JBPM-QR-XZ-39地区物业公司档案资料归档范围及审批权限参考表

JBPM-QR-XZ-39地区物业公司档案资料归档范围及审批权限参考表A/0类别序号归档范围归档时间保管期限密级审批权人备注一、档案类综合档案文书档案证照1地区物业公司及下属物业服务中心各类证照、物业公司章程、启用印信和印模登记等办理完毕一个工作日内长期秘密地区物业地区物业公司负责人证照原件须移交监察分室管理文件2以地区物业公司及职能部门等名义发出或制定的文件，包括决议、决定、通知、通报、合同、协议、统计表、纪要、制度及分物业公司领导在各种会议上的重要讲话等文件发出即归档长期秘密重要决定、决议、纪要、合同、协议由所属机构负责人审批，其他文件可直接到档案管理员处借阅公函3集团总部、物业集团总部、地区物业公司等领导签字的各类批示，包括请示、报告、规定、批复、证明、委托书、承诺函、对外函件等批办完毕三个工作日内长期秘密行政人事部/综合管理部负责人计划总结4地区物业公司及下属物业服务中心年度、季度和月度重要节点工作计划及总结、会议纪要、表彰大会材料等批办完毕三个工作日内长期秘密地区物业地区物业公司负责人上级来文5与地区物业公司职能有密切关系或由地区物业公司承担有关责任并需要执行的重要文件收文后三个工作日以内长期秘密政策法规6国家及部门颁布的物业相关法律、法规、条例颁布一个月内长期普通行政人事部/综合管理部负责人7省市政府职能部门颁布的物业相关法律、法规、条例颁布一个月内长期普通8物业管理协会发布的规章制度发布一个月内长期普通管理监察档案9监察职能部门对地区物业公司及下属各物业服务中心工作进行重要检查的书面及取证材料，包括：检查方案、总结分析、检查报告、照片、光盘等取得物业公司领导批示后一个工作日内部门归档完毕，定期集中移交地区物业公司本部档案室长期机密地区物业地区物业公司负责人管

理

监

察档

案10地区物业地区物业公司及下属各物业服务中心经营中出现的重大违规、违纪以及重大事故的调查报告、处理意见等长期机密地区物业地区物业公司负责人11总负责人热线接受的投诉，包括投诉处理单等长期机密12ISO内审资料长期机密合

同

档

案13物品采购、工程建设、工程委托、清洁、绿化、服装等合同合同签订后即归档长期秘密所属机构负责人14广告设计、宣传和发布合同，以及各类品牌宣传载体的拍摄制作等合同长期秘密15房屋租赁、商铺租赁、场地租赁等经营合同合同期满后两年秘密牵涉纠纷等特殊情况的长期保存创

优

档

案16国家级创优评比资料资料形成即归档永久秘密所属机构负责人17省、市级创优评比资料资料形成即归档永久秘密18行业评比资料资料形成即归档永久秘密19企业内部创优评比资料资料形成即归档永久秘密20企业ISO9000认证及其它认证材料资料形成即归档永久秘密突发重大事件21楼宇、交通、治安、公配等方面以及自然灾害的突发重大事件的经过和解决过程的记录及相关材料资料形成即归档长期秘密所属机构负责人人事档案22员工人事档案每月底长期秘密行政人事部/综合管理部负责人23人事劳动合同签订后即归档长期秘密人

事

档

案24员工花名册每月底长期秘密行政人事部/综合管理部负责人25绩效考核类：考勤、绩效考核、转正材料、惩奖记录等每月底长期秘密26员工福利类：社保、公积金等材料每月底长期秘密27人才库每月底长期秘密业

户

档

案28准予入住通知书当天永久机密物业服务中心负责人29购房合同复印件、房产证复印件当天永久机密30入伙缴款单（蓝色）当天永久机密31前期物业服务协议当天永久机密32消防安全责任书当天永久机密33房屋钥匙确认书当天永久机密34楼宇情况反馈表当天永久机密35入伙文件签署发放确认表当天永久机密36专项维修基金复印件当天永久机密37业主临时公约、业主公约当天永久机密38装修申请书、装修审批记录、装修平面设计图、装修承诺书、装修许可证、装修工人身份证复印件、电力照明设计及用电配置图、给排水设计图、装修验收表、装修违章处理通知单当天永久机密39投诉处理档案卡每月底永久机密40房屋变更资料当天永久机密41业户档案表当天永久机密物业服务中心负责人42业主身份证、工作证复印件当天永久机密设

