工作变动情况；7、调查研究、制定规章制度、搞好队伍

建设、进行宏观管理和业务指导；8、定期向同级档案馆移交死亡人员的档

案。（三）干部人事档案工作的特性

1、政治上与干部人事工作的一致性；2、干部人事档案工作和干部人事工作的

从属性；3、干部人事档案工作的专业性;4、干部人事档案工作的保密性和及时性;

（四）干部人事档案管理工作的原则

1、坚持实行集中统一管理的原则；2、维护干部人事档案的真实、完整

与安全的原则；3、积极为干部人事工作和他工作服

务的原则。

6、做好干部人事档案安全、保密、保护工作；7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度、搞好干部人事档案的业务建设和指导；8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；9、定期向档案馆（室）移交死亡干部人事档案;10、办理其他事项。（六）干部人事档案工作人员

应具备的政治素质和业务要求1、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、江泽民“三个代表”的重要思想，学习党的路线、方针、政策，努力提高政治思想水平；2、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务知识，提高业务水平和工作能力。积极为干部工作服务；3、严格遵守《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日六届全国人大22次会议通过）和《保密规定》，保护档案的安全，不得泄漏档案内容；4、坚持原则，严格按档案管理工作的各项规章制度办事；5、工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。三、干部人事档案材料的收集、鉴别、

分类、加工、清理

（一）干部人事档案材料的收集干部人事档案材料的收集工作，是干部人事档案部门根据干部管理权限，向有关部门收集有关档案材料，集中起来统一管理的工作。在干部人事档案工作诸多环节中收集工作是首要环节，是一切工作的起点。

1、干部人事档案材料的收集范围干部人事工作和其它有关工作中形成的应归档的干部人事档案材料。

2、干部人事档案材料的收集方法

（1）

形成干部人事档案材料的部门积极主动地送交；（2）做好经常性的收集工作；

（3）做好统一布置写材料的收集工作；（4）做好收集登记工作。（二）干部人事档案材料的鉴别

干部人事档案材料的鉴别工作，是干部人事档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，鉴别材料的真伪，判断材料的保存价值，确定其是否归入干部人事档案的工作。1、干部人事档案材料鉴别的原则(1)以中央的有关规定为统一标准；(2)坚持历史的辨证的观点，具体问题

具体分析；(3)建立严格的制度，确保鉴别工作的

开展。2、干部人事档案材料鉴别的具体做法(1)判断材料是否属于干部人事档案材料；(2)判断材料的程序，手续是否完备。（三）干部人事档案材料的分类

第一类履历材料（1）干部履历表（书）、简历表。（2）个人简历材料。（3）更改姓名的材料。（4）干部、职工、教师、医务人员、军人、

学生等各类人员登记表。

说明:（1）现为干部，过去曾当过工人的，工人

的有关登记表归一类。（2）党员干部登记表、简历表归一类。（3）土改、镇反、三反、肃反、社教运动

工作队员，支边扶贫工作队员，下派

锻炼人员，驻村（厂）帮社（企）工

作队员登记表归一类。（4）公安人员、武装干部、职员、工人、

学员、行政工作人员登记表、简历材

料归一类。（5）已上岗的后备干部登记表归一类。（6）干部履历鉴定书（表）或履历表、简

历表有鉴定的以履历为主的归一类；

以鉴定为主的归三类。(7)主要内容是干部简历的审查表、调查表、履历变化补充表归一类。(8)《干部个人革命活动简历》材料归一类。(9)机要人员登记表，以简历为主的归一类；以鉴定为主归三类；以政审为主归五类。(10)行业人员登记表、工会会员登记表，原则上

不归入干部人事档案。若确有参考价值的可

归入十类。(11)“五·七”干校学员登记表归一类。若以鉴

定为主的归三类。(12)“知识青年”上山下乡申请登记表归一类。

认定其下乡时间为参加工作时间的材料归五

类。(13)参战人员登记表及参战各时期的情况（登记）

材料归一类。第二类自传及属于自传性质的材料

（1）自传、干部自传、带自传的履历或简历表。（2）有自传内容的历史反省材料。（3）有自传内容的入党申请书。（4）已上岗后备干部的小传。（5）期货带有自传性质的材料。（6）学生自传登记表。

