《office 2003基础教程》Office 2003协同使用（模块十）

模块十Office2003协同使用主讲老师：***Office2003基础任务实训教程学习目标熟练掌握使用邮件合并的方法熟练掌握使用信封的方法熟练掌握在Office各组件之间插入、链接和复制数据的方法熟练掌握在Word中导入Excel表格的方法熟练掌握在演示文稿中导入Word文本的方法任务一

批量制作员工卡和信封任务目标使用Word2003邮件合并和信封功能，批量制作员工卡和信封，部分文档的最后效果如图所示。批量制作员工卡和信封效果任务一

批量制作员工卡和信封操作思路（1）启动Excel2003，在工作表中制作“员工档案”表格。（2）启动Word2003，在其中制作员工卡的版式。（3）使用Word2003的邮件合并功能批量制作员工卡。（4）使用Word2003的信封功能批量制作信封。批量制作员工卡的操作思路操作一

准备源数据（1）启动Excel2003，然后选择【文件】→【保存】菜单命令，打开“另存为”对话框。（2）在“保存位置”下拉列表框中选择文件的保存位置，在“文件名”文本框中输入“员工档案”文本，如图所示。“另存为”对话框操作一

准备源数据（3）单击“保存”按钮，将程序新建的工作表以“员工档案”为名保存到电脑中。（4）在A1:F1单元格区域中分别输入表头“姓名、职务、部门、联系方式、联系地址、邮政编号”文本，如图所示。输入表头操作一

准备源数据（5）在表头下面对应的单元格中输入员工的档案信息，如图所示。（6）选择A1:F13单元格区域，然后选择【格式】→【自动套用格式】菜单命令，打开“自动套用格式”对话框。（7）在列表框中选择“古典2”选项，如图所示。

录入员工档案信息“自动套用格式”对话框操作一

准备源数据（8）单击“确定”按钮，为表格自动套用格式，效果如图所示。自动套用表格格式操作一

准备源数据（9）选择A1:F1单元格区域，单击“常用”工具栏上的“居中”按钮，将表头设置为居中对齐的样式，效果如图所示。（10）单击“常用”工具栏“保存”按钮，将其进行保存。设置表头居中对齐操作二

制作员工卡版式（1）启动Word2003，选择【文件】→【保存】菜单命令，打开“另存为”对话框。（2）在“保存位置”下拉列表框中选择文件的保存位置，在“文件名”文本框中输入“员工卡”文本，如图所示。设置文档保存位操作二

制作员工卡版式（3）单击“保存”按钮，将程序新建的文档以“员工卡”为名保存到电脑中。（4）选择【文件】→【页面设置】菜单命令，打开“页面设置”对话框。（5）单击“纸张”选项卡，在“纸张大小”栏中的“宽度”数值框输入“15厘米”，在“高度”数值框输入“10厘米”，如图所示，单击“确定”按钮。设置文档页面大小操作二

制作员工卡版式（6）单击“绘图”工具栏中的“文本框”按钮，当鼠标光标变成形状时，按住鼠标左键不放，在文档编辑区中绘制一个文本框，通过文本框边缘上的8个控制柄，调整文本框的大小和位置，如图所示。绘制文本框操作二

制作员工卡版式（7）在文本框上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”命令，打开“设置文本框格式”对话框。（8）单击“颜色与线条”选项卡，在“线条”栏中的“颜色”下拉列表框中选择“黑色”选项，在“虚实”下拉列表框中选择第一个选项，如图所示。设置线条颜色操作二

制作员工卡版式（9）单击“确定”按钮，返回文本编辑区，在文本框中输入“照片”文本，如图所示。（10）使用相同的方法在文档绘制其他文本框，然后在其中分别输入内容并设置字体样式，效果如图所示。

输入文本绘制其他文本框操作二

制作员工卡版式（11）单击“绘图”工具栏中的“插入图片”按钮，打开“插入图片”对话框。（12）在“查找范围”下拉列表框中选择图片的存放位置，在其下的列表框中选择“公司标志.jpg”选项，如图所示。（13）单击“插入”按钮，将图片插入到文档中，并适当调整图片的大小和位置，效果如图所示。

“插入图片”对话框插入图片操作三

使用邮件合并（1）选择【视图】→【工具栏】→【邮件合并】菜单命令，在打开的“邮件合并”工具栏中单击“打开数据源”按钮，打开“选取数据源”对话框，如图所示。切换任务窗格操作三

使用邮件合并（2）在“查找范围”下拉列表框中选择数据源的存放位置，在其下的列表框选择要使用的数据源文件“员工档案.xls”工作薄，单击“打开”按钮，如图所示。选择数据源操作三