备

资

产

档

案43各种设备的合格证、使用说明书、保修卡、图纸、安装材料等当天长期普通所属部门负责人44各种设备（特别是大型或公配设备）维修保养报告书、年检报告及原始记录等资料形成即归档长期普通45入库单、出库单、直拨单、资产移交台帐当天长期秘密所属机构负责人46库存盘点、资产台帐包括固定资产、低值易耗品当天长期秘密47各种资产报废、销毁记录当天长期秘密行政人事部/综合管理部负责人工

程

档

案48房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格资料形成即归档永久普通所属机构部门负责人49物业接管验收交接资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、隐蔽工程记录、接管文件资料形成即归档永久普通50工程施工图、竣工图、房屋及共用设备（施）的设计、安装图纸资料目录资料形成即归档永久普通51园区规划总平面图资料形成即归档永久普通52业主工程维修项目价格表资料形成即归档长期普通53公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料资料形成即归档长期普通54公共配套系统年度保养计划、年检报告等资料形成即归档长期普通55维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单、签证单资料形成即归档长期普通声

像

档

案56各个时期物业公司领导班子参加重要活动及反映物业公司各个历史时期建设面貌的声像材料档案形成后三个工作日内归档完毕长期普通所属机构部门负责人57上级领导来物业公司检查指导工作，各级领导和著名人物参加的与本物业公司有关的重大活动，以及外单位人员来物业公司参观形成的声像材料长期普通58物业公司大型活动、重要庆典、仪式以及物业公司召开各种重要会议的声像材料长期普通59荣获各种荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等的声像材料长期普通60本物业公司有关人员组织或参加的重要会议以及外事活动中的声像资料长期普通61其它具有新闻价值和保存价值的声像材料等长期普通实

物

档

案62受到上级单位奖励的奖状、奖牌、奖杯、奖章和荣誉证书等档案形成后三个工作日内归档完毕长期普通所属机构部门负责人63地区物业地区物业公司大型活动中形成的有重要价值的锦旗、礼品、纪念品（册）、上级领导题词及本单位对外交往中获赠的重要纪念品等长期普通64上级领导、知名人士等赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等长期普通65地区物业地区物业公司成立以来使用过的牌、匾及各种标识、标志和CI系统等长期普通66地区物业地区物业公司已废止或停用的印章等其它有保存价值的实物长期普通地区物业地区物业公司负责人培训档案67培训发文、培训制度、培训方案；培训计划；培训教材；人才档案等档案形成后三个工作日内归档完毕长期秘密所属机构部门负责人二、资料类客

户

服

务

资

料68业主、住户问卷调查表每月底三年一年普通物业服务中心部门负责人69住户接待记录每月底一年普通物业服务中心部门负责人70业主（住户）回访记录每月底一年普通71业主投诉记录、投诉处理档案卡每月底三年二年普通72住户卡申请表每月底一年普通73管家部值班、交接班记录，日报表每月底一年普通74客户服务部工作单每月底二年普通75管家部巡查日志每月底一年普通76楼宇巡查签到表每月底二年普通77维保修信息统计表每月底一年普通78装修台帐登记表每月底一年普通79装修巡查日志每月底一年普通80装修工人出入证登记表每月底一年普通81装修押金退还登记表每月底一年普通82业务联系单、内部通启每月底一年普通83物品出入放行条每月底一年普通84交楼日报表每月底一年普通85空置房登记表每月底一年普通86突发事件处理记录、预防措施报告每月底二年普通业主委员会

资料87业主委员会筹备函资料形成即归档永久秘密物业服务中心/地区物业公司负责人88业主委员会成立批复资料形成即归档永久秘密89历届业委会委员个人简历资料形成后三日内五年秘密物业服务中心/地区物业公司负责人90业主大会及业委会会议纪要资料形成后三日内五年普通社

