某公司行政管理部制度汇编

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档第一章行政管理部管理 第一节机构设置与职能 第一条机构设置行政管理部由经理、副经理，文员、前台、保安、保洁、司机、维修工等人员组成。下设会务组、保安室、司机班、环卫组、维修组。第二条职能行政管理部配合公司领导做好行政管理工作。主要职能是做好基建、环境卫生、接待、安全、设备、司机车辆、食堂管理工作和办公用品采购及各项会议的组织保障工作。第二节岗位职责第三条经理职责一、统筹行政管理部工作，负责贯彻落实公司有关行政管理的政策、法令及各项规章制度。二、组织领导行政人员的思想学习，提高业务素质，树立为公司广大员工服务的思想。三、负责行政管理部年度工作计划、工作总结、规章制度等文件的审核工作。四、负责公司的基础建设工作。五、负责公司司机的管理工作。六、负责公司的车辆管理工作。七、负责公司水电的管理及基础设施的维修管理工作。八、负责公司重要的接待管理工作。九、完成上级领导交办的其它工作。第四条副经理职责一、协助经理贯彻落实公司有关行政管理的政策、法令及各项规章制度，做好公司的日常行政管理工作。二、协助经理组织行政人员的思想学习，提高业务素质，树立为公司广大员工服务的思想。三、负责行政管理部年度工作计划、工作总结、规章制度等文件的起草工作。四、负责公司各类会议的组织和保障工作。五、负责公司各类文体活动的组织策划工作。六、负责做好公司内外环境绿化、美化及清洁卫生的管理工作，为广大员工创造一个良好的工作生活环境。七、负责公司安全管理工作。八、负责文体设施及活动室的日常管理工作。九、完成经理交办的其它工作。第五条文员（成本会计）职责一、负责公司各部门办公用品需求信息的统计及采购工作。二、负责车辆里程与费用的统计和核算工作，以及加油卡的购买、管理工作。三、负责园区入驻企业的费用管理工作（水电费、物业费、停车费、维修费等）。四、负责员工餐卡充值及离职餐费结算工作。五、负责各项会议的服务工作。六、负责公司前台综合管理工作。七、负责做好公司定制品（宣传册、手提袋、信封、纸杯、激光笔）的集中采购和发放工作。八、负责做好公司日常差旅（订票及订房）管理及费用核算工作。九、协助做好接待工作。十、完成经理、副经理交办的其它工作。第六条前台职责一、负责前台、大厅等公共区域的日常管理和维护工作；二、负责公司来访客户的接待和服务工作；三、负责公司会议室登记及综合管理工作；四、负责日常办公用品的采购和发放工作；五、负责公告栏、大屏幕更新工作，负责桶装水管理工作；六、负责总机电话、传真、报刊信件的转接、收发工作；七、负责做好快递费用核算工作（顺风和申通）；八、协助文件的打印、复印以及扫描工作；九、协助进行名片、通讯录的编排、印制工作；十、协助进行人力资源方面招聘及员工入离职工作；十一、协助行政文员进行差旅票务核算工作；十二、协助进行办公区的环境管理工作十三、上级领导安排的其他工作。第七条司机班长职责一、全面负责司机班工作，制定和完善司机班各项管理制度，并认真抓好落实。二、负责司机的日常出勤和工作协调管理。三、督促司机做好出车及车辆的清洁保养，并做好车辆的日常检查工作。四、负责传达上级领导及公司会议的各项指示精神，并向上级领导反映员工意见。五、督促司机学习并遵守国家各项交通法律法规及公司各项规章制度。六、对需要维修保养的车辆做好事前检查及事后落实。七、司机出现交通事故时，要及时到达现场并救人、报警，协助交警做好事故处理工作。八、根据实际情况，对现行车辆管理方案提出改革建议。九、对各个车辆的里程、油耗、费用检查审核。十、及时完成领导交办的其他任务。第八条司机职责一、认真学习并遵守公司及车队的各项规章制度。二、认真学习并遵守国家各项交通法律法规。三、按时出车、完成上级领导安排的各项出车任务。四、爱护车辆，做好车辆的日常清洁保养工作。五、做好车辆的维修保养工作。六、服务热情，待人有礼貌。七、注意休息，不疲劳驾驶，不酒后驾驶。八、出现问题及时向上级反映并寻求解决办法。九、完成领导交办的其它工作。第九条保安班长职责一、负责公司的安全保卫和治安防范工作。二、制定保安月度工作计划，建立健全规章制度和防盗、防火等各项安全防范设施，定期组织检查维护，及时消除隐患。三、负责公司治安防范巡逻和检查工作，并建立巡逻、检查和治安隐患整改记录。四、坚持治安综合治理例会制度，抓好值班制度、防盗、防火、园区交通安全法制宣传等项工作的落实，重点做好门卫值班工作和夜间、节假日、重点部位的安全保卫工作。五、维护园区内部的治安秩序，制止发生在本园区的违法行为，对难以制止的违法行为及发生的治安案件、涉嫌刑事犯罪案件应当立即报警，并采取措施保护现场，配合公安机关的侦查、处置工作。六、搞好团队建设，做好保卫人员的政治思想教育和专业知识学习，提高政策水平和业务工作能力，并经常调查研究，掌握治安动态，做好公司治安工作。七、开展治安防范宣传教育，提高员工治安防范意识。八、负责园区外来人员和车辆的出入管理，做好外来人员和车辆出入登记和引导工作，防止园区发生盗窃、交通和车辆安全事故。九、负责园区大门口和停车场的综合管理，确保广大员工上下班安全、有序，并对园区门口的卫生和综合安全负责。十、完成上级交办的其它任务。第十条保安职责一、维持公司办公场所内外区域的正常工作秩序，及时处理和平息外来人员及公司内发生的冲突。二、维护公司内部治安秩序，防患于未然。三、加强对重点部位的治安防范，加强防盗活动，及时发现可疑人和事，并逐出园区。四、监督员工遵守治安管理条例、交通法规及其他规则。五、加强防火活动，及时发现火灾苗头，并消除之。六、对违反治安条例的行为，查清事实，收集证据向公司和公安机关报告。七、配合领导做好下班后值班工作，检查园区及公司办公场所（水、电、设备、门窗等）情况。八、妥善保管配发的安保器械，不得丢失和擅自使用。九、做好外来车辆和人员的出入登记管理，正确记录值班日志和案件笔录，及时提出专案报告。十、签收外来报刊、信件、包裹（快递）等，并及时送至报刊收发人员处。十一、完成保安班长临时交办的其他任务。第十一条维修职责一、负责公司正常用电及各类用电设施的维护、维修、保养和更新。二、检查督促安全用电和节约用电制度的贯彻执行。定期检查园区各种设备运行情况，发现问题及时处理。