现代企业档案管理培训

1现代企业档案管理培训2有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进行标示。一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜外要清晰的标明其目录。3什么是档案管理什么是档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚；2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。4、档案的保存期限必须明确。4档案管理的作用凭证作用参考作用档案工作

是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保管、统计、编研和提供利用等。5档案管理工作原则档案工作的管理原则一般有两条：1、统一领导。2、分级管理。为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须要有相应的管理制度，并便于企业各单位的利用。6企业档案概念的涵义企业档案是企业各项活动的历史记录。企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围内形成。企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案所反映的事物或活动已经完成或告一段落。7职工档案管理部门的职能保管职工档案收集、鉴别和整理职工档案材料办理职工档案的查阅、借阅和转递手续登记职工工作变动情况为有关部门提供职工情况做好职工档的安全、保密、保护工作定期向企业档案室移交档案办理其它有关事项8企业档案的一般分类管理类—所有制度类档案业务类—含技术类、研发类、营销类等财务类—独立管理人事类—所有人力资源类档案其它类—不能归入上述四类的档案9档安室的类型普通档案、文书档案技术档案音像档案人事档案综合档案联合档案室，比如集团公司，有些类似于服务中心、文件中心10企业档案的工作性质管理性—对企业档案进行管理服务性—为各单位提供查阅和参考保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。是否保密档案，在定义制度时须规定清楚，并加盖保密章。11档案案管管理理现现代代化化的的总总目目标标第一一、、是是最最大大限限度度地地延延长长档档案案寿寿命命第二二、、是是充充分分发发挥挥档档案案的的作作用用，，迅迅速速、、准准确地地提提供供档档案案信信息息，，为为企企业业地地进进步步和发发展展服服务务。。第三三、、是是在在电电子子文文件件不不断断生生成成的的情情况况下下，，进行行及及时时有有效效地地收收集集、、整整理理，，不不断断丰富富档档案案内内容容和和档档案案信信息息。。备注注：：所所有有长长期期保保存存的的档档案案，，不不宜宜用用彩彩色色或或喷喷墨墨打打印印，，宜宜用用激激光光打打印印；；传传真真纸纸不不能能保保存存；；所所有有的的签签名名、、批批示示不不能能用用铅铅笔笔、、圆圆珠珠笔笔，，红红墨墨水水等等。。12档案案管管理理系系统统档案案管管理理系系统统包包含含1、文文件件管管理理2、文文书书档档案案管管理理3、科科技技档档案案管管理理4、会会计计档档案案管管理理5、声声像像档档案案管管理理6、系系统统配配置置模模块块7、档档案案制制作作系系统统、、档档案案查查询询系系统统等等。。电子子系系统统能能大大大大提提高高档档案案管管理理的的工工作作效效率率，，加加快快档档案案检检索索速速度度，，提提高高档案案的的查查找找准准确确率率，，可可使使企企事事业业单单位位的的公公文文运运转转和和档档案案管管理理一一规规范范化、、现现代代化化，，真真正正实实现现档档案案的的一一体体化化管管理理。。