说明：有的干部没有写过自传，可将含有自传内容较多的一份入党申请书归入此类，并在案卷的目录中标明“代自传”。第三类鉴定、考察、考核材料

（1）以鉴定为主要内容的各类人员登记表。（2）组织正式出具的鉴定性的干部表现情况

材料。（3）作为干部任免、调动依据的正式考察综

合材料。（4）考核登记表。（5）干部考核和民主评议的综合材料。说明：（1）个人（自我）鉴定归三类。（2）毕业（结业）鉴定归三类。（3）干部、职工、学生（员）、党（团）

员鉴定归三类。（4）出国鉴定归三类。（5）劳动鉴定，工作调动鉴定归三类。（6）各种工作队员（如社教工作队员、驻

村（厂）帮社（企）工作队员、支边

扶贫等人员）的鉴定归三类。（7）述职报告后正式形成的综合材料归三

类。述职报告原则上不归入干部人事

档案。（8）组织对干部德、能、勤、绩的考核材

料，归三类。（9）以任免为目的，又办理了任免手续的，考察材料作为任免的附件，随任免呈报表一起归九类；若形成正式考察材料以后，因种种原因而没有办理任免手续的，其考察材料归三类。（10）高（中）等学校毕业生登记表，无论是以鉴定为主还是以反映学习成绩为主都归四类。（11）总结（毕业总结），若重点是以鉴定为内容的归三类；如果重点是谈收获、体会的归十类。（12）领导干部轮（培）训考核鉴定表归三类。（13）干部在国外或境外表现情况的鉴定材料归三类。（14）其他一些鉴定性质的材料归三类。（15）考核材料是以一级组织的名义形成的。但由于历史的原因，过去那些以考核人的名义代表组织形成的材料，应视为正式材料。（16）按规定，一九八三年以后形成的鉴定材料，必须有组织盖章和本人签字。若本人看了，没有签字的，应由组织注明，材料与本人见过面。（17）学生学年小结表归三类。（18）团员教育评议放第三类。第四类学历和评聘专业技术职务材料

（1）报考高等学校学生登记表、审批表。（2）毕业登记表。（3）学习（培训结业）成绩表。（4）学历证明材料。（5）专业技术职务任职资格申报表。（6）专业技术职务考绩材料。（7）聘任专业技术职务的审批表。（8）套改和晋升专业技术职务（职称）审

批表。（9）创造发明、科研成果、著作及有重大

影响的论文（如获奖或在全国性报刊

上发表的）等目录。说明：

（1）“文化大革命”中推荐的“工农兵”

学员，组织推荐材料归四类。但在推

荐过程中，贫下中农代表的座谈记录

原则上不归入干部人事档案。（2）报考高、中等学校的政审材料与报考

登记表、审批表一起归四类。如没有

报考登记表、审批表类的改审材料放

第五类。（3）高（中）等教育的成绩单、记分册、

记分卡归四类。（4）在职干部推荐或保送到各种学校学习

的审批表归四类。（5）三个月以上各种专业学习或理论学习

培训成绩单归四类。（6）在职干部普法学习、哲学学习等考试

成绩单归四类。（7）技术、业务水平评定或技术革新成果

评定的结论性材料归四类。（8）反映干部学历、专长、业务能力和贡

献的登记表、调查表、审批表归四类。（9）业务自传、毕业论文，不归入干部人

事档案。（10）学生证、毕业证不归入干部人事档

案。但当干部人事档案中的学历材

料不能证明其学历时。可将毕业证

的复印件归入四类按现在要求是必

须要将大专以上毕业证书、学位证

书复印件经教育等权威部门审核后

归入四类。（11）各种考试的考（答）卷，不归入干

部人事档案。（12）初中、高中毕业生登记表归四类。（13）体能测试表归四类、体能考核合格

表等。第五类政治历史情况的审查材料

（1）入党、入团、参军、出国等政审材料。（2）更改干部的民族、年龄、国籍、入党、

入团和参加工作时间的个人申请，组

织审查意见，上级批复以及所依据的

证明材料。（3）甄别、复查结论（意见、决定），调

查报告，批复以及所依据的证明材料。（4）审查干部政治历史情况（包括党籍问

题）的调查报告，审查结论，上级批

复，本人对结论的意见、检查交待和

说明情况的材料，主要证明材料。说明：（1）以政治问题为主。在一九九零年的

“内清”中未给予处分的“两乱”中

的表现和“内清”核查材料归五类。（2）组织上已作出结论的“文化大革命”

