老年福利院财务制度

老年福利院财务制度一、会计档案管理制度1、会计档案包括会计赁证、会计帐簿和会计报表及会计核算的专业资料。2、会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据。对会计档案要科学管理，妥善保管，存放有序，查找方便。同时要做好安全和保密工作，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。3、对形成的会计档案，在会计年度终了后20日内装订成册且装盒保存，暂由财务部门专人保管。期满后应编造清册，移交档案管理部门。4、会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，须上报上级主管部门及单位领导批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。5、严格执行会计档案保管期限的规定及期满销毁的有关规定。二、原始凭证的管理制度原始凭证是用来记载经济业务实行发生或完成的情况，明确经济责任，具有法律效力的书在证明，是记帐的原始依据。1、所取得原始凭证必须具备：凭证的名称、填制的日期编号；业务内容、数量单价和金额;填制凭证的单位，人员及经办人签章，做到内容真实、完整。2、经济业务发生时，要及时取得或编制原始的凭证，经领导人、验收人、经办人签字后及时送交财务部门。3、财会人员对原始凭证要认真进行审核。审核凭证反映的经济业务是否符合的法律、法规、政策、制度。内容是否填写齐全，数字计算是否正确，手序是否完备，书写是否清晰，对违反财经纪律和制度、内容填写不全、教育处手序不完备、书写不清楚的原始凭证会计人员应拒绝付款、报销或执行，对弄虚作假，营私舞弊，伪造涂改凭证等违法乱纪行为，要扣留凭证并及时向有关领导汇报。4、会计人员要根据审核无误的原始凭证填写记帐单，严肃认真，实事求是，记录各项业务的真实情况，并做到计算准确无误。5、登记后的记帐凭证，按月装订成册，专人保管，防止损失。三、经费支出管理制度1、根据上级部门的要求，认真做好年度预算。各部门应根据实际情况，将年度的购置、维修等大宗用款计划做好。经领导研究决定，列入年度预算。2、严格按照预算的批复安排当年的资金，对无预算的大型购置及维修不得实施，如有特殊情况，在主管部门及院领导的同意下，另加预算后，方可实施。3、对立项资金，要根据其用途，做到专款专用，不得挤占与挪用。4、各部门所需购置的用品、设备、器具及院内维修，应先提出申请，由总务科汇总后列出计划，视资金情况，经领导批准后方可购置。四、会计电算化帐务处理制度为加强我院会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的安全运行及其在会计信息处理和保存中的使用，根据财政部的有关规定，结合我院的具体情况制定如下规定：1、在每年初或上年末建立新的会计年度完整的帐务文件，根据现行财务制度，按照软件系统的要求正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但己制单或记帐的会计科目不得修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。2、转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。3、登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区要按规范录入，在机器上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号后的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。4、帐凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐簿，复核人员必须在屏幕上直接对机器上存储的记帐凭证进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章，同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一个人。记帐凭证在记帐以前必须打印输出（记帐凭证清单）,没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐。5、总帐及现金帐和银行帐均可用计算机打印输出的活页帐装订，出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或付出款项，出纳人员可以不登记订本式日记帐，如现金处理收支较多可根据需要自设辅助帐。记帐人员必须随时将出纳交来的原始单据与库存日报表进行核对，无误后在日报表上签字盖章，并且将发生的现金收支数据输入计算机。6、单位根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐，至少每月核对一次总帐，每季度核对一次明细帐。7、必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打印间隔时间不得超过一个月，平时可以只打印己满页的帐簿数据，但每年年末必须将全部帐簿数据打印输出。五、会计电算化操作管理制度为加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全，根据财政部有关规定，特制定本制度。