某水泥公司内部控制系统现状分析

第一阶段之中期报告（2）—内控部分“全面提升管理水平”项目唐山冀东股份水泥股份有限公司TANGSHANJIDONGCEMENTCOMPANYLIMITED以提升企业价值创造能力为终极目标从价值分析入手信永中和管理咨询信永中和管理咨询信永中和管理咨询信永中和管理咨询ShinewingConsulting本次中期汇报的目的介绍冀东股份内控系统设计的原则和思路包括冀东股份内部控制的目标，内控程序设计原则，内控系统建立过程中贵我双方的配合等内容汇报信永中和项目组对冀东股份内部控制系统分析结果包括项目组对冀东股份内部控制重点的确定，内部控制程序存在的主要问题，以及四个重要的内部控制循环存在的主要问题及改进建议沟通确定冀东股份内部控制系统解决方案包括针对不同问题我们提供的解决方案及成果，内控部分主要成果内控手册大纲，内控手册样式展示等2目录冀东股份内部控制系统现状分析本中期工作小结我们的设计原则和工作程序我们的解决方案12345下一步工作计划13本中期工作小结需求界定初步诊断开工报告深入诊断

问题界定方案论证中层沟通中期汇报1最终方案实施培训中期汇报2(内控)针对冀东股份的内控系统设计，我们主要完成了以下几方面的工作：内部控制系统分析及改进思路内部控制系统解决方案框架第二期中期汇报内部控制手册编制（进行中）对第一次中期汇报内容的确认是我们后续工作的前提，对此在汇报之后我们做了如下工作：针对汇报现场提出的修改意见对汇报稿进行修改，通过人力资源部提交至相关部门，进一步征求意见通过人力资源部收集部分书面反馈意见以访谈方式征求高管层及部分职能部门意见对各部门主管级人员访谈集团管理模式最终方案制定（进行中）集团管理模式设计：内部控制系统设计：4目录冀东股份内部控制系统现状分析本中期工作小结我们的设计原则和工作程序我们的解决方案12345下一步工作计划25我们的设计原则及工作程序内部控制系统给企业带来的预期影响冀东股份内部控制重点确定的原则冀东股份内部控制设计的原则项目程序及双方的配合内部控制的要素模型67基于风险评估结果确定内部控制的重点可以更好地体现成本效益原则风险识别风险分类政策与程序（内部控制）内部审计（事后监控）风险评价（影响评价）环境风险评价0频率破坏力信永中和认为：内部控制制度是企业风险管理的一部分，其直接目的是降低企业风险内部控制的重点应建立在风险评价的基础上，综合考虑风险的破坏力和发生的频率建立了内部控制制度不等于完成了风险管理，内部审计作为监控的手段对发现问题并持续改进非常重要8什么都按程序走，工作没法开展了为了企业安全而失去效率值得吗内部控制的设计必须同时兼顾安全与效率同时兼顾企业运营安全和运作效率是我们进行内部控制设计的基本原则，在这一原则指导下，我们还将在工作中遵循以下具体原则：把大家都控制住了，还怎么干活呢重要性原则成本效益原则整体优于局部原则个性化原则合规性原则安全效率910步骤调研/访谈控制环境评价风险识别/评价政策与程序设计培训/实施冀东参与的工作接受访谈，介绍企业现状提供相关的制度文件对评价结果提供反馈意见对评价结果提供反馈意见确认冀东股份内部控制的重点确认各循环的改进意见研究内控手册草案的可操作性，提出改进意见确认内控手册制定内控手册实施方案组织手册实施在实施过程中完成内控表单的改进对内控手册内容进行改进和完善项目程序及双方的配合进展《内部控制设计工作底搞》了解企业内部控制现状《内部控制设计工作底稿》对冀东股份内部控制环境进行评价《内部控制设计底稿》对冀东股份的风险进行识别和评价，确定内部控制重点《内部控制设计中期报告》《内部控制手册》针对内部控制重点进行内部控制政策与程序的设计，完成内控手册《内部控制手册培训》成果对新的手册进行培训，并提供实施指导，提出改进意见，逐步完善内控手册工作内容11目录冀东股份内部控制系统现状分析本中期工作小结我们的设计原则和工作程序我们的解决方案12345下一步工作计划312冀东股份风险评估冀东股份重要业务循环分析（见附件）冀东股份内部控制环境分析冀东股份内部控制系统现状分析13冀东股份控制环境分析外部环境中国证监会要求上市公司必须加强企业内部控制。