表现材料，仍保留在五类。（3）家庭成员、主要社会关系的证明材料。

或平反改正通知、决定归五类。（4）有组织审查结论的“调查表”、“审

批表”归五类。（5）经过核对的记录在案材料和本人意见

归五类。（6）确定参加革命工作时间的个人申请、

组织审查材料归五类。（7）解决国籍问题的个人申请、组织审查

材料归五类。（8）参加反动党团、会道门、敌伪军、政、

警、宪、特和被捕、被俘、叛变、脱党、脱离革命队伍及包庇反革命、有敌特嫌疑等历史问题的审查材料仍保留在五类。（9）家庭出身、本人成份的证明材料，仍保留在五类。（10）有关历史情况的个人交待材料，仍保留在五类。（11）因隐瞒历史问题、家庭出身等原因受处分的审查材料，仍保留在五类。（12）未经组织结论的反映干部重大问题的材料，不能归入干部人事档案，只能退还该干部所在单位，待党组织作出结论（认定）后，再定是否应该归档。（13）参军（或招工、提干）政审时的群众座谈记录不归入干部人事档案。第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

（1）中国共产党入党志愿书。（2）入党申请书（1-2份全面系统的）。（3）转正申请书。（4）中国共产党员登记表，不予登记的决

定组织审批意见及所依据的材料。（5）民主评议党员形成的组织意见或党员

评议登记表，认定为不合格党员，被

劝退或除名的主要事实依据材料和组

织审批材料。（6）退党材料。（7）取消预备党员的组织意见。（8）中国共产主义青年团入团志愿书、申

请书、团员登记表、退团材料。（9）加入民主党派的有关材料说明：（1）入党积极分子培养表归六类；（2）预备党员培养教育考察登记表归六类；（3）缓登期满后的组织决定及有关材料归

六类；（4）组织员谈话登记表归六类；

（5）未批准或未转正取消预备党员资格的

入党志愿书，由干部的所在单位的党

组织保存，不能归入干部人事档案中。

已归档的应取出来；（6）“文化大革命”中恢复党员组织生活

的登记表、审批表应撤出销毁，“双

突”党员的入党材料仍保留在十类；（7）凡被开除出党的，其入党材料仍留在

六类，但必须用铅笔在志愿书封面上

注明，何时由何机关开除出党；（8）党团材料只归组织作了结论的正式材

料，不归谈话和会议记录材料；（9）入党申请书最多只归首尾两份；（10）要求入党期间的思想汇报材料，不

归干部人事档案中；（11）缺入团志愿书的说明；（12）党员民主评议；（13）自行脱党除名处理；（14）党员培训如学员登记表实际上是入

党培训结业。

第七类奖励材料

（1）各种先进人物登记表。（2）先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材

料。

说明:（1）创造发明奖励、业务奖励材料归七类。（2）立功受勋材料归七类。（3）正式授予命名的英雄、模范、先进工

作者、“三八”红旗手、优秀教师、

亲和征突击手、优秀党员、优秀团员、

“五讲四美”个人称号的审批表及事

迹材料归七类。（4）县团级以上单位对干部个人的通报表扬材料归七类。（5）部队评的“五好”战士等材料归七类。（6）奖学金审批表归七类。（7）各种优胜者的材料归七类。（8）驻村（厂）帮社（企）优秀队员、优

秀社教工作队员、支边扶贫积极分子

等人员的审批表及主要事迹材料归七类。（9）单位立功授奖，不能将单位的事迹材料归

入该单位主要领导人的档案中。（10）个人立功授予奖的奖状，各种证章的复制

件原则上不归入干部人事档案中。第八类处分材料

（1）处分决定（免予处分的处理意见），

查证核实报告，上级批复，本人对处

分的意见和检查、交待材料。（2）组织上对干部个人的通报批评材料。（3）甄别、复查报告、决定，上级批复及

本人意见。（4）法院审判工作中形成的判决书等。说明:（1）刑事、司法、民事、行政（治安）拘

留，劳教审批材料归八类。（2）免予处分的本人检查材料和组织形成

的材料归八类。（3）因错误程度轻微等原因，组织上不予

以处分，但问题确实存在的本人检查

和组织形成的材料归八类。（4）政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一违归八类。凡未给予处分，以政治历史问题为主的归五类，以违纪错误为主的归八类。（5）在一九九零年的“内清”核查中受处分材料和以违纪错误为主又没有受处分的“两乱”中的表现材料归八类。（6）整风反右中受处分的决定和平反改正