13档案案管管理理制制度度建建设设《档案案管管理理办办法法》《文件件材材料料归归档档范范围围和和不不归归档档范范围围》《文书书档档案案保保管管期期限限表表》《全宗宗档档案案分分类类大大纲纲》《档案案分分类类编编号号方方案案》《档案案人人员员岗岗位位职职责责》《整理理（（立立卷卷））制制度度》《档案案利利用用制制度度》《档案案保保管管制制度度》《档案案保保密密制制度度》《档案案销销毁毁制制度度》14档案案管管理理制制度度建建设设1、编编写写制制度度时时，，以以下下因因素素不不能能少少：：文文件件名名称称、、版版次次、、编编制制时时间间、、制制作作部部门门、、页页码码/页次次、、文文件件归归档档的的范范围围、、文文件件归归档档的的时时间间、、文文件件归归档档的的份份数数、、文文件件归归档档的的要要求求与与手手续续。。2、管管理理制制度度里里面面必必须须包包含含的的内内容容应应有有：：目目的的、、适适用用范范围围、、术术语语或或定定义义、、相相关关文文件件、、职职责责权权限限、、操操作作流流程程、、相相关关的的记记录录。。3、管管理理制制度度的的书书写写，，其其语语言言描描述述须须简简洁洁、、清清楚楚、、易易懂懂、、全全面面，，且且无无歧歧意意。。4、细细节节方方面面的的要要求求也也应应规规定定。。比比如如，，纸纸张张大大小小、、格格式式、、字字体体、、编编码码装装订订位位置置等等。。15企业业档档案案的的收收集集渠渠道道本企企业业业业务务职职能能部部门门移移交交的的归归档档资资料料外单单位位转转让让或或移移交交的的资资料料企业业人人员员非非职职务务活活动动中中形形成成档档案案的的寄寄存存、、捐捐赠赠或或转转让让资资料料面向向社社会会收收集集、、征征集集的的相相关关材材料料。。16文件件材材料料的的形形成成与与归归档档归档档文文件件材材料料的的范范围围1、上上级级来来文文2、本本单单位位制制发发的的文文件件3、下下属属单单位位来来文文各类类文文件件材材料料的的归归档档要要求求1、文文件件材材料料要要齐齐全全、、完完整整、、准准确确反反映映本本单单位位各各项项活活动动的的历历史史面面貌貌。。2、文文件件材材料料的的规规格格与与字字迹迹要要求求3、归归档档声声像像材材料料的的要要求求。。17文件件材材料料的的形形成成与与归归档档归档档时时间间1、科科研研档档案案归归档档时时间间：：成成果果鉴鉴定定后后三三个个月月内内归归档档。。2、设设备备档档案案归归档档时时间间：：安安装装调调试试完完毕毕三三个个月月内内归归档档。。3、基基建建档档案案归归档档时时间间：：各各施施工工承承包包单单位位应应在在项项目目实实体体完完成成后后三三个个月月内内将将项项目目文文件件向向建建设设单单位位移移交交归归档档。。4、会会计计档档案案归归档档时时间间：：隔隔年年向向档档案案室室移移交交。。5、业业务务档档案案归归档档时时间间：：由由动动态态转转静静态态后后移移交交。。6、其其他他档档案案归归档档时时间间：：活活动动结结束束后后归归档档。。18文书书档档案案案案卷卷格格式式案卷卷卷卷皮皮格格式式两种种：：硬硬卷卷皮皮、、软软卷卷皮皮。。硬卷卷皮皮外外形形尺尺寸寸封面面尺尺寸寸规规格格采采用用300mm××220mm或280mm××210mm（长长×宽））封底底尺尺寸寸同同封封面面尺尺寸寸封底底三三边边（（上上、、下下、、翻翻口口处处））要要另另有有70mm宽的的折折叠叠纸纸舌舌。。卷卷脊脊可可根根据据需需要要分分别别设设以以10、15、20mm三种种厚厚度度。。用用于于成成卷卷装装订订的的卷卷皮皮，，上上、、下下侧侧装装订订处处要要各各有有20mm宽的的装装订订纸纸舌舌。。