三、遵守相关安全操作规程，严禁违章作业，防止线路、设备和人身事故的发生。四、保持园区上下水管道的畅通，定期清理沉淀杂物，及时排除各种堵漏现象。五、定期检查、及时维修更换各种零件，做好节水节电工作。六、保管好各类工具，节约用料，搞好废旧材料的回收利用。七、认真学习专业知识，掌握园区各类电器、线路、管道、阀门的分布、走向和用途，发生问题能够及时采取有效措施。八、改进服务态度，提高服务质量，及时处理出现的问题。九、服从主管领导，遵守劳动纪律，做好节假日及台风、暴雨、雷电等恶劣天气下公司各类设备的定时检查和及时维修工作。十、完成领导交办的其他工作。第十二条绿化职责一、负责公司院内草坪、树木及各类花卉的维护和养护。二、定期修剪、施肥、喷洒农药，防止草木病虫害的发生。三、教育公司员工爱护花草树木。四、保管好绿化工具，做好各种器械的维护工作。五、向学校提出改进校园绿化环境的意见和建议。六、服从主管领导，遵守劳动纪律，保持良好形象。七、完成领导交办的其他工作。第十三条保洁职责一、负责公司园区办公楼、道路、停车场、露台等卫生保洁工作。二、按照规定对各自负责的区域按时进行清洁，随时检查，保持分管区域良好的卫生状况。三、保质保量、按时完成当日任务定额。四、保管好各类工具、劳保用品，及时补充各类卫生用品。五、服从主管领导，遵守劳动纪律，保持良好形象。六、完成领导交办的其他工作。第十四条食堂主管职责一、制定和完善食堂各项管理制度，并认真抓好落实。二、负责监督食堂食品的采购及验证工作。三、贯彻食品卫生法规，定期组织食堂人员体检并办理健康证，严防传染病及食品中毒事件发生。四、定期组织食堂员工提高服务水平，听取膳食委员会意见，搞好饭菜质量。对卫生状况、饭菜数量和服务态度进行监督。五、管好食堂固定资产，用好管好炊事机具。六、检查督促园区员工凭餐卡（餐票）就餐。七、负责每月与公司进行餐费结算。八、负责搞好食堂的公共卫生。九、做好每周菜单的制定工作。十、负责食堂日常清洁卫生，及各种设施的维护保养。十一、完成领导交办的其他工作。第十五条食堂厨师职责一、协助食堂主管做好每周菜单的计划与制定，并检查各类食材，确保食材安全、卫生。二、根据菜单，按时制作每天的膳食，既要保证各种菜肴合理搭配、均衡营养，又要保证菜肴美味可口，让园区广大员工满意。三、励行节约，制作膳食时尽可能的注意节约，不能过剩，也不能不够，避免浪费。四、注意自身的卫生和各种厨具的卫生，避免出现食品安全事故。五、加强厨艺学习，提高自身的业务技能。六、完成领导交办的其它工作。第十六条食堂服务员职责一、负责蔬菜及各种原材料的验收工作。二、负责负责蔬菜、餐具的清洗消毒工作。三、每天就餐时间，做好员工用餐服务工作，保证员工正常用餐。四、维护就餐打卡顺序，做好按时打卡工作。五、根据主管安排，做好餐厅的清洁卫生，为员工创造良好的就餐环境。六、协助主管做好食堂的清洁卫生工作。七、完成领导交办的其它工作。第三节保安第十七条保安人员行为规范（一）服务领导，听从指挥，加强组织纪律性，遇事勤请示、报告。（二）坚守岗位、恪尽职守，不脱岗、睡岗，不闲聊。（三）明辨是非，保持警惕，遇到复杂问题，多思多想，对周边情况仔细观察。（四）遵守制度，文明服务，注意工作方法，着装整洁、态度和气。（五）坚持原则，机智灵活，做到反映情况快，解决问题快。（六）不得打骂、搜身、体罚、拘留，不能触犯个人隐私权。第十八条保安人员工作规范一、保障园区的安全保卫、防火、防盗等，不定期对消防器材进行安检，确保其正常使用。二、严格出入管理，对外来人员及车辆盘查登记后方可进入或出行。三、认真完成夜间巡逻，保障公司财产及员工的人身安全。四、注重仪表，值班期间必须按规定统一着装，违例者酌情给予警告或处罚；保持值班室内外环境的干净、整洁。五、保证按时交接班，不迟到、不早退，严禁擅自离岗、脱岗。六、严禁闲杂人员在值班室内逗留、聊天；不准做与值班无关的事情（如嬉闹、看电视、打瞌睡、吃零食、吸烟、喝酒等）；严禁酒后值班。七、严禁社会闲杂人等出入园区，对无理取闹、无故滋事人员要坚决制止。八、本园区车辆在出示停车证后方可放行，携带重要物资出门需出具行政管理部统一制发的出门证方可放行；外来车辆一律执行出入登记制度，拒不登记的，保安人员有权制止出入。十、完成本职工作及领导交办的工作，如因玩忽职守而造成的意外损害，追究物业公司及直接责任人的责任，对造成经济损失的物业公司或直接责任人赔偿。第四节报刊、邮件（快递）、函电收发第十九条收发一、外来邮件（快递）一律经园区保安室签收登记，并负责分发。二、凡挂号信、邮件（快递）、包裹单、汇款单、货运单等由保安室通知收件人持有效证件当面签收。三、一般公启函电、报刊和员工私人信件，由保安室分发到各公司前台签收。四、不论公私邮件（快递），保安室应随到随清，当天及时分发，不得丢失、搁置延误。对各种邮件（快递），如发现拆封或破损应拒绝签收，并向送件人查明原因，由送件人联系收件人处理。五、凡挂号信、邮件（快递）、汇款单、包裹单、货运单等收件人在通知发出后，应当天到保安室领取，并及时到邮局取件。超时丢弃或罚款，保安室概不负责。第五节食堂管理第二十条食堂员工行为规范一、严格遵守园区的有关规章制度，按时上下班。食堂员工必须坚守工作岗位，园区员工就餐时间未经同意不得擅自离开工作岗位，否则以旷工论处，并处以100元罚款。二、树立全心全意为园区员工服务的思想，讲究职业道德，文明服务，礼貌待人，说话和气，态度和蔼，思想端正，主动热情，兼顾众多，热爱本职，认真负责。再忙不烦，对就餐者一视同仁。三、食堂主管负责厨师和服务员的分工和协调工作，园区员工就餐时要团结一致，分工明确，协调配合，相互监督，共同搞好食堂的各项工作。四、维护文明就餐秩序。园区员工就餐一律按序打卡，禁止插队。任何人在食堂就餐时都必须按规定保持饭菜质量和数量，不得擅自提高或降低标准。第二十一条伙食质量要求一、要尽量改变伙食品种单调、口味清淡等一般化现象。荤与素要合理搭配，冷与热要合理搭配，菜食、面点、汤要合理搭配，尽可能做到伙食多样化、营养化和风味化，以满足广大员工的不同需求，使大家吃得饱、吃得好。二、每周制定一次菜谱，并予以公布，认真听取员工的意见建议，以更好地服务广大员工。三、根据季节变化，合理调配伙食，逢节假日，也尽可能的改善伙食，使大家吃得开心。四、食堂主管要熟悉原材料的分类、特点及其用途，要熟悉原材料的产地季节、使用期限，，要通晓鉴别各种原材料质量优劣的一般标准。