此要求增加了冀东股份完善内部控制系统的紧迫性法人治理结构行政管理和法人治理运行机制之间存在着冲突，增加了企业的决策风险组织架构本部及个别子公司设立了审计部门，多数子公司设立了审计岗位。但针对集团化管理，这些部门及岗位具体的角色定位、职能、权限等均需要进行调整责任分配与授权部分部门及岗位存在责任与授权不清、职能交叉、不相容岗位未分离等情况；且在集团化管理后，相关部门及岗位的职责权限面临重新定位与调整业绩考核与激励我们与冀东股份管理层共同认识到，目前的业绩考核与激励机制未能充分调动全体员工的积极性，进而会对企业内控的有效性产生影响员工素质与核心价值观不同地域，不同用工形式，不同层次的员工基本素质不同，这将不同程度影响到内控系统的实施效果我们发现，一些部门建立了本部门的内部信息系统，但尚未在全公司范围内实现有效的信息集成，此情形增加重复劳动及人为差错的机率，降低工作效率信息系统1415冀东股份内部控制重要循环现状分析采购及付款循环运作分类销售及收款循环运作分类投资管理运作分类工程管理运作分类供应商选择与管理采购计划管理采购合同管理采购订单管理采购付款管理采购验收管理客户管理定价管理销售合同管理销售订单管理开票及收入确认管理应收帐款管理项目评价项目筛选尽职调查项目交易项目前期准备工程招投标管理工程过程管理工程验收管理销售退回换货折扣与折让管理发货管理可行性研究立项报批注：以上四个重要循环的详细分析请见附件。16目录冀东股份内部控制系统现状分析本中期工作小结我们的设计原则和工作程序我们的解决方案12345下一步工作计划417我们的解决方案内控手册大纲及内容展示内控具体问题的解决方案冀东股份内部控制总体解决思路18冀东股份内控总体解决思路内部控制流程内部控制组织体系内部控制手段内部控制配套制度信息系统内部控制组织体系设计明确董事会、各级管理人员、内部审计部门及其他相关人员在内部控制中的职责权限内部控制流程设计针对内部控制重点循环，编制内部控制手册内部控制手段改进协助冀东建立全面预算管理体系内部控制配套制度设计通过业绩考核体系设计，保障内部控制的执行力度和执行效果信息系统通过信息系统的建立和完善，促进企业信息与沟通，提高内部控制效率（非本项目范围）我们认为，要在冀东股份实现有效的内部控制，应从如下几个方面入手：19冀东股份内控问题归纳我们的解决方案解决方式是否为本项目范围最终成果体现授权不清集分权设计是《冀东股份集团化管理方案》不相容岗位未分离关键岗位及职责设计是《冀东股份集团化管理方案》流程不清晰内部控制程序设计是《冀东股份内部控制手册》流程不适应新的管理模式内部控制程序设计是《冀东股份内部控制手册》激励机制不匹配绩效考核指标设计是《冀东股份绩效考核指标体系》预算管理体系性不强设计全面预算管理方案是《冀东股份全面预算管理方案》信息系统不健全提出信息系统应用建议否内控具体问题的解决方案20最终成果—《冀东股份内控手册》大纲21内部控制手册样式展示内部控制流程手册流程编号：版本号：采购流程------原材料供应商选择与管理适用范围本流程适用于物资供应部对原辅燃料供应商的管理控制目的使原辅燃料供应商的选择及管理流程规范化以保证：全面了解供应商信息以选择及评价供应商保证原辅燃料的采购质量\价格及供货及时性流程负责部门物资供应部关键控制点真实性采购员应充分调查供应商基本情况，以保证供应商基本情况信息真实准确完整性采购员应根据调查结果完整填写供应商调查表，以保证所需的基本信息完整准确性供应商综合评价指标应尽量细化、量化，以保证评价结果准确反映现有供应商情况22内部控制手册样式展示（续）内部控制流程手册流程编号：版本号：采购流程------原材料供应商选择与管理操作流程股份公司物资供应部子公司采购部门股份公司质检部1建立评价标准及规范2潜在供应商信息收集3潜在供应商初审4样品质检5供应商评审6纳入合格供应商档案7供应商档案维护8供应商评价23内部控制手册样式展示（续）步骤负责部门具体操作表单/记录1物资供应部物资供应部制定原材料（含辅料/燃料，下同）供应商基本情况调查表或调查问卷，发送到各业务员及子公司采购部门。