（（推推荐荐使使用用250g的牛牛皮皮纸纸制制作作案案卷卷硬硬卷卷皮皮））19案卷卷封封面面项项目目封面面项项目目包包括括：：全宗宗名名称称类目目名名称称案卷卷题题名名时间间内容容提提要要保管管期期限限件页数数归档档号号各项项目目具具体体位位置置/尺寸寸20卷内内文文件件目目录录格格式式3.1目录录用用纸纸，，幅幅面面尺尺寸寸采采用用国国内内通通用用16开型型（（即即长长×宽为为260mm××185mm）或或国国际际标标准准A4型（（即即长长×宽为为297mm××210mm）。。3.2页边边与与文文字字区区尺尺寸寸卷内内目目录录用用纸纸，，上上白白边边（（天天头头））宽宽20±±0.5mm卷内目目录用用纸，，下白白边（（地脚脚）宽宽15±±0.5mm卷内目目录用用纸，，左白白边（（订口口）宽宽25±±0.5mm卷内目目录用用纸，，右白白边（（翻口口）宽宽15±±0.5mm装订注注意事事项：：1、装订订时文文件格格式须须一致致（如如打孔孔时会会把字字打掉掉）。。2、活页页文件件存放放时，，多于于2页的文文件须须标明明页数数，以以防丢丢失。。3、不要要用铁铁制文文件夹夹；重重要文文件不不要订订，书书钉会会生锈锈。4、装订订时不不要压压着字字体，，不然然可能能会有有腐蚀蚀损坏坏。5、卷内内文件件目录录须含含以下下项：：顺序序号、、文件件号、、责任任者、、题名名、日日期、、页号号、备备注。。21档案如如何分分类管管理A、时间间分类类法：：1、年度度分类类法2、时期期分类类法。。B、来源源分类类：1、组织织机构构分类类法2、作者者分类类法3、通讯讯者分分类法法。C、内容容分类类法：：1、技术术分类类法2、文书书分类类法3、媒体体分类类法D、形式式分类类法：：1、按文文件种种类分分类2、按载载体形形态分分类3、按形形状规规格分分类。。分类的的一般般方法法有：：22编制档档案检检索工工具的的基本本要求求全，指指信息息存贮贮丰富富，资资料齐齐全准，指指检索索准确确，无无歧意意或重重复快，指指迅速速，快快捷找找到所所需资资料便，指指检索索要方方便，，不繁繁琐23文书文文件归归档的的整理理方法法与步步骤文件材材料的的分类类采用复复式分分类法法，主主要形形式为为：年度—问题（（机构构）--保管期期限（（=要求的的保存存期限限+1年）年度—保管期期限归档文文件保保管期期限的的界定定1、归档档文件件的保保管期期限分分为：：永久久、长长期、、短期期。2、界定定原则则：A、反映映单位位主要要活动动，具具有长长远利利用价价值的的档案案，列列为永永久保保管。。B、反映映单位位一般般性工工作活活动，，在较较长时时间内内具有有查考考利用用价值值地，，列为为长期保保管。。C、凡是是在较较短时时间内内对本本机关关有查查考利利用价价值地地，列列为短短期保保管。。排列：：分年度度、分分保管管期限限、分分类别别。编号：：归档规规格及及填写写要求求；修修整与与装订订。241、编制制归档档文件件目录录，包包括：：件号号、责责任者者、档档号、、内容容概要要、日日期、、页数数、备备注等等。2、档案案盒盒盒脊项项目填填表，，包括括：全全宗号号、年年度、、保存存期限限、机机构、、起止止件号号、盒盒号等等。（（文件件夹均均需编编号，，然后后在文文件柜柜的检检索表表上只只体现现文件件夹的的编号号即可可）3、档案案盒封封面填填写。。4、备考考表填填写。。备考考表必必须要要有，，档案案如有有变更更，须须在备备考表表上作作好记记录。。原稿稿文件件不能能丢，，盖作作废参参考章章保留留。文书文文件归归档的的整理理方法法与步步骤25部分名名词释释意和和说明明：1、全宗宗名称称：即即立档档单位位名称称，全全称或或简称称。