《秘书实用写作（第二版）》课件第六章

第六章党政机关平行文和纪要写作教学提示本章通过讲授函和纪要两个文种的写作基本知识与要求，分析研究各种例文，以及进行多种样式的训练，使学生了解函和纪要的写作常识，掌握两个文种的写作方法和技巧，提高函和纪要的写作能力。第六章目录第一节函第二节纪要第一节函一、函的概念、功用和特点根据《条例》第八条的规定，函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”的公文。《条例》给出的概念显示，函主要用于不相隶属机关之间：第一，商洽工作；第二，询问问题；第三，答复问题；第四，请求批准审批事项；第五，答复审批事项。函的主要特点：第一，收发文单位之间是不相隶属的关系；第二，使用频率高；第三，适用事项范围广；第四，内容单一，篇幅短小。二、函的种类（一）依照函的具体功用可以将函分为五种１商洽函：商洽函即用于商洽工作的函。２询问函：询问函即用于询问情况、征询意见、核查问题的函。３答复函：答复函即用于答复对方询问或商洽的问题、事项的函。４请求批准函：请求批准函即用于不相隶属机关之间请求批准某事项的函。５答复审批事项函：答复审批事项函即用于答复请求批准事项的函。（二）依照发文机关的发文主动与否可以将函分为两种１问函：问函是发文机关为了提出公务事项而主动发出的函，包括商洽函、询问函和请求批准函三种。２复函：复函是发文机关为答复问题、事项而被动发出的函，包括答复函和答复审批事项函两种。三、函的写作方法（一）标题函的标题通常采用三项式写法———发函机关名称＋事由＋文种，如《浙江省人民政府关于商请设立西湖大学的函》。需要注意的是复函的标题中通常应标明答复的态度，如《国务院办公厅关于同意建立市场监管部际联席会议制度的函》。（二）主送机关问函的主送机关的确定要考虑两个因素：第一，主送机关和发文机关之间应当是“不相隶属”的关系；第二，根据职权范围，函的正文内容所涉及的问题依法依规应由该主送机关管辖。三、函的写作方法（三）正文１问函的正文：问函的正文包括开头、主体和结语三部分。（１）开头。交代发函的缘由，一般涉及背景、目的、意义、依据等内容。要求开门见山，直截了当，直接入题，忌客套、绕弯子。（２）主体。写发文机关要询问的问题或者要商洽、请求批准的事项。事项要求写得具体、准确、简洁、条理清晰。这部分的结构形式视内容的繁简情况可分列条款，可采取自然段式，也可篇段合一。（３）结语。问函常用的结语有“专此致函，请予函复”“请研究函复”“盼予复函”“请复函告知”等，要求诚恳、谦和２复函的正文：复函正文也包括三部分：开头引述来文，即说明收到对方的来文，这是复函的行文依据，一般先引标题后引发文字号，也可直接引述来文问题或事项。主体部分针对来文中提及的问题或事项进行答复，依据内容的繁简情况，可分条列项，可采取自然段式，也可篇段合一。结语一般用“此复”或“专此函复”，有时没有结语。、委婉。（四）生效标志正文结束以后，在正文的右下方依照《格式》的要求署发文机关名称，并用阿拉伯数字书写成文日期，年、月、日写全。四、函的写作注意事项（１）使用“函”这一文种的前提是“不相隶属机关之间”“商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”，撰写时要注意对行文关系的准确把握。（２）公文写作与处理实践中既要注意把函和请示、意见两个文种区分开，又要把文种“函”和发文形式中“函的形式”区分开。（３）函的撰写原则是重简短忌冗长，重直叙忌曲转，重明快忌客套，重单一忌混杂。第二节纪要一、纪要的概念、功用和特点按照《条例》第八条的规定，纪要是“适用于记载会议主要情况和议定事项”的公文。《条例》给出的定义显示，纪要的唯一功用就是“记载会议主要情况和议定事项”。纪要有三个主要特点：第一，纪实性。纪要要求在会议记录的基础上，如实记载会议的主要情况和议定事项。第二，纪要性。纪要只记载会议主要情况和议定事项，它不像会议记录那样详细记载会议的全过程。第三，条理性。“纪要”这个词的本义就是“使要点有头绪”，所以条理性是纪要的主要特点之一。第四，多行性。纪要既可以上呈，向上级机关反映情况；也可以下达，指导下级机关单位执行会议决议事项；还可以抄送平行机关，以沟通情况或知照事项。二、纪要的分类（一）办公例会纪要办公例会是指机关单位为研究和处理行政事务或某些现实问题而召开的常规性会议。记录和反映办公例会情况和议定事项的纪要就是办公例会纪要。（二）专题工作会议纪要专题工作会议是指机关单位为解决当前工作中某一理论或实际问题而召开的专门性的工作会议。记录和反映专题工作会议情况和议定事项的纪要就是专题工作会议纪要。（三）座谈会纪要座谈会是指会议主办方为解决某个主要问题而召集某些有代表性的人员参加的座谈讨论式的会议。会议通过座谈讨论了解情况、听取意见、研究对策。记录和反映座谈会情况和议定事项的纪要就是座谈会纪要。三、纪要的写作方法纪要没有完全统一的格式要求。（一）标题纪要常用的标题方式是“会议名称＋纪要”。（二）正文纪要的正文一般包括开头、主体和结尾三部分１开头：纪要的开头部分一般应简要交代会议概况，包括召开会议的时间、地点、组织者、主持人、与会人员、会议主要内容以及对会议的总体评价。有的还要交代会议的目的、意义和作用等。２主体：主体部分是纪要的核心内容，要求准确、简明地写出会议讨论的问题及结果、会议议定的事项等。３结尾：纪要有时会在结尾处提出希望要求，要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会议提出的各项任务。但很多时候它并没有单独的结尾，主体内容写完，全文自然结束。（三）署名和成文日期依照《格式》规定，纪要正文结束以后要标注出席、请假、列席人员名单，但公文处理工作实践中由于出席和列席人员常常写在纪要正文的开头部分，所以，不少单位的纪要署名处习惯署本单位办公部门的名称。署名之下用阿拉伯数字写会议召开的日期，也有一些单位把这个时间写在版头部分。四、纪要的写作注意事项（１）开头部分要求简明扼要。（２）主体部分必须很好地体现出“纪要”的特征，即必须有条理地反映会议的主要成果。（３）主体部分要正确反映会议意见，没有取得一致意见的，一般不写入纪要。（４）纪要叙述过程中常用“会议认为”“会议强调指出”等惯用语作为过渡语连接上下文。思考题（一）思考题１．填空题（１）函是之间商洽工作，，和时使用的公文。（２）纪要是适用于记载和的公文。２．简答题

（１）函具有哪些功用？请求批准函和请示有什么区别？（２）函的写作有哪些注意事项？（３）纪要的正文包括哪几部分？纪要的写作有哪些要求？思考题（二）写作训练题１．某政法学院在最近的连续１０年之中每年都有３０～５０名的毕业生到××市中级人民法院实习，今年４月份，该学院希望能继续派遣学生到该法院实习。请你代表该学院写一封公函发给该法院，商洽有关实习事宜。２．请以班为单位组织一次专题讨论会，认真做会议记录，然后根据会议记录写一份纪要。课后阅读与研讨（一）课后阅读１．马正平．第五章：函、会议纪要的写作