区

文

化

资

料91社区大型庆典、文化活动材料资料形成后五日内三年普通所属部门负责人92社区文艺体育活动材料资料形成后五日内三年普通93团组织及青年文明号活动材料资料形成后五日内三年普通94社区科普教育、社会公益性活动材料资料形成后五日内三年普通95各类专题座谈会、学习参观考察活动材料资料形成后五日内三年普通96和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料资料形成后五日内三年普通97人文事件方面材料资料形成后五日内三年普通98员工文化生活材料资料形成后五日内三年普通物业经营资料99会所、泳池、停车场等设施的经营报表、台帐等资料当天五年秘密物业服务中心部门负责人100其他经营资料当天五年秘密工

程

维

修

资

料101工程维修单每月底二年普通所属部门负责人102住户维修日报表每月底二年普通103值班、交接班记录，工作台帐每月底三年一年普通104维修跟踪表每月底二年普通105业务联系单、内部通启每月底二年普通106公共照明系统保养计划、灯光系统运行检修记录每月底二年普通设

备

运

行

资

料107机电设备台帐每月底三年普通所属部门负责人108供水、供电设备汇总表、月统计表每月底二年普通109变压器运行日志每月底二年普通110低压配电运行日志每月底二年普通111高、低压配电室操作记录每月底二年普通112供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录每月底二年普通113电梯运行检修记录、值班巡视检查记录表、电梯维修保养报告书、电梯年检报告及原始记录资料形成即归档长期普通114电梯故障（事故）处理单资料形成即归档二年普通115泳池系统保养每月底二年普通116音乐喷泉、背景音乐保养每月底二年普通117瀑布泵保养每月底二年普通118给排水系统保养、二次生活给水泵运行记录每月底二年普通119维修中心、消防中心、配电室交接班记录每月底二年普通治安

工

作

资

料120保安指挥中心值班、交接班记录，各个岗位值班记录每月底二年普通保安部负责人121装修施工许可证每月底二年普通122喷淋供水管网末端试水检查表每月底二年普通123楼宇、监控及电梯对讲系统检测表每月底二年普通保安部负责人124出租屋档案每月底二年普通125室外场租签到表每月底二年普通126装修巡查日志、巡查记录每月底二年普通127治安事件处理记录、重大事件呈报表每月底二年普通128带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表每月底二年普通129来访人员登记表、物品放行条、搬运放行记录登记表每月底二年普通130车辆进出登记表、异常车辆进出登记表、车辆管理员交接班记录每月底二年普通131监控报警中心设备运营记录及监控报警保养每月底二年普通132安全监控录像记录每月底三个月普通牵涉纠纷等特殊的材料需长期保存消

防

工

作

资

料133消防器材检查表每月底二年普通所属部门负责人134消防中心值班、交接班情况记录每月底二年普通135消防培训记录表每月底三年二年普通136消防设备月、季度检查记录表、维修记录表资料形成即归档三年二年普通137消防设备运行记录表每月底三年二年普通138消防系统保养每月底三年二年普通139消防设备监控运行记录每月底三年二年普通140消防安全日常检查记录表每月底三年二年普通141消防检查（火患）整改通知书每月底三年二年普通重大、特殊的长期保存绿

化

与

保

洁

资

料142绿化养护工作日记录表、月检查表每月底三年二年普通所属部门负责人143绿化药品使用记录每月底三年二年普通144喷灌泵运行检修记录表每月底三年二年普通145植物档案及补种、病虫害检查、防治材料每月底三年二年普通146保洁队工具领用、维修、报废记录表每月底三年二年普通147保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表以及日常工作记录和台帐每月底三年二年普通148环境卫生消杀记录每月底三年二年普通149绿地卫生检查表每月底三年二年普通150清扫平台记录、检查表每月底三年二年普通151路面清洗清扫工作计划、统计检查表每月底三年二年普通152巡检记录每月底三年二年普通153保洁员月度量化考核表每月底三年二年普通154保洁工作日检查表每月底三年二年普通153保洁员月度量化考核表每月底三年二年普通154保洁工作日检查表每月底三年二年普通备注：1、业户档案、设备资产档案、工程档案、创优档案、突发事件档案及本表中的所有资料类，均由物业服务中心自行存档。2、文书档案、管理监察档案、收费许可证、收费备案回执、特种设备年检、重要设备设施图纸、创优资料、物业招投标备案资料等重要档案原件均由地