2、类目目名称称：全全宗内内第一一级类类目，，机构构或问问题。。3、案卷卷题名名：即即该档档案的的主要要内容容概括括。4、归档档号：：文书书处理理部门门编制制的案案卷顺顺序号号。5、档号号：机机关档档案室室统一一编制制，由由全宗宗号、、目录录号、、案卷卷号组组成。。全宗宗号由由档案案馆赋赋予；；目录录号是是案卷卷目录录的编编号；；案卷卷号是是案卷卷顺序序编号号。6、装订订前去去掉金金属物物，对对存在在问题题的文文件，，做好好补齐齐页面面、修修复、、折叠叠等工工作。。7、档案案装订订打孔孔时，，要在在一条条直线线上。。8、装订订用财财务的的装订订方式式，不不能用用铁钉钉式地地，防防止腐腐蚀。。9、案卷卷排列列时，，一般般先按按保管管期限限，再再按机机构或或问题题，具具体根根据分分类方方案。。10、购买买时需需注意意，文文件夹夹和文文件柜柜要标标准；；档案案室的的文件件夹最最好不不要超超过5种；排排排档档案之之间应应有30公分的的距离离，以以防潮潮。11、顶楼楼不可可放置置档案案室；；地下下室不不能放放置档档案室室。26档案保保管的的基本本要求求以防为为主，，防治治结合合加强重重点，，照顾顾一般般自力更更生，，勤俭俭节约约立足长长远，，保证证当前前27温湿度度控制制档案库库房（（含胶胶片库库、磁磁带库库）的的温度度应控控制在在14-24℃，有设设备的的库房房日变变化幅幅度不不超过过±2℃℃；相对对湿度度应控控制在在45-60%，有设设备的的库房房日变变化幅幅度不不超过过±5%。保存母母片的的胶片片库，，温度度应控控制在在13-15℃℃，相对对湿度度应控控制在在35-45%。（超超过此此范围围，会会自然然氧化化，褪褪色掉掉了））各库房房及库库外应应科学学地安安设温温湿度度记录录表，，潮湿湿地区区应配配备除除湿机机；专专门库库房应应安装装空调调设备备。库库房内内外温温湿度度应定定时测测记，，一般般每天天两次次，掌掌握温温湿度度变化化情况况，随随时予予以控控制调调节。。注意意积累累库房房温湿湿度变变化的的资料料，每每年进进行一一次综综合分分析，，以便便掌握握库内内外温温湿度度变化化规律律，制制定综综合管管理计计划。。空调、、除湿湿或增增湿设设备应应定期期检修修、保保养。。温湿湿度记记录仪仪表应应按设设备要要求定定期校校验。。档案柜柜架应应与墙墙壁保保持一一定距距离（（一般般柜背背与墙墙不小小于10cm，柜侧侧间距距不小小于60cm），成成行地地垂直直于有有窗的的墙面面摆设设，便便于通通风降降湿。。（柜柜内可可根据据需要要放置置一些些袋装装石灰灰粉，，用以以防潮潮、消消毒））新建库房房竣工后后，应经经6-12个月干燥燥后，方方可将档档案入库库。28虫霉防治治与除尘尘档案库区区必须配配备适合合档案用用的消防防器材，，如干粉粉灭火器器，并按按设备要要求定期期检查、、更换。。安全使用用电器设设备，定定期检查查电器线线路，库库内严禁禁明火装装置和使使用电炉炉及存放放易燃易易爆品。。档案库房房宜安装装火警及及防盗报报警装置置，并有有切实可可行的防防盗措施施。定期防虫虫，可每每个季度度放置一一次卫生生球。若文件发发霉，不不能晒，，以防破破碎。可可将其扫扫描、打打印、保保存。档案室除除尘时需需注意：：昼量用用干燥的的抹布或或拖布，，不要用用含水太太多的湿湿拖布拖拖地和用用太湿的的抹布擦擦拭文件件柜，以以便防潮潮。档案案室除尘尘最好使使用吸尘尘器。29照明管理理档案库房房宜选用用白炽灯灯作人工工照明光光源，照照度不要要超过100勒克斯。。如采用用荧光灯灯时，应应对紫外外线进行行过滤。。档案库房房不宜采采用自然然光源，，有外窗窗时应有有窗帘、、窗板等等遮阳措措施。档案在任任何情况况下均应应避免阳阳光直射射。因为为档案纸纸是氯气气漂白地地，日晒晒后会变变黄易碎碎。