决定，仍保留在八类。（7）反右倾运动加受处分问题的甄别决定

或复查决定等材料，仍保留在八类。（8）处分决定、复查决定、撤销处分决定、

不予（免予）处分的决定归八类。（9）干部受处分所依据的证明材料不归入

干部人事档案，而应归入监察或纪检

部门的案件档案。第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。

（1）干部工资级别登记表。（2）干部职务工资变动登记表。（3）干部调资审批表。（4）定级和解决待遇的审批材料。（5）干部任免呈报（审批）表及附件如考

核考察材料。（6）录用和聘用干部审批表，聘用干部合

同书。（7）续聘审批表，解聘辞退材料。（8）退（离）休审批表。（9）军、警衔审批表，军队转业干部审批

表。（10）出国、出境人员审批表。（11）党代会、人代会、政协会议和工、

青、妇等群众团体代表会，民主党派

代表会代表登记表。（12）公务员过渡审批表。说明：（1）义务兵应征入伍、退伍登记表、审批表归九类。（2）志愿兵的转业审批材料归九类。（3）党群、人大、政协（民主党派）机关干部过渡为机关工作人员审批表归九类。（4）奖励晋升工资审批表、升级审批表归九类。（5）职务工资审批表、工龄津贴年限说明

归九类。（6）招工登记表、审批表归九类。（7）新招合同制工人登记表、审批表等材

料归九类。（8）“以工代干”人员转干审批表归九类。（9）有干部职务任免内容的登记表、简历

表、审批表归九类。（10）组织员登记表、审批表归九类。（11）干部辞职、退职审批表归九类。（12）政协委员提名表归九类。（13）党委成员、团干部、讲师团成员登

记表，援藏人员登记表、审批表归九类。（14）离（退）休人员提高待遇审批表归九类。（15）离（退）休人员发挥余热的登记表和文字材料，原则上不归入干部人事档案。（16）任命书、任免通知，原则上不归入

干部人事档案。对于无法收到对应职

务任免表时，可以归九类。（17）商调函、调令不归入干部人事档案。（18）“内调”人员登记表、审批权表归

第九类。（19）停薪留职归九类，包括终止停薪留

职恢复工作备案。第十类其他可供组织参考有保存价值的材料

（1）有残疾的体检表，因工伤致残确定残

废等级的材料。（2）干部逝世后报纸报道的消息或讣告、

悼词（生平）。（3）非正常死亡的调查报告及有关民政部

门的遗书等。说明:（1）荣军登记表归十类。（2）民事纠纷判决书归十类。（3）结婚报告、离婚的结论材料等归十类。（4）军人家属随军农转非的审批材料归十

类。（5）干部家属农转非的审批材料归十类。（6）独生子女审批表归十类。（7）思想汇报材料，原则上不归入干部人

事档案中，但反映的思想认识独特影

响较大的材料的归十类。（8）历次政治运动中普遍填写的思想总结，

个人检查等材料，仍保留在十类。（9）大、中专毕业生分配报到通知书归十

类。（10）一般的体检表、化验报告等不归入

干部人事档案中。（11）人事档案托管合同书归十类。（12）高校招生考生定向合同书归十类。（13）献身国防事业志愿书、军人公民身

份号码登记表。

排列的基本方式

(1)、按时间顺序排列。这种方法是按材料形成的时间的先后顺序由远及近排列。这种排列方式的特点是简便易行且醒目，因此，是采用最多的一种形式。以第四类材料的排列为例如下例表1：(2)、按材料内容的主次关系进行排列