内容至少包括供应商产品技术信息、产品质量、交货周期、生产能力、售后服务、产品价格、付款条件、资信状况及财务状况等信息。除某些采购项目的供应商为该领域的专家或唯一的一家供应商仅须满足质量及交货期等关键指标外，所有采购都须货比三家。<供应商基本情况调查表>2物资供应部子公司采购部采购业务员根据调查表或问卷的内容，通过调查了解潜在供应商基本情况，并填写调查表或问卷记录调查结果。调查表或问卷填写完成后，统一汇总到股份公司物资供应部<供应商基本情况调查表>3物资供应部供应部长或其指定的人员审核时，考虑：（1）采购员填写的内容是否符合调查表或问卷要求，全面准确的反映供应商情况，调查表是否货比三家；（2）供应商基本情况是否符合本公司要求，以决定是否有必要进一步了解相关情况，建立合作关系。供应部长签批后的调查表或问卷，由供应部存档。根据供应部长的签批意见，进行相应的处理：（1）对于符合条件的供应商，执行质检及评审程序;（2）对于不符合条件的供应商，要求采购员继续调查或拒绝使用。书面签批意见4质检部由相关业务员协助取得供应商的产品样本，交予质检部质检部根据主要原辅燃料的技术指标进行化验，填写质检报告，并交给物资供应部作为供应商调查表的附件。<质检报告>内部控制流程手册流程编号：版本号：采购流程------原材料供应商选择与管理流程操作说明24内部控制手册样式展示（续）步骤负责部门具体操作表单/记录5物资供应部本步骤由物资供应商负责，质检部/技术管理部/生产管理部/财务部/审计部参与评审。评审一般采用会审的方式，特殊情况下可以签用会签方式参加评审的各部门应首先检查潜在供应商的调查表及质检报告等资料的完整性。质检部对样品质检不合格的供应商具有一票否决权当评审一致通过或否决时，评审结束;如各部门存在重大分歧，则由主管供应副总审批<供应商评审表>6物资供应部对于通过评审的供应商，由物资供应部将其纳入公司合格供应商档案。并及时将更新的合格供应商档案传至各子公司在技术条件允许的前提下，建议建立电子化的供应商档案管理系统，以提高管理效率。<供应商档案>7物资供应部子公司采购部对纳入合格供应商档案的供应商，采购业务员有义务及时将供应商更新变化的信息传递至物资供应部，以便及时对供应商档案进行更新物资供应部相关岗位应定期将供应商档案信息及业务信息进行汇总分析，形成分析报告交物资供应商部长，辅助其决策为提高供应商管理的效率及效果，建议在母子公司供应商之间，物资供应部档案管理及业务部门之间实现信息联网共享。<供应商调查表>供应商档案更新记录8物资供应部物资供应部定期（至少每年年末一次）会同技术、质量、生产、财务及审计部门负责人，依据现有供应商的产品质量、价格水平、供货能力、售后服务水平、结算条件等进行综合评价，以决定是否续用该等供应商。物资供应部负责填写供应商综合评价表及下期（年度）供应商名单，交由主管副总审批。<供应商综合评价表>内部控制流程手册流程编号：版本号：采购流程------原材料供应商选择与管理25目录冀东股份内部控制系统现状分析本中期工作小结我们的设计原则和工作程序我们的解决方案12345下一步工作计划526项目组下步工作计划需求界定初步诊断开工报告深入诊断