30档案保管管状况检检查对库藏档档案应该该经常进进行检查查，发现现问题及及时报告告，并采采取措施施予以处处理。每年定期期对库藏藏档案进进行一次次抽检检检查，比比例20%以内即可可，掌握握档案保保管情况况，为科科学地管管理积累累资料。。档案管理理是最基基本地，，须有有有力的监监督机制制和有效效的监督督才行。。监督机机制必须须是长期期地，看看得见地地，数字字化地，，且与绩绩效挂钩钩地。案卷的规规范化整整理与编编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录存档31科技文件件归档整整理科技文件件以卷为为整理单单位科研文件件按课题题组卷基建文件件按项目目组卷设备文件件按型号号组卷案卷质量量标准执执行《科学技术术档案案案卷构成成的一般般要求，，编号GB/T118922-2000。32科技文件件归档整整理科技文件件组卷的的原则及及要求1、原则：：组卷要要遵循科科技文件件材料形形成的规规律，保保持案卷卷内科技技文件材材料的有有机联系系，便于于档案的的保管和和利用。。2、组卷要要求：--案卷内科科技文件件材料的的内容，，必须准准确反映映生产、、科研、、基建、、设备及及其管理理活动的的真实情情况。--案卷内的的科技文文件材料料，须齐齐全、完完整。--案卷内科科技文件件材料的的载体和和书写材材料应符符合耐久久性要求求。不能能有热敏敏纸、铅铅笔、圆圆珠笔、、红墨水水、纯蓝蓝墨水、、复写纸纸等书写写的的字字迹。--案卷及卷卷内文件件不重份份，同一一卷内若若有不同同保管期期限的文文件，该该卷保管管期限从从长。33项目文件件归档项目文件件的收集集项目文件件的形成成和积累累项目建设设各阶段段文件的的收集及及其责任任项目竣工工文件的的编制项目文件件的整理理与归档档项目档的的整理与与移交34建设工程程文件归归档整理理规范建设工程程项目立项文件件建设用地地、征地地、拆迁迁文件勘查、测测绘、设设计文件件招投标文文件开工审批批文件监理文件件施工文件件原材料、、成品、、半成品品、构配配件、设设备出厂厂质量合合格证及及试验报报告施工试验验记录竣工图竣工验收收文件35其他归档档文件的的整理业务档案案按问题分分类，以以卷为整整理单位位，采用用一事一一卷的方方法组卷卷。会计档案按会计核算材材料分类，以以册、本为整整理单位，分分年度，编号号排列。详见见《会计档案管理理办法》声像档案按载体--问题分类，以以盒、张为整整理单位。详详见《声像档案管理理办法》。实物档案按材料分类，，排列编号，，登记编目。。36电子档案管理理主要内容概述文件文件目录文件的组织与与数据存储文件系统的其其他功能37概述文件系统出现现的原因1、用户直接操操作和管理辅辅助性存储器器上的信息，，繁琐复杂，，易于出错错，可靠性差差。2、多道程序、、分时系统的的出现要求以以方便、可靠靠的方式共享享大容量辅助助存储器。文件系统是操操作系统中负负责存取和管管理信息的模模块，它用统统一的方式管管理用户和系系统信息的存存储、检索、、更新、共享享和保护，并并为用户提供供一整套方便便有效的文件件使用和操作作方法。文件系统的功功能1、文件的按名名存取（基本本功能）2、文件目录地地建立和维护护（用于实现现上述基本功功能）3、实现逻辑文文件到物理文文件的转换（（核心内容））4、文件存储空空间的分配和和管理5、数据保密、、保护和共享享6、提供一组用用户使用的操操作38文件一、文件文件是由文件件名字标识的的，一组信息息的组合。二、实现按名名存取的文件件系统的优点点1、将用户从复复杂的物理存存储地址管理理中解放出来来2、可对文件提提供各种安全全、保密和保保护措施3、实现文件的的共享（同名名共享、异名名共享）三、逻辑文件件和物理文件件大概来说，物物理文件是实实际存放数据据的文件，就就是在磁盘上上具体对应的的文件，逻辑辑文件LF是物理文件的的一个视图，，按定义的Key键值对数据进进行了排序。。