使用邮件合并（3）打开“选择表格”对话框，选择“Sheet1$”工作表，单击“确定”按钮，如图所示。选择表格操作三

使用邮件合并（4）将鼠标光标定位到“姓名”文本框中的下划线上，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框。（5）选中“数据库域”单选按钮，在“域”列表框中选择“姓名”选项，如图所示。选择插入的域操作三

使用邮件合并（6）单击“确定”按钮在“姓名”文本框中插入姓名，如图所示。（7）用相同的方法将需要的域插入到文档中的相应位置，效果如图所示。

插入姓名插入其他域操作三

使用邮件合并（8）单击“邮件合并”工具栏中的“检查错误”按钮，打开“检查并报告错误”对话框。（9）选中“模拟合并，同时在新文档中报告错误。”单选按钮，如图所示。（10）单击“确定”按钮，开始检查错误，完成后打开提示对话框，如图所示。

选择检查方式完成检查错误操作三

使用邮件合并（11）单击“确定”按钮，单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框。（12）选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，如图所示。（13）打开“字母1”窗口，在该窗口中即可查看合并后的文档效果，如图所示。

“合并到新文档”对话框查看合并后的文档操作三

使用邮件合并（14）单击“字母1”窗口中“常用”工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框。（15）在“保存位置”下拉列表框中选择文件的保存位置，在“文件名”文本框中输入“员工卡副本”文本，单击“保存”按钮，将其保存到电脑中，如图所示。保存合并后的文档操作四

批量制作信封（1）新建一篇空白文档，然后选择【工具】→【信函与邮件】→【中文信封向导】菜单命令，打开“信封制作向导”对话框，单击“下一步”按钮进行下一步设置，如图所示。“信封制作向导”对话框操作四

批量制作信封（2）在打开的“请选择标准信封样式”对话框中的“信封样式”下拉列表框中选择“普通信封3：（176×125毫米）”选项，如图所示，单击“下一步”按钮进行下一步设置。选择信封样式操作四

批量制作信封（3）在打开的“怎样生成这个信封？”对话框中选中“以此信封为模板，生成多个信封”单选按钮，，在其下的“使用预定义地址薄”下拉列表框中选择“MicrosoftExcel”选项，选中对话框下方的“打印邮政编码边框”复选框，如图所示，单击“下一步”按钮进行下一步设置。设置生成选项操作四

批量制作信封（4）打开完成设置的对话框，完成信封的制作过程，如图所示，单击“完成”按钮。完成设置操作四

批量制作信封（5）打开“选择表格”对话框，单击“确定”按钮，如图所示。（6）打开一个未保存的“信封”文档，如图所示。

“选择表格”对话框生成“信封”文档操作四

批量制作信封（7）选择【视图】→【工具栏】→【邮件合并】菜单命令，打开“邮件合并”工具栏，单击“打开数据源”按钮，打开“选取数据源”对话框。（8）在“查找范围”下拉列表框中选择数据源的存放位置，在其下的列表框选择要使用的数据源文件“员工档案.xls”工作薄，单击“打开”按钮，如图所示。选择数据源操作四

批量制作信封（9）打开“选择表格”对话框，选择“Sheet1$”工作表，单击“确定”按钮，如图所示。选择表格操作四

批量制作信封（10）将“«收信人地址一»”和“«收信人地址二»”文本删除，然后单击“邮件合并”工具栏的“插入域”按钮，在打开的“插入合并域”对话框中选中“数据库域”单选按钮，在“域”列表框中选择“联系地址”选项，如图所示。插入合并域操作四

批量制作信封（11）单击“插入”按钮，在文档中插入“联系地址”合并域，如图所示。插入“联系地址”合并域操作四

批量制作信封（12）用相同的方法将其他合并域修改为与数据源中对应的合并域，效果如图所示。（13）将信封中的“«发信人姓名»”、“«发信人地址»”和“«发信人邮编»”分别修改成“李铭”、“北京市北大街88号”和“100001”，效果如图所示。

修改合并域设置寄信人信息操作四

批量制作信封（14）确定无误后即可单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮进行合并，打开“合并到新文档”对话框。（15）选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，如图所示。（16）在打开的“信封1”窗口中即可查看到合并文档后的效果，效果如图所示。

设置合并记录方式查看合并效果操作四

批量制作信封（17）单击“信封1”窗口中“常用”工具栏上的“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中设置文档的保存位置和文件名后，单击“保存”按钮，将其保存到电脑中即可，如图所示。保存批量制作的信封任务二

制作招标方案文档任务目标通过将Word2003与Excel2003协同使用，制作招标方案文档，最终效果如图所示。

制作招标方案文档效果任务二

制作招标方案文档操作思路（1）打开素材文档“招标方案.doc”文档，编辑招标方案的内容。（2）在招标方案文档中插入Excel表格。（3）在文档中插入、链接和复制数据。制作招标方案文档的操作思路操作一