做到进货“保真、保鲜、保质、保量”。第二十二条食堂安全一、使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生。二、严禁带无关人员进入厨房和保管室。三、易燃、易爆物品要严格按规定放置，杜绝意外事故的发生。四、工作人员下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等。管理人员要经常督促、检查，做好防盗工作。第六节水电第二十三条水、电管理人员的责任一、负责园区内水、电的安装维修和维护工作。二、定期进行安全检查、机械保养，及时排除隐患。对已存在的问题要及时处理，避免安全事故的发生。对于不按规定用水、用电的不良行为要及时制止或整改，并立即上报主管领导处理。三、维修工要坚守岗位，在接到报修情况后，及时赶到现场，应迅速查明原因，通报相关领导和使用部门（人），及时排除故障。四、因工程建设（施工、检修等）或其它原因需要区域性停水、停电，水电管理员应提前48小时通知园区各公司楼。五、若发生爆炸、火灾、自然灾害、外力破坏等突发性事故时，水电管理员应在安全第一的原则下停水、停电。六、保证园区夜间安全照明，定期对各处照明灯进行检修维护，发现坏损及时更换。七、做好污水排放处理工作，及时疏通下水管道，保障正常的生产生活秩序。定期排查用水管路，发现长流水等现象时要及时查找原因并更换配件，避免浪费水源。八、做好公司各类会议的有关准备工作（包括桌椅、指示牌的摆放及照明等），确保会议的顺利进行。九、除完成本职工作外，对领导交办的临时性工作不能借故推托或拒绝，应当积极主动高标准完成任务。第二十四条水、电管理人员的基本素质要求水、电管理员应具备高度的责任感，厉行节约，树立良好的服务意识、安全意识，保障园区正常合理用水、用电，保证员工正常的工作和生活秩序。第二十五条水、电管理人员的纪律一、严格遵守公司的有关规章制度，按时上下班，不得迟到早退。员工必须坚守工作岗位，服从组织安排，遇事要请（销）假，未经同意不得擅自离开工作岗位，否则以旷工论处。二、遵守操作规程，维修工在工作中要做好自身防护安全，同时按技术规范要求进行管线、设备的安装，维护和检修，严禁敷衍塞责，马虎行事。三、严禁酒后操作。四、在水电维修安装工作中，应严格遵守操作规程，注意安全。如违反操作规程而发生安全事故，必须承担相应的责任。五、如因工作疏忽而造成的损失，依情节追究责任或经济赔偿。六、对水电工的违纪、违规及怠工行为，经查实按规定处理，由此而酿成事故隐患或引发事故，按公司相关规定处罚，并追究责任。第二十六条水电管理的原则园区的水电设施管理遵循“谁使用，谁保管，谁损坏，谁赔偿”的管理原则，具体由行政管理部及其专业人员负责管理，任何部门和个人不得私自安装和改动,如若出现故障，应及时通知行政管理部或维修工进行维修。第二十七条水电管理的范围一、公司的水电设施包括配电箱、水龙头、高低水箱、阀门、管道，消防栓，灯泡、日光灯、插开座等。是公司固定资产的一部分，由行政管理部和使用部门共同管理，使用部门负责日常管理，行政管理部负责维修和安全检查。水电设施维修管理，采用计划维修，巡回检修和用户报修相结合的管理办法。二、公司为每个公司安装电表，用电实行“按表计费”的管理方式，每月按时向各公司收取水电费用。第二十八条水电使用规范一、各部门要节约用电，节约用水，水电设施损坏，及时申报维修，杜绝长明灯、长流水现象，做到人走灯灭，人走水停，杜绝“跑、冒、滴、漏”现象，水电维修人员、保洁员、保安等加强责任心，认真检查，同时各部门应经常对所属人员进行节水、节电教育，对于长明灯、长流水现象，行政管理部不定期进行检查，并进行通报，情节严重者，每次给予100元罚款。造成损坏的，按违章使用论处。二、所有人员应自觉爱护水电设施，必须按水、电、暖设施的设计功能正确使用，不私拉乱扯电线，不违章用电，不私接电源，严禁使用大功率电器，严禁在室内外的电线、灯头、插座等电器设施上挂衣服、挂蚊帐、挂节日装饰等。第十节环境卫生第二十九条保洁员的基本素质要求一、保洁员要树立公共服务意识，为园区员工创造整洁、优美、文明的环境，保证企业良好健康的外观形象。二、保洁员要具备良好的卫生习惯，不怕苦、不怕脏、不怕累，思想端正，身体健康。第三十条保洁员的责任一、每天要按时对卫生区域进行清理打扫，及时倾倒指定地点的垃圾，避免堆积，影响公司整体的环境卫生。二、随时对卫生区域进行巡检、监督，加强环卫保洁工作。发现随处乱扔乱放垃圾等不良现象，要给予制止和批评教育，并及时进行清理。三、每天按时清理宿舍楼垃圾，打扫会议室、卫生间、茶水间及水池，保持道路、楼道、楼梯及办公区的清洁，做到无垃圾污垢、无卫生死角、无乱堆放。四、根据季节变化做好消杀工作。夏季要每周进行打药灭蚊消毒，以保障员工的身体健康。五、做好各卫生责任区域的花草养护及盆景枯枝枯叶清理工作。六、协助并做好上级交办的临时性工作。办公环境管理制度1.办公环境管理1.1适用范围：卫生环境管理、整体环境布置和环境美化、统一识别管理、文明办公、建立良好的人文环境1.2卫生环境管理部门及个人区域的电器设备、办公桌椅、隔断、地面、墙面、柜面、窗台等应及时清理，保证干净、无污渍、无异物。公共区域由行政管理部联系物业公司进行清洁。1.3整体环境布置和环境美化整体环境布置具体包括：各部门办公区域（室）的调配安排、办公家具的固定摆放、办公用具和桌面物品放置、其他公共场所的布置等。环境美化的管理具体包括：公司内各个区域和场所的CI布置及装饰美化、绿化和花木的养护等。办公环境的美化和绿化工作及日常维护由行政管理部负责。1.4统一装束管理为树立公司形象，公司为员工配制工作证，并要求员工个人着装整齐、干净、清爽。员工上班时间着装必须规范、整洁（含外出公差）。夏季要求男士衬衣；要求女士穿长统袜，不得穿超短裤（裙）等。每周五若无接待或外出工作，可着轻便服装，但不得着短裤、背心、吊带装、拖鞋（厚底鞋）等。工作牌佩带在服装胸前新员工应参照上述规定，着与公司要求相近的服装。参加正式的会议、接待及庆典活动要求着正装，男士要求系领带。秋冬装以深色西装或套裙为宜；女士夏装应以浅色套装为宜；男士夏装衬衣应以灰色或浅色、裤装以深色为宜。1.5文明办公员工应自觉遵守公司各项规章制度，爱护公物、提倡节约，严于律己、尊重他人。