也可以理解解成，在所有有Transact-SQL（存贮过程））语句中引用用文件时所使使用的名称。。如果还不不好理解的话话，那么用数数据表来代表表物理文件，，逻辑文件就就是视图。当当然实际上sql（结构化查询询语言）中用用的表也是物理数据加上上数据的逻辑辑结构表示而而成的。39文件的命名各操作系统的的命名规则略略有不同，在在文件名字的的格式（如合合法字符集不不同、是否区区分大小写等等）和长度上上存在差异。。通常，文件名名字由文件名名和展名组成成，中间用““.”分隔。前者表表示文件内容容，后者表示示文件特性。。通配符，“？？”和“*”两种。。”?”代表任何一个个符合文件命命名要求的合合法字符；””*”代表表任何一个合合法的字符串串。文件名中一般般不要加特殊殊符号，因为为可能会使文文件变为乱码码。（如果遇遇到文件变为为乱码的情况况，可把该文文件的文件名名改为数字或或其它试一下下，也许能恢恢复。）Word文档后面的““.doc””不要动，因为为有的电脑不不认这个扩展展名，如果去去掉，文档就就变了。可把把扩展名隐藏藏。40分件的分类按用途系统文件、库库文件、用户户文件等按保护级别只读文件、读读写文件、不不保护文件等等按信息流向输入文件、输输出文件、输输入/输出文件按存放时限临时文件、永永久文件、档档案文件按存放设备类类型磁盘文件、磁磁带文件、软软盘文件41文件的属性用于文件的管管理控制和安安全保护分为：1、基本属性：：文件名、所所有者、授权权者、长度等等2、类型属性：：普通文件、、目录文件、、系统文件、、隐式文件、、设备文件等等3、保护属性：：读、写、可可执行、可更更新、可删除除、可改变保保护、归档等等4、管理属性：：创建时间、、最后存取时时间、最后修修改时间等42文件的存取方方法和使用一、文件的存存取方法顺序存取：按按记录顺序进进行读/写操作的存取取方法。可分分为：固定长长度记录，可可变长度记录录。直接存取：以以任意次序（（随机）直接接读取某个记记录索引存取：是是基于索引文文件的存取方方法。（实际际系统中，大大多采用多级级索引，以加加速记录的查查找过程。））二、文件的使使用两类接口1、操作或控制制台命令，如如dos命令、dir、cd等2、系统调用（（API），如open、write等，功能包括括：建立文件件、打开文件件、读/写文件、文件件控制、关闭闭文件、撤消消文件等。43文件目录文件目录1、是文件系统统建立和维护护的关于系统统的所有文件件的清单，每每个目录项对对应一个文件件的信息描述述，该目录项项又称为文件件控制块（FCB）。2、目录信息也也以文件的形形式存放，称称为目录文件件。文件控制块的的基本内容1、文件存取控控制信息，如如文件名、用用户名、文件件主存取权限限等2、文件结构信信息，文件逻逻辑结构、文文件的物理结结构等3、文件使用信信息，已打开开该文件的进进程数、文件件的修改情况况等4、文件管理信信息，文件建建立日期、文文件访问日期期等文件目录的分分层要求：文件档案的目目录最好不要要超过5层，超过5层后，不好检检索。其结构构最好同纸档档案架构一致致。44文件目录如何实现按名名存取当用户要求存存取某个文件件时，系统查查找目录文件件，获得对应应的目录。在文件目录中中，根据用户户给定的文件件名，寻找到到对应该文件件的文件控制制块（文件目目录项）。通过文件控制制块所记录的的该文件的相相关信息（如如，文件信息息存放的相对对位置，或文文件信息首块块的物理位置置），依次存存取该文件的的内容。45文件目录结构构1、一级目录：：一级目录为为主文件目录录，用于管理理所有用户文文件。