插入Excel表格（1）启动Word2003，打开素材文档“招标方案.doc”，将光标插入点定位到“附表一”下的空白行位置。（2）启动Excel2003，打开素材文档“招标基本情况.xls”工作薄，选择A1:J36单元格区域，然后选择【编辑】→【复制】菜单命令或按“Ctrl+C”键，复制该单元格区域中的数据，如图所示。复制Excel表格操作一

插入Excel表格（3）切换至招标方案的Word窗口，选择【编辑】→【选择性粘贴】菜单命令，打开“选择性粘贴”对话框，如图所示。选择菜单命令操作一

插入Excel表格（4））选中“粘贴链接”单选按钮可将复制的图表链接到Word文档中，这里选中“粘贴”单选按钮，将表格嵌入到Word文档中。（5）在“形式”列表框中选择“MicrosoftOfficeExcel工作表对象”选项。（6）选中“显示为图标”复选框，将嵌入的表格显示为图标，如图所示。设置粘贴方式操作一

插入Excel表格（7）单击“确定”按钮，即可将该表格嵌入到Word文档中，如图所示。嵌入Excel表格操作一

插入Excel表格（8）双击该图标将启动Excel2003，在其中可对表格进行编辑，如图所示。打开Excel表格操作二

插入、链接和复制数据（1）将光标插入点定位到“四、招标步骤”下的空白段落，然后选择【插入】→【对象】菜单命令，打开“对象”对话框。（2）在该对话框中选中“链接到文件”复选框，单击“文件名”文本框后面的“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，如图所示。“对象”对话框操作二

插入、链接和复制数据（3）在“查找范围”下拉列表框中选择文件存放的位置，在其下的列表框中选择“招标步骤.xls”选项，如图所示。选择插入的对操作二

插入、链接和复制数据（4）单击“插入”按钮，返回“对象”对话框，单击“确定”按钮，即可在Word文档中插入Excel表格对象，如图所示。插入Excel表格对操作二

插入、链接和复制数据（5）选择插入的Excel表格对象，将其设置为居中对齐方式，双击该表格对象即可启动Excel2003，在其中可对该表格进行编辑操作，如图所示。查看Excel表格操作二

插入、链接和复制数据（6）将光标插入点定位到Word文档的末尾位置，然后选择【插入】→【超链接】菜单命令，打开“插入超链接”对话框。（7）在“链接到”栏中选择“原有文件或网页”选项，在“要显示的文字”文本框中输入“审批部门核准意见表格”，在“查找范围”下拉列表框中选择文件的存放位置，在其下的列表框中选择“审批部门核准意见.xls”选项，如图所示。设置超链接操作二

插入、链接和复制数据（8）单击“确定”按钮，将在Word文档中插入超链接，如图所示。插入超链接操作二

插入、链接和复制数据（9）将鼠标光标移至插入的超链接上，将显示超链接的存放位置和跟踪超链接的方法，如图所示。（10）按“Ctrl”键不放的同时单击“审批部门核准意见表格”超链接，即可启动Excel2003，并打开“审批部门核准意见.xls”工作薄，如图所示。

查看超链接查看Excel表格任务三

制作年终总结报告演示文稿任务目标通过将Word2003、Excel2003和PowerPoint2003协同使用，制作年终总结报告演示文稿，最终效果如图所示。年终总结演示文稿效果任务三

制作年终总结报告演示文稿操作思路（1）以“年终总结报告”为名新建一篇演示文稿，并将其保存到电脑中。（2）进入“幻灯片母版视图”，设置幻灯片的母版。（3）在幻灯片中输入文本并设置文本格式。（4）在幻灯片中导入Word文本和插入Excel表格。（5）设置幻灯片动画，并放映演示文稿。制作年终总结报告演示文稿的操作思路操作一

制作母版（1）启动PowerPoint2003，关闭自动打开的任务窗格，然后选择【视图】→【母版】→【幻灯片母版】菜单命令，进入幻灯片母版视图。（2）选择【格式】→【背景】菜单命令，打开“背景”对话框。（3）在其中的下拉列表中选择“填充效果”选项，打开“填充效果”对话框，如图所示。选择背景填充效果操作一

制作母版（4）单击“纹理”选项卡，在“纹理”列表框中选择“栎木”选项，然后单击“确定”按钮，如图所示。设置背景填充效操作一

制作母版（5）在返回的“背景”对话框中单击“全部应用”按钮，完成母版背景的设置，效果如图所示。（6）删除除页脚以外的其他占位符，然后在其中输入“诚信文本，客户至上”文本，并将其文本格式设置为“隶书，28，黄色”，通过拖动文本框边缘上的8个控制柄调整其大小，效果如图所示。