这种排列方式是:一个类中有几个问题的材料,先按问题分开,同一问题的多份材料,按重要程序排列。

其排列方式如列表2。一次性审查材料排列类号材料名称1批复2结论3本人对结论的意见4调查报告5调查证明材料、检举材料6本人交待7其他问题零星调查材料(3)、按问题结合时间顺序排列。一个类内有几个问题的材料，先按问题分开，在一个问题内按材料形成的时间顺序由远及近的排列。这种排列方式的特点是眉目层次分明。干部人事档案材料中的第九类就是用此种方式排列的。例表9干部档案目录类号材料名称材料制成时间份数页数备注年月日九工资、任免出国等资料9-1工资材料1工资定级登记表2工资升级审批表9-2任免材料1干部任免呈报表2干部任免审批表9-3出国出境材料1初次出国登记表2再次出国登记表档案材料的编目（一）、编类号编类号就是在每份材料第一页的右上角用铅笔写上对应的“类号”和“顺序号”。写法是“类号”在前、“顺序号”在后，中间用一横线连接。（二）、编页数干部人事档案的编页不同于图书编页法，不是整卷档案从头到尾依次编页码，而是以每一份完整的材料（包括附件）为单位编。材料页数的计算，采取图书编页法，每面为一页（没有正式干部情况文字的前后皮除外），印有页码的材料、表格，应如数填写。编页时按流水号用铅笔写在每面材料的右下角。（四）干部人事档案材料的加工1、剪裁折叠为使干部人事档案材料的外形整齐划一，对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠。竖折叠、横竖并叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏。便于展开阅读。

（1）剪裁剪裁就是用切纸刀或剪刀将大于16开的材料（在不影响文字内容的前提下）剪裁为标准的16开材料，即长26.5厘米，宽19厘米。

一般来讲，剪裁应注意三个问题：①保证剪裁质量，应该购置切纸刀。②

由于一些材料用纸抢“天”占“地”，不留

装订线，必须单页进行剪裁以免切掉

文字内容，影响材料的完整。③剪裁时，应在裁口处顺纸压一木尺，

用左手按住后再裁，以免提刀、按刀

时纸张移动，影响剪裁质量。（2）折叠

对大于16开，剪裁又会影响文字内容的材料，应该进行折叠。

2、裱糊对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料要进行裱糊。主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱湖、鱼鳞或梯形托裱、胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下曝晒或使用高温烫烤。(1)平托法。这种方法适合于一面有文字、小于16开或纸张较为脆薄的单页材料。操作过程是:先将材料有文字的一面朝下置于玻璃上,在材料背面刷上浆糊,再将衬纸轻轻刷上去。然后,将托好的材料夹于两张毛边纸中,压在玻璃板下,阴干即可。(2)开天窗裱糊法。这种办法适合小于16开,正、反两面都有文字,而且天边、地沿和左、右边沿空白处都很少的材料。其方法是:根据材料的大、小,先在衬纸上开一个与之相适应的天窗,然后在材料的四周空白处刷上浆糊,将其轻轻地贴在衬纸天窗内边沿上阴干压平即可。采用这种方法时,应注意不能盖上文字,以免影响利用。(3)鱼鳞托裱法。这种方法适合于一面有字、小于16开、一份数页的材料。其操作规程是:先将材料最后一页的背面左边沿刷上浆糊,并将最后一页材料的右边沿与衬纸的右边沿对齐后粘牢。接着是倒数第二页，操作规程也是将材料的左边沿刷上浆糊其上下边沿与最后一页材料对齐,并向左移出半厘米左右粘贴在衬纸上。其余依此类推,直至将一份材料全部粘完。如材料超过五页,可考虑再用一张衬纸。托裱后的材料的上、下边沿距离大致相等,页页相盖。从第一页起,每页依次向右延伸半厘米左右,状似鱼鳞,既整齐美观,又便于保管。(4)梯形托裱法。这种方法适合于一份数页、纸张小于16开飞正反面都有文字,而且正面正读(从上往下读),反面倒读的材料。梯形托裱法是将材料的最后一页下边沿与衬纸下边沿对齐,并在材料上边沿背面刷上浆糊,和衬纸粘贴在一起。然后再将倒数第二页左、右边沿与最后一页材料的左、右边沿对齐,在材料上边沿背面刷上浆糊,向上移出半厘米左右的距离粘在衬纸上。其它各页依此类推,页页履盖。因材料依次向上排列,状如高梯,故称为梯形棱糊。3、缝纫（1）缝纫的范围和作用①将两页以上的单份材料联结为整体，

以有效地避免材料单页的散失。②

为纸张宽度不够以及纸张较薄的单

页材料加贴边。以适应干部人事档

案补充材料经常拆卷、订卷的需要。（2）缝纫的注意事项①不得将几份材料缝在一起，以免一

旦某份材料需要清理出去时造成被动。②缝纫线脚应距材料左边沿半厘米。若太

靠外可能在剪裁时被切掉，太靠里解决

不了豁孔问题，倘若缝上文字，还会影

响利用。③缝纫不要弯弯曲曲，影响美观。4、加边凡是过窄未空出装订线的档案材料，应用纸条加边。加边应做到打眼装订时不压字和不损伤材料内容。5、去除金属品拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。（五）干部人事档案材料的清理