一、操作使用人员操作使用人员是指有权使用会计核算软件，完成职责范围内会计电算工作的财务工作人员。根据会计电算化工作要求，财务部门应配备以下操作使用人员：1、系统管理人员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作、分配操作使用人员的工作权限，并设置操作使用人员的密码。2、数据录入员：按照操作规程录入凭证数据，并负责录人数据的正确性校验。对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。数据录入员无权更改原始凭证或手制凭证上的的数据，不得进行凭证复核操作。出纳人员、系统维护人员不能担任数据录入人员工作。3、数据复核员：负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入帐数据的完整与正确。4、数据管理员：负责己复核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据的备份工作，负责程序软盘、备份数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作，做好软盘数据及资料的安全保密工作。5、系统维护人员：负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作以保障会计电算化工作的正常运行。二、操作使用人员的操作权限：1、系统管理员必须根据财务软件的特点和本单位会计核算要求，来建立本单位会计电算体系与核算方式。会计科目的设置必须符合会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合上级主要部门和财政主管部门要求。2、数据录入人员进行数据录入操作时，应严格按照凭证内容输入数据，不得擅自修改凭证数据。如发现凭证数据错误，立即通知出纳人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现凭证录人错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改工作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。3、系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。4、用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用。其他人员一律不允许上机。操作人员必须经过培训并经系统管理人员认可合格后方可上机。5、操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”，如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等。操作人员的密码必须牢记，并注意安全保密，否则出现问题，操作人员和系统管理人员负有不可推卸的责任。6、出纳员、维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。7、备份数据软盘和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统复制、核对、存放、保管。三、会计凭证的审核与管理：会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据，必须保证入帐前录入计算机的会计凭证准确、可靠，因此应从以下几个方面严格把关：1、业务凭证的审核：财务部门收到业务人员编制的凭证后，首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准确性，确认无误后再审查业务凭证有无业务负责人，业务主管的签章，如确认无误则上机制单，依次手工编制记帐凭证。2、手制记帐凭证的审核：制单人手工编制完的记帐凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入人员录入。稽核人员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性；凭证分录和数据的合法性、准确性。如无误再检查凭证科目的平衡关系，最后审查制单人员是否签字。3、机制凭证的复核：数据录入人员录入凭证数据后，由数据复核人员对录入的凭证进行复查，确保与手工凭证的一致性，复核人员复核无误后签字。4、复核后的凭证必须打印输出、并经有关人员（制单人员、出纳、数据录入员、数据复核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记帐操作。六、会计电算化硬件设备维护管理制度为保障会计电算化硬件设备的正常运行，加强会计电算化硬件设备的管理，特制定本制度。一、硬件设备配置情况：会计电算化硬件设备是指专门用于或主要用于会计电算化及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。为确保会计电算化工作的正常进行，财务部门根据业务量应配备相应的硬件设备，最小配置为一台计算机、一台打印机。这些计算机设备专门用于会计电算化工作。其他部门不得任意使用或占用。二、硬件设备的管理与维护：1、硬件设备的管理：会计电算化专用硬件设备由财务部门统管理和使用，其他部门一般情况下不得使用财务硬件设备，确需使用时必须经财务部门有关负责人批准，并确认不影响会计电算的正常工作，操作使用硬件时必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间。