1.6人文环境的建立和管理文明的办公环境是一个企业良好人文环境的具体表现，以规范、文明的语言及行为营造出的办公环境是企业文明办公的内涵所在。各部门负责人负责督促本部门人员实施规范用语及行为，行政管理部负责对规范、文明用语及行为进行日常管理、指导、监督和检查，共同维护一个良好的人文环境，以建立具有中森特色的企业文化。1.7相关支持性文件《办公环境管理制度》办公环境管理制度第一章总则第一条办公环境是展示企业形象的一个重要方面，是企业文化的具体体现，优美、整洁、文明、有序的办公环境有利于提高员工工作效率和企业竞争力。第二条办公环境管理范围卫生环境管理。整体环境布置和环境美化。统一装束管理。文明办公。建立良好的人文环境。第三条办公环境区域划分与管理责任办公区域分为各部门办公区（室）、公司领导办公室、公共区域。各部门办公区（室）的卫生环境管理由所在部门负责，其他区域由行政管理部负责。第二章卫生环境管理第四条卫生环境管理目标：干净、整洁、有序、无烟。第五条卫生环境管理要求1．部门及个人区域的电器设备、办公桌椅、隔断、地面、墙面、柜面、窗台等应及时清理，保证干净、无污渍、无异物。2．公共区域由行政管理部联系物业公司进行清洁。第六条卫生环境管理1．各部门卫生环境实行一把手管理。1）由部门一把手负责统一安排，并按公司规定的卫生环境管理目标和要求检查落实，确保整洁的办公环境。2）各部门员工下班前10分钟负责检查本人使用及负责的电器设备、电灯、空调电源的关闭、门窗锁好，杜绝事故隐患。2．行政管理部负责安排公司领导办公室、会议室、贵宾室、接待室及其他公共区域的整理、布置、清扫工作。3．走廊、盥洗室、卫生间、楼梯等公共区域由行政管理部督促物业公司及时打扫、清理并添加清洁和盥洗用品。第七条公司统一定于每月最后一周的星期五下午16：00开始整理工作，各部门负责组织做好本部门的整理工作，并指定专门责任人，行政管理部负责全面检查。整理要求如下：1．各办公场所及各类日常使用的办公用具均要求彻底清扫。2．计算机键盘、显示器、主机、联线及其他外设设备应彻底清洁。3．办公桌、椅、隔断、文件柜、报架、衣架及桌下、墙角均要求整理有序、打扫干净、清除死角。4．灰尘、污物积聚较多的设备盖布要求定期清洗、保持整洁。5．出差员工的计算机、桌椅等由部门自行调配人员清扫。第三章整体环境布置和环境美化整体环境布置具体包括：各部门办公区域（室）的调配安排、办公家具的固定摆放、办公用具和桌面物品放置、其他公共场所的布置等。环境美化的管理具体包括：公司内各个区域和场所的CI布置及装饰美化、绿化和花木的养护等。第九条公司整体环境布置统一由总务部和办公室规划安排，各部门办公区域（室）和办公家具不得随意变动，确因业务需要，由部门报行政管理部，经综合考虑批准后，方可调整变动。环境布置和物品摆放原则1．以整齐、美观、便于工作为原则。各部门可视具体环境条件，规定下列物品的摆放位置。同一方向的办公桌或单元隔断，电话、电脑显示器、主机、键盘等的放置位置应统一；桌面或副柜上文件架、文件筐、文具盒、水杯的摆放要求统一、整齐，员工离开座位后应将椅子正方向推入桌下。2．办公桌上下只限摆放必要的办公物品，与工作无关的物品及私人用品不得放在桌面、柜面或散置地面。3．个人桌面摆放的物品及隔断可钉板上的所钉物应保证排列有序、整洁、不零乱。4．文件柜、书柜由部门提出摆放意见后，由行政管理部统一规划放置，以整体办公环境协调为基本原则。5．其他公共场所及公司所有区域的CI由公司统一规划、布置，行政管理部负责实施。第十一条办公环境的美化和绿化工作及日常维护由人事行政行政管理部负责。统一装束管理第十二条为树立公司统一形象，公司为员工配制工作证，要求每位员工上班时按要求着装、佩带工作证。第十三条统一装束标准1．为树立公司形象，公司为员工配制工作证，并要求员工个人着装整齐、干净、清爽。员工上班时间着装必须规范、整洁（含外出公差）。夏季要求男士衬衣；女士穿长统袜，不得穿超短裤（裙）等。每周五若无接待或外出工作，可着轻便服装，但不得着短裤、背心、吊带装、拖鞋（厚底鞋）等。工作牌佩带在服装胸前参加正式的会议、接待及庆典活动要求着正装，男士要求系领带。秋冬装以深色西装或套裙为宜；女士夏装应以浅色套装为宜；男士夏装衬衣应以灰色或浅色、裤装以深色为宜。新员工应参照上述规定，着与公司要求相近的服装。2．工作牌：佩带在服装胸前。3．个人形象要求：头发：应修剪整齐、清爽干净。领口：最容易引人注意的地方，应保持干净。领带：颜色力求稳重，应保持干净、无皱折、不歪曲。钮扣：应扣好，不得掉落。袖口：长袖衬衣的袖口应扣好，并保持清洁。鞋子：鞋带应系好，鞋面保持清洁。长裤：皮带应系好，口袋保持平整。衬衣：应扎入长裤内。服装：应保持清洁，不得有破损。工作牌：应戴正。4．应注意个人外观形象的整体检查，保证整齐、干净、清爽。第五章文明办公第十五条员工应自觉遵守公司各项规章制度，爱护公物、提倡节约，严于律己、尊重他人。第十六条行为规范1．工作区11）在办公时注意保持良好的坐姿、站姿、走姿，举止应得体，自觉维护良好的办公秩序。不得有扒在桌面、仰躺在座椅上或坐在椅子扶手上、倚靠或坐于办公桌、在办公区内奔跑等不雅行为，2）使用完办公用具、椅子等后应归回原位，若员工离开本人座位时间较长，应将桌面物品收好，将柜子、抽屉锁好拔下钥匙。3）操作设备、提放电话、开关柜门和抽屉等时应爱护使用、轻拿轻放。4）进出门时握住把手轻轻将门带上，不得粗暴摔门。5）上班时不得串岗、闲谈、睡觉、吃东西、高声喧哗、装扮或梳理头发、试衣、干与工作无关的事情、看与工作无关的报刊杂志、玩电脑游戏、无关工作的上网、干扰他人正常工作。6）下班时，个人清理本人办公区的环境，将文件、书籍、资料等放在柜中锁好，桌面除电脑、打印机、电话外不得留有其他杂物；关好门窗和电器，切断电源，防火、防盗、防意外。7）提倡文明健康的工作方式，不得随地乱扔东西、乱涂乱划、污言秽语。8）工作区一律禁止吸烟，对客人也应婉言示意不能在办公场所吸烟。公司特在办公区门外设立吸烟区。2．公共区1）开关电源、空调等时应轻触开关，避免频繁开关影响使用寿命；开关窗户及窗帘时注意轻拉、轻推。2）空调运行时应注意及时关闭门窗，以免影响使用效率、浪费能源。3）一般情况下，消火拴、配电柜等除有关工作人员外不得随意触动；遇有险情（火灾隐患、漏电、配电柜内散发出异味等情况）做紧急处理，必要时应立即通知行政管理部或报警119。