设置母版背景设置母版页脚操作一

制作母版（7）单击“文本框”按钮，在幻灯片中绘制一个矩形边框，并在其中输入“年终总结报告”文本，设置字号为“36”，如图所示。插入文本框操作一

制作母版（8）选择该文本框，单击“绘图”工具栏中的“填充颜色”按钮，在弹出的列表中选择“填充效果”选项，打开“填充效果”对话框的“渐变”选项卡。（9）在“颜色”栏中选中“双色”单选按钮，在“底纹样式”栏中选中“垂直”单选按钮。在“变形”栏中选择右上角的选项，然后在“透明度”栏中拖动“到”栏中的滑块，将数值设置为“50%”，最后单击“确定”按钮，如图所示。设置文本填充效果操作一

制作母版（10）将该文本框拖动至幻灯片的右上角，效果如图所示。设置幻灯片页眉效操作一

制作母版（11）选择【插入】→【图片】→【来自文件】菜单命令，打开“插入图片”对话框。（12）在“查找范围”下拉列表框中选择“素材”文件夹，在其下的列表框中选择“灯笼.jpg”选项，然后单击“插入”按钮，如图所示。“插入图片”对话框操作一

制作母版（13）将图片插入到幻灯片中，并单击“图片”工具栏中的“设置透明色”按钮，此时鼠标光标变为形状，单击插入图片中的白色区域，将该颜色区域设置透明色，效果如图所示。设置图片透明色操作一

制作母版（14）适当调整图片的大小，并进行3次复制，依次排列在幻灯片的左上角位置，效果如图所示。设置图片大小和位置操作一

制作母版（15）分别在各个灯笼上方放置文本框，并输入相应的文本，如图所示。（16）将文本格式设置为“隶书、40、黄色”，单击“幻灯片母版视图”工具栏上的“关闭母版视图”按钮，完成母版的制作，效果如图所示。

在灯笼上添加文本设置文本格式操作二

插入Word文档（1）选择【格式】→【幻灯片版式】菜单命令，打开“幻灯片版式”任务窗格，在“文字版式”栏中选择“标题和文本”选项，然后关闭任务窗格。（2）在标题占位符中输入文本，并将其文本格式设置为“宋体，40，加粗”，然后移动占位符位置，如图所示。设置幻灯片标题操作二

插入Word文档（3）单击“单击此处添加文本”占位符，在其中输入文本，然后将文本格式设置为“宋体，24，加粗”，并调整占位符位置，如图所示。制作其余幻灯片操作二

插入Word文档（4）选择【插入】→【新幻灯片】菜单命令，插入新的幻灯片，用相同的方法输入并设置幻灯片标题，效果如图所示。（5）选择【插入】→【对象】菜单命令，打开“插入对象”对话框，选中“由文件创建”单选按钮，然后单击“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，如图所示。

插入新灯片选择插入对象方式操作二

插入Word文档（6）在“查找范围”下拉列表框中选择“素材”选项，在其下的列表框中选择“表扬信.doc”选项，然后单击“确定”按钮，如图所示。（7）返回“插入对象”对话框，单击“确定”按钮，将Word文档插入到幻灯片中，如图所示。

选择Word文档插入Word文档操作二

插入Word文档（8）按照设置图片位置和大小的方法设置插入的Word文档的位置和大小。双击插入的Word文档，此时在PowerPoint工作窗口将嵌入Word的窗口，如图所示。（9）在PowerPoint的Word窗口中选择所有文本，将字体颜色设置为“白色”，然后单击该窗口的任意的位置，效果如图所示。

嵌入Word的窗口设置字体颜色操作三

插入Excel表格（1）选择【插入】→【新幻灯片】菜单命令，插入新的幻灯片，在其中输入并设置幻灯片标题，效果如图所示。（2）利用插入Word文档的相同方法插入Excel表格“销售对比.xls”，适当改变插入到幻灯片中的Excel表格的大小和位置，效果如图所示。

插入新幻灯片插入Excel表格操作三

插入Excel表格（3）双击插入的Excel表格，进入Excel编辑窗口，选择A6:F6单元格区域，然后选择【格式】→【单元格】菜单命令，打开“单元格格式”对话框。（4）单击“图案”选项卡，在“颜色”栏中选择“深黄”选项，如图所示。设置底纹填充颜色操作三

插入Excel表格（5）单击“确定”按钮，将所选单元格的底纹颜色设置为“深黄”，效果如图所示。应用底纹设置操作三

插入Excel表格（6）将F6单元格的字体颜色设置为“白色”，然后利用“单元格格式”对话框重新设置单元格的边框，完成表格的设置，效果如图所示。完成Excel表格的编辑操作操作四

放映幻灯片（1）选择第1张幻灯片，并选择标题占位符，然后选择【幻灯片放映】→【自定义动画】菜单命令，打开“自定义动画”任务窗格。（2）单击“添加效果”按钮，在弹出的列表中选择【进入】→【百叶窗】命令，在“修改”栏的“方向”下拉列表框中选择“垂直”选项