问题界定方案论证中层沟通中期汇报1最终方案实施培训中期汇报2在最终方案阶段，项目组将主要完成以下工作：第二次中期汇报确认冀东股份集团化管理方案编写冀东股份内部控制手册编写就以上两份成果与冀东股份管理层讨论/修改/定稿方案培训准备27附件：冀东股份重要业务循环内部控制现状分析281.采购及付款循环分析运作分类---供应商管理业务流程及管理现状影响改进方案对部分辅助材料的采购没有严格执行合格供应商认证程序供应商档案及其相关资质等书面材料分散在采购员个人手中由于没有合格供应商认证程序，且部分辅助材料没有签订采购合同，增加辅助材料的采购风险供应商信息分散管理增加了信息流失风险建立独立的合格供应商选择及认定程序针对集团化管理，在总部及子公司间重新界定供应商认证程序中的相互间的职责和权限运作分类---采购计划管理业务流程及管理现状影响改进方案目前的采购计划的管理程序较完善，但其仅是基于过去仅负责本部采购的模式在对大宗原辅燃料的采购实行统一采购后，原来的采购需求提出、采购计划编制、供产平衡、计划审批程序都不再适应需根据统一采购模式及母子公司运作实际重新建立采购计划管理程序291.采购及付款循环分析（续）运作分类---合同管理业务流程及管理现状影响改进方案冀东股份物资供应部负责合同的签订和执行部分辅助材料存在没有签订合同，或者先采购后签合同的现象基于过去的采购模式，前述职能划分虽无负面影响，但不能适用于未来统一采购模式由物资供应部负责签订采购合同，物资供应部和子公司采购部门分别执行合同根据以上职能划分，重新建立新的采购合同管理程序运作分类---订单管理业务流程及管理现状影响改进方案采购业务没有书面订单由于口头信息的传递失误或人为因素，容易在订货和收货过程中造成错误和舞弊；此外口头信息还将导致授权和执行程序不清，从而导致内控失效实行统一采购后，以上风险均将增大完善订单管理程序制定标准订货单，将采购货物的名称、规格、品种、数量和单价等重要信息填写清楚将订单作为到货暂收的依据301.采购及付款循环分析（续）运作分类---验收管理业务流程及管理现状影响改进方案原材料已到货，但因未收到相应的发票而不能及时办理入库手续，有时甚至拖延数月对于期末未验收的物资没有严格执行暂估入库手续，仅在账面库存不足时进行暂估企业账目因此而不能真实、准确、及时地反映资产的真实情况，保证账账相符、账实相符实物资产管理容易出现漏洞按照《企业会计制度》的有关规定，对已到货但未收到发票的实物物资及时地暂估入账运作分类---付款管理业务流程及管理现状影响改进方案公司针对采购付款制定了相关控制程序，但在外部审计的实质性测试中发现在机动款支付审批手续中存在审批手续不全的现象物资供应部核算员负责发票登记及与客户对账的工作，财务部每月与物资供应部对账付款环节审批程序缺乏有效控制，容易造成错误或舞弊现象发生不利于财务部对应付账款进行监督控制目前的付款方式不适应统一采购的需要制定完善的付款审批流程及权限规定加大付款审批流程的执行及监控力度建立财务部与供应商直接对账的程序312.销售及收款循环分析运作分类---客户管理业务流程及管理现状影响改进方案销售员未能将客户的基本资料及时、完整地传递到客户服务部，也未能定期询问客户资料信息是否已发生变动，以进行必要的更新客户服务部目前只保存有少部分的客户资料，且尚未形成电子化的客户档案管理系统销售部现有的客户档案资料缺乏对客户信用情况的调查与跟踪报告没有及时、完整的客户信息来源，影响了客户信用管理及客户服务工作的开展没有及时对客户信用进行调查追踪，使得客户授信额度的确定只能凭主观判断，因此增加了公司的信用风险传统的手工管理平台，将对未来统一销售工作带来严重的效率滞约建立完善的客户档案管理制度建立客户管理程序，明确各相关部门在客户管理方面的职责完善客户档案信用信息建立电子化的客户档案数据库运作分类---定价管理业务流程及管理现状影响改进方案同一区域市场内不同母子公司间缺乏价格协调机制冀东股份销售部独立负责销售价格的制定，财务及审计部门不参与销售价格的制定过程冀东股份对销售部考核指标中不包括销售毛利率及销售利润没有明确的价格折扣和折让政策及程序混乱的产品价格体系导致母子公司间的恶性竞争，损害公司整体利益有可能造成销售部门为片面追求销售量与回款率而随意调整价格由于公司执行的是相对固定的价格政策，因此相关政策及程序的缺失近期不会造成重大影响完善产品销售定价程序明确各部门在价格管理中的职能完善销售部门绩效考核指标体系通过统一销售，强化母公司销售部对区域市场产品价格的控制力322.