4）最后离开办公区(室)的人员，均有责任检查门窗是否已锁好，确认无误后方可离开，保证公司财产安全。5）走廊、门厅等公共场合，非工作需要不得久留。3．接待室、会议室使用时注意保持桌面清洁、非经许可勿移动室内装饰、家具、设备等。使用完后应关闭各类电器设备，注意将座椅恢复到原位。6．指定吸烟区域1）吸烟应在公司指定区域内。2）指定吸烟区域内注意保持肃静，不影响正常办公秩序。3）指定吸烟区域内不宜长时间逗留。第十七条办公用语规范1．与人交谈应态度和蔼、口齿清晰、精神振作、不卑不亢，避免态度生硬、冷漠。2．办公用语使用普通话。3．接打电话规范用语1）公司总机设置为外线打进直接由语音提示“您好！上海中森建筑与工程设计顾问有限公司，请直拨分机号，查号请拨0”2）员工接听电话时应答：“您好!XX（部门或本人姓名）”，打出电话，应先介绍自己“您好，我是上海中森XX（部门及本人姓名）,请找XX”。3）通话完毕应主动说“谢谢，再见！”4）若来电话找其他员工时，应回答“请稍”等或“请稍候”，然后立即通知被叫员工；若所找的员工不在，应客气地询问对方是否可找其它员工代办或留言，避免不礼貌的拒绝。第十八条无论在公司内或在外公务，每位员工的一言一行都代表着公司的形象，行为及用语要讲文明、讲礼貌，体现上海中森文化，树立上海中森形象。第十九条电话使用管理1．公司电话用于办公和业务往来需要，电话交谈应简明扼要、注意控制音量和通话时间。2．员工在使用电话时应按照《电话使用手册》操作。各分机使用人工作中离开座位时，若在公司内须在本人分机上设置转移，转到可找到你的分机上；若离开公司，应转移到委托人的分机上，让找你的人能够知道你的去向和联系方式。3．各部门因业务需要增加分机、调整电话或号码时，将需求报至总务部和办公室，经审核后进行调整。第六章人文环境的建立和管理第二十条文明的办公环境是一个企业良好人文环境的具体表现，以规范、文明的语言及行为营造出的办公环境是企业文明办公的内涵所在。各部门负责督促本部门人员实施规范用语及行为，行政管理部负责对规范、文明用语及行为进行日常管理、指导、监督和检查，共同维护一个良好的人文环境，以建立具有东部快线特色的企业文化。第七章附则第二十一条其它涉及环境管理的相关规定为本制度的相关文件。第二十二条本制度由行政管理部负责解释。第二十三条本制度自签发之日起试行。综合保障管理规定1.综合业务保障1.1固定资产（含实物性低值易耗品）管理工作流程1.1.1目的规范公司固定资产实物管理的程序和内容，确保公司资产的有效利用。1.1.2适用范围适用于公司固定资产入库、出库、调拨、报废、清查等工作的管理。1.1.3职责各部门：对购置的固定资产进行验收、日常使用管理，配合财务部进行固定资产清查。行政管理部：购置固定资产，办理固定资产验收、入库、编号、出库、调拨、报废等手续，参与固定资产清查。财务部：办理报销手续。1.1.4工作程序(1)固定资产入库：建立台帐：行政管理部资产管理员建立资产台帐；编号：行政管理部资产管理员依据新购设备所属类别进行编号，并将相关信息录入电脑；填写单据：属固定资产由行政管理部资产管理员填写《资产验收调拨单》，属实物性低值易耗品则由行政管理部资产管理员录入相关信息；发牌：行政管理部资产管理员将固定资产标牌交使用部门，由使用部门将标牌粘贴到新购设备的统一位置上；存档：行政管理部资产管理员将新购设备的阅批件、发票复印件、合同等复印留存，与调出部门、调入部门及财务部签字后的调拨单一同存档。(2)资产出库：填写出库单据：由行政管理部资产管理员填写出库单据（属固定资产的已在办理入库登记填写《资产验收调拨单》时同时办理出库，低值易耗品填写出库单）。发牌：行政管理部资产管理员将资产标牌交使用部门，由使用部门将标牌粘贴到新购设备的统一位置上。领用：资产使用部门资产管理员在出库单据上签字，并将该资产领至部门使用。存档：行政管理部资产管理员将出库单据归档并保存。(3)资产调拨申请资产调拨：资产所属部门资产管理员对本部门闲置或与其它资产所需部门协商同意调出的资产，填写资产验收调拨单，报本部门、行政管理部、财务部领导审批。录入调拨信息：经审批同意后的资产验收调拨单，由行政管理部资产管理员将调拨信息录入电脑，办理调拨手续并通知相关调入、调出部门。存档：行政管理部资产管理员将办理完毕的阅批件、资产验收调拨单归档并保存。(4)资产报废申请资产报废：资产所属部门根据资产使用情况提出报废申请，填写资产报废清理单，交财务部、行政管理部审核。行政管理部审核：行政管理部根据设备所属类别进行鉴定，符合报废条件的签署同意，不符合报废条件的签署维修意见，并协助联系厂家进行维修。财务部审核：财务部根据资产的使用年限和折旧情况签署意见，如不符合报废条件，退回申请部门。公司领导审批：公司领导对经过行政管理部、财务部会签同意后的报废清理单进行审批，同意后由行政管理部具体办理。录入报废信息：行政管理部资产管理员将报废信息录入电脑，进行资产实物帐清理，并将报废清理单存档。报废物资处理：由行政管理部联系有关收购单位，对报废物资进行处理，并将处理所得交公司财务部。物资的使用管理：各部门对本部门的物资负有保管、保养的义务，保证物资使用的安全性和有效性。1.1.5相关记录：《资产验收调拨单》、《入库单》、《出库单》、《设备报废清理单》3.4物资采购管理工作流程3.4.1目的：规范采购工作，降低采购成本，保证公司正常办公的需要。3.4.2范围：适用于公司各部门的固定资产、低值易耗品（统称物资，不包括计算机设备及其耗材）、车辆的采购。3.4.3职责各部门：根据工作需要提出物资采购申请，参与采购物资的验收并使用。财务部：审核采购申请是否符合预算，采购费用付款。法务：负责合同条款的审核。行政管理部：负责物资的询价、采购、入库、出库工作。公司领导：对预算费用进行审批。3.4.4工作程序预算申报：各部门根据预算提出物资采购需求，报本部门领导审批同意后，交行政管理部汇总。行政管理部将各部门物资采购预算信息汇总后，交财务部对预算费用审核并报公司领导审批。公司领导审批完毕将各部门年度预算下达指标到部门，行政管理部根据指标负责具体承办相关事宜。采购申报：各部门根据公司下达的物资采购年度预算，提出采购申请，报行政管理部、财务部会审。