为使会计电算化设备有一个良好的运行环境，财务部门应专机专用，并保持良好的卫生环境。会计电算化硬件设备专用于运行帐务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理。人员不得将其用于游戏、个人文字处理，不得用于对外服务。为了保证计算机不受病毒干扰，所有软盘必须先进行病毒检测和消除病毒操作才能进行其他操作。2、硬件设备的维护：硬件设备的维护是对计算机硬件进行检测、功能修复及零部件配置工作。会计电算化硬件设备的检测工作由系统维护人员负责进行，一般每周末全面检查一次，并做好检查记录。三、安全与保护：1、财务部门必须加强会计电算化安全与保护工作。2、计算机和打印机除每周一次全面检查外，应定期清洗计算机和打印机上的脏物。3、为了保障计算机安全正常的运行，室内不准抽烟，杜绝一切火源。为防意外事故的发生，室内应配备灭火设备。4、室内一切电器设备必须经过用电管理部门同意后才能安装：、室内只能有一个电源总闸开头，该总闸开头由专业电工安装，财务部门必须专人操作。、工作中突然停电时必须立即关掉总闸开关及所属电器设备。、操作人员离开室内时，应关闭自己使用设备的电源，下班时必须关闭室内电源总闸。、硬件设备的启用必须遵循以下顺序；首先开总闸开关；第二开打印机；第三开显示器；第四开计算机主机。七、会计电算化软件维护管理制度为保障会计软件的正常运行，加强会计软件的管理，特制定本制度：一、会计软件配置情况：会计核算软件是用于完成会计业务处理的软件及其有关资料。按照分步实施的方针，财务部门可以根据本单位具体情况从核算、管理和决策支持三个阶段来配备相应软件。用友软件公司研制的产品能解决核算中的大量数据处理工作，提高了财务管理的水平，并能为单位领导决策提供了强有力的决策支持。二、会计软件的维护与管理：1、会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修正、会计软件参数调整和会计数据的更正与恢复等工作，由于财务部门应用用友公司的商品软件，程序修正和会计软件参数的调整一般由用友公司实施，会计数据的更正与恢复一般由系统维护人员负责，其他操作人员一律不得进行维护操作，维护人员实施数据更正与恢复必须作好详细记录。2、程序修正与会计软件数据调整手续：、操作使用人员在实际工作中发现“用友财务软件”的原设计功能未正常实现时，立即作详细记录后报告系统管理员。、系统管理员对用友公司提出程序修改和会计软件参数调整要求。、财务部门在收到用友公司修正程序或调整参数后的正确软件时，应由系统管理员进行安装和运行，测试后才能交操作使用人员运行。3、会计数据的修正与恢复：、会计数据的修正与恢复操作必须由系统维护人员或用友公司专业维护人员负责，其他操作人员均不得进行维护操作。、由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误，只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。、下述情况维护人员才能实施数据修正操作：A、未录入年初余额或年初余额未平但已记帐；B、记帐时中断；C、错误操作引起的数据错误。、一般情况下不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已被破，并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据恢复工作。、数据修正与恢复的程序：A、系统管理员对维护人员提出数据修改和恢复要求；氏系统维护人员在系统管理员或会计主管人员的指导下修正或恢复会计数据；C、系统管理员检查修正或恢复后的数据，确定准确无误后通知操作使用人员。4、会计软件的管理：、财务部门在获得会计软件后必须作好多套软盘备份，并分别存放在档案室和财务人员办公室的专用铁橱内，存放在其他地方的备份软件由数据管理员统保管。②、用于操作的会计软件必须安装在计算机硬盘，一般②、用于操作的会计软件必须安装在计算机硬盘，一般情况下不得重新安装。三、安全与保护:1、财务部门必须加强会计软件、会计数据的安全与保护工作。2、操作人员运行的会计软件必须是经过编译的程序，会计数据文件的子目录必须以隐藏方式设置。3、应根据软件提供的功能和工作需要放置操作人员的操作权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄露。八、会计电算化档案管理制度为加强会计档案管理，确保会计档案的安全、完整，特制订本规定：1、每月报表由机器正确生成，报表格式由会计主管部门统设计或认可。2、报表的编制，要求做到数据真实，计算正确，内容完整，手续齐备，做到帐证、帐表、表表之间勾稽严密，书面报表必须由分管财务的领导，会计主管和制表人签名盖章。3、单位的会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证，会计帐簿和会计报表。存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。磁盘形式的会计档案保管期限与打印输出的书面形式的会计帐簿、报表相同。4、必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案备份软盘上的数据进行非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份软盘的副本，不得删改硬盘和备份软盘的数据，恢复系统数据必须使用最新的正式备份。