1．人事档案清理工作的含义与意义为了落实党的干部、知识分子、侨务等方面的政策,机关人事档案管理部门需要根据有关文件规定,及组织对某一人员问题的复查、平反结论,或对原处分决定的改正意见,把存入人事档案中的冤、假、错案材料和未查证核实的材料清理出来,分别进行处理。同时,存入新的复查平反结论或改正处理意见,使人事档案内容能真正反映本人的真实面貌。这样一种清出、存入档案材料的活动,叫做人事档案的清理工作。

（1）维护人事档案内容的真实性。人事档案的真实性要求,含意与文书档案有所不同。文书档案的真实性是指档案材料是真实的。

因为它都属于真实的历史记录。而人事档案则不同,它要求材料内容是真实的,以便于人事工作利用,防止一些失真的内容影响对人的正确评价和使用。（2）清理档案中的冤、假、错案材料,是落实党的干部政策、知识分子和侨务政策的需要,是为了解除有关人员心有余悸和后顾之忧,充分调动他们建设社会主义事业的积极性,对安定团结均有重要的政治意义。（3）精炼人事档案内容,清出无保存价值的材料,避免档案材料过于臃肿、繁杂，使之更精炼实用,利于保存。２、清理人事档案材料的依据

清理人事档案材料的依据是中央的有关文件规定。这方面文件有两类:一类是中央和有关部门就某一历史事件专门制定的清理档案材料的规定。

另一类是涉及清理人事档案材料方面有关落实干部政策的文件。

四、干部人事档案保管、保护、利用、转递

（一）干部人事档案保管、保护

1、干部人事档案保管工作的物质条件、保护

措施

（1）档案库房：要建立专用库房。库房要达到防

火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等六

防要求；要保持库房内的清洁和适当的温、

湿度（要求：温度14°C—24°C，相对温

度45%—65%）；（2）要设置专门的阅档室和管理人员办公

室。阅档室、管理人员办公室和库房

要“三室分开”；每管1000卷档案，

库房面积要达到20—25平方米；（3）要配铁质档案柜（箱）；（4）档案用品：每卷档案要配备卷皮、档

案袋（盒）；①档案装具：档案卷皮、档案袋；②新型档案装具：档案夹、散件夹。（5）配备空调机（风扇、去湿机）、除尘器等必要的保护设备；（6）配备灭火器，投放防虫药物等。2、干部人事档案保管范围的划分

按照干部管理权限保管干部人事档案，谁管干部谁保管档案。

具体范围划分如下：

（1）对现职人员人事档案的保管①人事档案的正本由主管人员职务的部门保管。这种划分是根据管人与管档一致的原则确定的，其作用在于保证主管部门对人事档案的利用。根据党和国家的人事制度，单位人事管理范围是按职务划分的，一个单位主要领导职务，由它的上一级组织、人事部门或隶属部门管理。具有任免某一职务权的部门才是“主管人员职务”的部门。②人事档案副本由主管和协管人员职务的

部门管理。所谓协管部门，一般讲是指

人员所在的单位或主管部门指定的有关

部门。③

军队人员兼地方职务的，其档案正本由

军队保管，地方人员兼军队职务的，其

档案正本由地方有关部门保管。④

干部档案，由各级机关组织、人事部门

保管。⑤

职工档案一般属劳资部门或机关政工部

门保管，也有的在干部人事部门保管,。

目前有的企业实行档案综合管理，既干

部、职工档案统由综合档案管理部门保

管。⑥学生档案，一般学校设专门部门保管，

也有的学校人事工作部门保管。（2）退（离）休人员档案保管退休和离休人员的人事档案，一般由原保管部门保管，如果退（离）休后，到易地安置，供给关系未转的，其档案仍由原单位保管，若将组织供给关系转到安置地方的，其人事档案应转给负责安置的有关部门保管。（3）对死亡人员档案的保管处级以下一般人员（包括工人、学生）死亡后，其档案仍由原单位保管，五年后移交本单位档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。（4）对其他人员人事档案的保管①退职、自动离职、辞退（解聘）人