销售及收款循环分析（续）运作分类---销售合同管理业务流程及管理现状影响改进方案并非所有销售业务都签有销售合同或其他具有相同法律效力的文书没有建立严格的销售合同签订及审批程序没有实行统一的销售合同文本销售合同没有全部到财务部备案销售合同的管理没有严格执行ISO质量控制程序仅靠相关部门及人员之间的默契来决定销售合同的审批而给公司带来的经营风险将随销售队伍及市场范围的扩大而增大不规范的销售合同文本可能给公司带来法律风险和或有损失对ISO系统运行的态度同样会影响到新的内部控制程序的运行建立销售合同管理内部控制流程统一销售合同文本明确财务部和审计部在合同管理中的职能强化内部控制程序的执行与监控力度将销售合同管理纳入内部管理信息系统运作分类---订单管理业务流程及管理现状影响改进方案订货受理环节对客户信用基本上依靠部门领导的主观判断随着统一销售模式的推行，完全凭主观判断客户信用及赊销金额，将增加管理者的决策风险，进而会增加公司的信用风险建立客户信息管理政策、程序和方法建立电子化的动态客户信息管理系统，为管理者决策提供真实、准确、及时的客户信息332.销售及收款循环分析（续）运作分类---发货管理业务流程及管理现状影响改进方案与销售发货批次相对应的质检单存在客户服务人员代填的现象财务部没有对全部铁路运费大票进行复印存档散装水泥发货环节缺乏对发货产品型号准确性的控制措施销售以手写便条方式向财务发出运费结算指令可能增加公司产品的质量风险影响财务部对铁路运费的监控力度可能造成存货管理失控手写便条影响程序的严谨性，可能增加公司财务风险严格销售发货程序建立汽运承运商选择评价程序强化对以上程序的执行监控力度通过技术手段提高对发货准确性的控制能力完善运费结算手续运作分类---开票及收入确认管理业务流程及管理现状影响改进方案增值税发票的领用、开具、输入和保管等环节均由销售部发票室负责，财务部只负责将存根交到国税局进行检查，对增值税发票开具的准确性没有及时有效地控制；对于普通发票，财务部不进行监督检查，也未对发票存根及作废发票进行盘点，发票管理缺乏适当的职责分工和监督在发票管理上，销售部集执行与监控职能于一身，本应不相容岗位却未分离，容易造成错误和舞弊财务部与销售部四到五天对一次发票，可能影响收入确认的及时性和准确性由财务部负责销售发票的开据工作342.销售及收款循环分析（续）运作分类---应收账款管理业务流程及管理现状影响改进方案销售部负责与客户对账，财务部只与销售部进行对账，财务部内部稽核与监控作用没有充分发挥不相容岗位未分离容易造成内部舞弊重新划分财务部、销售部在对账和收款等方面的职能353.投资管理运作分类---项目筛选业务流程及管理现状影响改进方案投资管理部在对外投资过程中与财务部、工程部等部门的配合不够充分对某些目标项目的调研及可行性研究中初始设计不够充分和规范，对后期的项目投资成本控制失去参考意义职能边界不清可能导致有些事情多头管理，有些事情无人管理，这都将影响管理效率及效果以可批为目的的可研报告增加了公司高层的决策风险，进而增加了公司的投资风险有可能造成投资规模扩大，投资成本失控通过投资管理职能划分及程序设计明确相关部门的职能完善投资项目筛选程序提高可行性研究阶段对投资估算的准确性运作分类---尽职调查业务流程及管理现状影响改进方案在过去几次对其他水泥企业的并购过程中，冀东股份均没有请中介机构对目标企业进行专业的财务及法律尽职调查缺乏专业机构的尽职调查报告，可能给企业带来财务风险、税务风险及法律风险同时因缺乏尽职调查，也可能影响企业在估价及谈判过程中的主动性在未来的并购交易中引入尽职调查程序363.投资管理（续）运作分类---项目交易业务流程及管理现状影响改进方案没有明确并购交易制度及程序，但基本满足中国证监会对上市公司投资决策程序的要求此前公司并购交易较少，故目前尚未