根据采购项目，采用不同的采购方式：（1）10万元以下的采购采取竞争性谈判采购、询价采购或单一源采购方式：竞争性谈判采购，是直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。具体采购项目：1)单位合同估算10万元以下的办公设备；2)单位合同估算10万元以下的大宗专项设备；3)单位合同估算10万元以下的办公桌、椅、柜。询价采购，是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。询价采购，采购前，采购员应对供应市场开展调查，并填写《物资定货报价评估单》提出拟购物品的合适供应商（三家以上）的质量保证能力、价格和售后服务等内容，送公司财务、相关技术部门及使用部门等会签意见，确定供应商。单一来源采购，是指向供应商直接购买的采购方式。一般只用于针对特种设备采购或后续采购。单一来源采购项目：1)专业性强办公设备，供应商拥有专有权；2)必须由原供应商提供的后续维修、零配件供应、更换；3)对原有采购进行后续扩充；4)生产急需的办公设备；（2）10万元以上每批次的采购采取公开招标采购和邀请招标采购的方式：公开招标采购，以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。招标项目：1)单位合同估算20万元的办公设备；2)单位合同估算30万元的大宗专项设备。3)单位合同估算30万元的公司员工服装。邀请招标采购，是以投标邀请书的方式邀请3-5个合格供应商投标的采购方式。具体项目：1)单位合同估算10万元以上的办公设备。2)单位合同估算10万元以上的大宗专项设备。3)单位合同估算10万元以上的公司员工服装。招标领导小组由公司分管领导、财务部、行政管理部、使用部门组成，具体负责招标的决策工作；招标工作小组由行政管理部分管领导、各部门的负责人及使用部门人员组成，小组负责标书的起草和招标的日常事务工作。行政管理部根据不同采购方式所确定的结果，起草采购申请单，报公司领导审批（经招标的采购项目根据招标结果起草采购申请单，经招标领导小组会签后报公司领导审批）。公司领导审批同意后，行政管理部具体负责采购工作，与供应商签订采购合同。采购完毕，行政管理部负责验货，并办理物资入库手续。行政管理部通知物质使用部门共同参与验收并办理出库手续，将物资交付其使用。财务部办理采购物资的付款。3.4.5相关记录：《资产验收调拨单》3.5物业管理保障流程3.5.1办公家具、园区物资采购流程3.5.2目的：为了降低采购成本，满足公司各部门配置需要。3.5.3范围：适用于公司各部门的办公家具、电器、设备及一次性消耗品、花木等的采购。3.5.4职责各部门：根据需要提出申请，参与物资验收并使用物资。财务部：下达年度预算并审核各部门提出的申请。行政管理部：根据预算审核申请负责采购、入库、出库工作。公司领导：审批采购申请。3.5.5工作程序财务部根据公司发展规划下达采购的年度预算；各需求部门根据财务部下达的预算提出申请，报本部门领导审批后，交行政管理部审核。行政管理部审核同意后由采购人员按货比三家的原则进行询价并汇总有关信息。行政管理部、财务部共同谈价（金额在10万元以上），确定供应商；行政管理部起草采购申请单，报公司领导审批；公司领导审批完毕，行政管理部具体负责采购。采购完毕，行政管理部负责办理验货和办理入库手续。财务部办理付款手续。行政管理部将物资交使用部门，并办理出库手续。6、相关记录：《入库单》、《出库单》4.设备及通讯保障4.1办公设备维修工作流程4.1.1目的：规范办公设备维修工作，保证办公设备使用的有效性。4.1.2适用范围：适用于公司所有办公设备(除电脑及其电脑的外围设备，如打印机、扫描仪、投影机等)。4.1.3职责行政管理部：负责对办公设备进行检查、维修以及送外维修联系。财务部：负责办理设备维修费用付款。4.1.4工作程序行政管理部代表公司与供应商签订维修保养合同，在合同期内按规定进行保养和维护。合同期满，如需继续由原供应商对该设备进行保养维修，则续签保养合同，按合同执行。如需更换保养维修商家，则需与其他商家签订新的合同。4.1.4合同之外的设备维修费用预算内的维修：设备使用部门填写维修申请，经过本部门领导审核后，交行政管理部设备维修员。维修员到现场检查，确定故障原因、维修方案和所需材料，记录于申请单后报行政管理部领导审核同意后即可维修。维修完毕，由维修员到财务部进行费用报销并对维修申请单存档。费用预算外的维修：设备使用部门填写维修申请，经过本部门领导审核后，交行政管理部办公设备维修员。维修员到现场检查，告知使用部门故障原因、维修方案和所需材料，由使用部门起草申请单，连同维修方案，报行政管理部、财务部、公司领导审批。审批完毕，维修员进行维修或外请厂家维修。维修完毕，由维修员到财务部进行费用报销并对维修申请单存档。4.1.5记录和表格：《设备维修单》4.2电话业务工作流程4.2.1目的：规范电话业务的办理工作。4.2.2适用范围：适用于需办理电话安装、维修、迁移等业务的公司各部门、员工个人。4.2.3职责各部门：根据工作需要起草电话业务申请，对安装完毕的电话进行使用及日常管理。信息中心：对同意办理的电话业务进行安装、维修、迁移、话机领用等工作。财务部：负责办理电话业务费用的收、付款工作。4.2.4工作程序：申请使用部门填写申请表后由本部门领导审批，同意后交行政管理部领导审核。行政管理部领导审核同意后，交信息中心网管检查项目，如属分机类业务，由网管直接办理；如属直线电话业务，须交公司领导审批。电话领用：如新增线路，由网管直接领用话机安装；如因话机故障需更换，则需以旧换新。经领导审批完毕的申请单由网管具体承办并归档。4.2.5记录：《申请单》4.3水电、空调设备维修工作流程4.3.1目的：规范水电、空调设备维修工作。4.3.2适用范围：适用于公司所有水电、空调以及配套设备的维修。4.3.3职责行政管理部：负责现场巡视检查、确定维修方案和更换材料，需要外修时及时联系相关单位并实施监督。各部门：提出故障维修申请。4.3.4工作程序使用部门申报水电、空调设备故障。行政管理部维修人员到现场检查，确定维修方案和更换材料，填写设备维修单，经使用部门确认后报行政管理部临到审批。审批完毕的设备维修单，由维修人员具体承办。