员的人事档案，另谋职业者，将其人

事档案转至有关组织、人事部门或所

属的人才流动服务中心保管。②被开除公职的人员，未就业的，其人

事档案由原单位保管；已就业者，其

人事档案由有关的人事、劳动部门或

所属人才流动服务中心保管。③受刑事处分和劳动教养人员的人事档

案，由原单位保管。刑满释放或解除

劳教以后、重新安置工作的，其人事

档案由主管该人员的部门保管或政府

所属的人才流动服务中心保管。④出国不归、失踪和逃亡等人员的人事

档案，由原主管部门保管。（５）对“无头档案”的保管

无头档案通常产生于如下几种情况：

①人员主管机关变动与档案的流动未同

步进行。

②转递工作不准确。

③收进转出登记制度不严。其处置的办法是：①认真鉴别档案材料的保存价值。②仔细分析，认真查询下落。③经过多方查询，确实找不到下落“无头档案”，根据规定可转档案人原籍档案馆保存。人事档案不齐全的部门，可以向无头档案人员原籍档案馆查询。（二）干部人事档案的利用

提供利用是干部人事档案全部活动的价值体现，我们的一切干部人事档案工作都是保证利用；能否提供高质量的档案材料和档案信息，保证优质服务，是衡量干部人事档案管理工作优劣的重要标准。1、干部人事档案利用的要求

（1）利用干部人事档案必须是有资格的单

位；（2）利用干部人事档案必须有充分的理由；（3）利用干部人事档案者必须是共产党员；（4）利用干部人事档案必须严格履行审批

手续；（5）干部人事档案一般不外借；（6）任何个人不得查阅或借用本人及其直

系亲属的档案；（7）利用干部人事档案者必须严格遵守保

密制度和阅档规定；（8）利用干部人事档案的单位或个人，不

得擅自拍摄复制档案内容；（9）未经领导批准授权，任何人都不得擅

自利用同级或上级干部人事档案。2、利用干部人事档案的方式

（1）查阅干部人事档案特别注意：查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，档案管理部门领导批准后，管档人方能提供档案，不能凭借介绍信查阅干部人事档案。（2）外借干部人事档案特别注意：干部人事档案一般不外借。凡借出档案，15天以内必须归还。《干部人事档案工作条例》要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。（三）干部人事档案（材料）的转递

干部人事档案（材料）的转递，是指干部人事档案管理部门之间、干部人事档案管理部门与档案材料形成部门及档案利用部门之间，对干部人事档案（材料）的转入转出，它是由干部人事档案动态性管理决定的。五、干部人事档案的事务管理、工作制度、目标

管理等

（一）干部人事档案的事务管理干部人事档案的事务管理工作主要包括；编制检索工具合理排放档案、定期或不定期核查核对档案、档案统计以及档案管理现代化建设等。1、编制检索工具（1）档案的编号：①字形编号法：字形编号法是根据档案人的姓和名字的笔形，按照字形编号的规则，依次取角编档案卷号。②姓氏笔画编号法：姓氏笔画编号法，是按照档案人的姓氏进行分类，然后按名字的笔画多少为序，编制档案号和检索工具。③汉语拼音编号法：汉语拼音编号法是根据汉字“音序检字法”的原理，按档案人姓名的拼音字母次序排列编号。④单位编号法：单位编号法，既按档案人所在的部门集中存放档案，编顺序号。（2）编制档案名册（略）２、合理排放干部人事档案

（1）库房内档案柜的排列和编号①排列一致，横成行，竖成列；②有窗库房档案柜的排列，应与窗户垂

直；③档案柜的排放，不宜太松或太紧；④编柜号。（2）档案的排放，档案装订完毕后，按档号顺序来排列，采取横、立两种方式放在档案柜中。３、检查核对干部人事档案

检查核对工作有三大作用：第一，发现存放差错可及时纠正，以便检索；第二，对该转出而未转的档案，发现后可及时转出，防止管人与管档长期脱节而造成“无头档案”（既查不到人员下落的档案）；第三，发现短缺档案可以及时追查，防止天长日久无法寻找，丢失档案。

人事档案部门除了坚持日常登记工作外，还需要在一定时间内对档案的收入转出登记帐进行清理调整，这项工作称为调整底帐。

４、干部人事档案的统计

（1）干部人事档案统计工作的内容：①干部人事档案统计工作②干部人事档案工作基本条件统计（2）干部人事档案统计工作的要求：准确、及时、科学。５、干部人事档案管理现代化

干部人事档案管理现代化主要包括：（1）硬件设备的现代化，如档案密集架、

“六防”设备等；（2）管理手段现代化，如档案管理信息系

统、档案远程查询等。

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