《实用商务英语写作（第二版）》课件Unit 3-Task 4

WelcometoPracticalBusinessWritingMeetingMinutesUnit3,Task4Whataremeetingminutes

GeneralIntroduction会议记录是一种将开会时与会者的发言和会议内容记录下来的文字材料。由于一次会议的决议不一定当场通过，所以需要记录下来以备将来参考与修改。会议记录用途广泛，内容往往涉及政府、公司、学校等场合的会议。会议记录与报告的书写不同，它只是如实记录会议情况，不需要像写报告书那样加入自己的分析与建议。

GeneralIntroduction会议记录一般采取过去式。最后往往经主持人和记录人签字后保存。会议记录一般有两种形式：摘要记录和全文记录。

GeneralIntroduction摘要记录即将发言的概要、发言人的基本观点、问题的主要事实、会议的结论等记录下来。

SummaryMinutes

摘要记录全文会议记录即将与会者的发言与设计的问题完整的记录下来。全文记录只需按照发言顺序将发言完整记录整理即可，无需添加自己的评价或观点。

VerbatimMeetingMinutes

全文会议记录会议记录的内容1.会议记录的名称2.开会的具体日期、时间和地点3.参加会议的人员及主持人4.对会议流程及内容的详细描述以及最终决议的记录5.会议结束的时间和下次会议时间的确定

GeneralIntroduction

BeforetheMeeting...Createatemplateforrecordingyourmeetingminutesandmakesureyouleavesomeblankspacetorecordyournotes.

GeneralIntroduction

BeforetheMeeting...Gatherasmuchinformationfromthehostasyoucan.Askforalistofattendees,aswellassomeinformationonthepurposeofthemeeting.Thiswayyouwon’tneedtoscrambletounderstandwhat’sgoingonwhileyou’rerecordingnotes.

GeneralIntroduction

BeforetheMeeting...Decidehowyouwanttorecordyournotes.Ifyouaren’tcomfortablerelyingonyourpenandnotepad,tryusingataperecorderor,ifyou’reafasttypist,takealaptoptothemeeting.

GeneralIntroduction

GeneralIntroduction

Howaremeetingminuteslaidout会议记录的格式较为正式，通常分为：

Title

会议名称

Time

开会时间

Place

地点

Personspresent

出席人

Personsabsent

缺席人

Resolution

通过决议

Recordingsecretary

记录人

GeneralIntroduction

记录名称一般标于文章开头部分，可以居中，也可以按时下流行的书写格式一律居左

GeneralIntroduction日期、时间和地点部分往往用一两句话表达清楚。为确保准确性以便以后引用或查找，会议记录中的时间常常准确到年、月、日，甚至到几时几分。例如：Ameetingwasheldon24March2012at9:00a.m.toevaluatetheeducationsystemofcollegeswhichistobecarriedoutinJanuaryofnextyear.

GeneralIntroduction会议记录中的地点如没有特殊要求可以不予交代。如有必要，也要写清楚开会地址。例如：

…willbeheldintheConferenceRoom108oftheCompany…GeneralIntroductionMinutesofMeetingon…

Time,place&natureofthemeetingPresent:Apologiesforabsence:Summaryofthemeeting:1)…2)…3)…DateofnextmeetingAdjournment:

Signature

GeneralIntroduction

Sample1

MinutesofSchoolMeeting

CaseStudiesWhendidthemeetingtakeplace?Dideveryoneattendthemeeting?Whatwerethemainissues?

Whenwastheconclusionofthemeeting?

Questions

adjourn

[ə'dʒə:n]

v.（使）延期,

中止Themeetingadjournedtillfiveo’clock.

会议延至五点召开。

GlossarySample2

MinutesoftheManager’sMeeting

SampleReadingWhatdidthesecretarydoafterthedeclarationofthemeeting?DidanyoneapproveofSueCHEN’sproposal?WhosepresentationwasagainstbySueCHEN&DavidYOUNG?

Questions

preside

vi.

(+at/over)

主持，主管

Mr.Smithwillpresideatthenextmeeting.

史密斯先生将主持下一次会议。

Glossaryattendant

n.

出席者，参加人

stimulate

vt.

刺激，激励

Ihopedmywarningwouldstimulate

hertogreaterefforts.

我希望我的告诫会促使她作出更大的努力。

Glossaryinterflow

n.

交流，互通

Througheverymoveandactofdancersfromthesetwocountries,thetwoculturesachievedperfectinterflow.

两国演员的举首投足之间，两种文化达成了完美的交流。

Glossary

second

vt.

支持，赞成，附和

Isecondedthenomination.

我赞成这一任命。

unanimously

adv.

一致同意地，无异议地

Theresolutionwasaccepted

unanimously.该项决议得到与会者一致的认可。

Glossaryallowance

n.

津贴，补贴turnover

n.

营业额

GlossaryAfterthemeetingwasdeclaredopen,reportonthestateofthecompany’sbusinesswasreadbythesecretary.会议开始后，……宣读了有关……的报告。

UsefulExpressionsMr.

AlanSmithsuggestedtechnicalexpectsgoaroundbranchofficestostimulatetheinterflowoftechniquesandexperience.

......建议技术专家走访各分支办事处，以促进技术和经验的交流。UsefulExpressions

ThemotionwassecondedbyMr.DavidYoungandcarriedunanimously.该项提议得到......的支持和与会者一致的通过。UsefulExpressionsXingfaImportsandExportsCompanyMinutesoftheMonthlyMeeting

SampleReadingSample3Whowasabsentatthemeeting?What’sthemainsubjectofthemeeting?Didthepresentagreetoreports?

Questions

ItwasagreedthattheminutesoftheJanuary9,201