对于外请人员维修，维修人员须对维修过程进行现场监督。维修完毕后，由使用部门在设备维修单上签字确认，行政管理部归档。4.3.5记录和表格：《设备维修单》精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档六、口岸公司行政管理制度第一章总则行政管理是公司全面管理的重要组成部分，是公司业务经营的组织和后勤保障工作。为了建立健全公司管理体系，保证公司经营业务的顺利高效运作，特根据公司章程的有关规定订立本制度，用于规范公司行政管理，促进公司健康稳定的发展。本公司日常办公、行政事务、人事管理、部门协调、对外联络及其它后勤支持性工作，由办公室在总经理的领导下，根据本制度由办公室实行统一归口管理和协调处理。第二章办公室的基本责任在总经理的领导下处理公司日常行政事务，保证公司领导与各部门之间、公司各部门之间以及公司内外部的信息交流渠道畅通无阻。负责督促检查各部门对公司基本制度和各种规定的执行情况，督促检查员工对员工守则和相关规定的执行情况。定期收集分析公司各部门按照运作流程工作的情况，及时向总经理做出综合汇报。根据总经理的指示，负责组织召开行政性工作会议，安排做好会务工作。负责协调安排总经理召开的例会等各种会议。负责起草总经理安排布置的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好公司行政管理的参谋。负责组织起草公司各类行政性文件(对各职能部门起草的行政性文件负责审核)，做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。负责起草发送总经理安排的公司对外文书、处理公司一般性的对外文书往来。做好公司印鉴、介绍信的使用保管、函电收发、电子信箱的使用、报刊收订分发工作等。负责及时编写公司日志，每月上交总经理核查后入档保存。负责组织并做好来客接待和小车的管理工作。指导做好电话话务与机线维修工作。电话分类按照说明书里的分类负责公司公办室的分配调整及办公用品标准的制订和管理，并对办公用品和用具标准化及各部门和岗位文明办公情况进行检查督促。负责按时催办、收取各管理工作岗位的定期工作报告，汇总后交给总经理。在总经理的安排下，负责组织开展公司的公共关系等社交活动。第三章办公室横向协调的权力有权对公司总经理布置的任务的贯彻执行情况进行检查督促。有权检查催促各部门按照公司的各项规章制度履行其职能。有权向各部门索取必要的资料和情况，进行统一整理归档。有权督促指导各部门及时做好文件资料的立卷、归档和保密工作。有权按总经理的指示进行各部门之间工作关系的协调以及员工之间纠纷的处理。有对各部门起草的行政性文件进行检查、审核和校正的权力。对不符合上级规定或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。有按公司制度对公司员工进行纪律检查和行政教育的权力。办公室主任根据本章的规定行使这些权力时，应视作是总经理的授权，各部门应给予积极的配合。办公室主任在行使这些权力时，应掌握恰当的工作力度和正确的工作方法，并根据具体情况及时向总经理请示汇报。办公室横向协调的权力范围不包括各部门的业务工作，以免造成对部门业务工作的干预。第四章办公室的相关责任对未能及时根据公司的方针目标要求编制好公司行政工作计划和实施方案所造成的不良后果负责。对得知公司行政后勤工作出现不正常情况，但未能及时向总经理反映，以致造成公司的重大损失负责。对公司行政公文发生差错、因收集与整理的资料失实所造成的严重后果负责。对机密文件和文书档案管理不严因而发生的失密、泄密或丢失、损坏负责。对公文、函件、报刊、电报传递不及时或发生丢失、误传现象以致公司工作受到的影响负责。对所管印鉴、介绍信管理不严、使用不当造成的不良后果负责。对所属部下服务工作质量差造成的不良影响负责。对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。第五章公司办公事务管理公司办公文书、行政资料、一般性信息资料统一由办公室收集、整理、归档、保管。公司重要文档由办公室负责监督协调管理（细则见本制度第九章）。实行总经理一般事务汇集代理制。凡是公司内部和外部需要与公司总经理交流的信息和事务，除了当事人与总经理直接交流的之外，办公室一律负责代理汇集，不管总经理是否在公司，都要分轻重缓急及时地将信息传递给总经理，然后再将总经理的意见及时地反馈给当事人。实行文件签收制。公司文件发放范围为各个中层管理级部门。办公室向各部门经理分发重要文件时，应进行专门登记签收。实行文件传阅制。对上级重要来文，按总经理所确定的传阅范围进行传阅、执办。实行打印、复印、传真文件资料登记制。打印、复印、传真文件资料，须事先按要求进行登记，经文秘员审核后，予以操作。公司购置的杂志、专业用书等由专人保管，并实行借阅制。借阅人应妥善保管所借书籍，遗失者照书价的200%负责赔偿。在保证办公效益和质量的前提下，节约使用办公设备、专用纸张、通讯设备等，严格控制办公成本。第六章公司总务管理公司的总务管理由办公室负责管理，凡涉及成本控制和成本核算的由财务部负责检查监督。员工对所使用的公司财产（包括固定资产和低值易耗品等）应在办公室进行登记后交财务部存档，发现缺少或破损的应在登记资料中及时反映。公司的财产和废旧物品，不得擅自处理，须由办公室呈报总经理同意后处置。需购置低值易耗品或大件办公用品的，申请人应填写购物申请单，呈报总经理审批后交由财务部核查。公司财产的购置，办公用品、员工福利物品的购买，由办公室负责协调采购，部门或个人登记领用。员工的工作用餐以及公司客人的用餐和住宿等，由办公室负责安排协调。员工辞职或被辞退的，办公室负责向其收回所领用的公司物品。非低质易耗品有遗失的，应在合理折旧的基础上按价赔偿（公司有规定的除外）。保持办公室、公用区域、领导办公室的整洁，督促各部门保持各自工作区域的整洁，做到每日一小扫，每周一大扫。保证公司的空气流通，不将腥、臭物品带入公司并及时清理易腐易烂垃圾。第七章公司安全与消防管理公司的安全与消防管理工作，在总经理的领导下，由办公室牵头，各部门共同参与管理。对出入公司的客人须以礼相待，并客气地仔细询问来访目的，登记其姓名、单位、身份和联系办法等，尽可能记下留言。对可疑人员应采取合适的方式立即向领导报告。