缺点：1）、重名问题题（当多用户户共享一个目目录时）2）、难以实现现文件共享（（异名共享问问题）2、二级目录：：为用户的文文件目录，用用于管理每个个用户下的文文件。3、树形目录结结构：二级目目录结构推广广成多级目录录结构。该结结构像一倒置置的有根树，，从根向下，，每个树枝都都是一个子目目录，而树叶叶就是文件。。所以又称树树形目录结构构。4、树形目录结结构的优点：：1）、较好地反反映现实世界界数据集合之之前的层次关关系2）、不同文件件可以重名，，只要不在同同一个目录中中3）、容易以目目录为单位进进行文件的保保护、保密和和共享5、文件的全名名，应该从根根目录开始，，到该文件名名为止，目录录路径+文件名。46文件组织与数数据存储与文件组织和和存储相关的的概念1、卷：是物理理存储介质的的单位，如一一盘磁带、一一张光盘等。。对于存储介介质和存储设设备可分离的存储器，，物理卷和物物理设备不总总是一致。2、块：存储介介质上连续信信息所组成的的一个区域，，也叫物理记记录，是主存存储器与辅助助存储器进行信息交换换的单位。3、逻辑记录：：文件中按信信息在逻辑上上的独立含义义划分的一种种信息单位。。应用程序处处理的单位。4、存储记录，，指附加了操操作系统控制制信息的逻辑辑记录。文件件管理程序处处理的单位。。文件的逻辑结结构1、从用户的角角度出发，在在用户概念中中抽象信息的的组织方式，，以及用户可可见并可处理理的数据集合。2、文件按逻辑辑结构分为两两种形式1）、流式文件件：指文件内内的数据不再再组成记录，，只是依次的的一串信息集集合。数据不不会再生。（无结结构）2）、记录式文文件：是一种种有结构的文文件，包含若若干逻辑记录录。注：逻辑记录录是文件中按按信息在逻辑辑上的独立含含意划分的一一个信息单位位47文件的物理结结构：逻辑文文件在物理存存储空间中的的存放方法和和组织关系。。1、文件的存储储结构涉及：：块（物理记记录）的划分分、记录的排排列、索引的的组织、信息的的搜索。2、常见的构造造物理结构的的方法有：*计算法法：设计映射射算法，如线线性计算法、、杂凑法将逻逻辑地址（记记录键）转换成对对应的物理地地址。*指针法法：设置专门门的指针，指指明相应记录录的物理地址址，或表达各各记录间的关联关系系。3、几种常见的的文件物理结结构：顺序文件，连连续存储；连接文件直接文件非非连续存储索引文件文件组织与数数据存储48文件的组织与与数据存储顺序文件：紧凑顺序文件件，逻辑记录录连续存储在在有储介质的的相邻物理块块上。几种顺序文件件的变种：扩扩展顺序文件件、连接顺序序文件、划分分顺序文件。。连接文件：使用连接字或或指针来表示示文件中各记记录之间的串串联关系，又又称串连文件件。特点：逻辑记记录顺序独立立于物理记录录顺序，增、、删、改方便便，但性能较较低。直接文件：：在记录的关关键字与其其存储的物物理地址之之间建立某某种对应关关系（通常常采用散列列函数），，又称散列列文件。关健问题：：对应关系系的冲突问问题。直接散列法法：将记录录键作为记记录的存取取地址。索引文件：：系统为每个个文件建立立一张索引引表，每个个表目标包包含一个记记录键（或或逻辑记录录号）及其其对应的存存储地址。。索引可分为为：稠密型型索引、稀稀疏型索引引。文件目录项记录1记录2…….……记录N块块块地址关健字或逻逻辑记录号号49文件系统的的其他功能能文件卷的安安装和使用用1、文件卷，，又称文件件子系统，，存放文件件和目录信信息，也存存放文件属属性、空闲闲区域信息息。通常，，存储介质质的物理单单位为一个个卷。（硬硬盘的一个个分区为一一个卷）2、Windows/Dos系统中，不不需用户显显示地进行行文件卷安安装操作。。3、Unix/Linux系统中，每每个文件卷卷需要安装装才能使用用。