5、必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放或外借。6、会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在二个地点以上，应根据数据量和硬盘的大小情况，每隔一定时间（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（二个存放地点分别为档案室、财务室）。7、磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份、数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全和正确负责。九、计算机上机操作记录制度会计核算软件的使用单位应有必要的上机操作制度。为更好地完成系统维护的任务，了解故障发生的原因、地点、时间，以及如何处理和处理结果等情况，并作为下阶段合理调整及时分配的依据，严格财务微机管理制度，现规定如下：1、计算机操作人员必须登记当天上机操作情况。要求填写日期，操作员姓名，操作内容，运行时间和运行情况。2、操作过程中没有问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题发生，则应及时登记并向系统管理员报告。3、不得进行未作登记记录的软硬件维护工作。4、系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法、处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。5、操作记录每月装订成册，日常由档案管理人员妥善保管，年终整理归档。6、要真实完整地填写操作记录，发生问题不登记者，按经济责任制有关条款处理，以上规定由系统管理员监督执行,请所有操作及维护人员遵照执行。7、在用友软件中提供了上机日志功能，为保证系统的安全运行，系统随时对每个操作员的上下机时间，操作的具体功能等情况进行了登记，以便使所有的操作都有所记录，会计主管可随时在此查询打印系统所记载的上机记录。十、会计电算化岗位责任制随着会计电算化进程的不断加快，在财务会计核算管理方面，电算化的应用无论在范围上还是在层次上都将有很大的发展，为了使会计电算化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，本单位特制订如下会计电算化岗位责任制。一、会计电算化管理岗位：根据本单位的管理核算特点及上级对会计电算化管理岗位设置的要求，为了稳妥地进行以计算机替代手工帐的过渡，本着财务会计岗位围绕电算化开展工作，更好地发挥会计电算化为财务管理、核算服务的原则，以计算机替代手工帐后本单位设置如下岗位：会计主管、系统操作岗、档案管理、稽核、复核、其他。二、岗位职责：会计（电算）主管；、参与制定本单位会计电算化发展规划及电算化管理制度。、执行对操作人员的管理和计算机档案管理职责，对会计软件进行日常维护工作，保证计算机软件及硬件的正常运行。、报告计算机故障并采取相应措施，遇重大的系统运行故障必须根据故障的发生处理情况，填写故障报告单。、正确分配系统操作人员的使用权限，参与软件开发的管理。、保证各种电算化管理规定的正确实施。2、系统操作岗；、执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。、及时地核对出纳员交付的原始凭证与现金库存日报表是否吻合，准确地输入及生成各种会计凭证、帐簿、报表。、通过系统管理员及时准确地为领导提供所需的查询数据。、系统管理员给本岗位设置的令不得告知其他人。、正确执行电算化管理规定中有关操作、使用、备份等条款。3、档案管理岗位：、执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。、对存储在磁盘（含硬盘和软盘）上的会计文件、凭证、帐、报表等要及时备份。备份软盘要编号及加盖印章归档，对会计核算结果的历年资料要备份二份，分别存放在不同的地点。、对购置或自行开发的会计软件的软件文本要永久妥善保存；并负责督促计算机凭证、帐簿、报表的装订归档。、对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许人进行非会计系统许可的操作。、注意保管查看计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录整理装订、归档。4、稽核岗；、审核原始凭证的合法性及是否经办人、验收入、主管领导签字。、审核凭证制作底稿是否规范，运用会计科目是否合理，借贷是否平衡。、发现不合理的原始凭证及传票制作底稿，及时返回业务发生岗位进行合格性处理。、鉴于业务处理时间，至少一周内对所有原始凭证及凭证制作底稿全面审核一次，确保凭证制作质量。、稽核后的凭证要加盖岗位人员的印章，并对所有因人为因素造成又无及时稽核发现的凭证制作质量问题负责。5、复核岗：、对计算机记帐前凭证的制作质量起到把关作用。、复核计算机凭证与凭证制作底稿的一致性，配合稽核人员及时发现原始凭证、凭证底稿的质量问题。、按日进行每笔经济业务凭证的复核，发现问题后属于操作问题通知操作人员进行处理，属于系统维护问题通知系统管理员进行处理。、负责审核计算机操作人员的操作结果并对审核结