对有明显恶意且可能或者已经伤害人身安全或破坏公司资产的坏人，应及时向驻地保卫部门或公安机关报告。员工携带与公司类同的私人物品进入公司，应事先与总台（接待）说明并主动出示过目。离开公司时再主动出示核查。办公室负责对财务办公室的安全督查。财务人员应严格按保险箱现金存放规定存储现金，并经常对保险箱安全的可靠性进行检查。财务保险箱的密码应同时由总经理、财务经理和出纳三方掌握。保险箱的钥匙由出纳专门保管使用，但须将备份钥匙交由财务经理保管。财务经理平时应将该备份钥匙用信封封存好，由财务经理本人和出纳在封口上同时签名后妥善保管。当出纳因故不在公司且公司急需打开保险箱时，财务经理应在办公室主任在场作证的前提下打开保险箱，从中取出现金或票据等重要物品后，由办公室主任在信封上注明打开保险箱的日期和取出的物品（包括现金数额）等，再由财务经理和办公室主任将钥匙放进新信封封好并在封口上签名。出纳回来后应核对情况，准确无误后再在新的信封封口上签名，以供下一次急需时使用。财务部保管使用的各种票据、报表、帐册、公文和财务专用章等，应严格按照财务管理的规定和惯例进行内部交叉控制和保管，并将保管方式报知总经理和办公室。办公室对此内容须严加保密。除非需要，非财务人员不得随意出入财务室。办公室负责公司的钥匙管理。为了保证公司的安全与运作顺利，公司各部门、各办公室的门和柜子的钥匙都须有一把备份交由办公室或总经理统一保管，以供意外和急需时使用。各部门负责自己部门的门和柜子钥匙的日常管理。未经办公室同意登记，不得随意配制办公室钥匙。确需配置钥匙的，须报办公室批准并由办公室统一配置登记。员工因工作需要所持有的公司钥匙应在调动工作或离开公司时交还公司办公室。员工使用的办公桌的钥匙完全交由员工专门保管使用，平时注意不要遗失。由于遗失钥匙而要对办公桌进行破坏性打开的，员工须承担费用。办公桌的钥匙要列入移交范围，在调动工作或离开公司时交回办公室。办公室负责督促检查公司办公场所的卫生情况。严禁乱丢杂物、废纸、烟蒂等。吸烟完毕时，应立即揿灭烟蒂，不准留有火星。员工下班离开公司时，应注意切断电源，关闭办公室的门窗并上好门锁。最后离开办公室的人应将公司共用场所的电源切断并关好共用窗户和大门。因工作需要休息天在公司加班的员工，应事先在办公室登记说明，在公司加班时应遵照公司关于安全卫生的规定。员工应加强消防火险意识，掌握“三懂”、“三会”等消防知识，在发生意外的情况下保护人身安全和公司财产的安全。第八章公司印章的管理办公室接受总经理的委托，对公司法人章（即大公章）、人事专用章和合同专用章等进行保管和控制。作为公司印章的集中保管部门，办公室应由专人负责印章的安全管理，并须严格遵守公司印章的使用规定和程序。办公室主任负责印章的使用，但不保管印章；保管印章的专人在办公室主任的监督指导下对印章实行保管控制，并按照印章使用规定和程序使用印章。印章应使用专门的抽屉，钥匙由保管专人保管，同时将该抽屉的备份钥匙交总经理保管，以便总经理在急需时打开使用。除了在公司程序安排上需要盖章的例行文档如发文、公文、通知、信函等之外，所有用章均需由申请人填写印章使用申请单，由办公室主任审核并由其根据自己的权限规定给予批准或报请总经理批准。每次用章时，须由印章保管人盖章，同时应在用章登记簿上登记用章日期、用章目的、何人批准等内容，由申请人在最后一栏签名，以便事后查对。公司对外经营活动的重要文件如合同书、协议书、备忘录等契约或承诺性文件，须经公司领导审核，由公司董事长签字批准后才能盖章。董事长不兼任总经理时，总经理签署的重要文件须有董事长的书面授权，才能盖章。部门对外往来或个人对外事宜需要加盖公司印章的，须经部门负责人审核并提出申请，再经办公室主任审核同意后，才能盖章。重要的事宜须由办公室主任报请公司总经理批准。如果加盖公司印章的重要文件属于孤本性质（发送出去后没有底稿留下的），应将加盖印章后的文件复印，按照档案处理（参见第九章）。员工因公或因私需要公司出具证明和介绍信等文件，应该在写好或填满内容后，经办公室主任审核后决定是否盖章或是否报请总经理批准。公司盖章后的证明和介绍信的内容应与底根内容一致。应该杜绝在空白纸和空白介绍信上盖章。开出的介绍信原则上应注明有效时限。公司开出的完整介绍信，应该得到妥善保管，不得转让他人使用。未能使用的介绍信应交回办公室处理。第九章公司档案的管理公司的一般档案管理由办公室集中统一负责，财务档案的管理在办公室的协调和监督下由财务部负责。公司的一般档案主要分为：法人资料（营业执照、税务执照、股东协议、公司章程、评估报告、资信证明等）；商标、专利、证书等；公司基本管理制度和相关规章；公司行政公文（包括公司日志和各种会议记录、管理层工作报告和批复等）；对外书信往来（包括客户资讯和商谈记录等）；对外经济合同、协议书、备忘录、意向书等（包括项目公司和子公司的重要文件）；内部文字工作成果（如各种可行性报告、调研报告、项目建议书等）；对外宣传资料（包括媒体广告等）；人事文档（包括员工登记表、聘用合同、考评总结等）；公司财产的原始资料（如车辆有关资料、计算机等电器以及家具的购买合同、维修卡和质量保证书）等。档案的形式分为文字、录音、录象、光盘和电脑文档等。办公室应根据档案工作的基本要求，并结合本公司的实际，对档案加以分门别类的收集、保存与管理，同时建立方便查阅的档案使用规章细则，包括制作档案目录和总目。绝密和机密的档案应配套建立查阅登记本，用以记录查阅者的身份、何人批准和查阅时间等内容。业务部门的项目资料，未成终稿的由各业务部门自行保管。凡是成为终稿的、需要公司加盖公章的文件或报告，应该将其一份正本或副本交办公室存档。凡是经公司法人代表或总经理签字并加盖公章的任何文件资料（包括项目运作文件），都需向办公室送交一份正本或副本作为档案保存。公司档案管理应严格遵守有关保密的规定和要求。公司档案按照重要性和需要保密的程度分为绝密、机密和秘密三种，应在封皮的右上角标明。未标明为密件的档案为一般性资料，也须妥善保管，不得随意流传和丢失。绝密和机密档案原则上应该制作备份，经过批准程序提供让人查阅时应尽可能出示备份。制作的备份应该有标记，并注明备份的份数。根据公司的实际情况，所有密件档案和一般性资料暂时都定为不限期限的长期保存档案。某些需要及时销毁的档案应在规定的时限和条件下给予销毁。员工因工作需要