文件系系统可分为为基本文件件系统和可可装卸的子子文件系统统两部分。。（mount操作）文件共享1、文件共享享是指不同同用户（进进程）间共共同使用同同一个文件件。2、文件共享享还可以节节省大量的的外存空间间，有效减减少文件复复制而增加加的访问外外存次数。。3、UNIX系统中常见见的共享文文件方式：：静态共享享、动态共共享、符号号连接共享享。50文件系统的的其它功能能一、辅存空空间管理：：1、辅存空间间常见的分分配方法1）、连续分分配，文件件被存放在在辅存空间间的连续存存储区。2）、非连续续分配：按按块（扇区区）为单位位非连续分分配；按簇簇为单位的的非连续分分配。2、文件存储储空间管理理方法：位位示图、空空闲区表、、空闲块链链、成组空空闲块链。。二、虚拟文文件系统：：1、目标：同时支持多多种文件系系统系统中可安安装多个文文件系统为用户提供供一致的接接口提供网络共共享文件支支持可扩充新的的文件系统统2、基本思路路：1）、对多个个文件系统统的共同特特征进行抽抽象组合，，形成一个个与具体文文件系统无无关的虚拟拟层，并在此此层上定义义对用户的的一致性接接口。2）、在文件件系统具本本实现层，，使用类似似开关的技技术进行文文件系统的的转接。51保管要求归档电子文文件的保管管除应符合合纸质档案案的要求外外，还应符符合下列条条件1、归档载体体应作防写写处理。避避免擦、划划及触摸记记录涂层。。2、单片载体体应装盒，，竖立存放放，且避免免挤压。3、存放时应应远离强磁磁场、强热热源、并与与有害气体体隔离。4、环境温度度17～20℃；相对湿度度35～45%。5、磁性载体体每满2年，光盘每每满4年进行一次次抽样机读读检验，抽抽样率不低于10%，如发现问问题应及时时采取恢复复措施。6、对磁性载载体上的归归档电子文文件，应每每4年一次。原原载体同时时保留时间不少于4年。7、光盘擦拭拭时，应用用专业的擦擦拭工具。。如麂皮。。8、移动硬盘盘存放时，，须把数据据线拔掉，，把插口粘粘起，用防防静电的袋袋子装起来。。（也可用用自封口塑塑料袋）52照片片档档案案的的保保管管底片片袋袋：：应应使使用用表表面面略略微微粗粗糙糙和和无无光光泽泽的的中中性性偏偏碱碱性性纸纸质质材材料料制制作作，，其其pH值应应在在7.2-9.5之间间，，α-纤维维素素含含量量应应高高于于87%。底片片袋袋子子应应使使用用中中性性胶胶粘粘剂剂，，接接缝缝应应在在袋袋边边。。底片片册册、、照照片片册册：：所所有有封封面面、、封封底底、、芯芯页页均均应应采采用用中中性性偏偏碱碱性性纸纸质质材材料料制制作作，，其其pH值应应在在7.2-9.5之间间，，化化学学性性能能稳稳定定，，且且不不易易产产生生碎碎屑屑或或脱脱落落的的纤纤维维。。底片片、、照照片片应应在在能能关关闭闭的的装装具具中中保保存存，，如如存存储储柜柜、、抽抽屉屉、、有有门门的的书书架架或或文文件件架架等等。。储存存柜柜应应采采用用不不可可燃燃、、耐耐腐腐蚀蚀的的材材料料，，避避免免使使用用木木制制及及类类似似材材料料。。木木制制材材料料易易燃燃烧烧、、易易腐腐蚀蚀，，还还可可能能挥挥发发出出某某些些有有害害气气体体，，促促使使底底片片、、照照片片老老化化或或褪褪色色。。储储存存柜柜架架的的喷喷涂涂用用料料应应稳稳定定耐耐用用，，且且对对储储存存的的底底片片、、照照片片无无有有害害影影响响。。照片片放放置置时时，，不不能能面面对对面面或或背背对对背背，，以以防防粘粘滞滞损损坏坏。。对储储存存柜柜架架进进行行排排列列时时，，应应保保证证空空气气能能在在其其内内部部循循环环流流通通。。53磁性性载载体体档档案案的的管管理理与与保保护护磁性性载载体体文文件件系系指指磁磁性性材材料料（（如如计计算算机机磁磁带带、、软软磁磁盘盘、、录录像像带带、、录录音音带带））为