档案管理培训 第四章 档案的整理

第四章

档案的整理

第一节

档案整理工作概述

第二节

全

宗

第三节

全宗内档案的分类

第四节

立卷方法的改革

第五节

立卷方法的改革附件

第六节

类内案卷排列、案卷编号、卷内目录、案卷目录和档号

第七节

档案整理中的组织管理

第一节

档案整理工作概述

一、整理工作内容

（一）系统排列和编目

（二）局部调整

（三）全过程整理

二、档案整理工作的意义

（一）档案的整理是揭示文件之间的有机联系，为发挥档案作用创造了有利条件

（二）档案的整理是档案管理所有业务活动的关键环节

（三）档案整理是实现档案管理现代化的要求

三、档案整理工作的原则

（一）充分利用原有的整理基础

1.提高对原来整理工作的认识

2.不要轻易打乱档案

（二）保持文件之间的历史联系

1.来源方面的联系

2.时间方面的联系

3.内容方面的联系

4.形式方面的联系

（三）便于保管和利用

整理档案时，注意利用原有的基础，保持文件之间的历史联系，以便于保管和利用。但是有时保持文件的联系和便于保管利用又不一致。

四、档案整理工作流程

（一）机关的档案整理工作流程

（二）档案馆的整理工作流程

第二节

全

宗

一、全宗及其作用

全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

（一）全宗是有机联系的档案整体

（二）全宗是在一定的历史活动中形成的

（三）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的

二、确认全宗和立档单位

（一）组织全宗的构成条件

（二）个人全宗的构成条件

三、区分全宗

（一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗

（二）立档单位变化所导致的区分全宗

（三）临时性机构档案的区分全宗

（四）判定档案所属全宗（五）组织全宗与个人全宗档案的区分

四、个人全宗

个人全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。

五、全宗的补充形式

（一）联合全宗

（二）全宗汇集

（三）档案汇集

六、全宗群及其划分

联系密切的若干全宗的群体，称为全宗群。这也是全宗的分类方法之一。

七、全宗的编号与排列

（一）全宗编号的要求与方法（二）全宗排列的要求与方法

第二节

全宗内档案的分类

一、分类的意义和要求

（一）全宗内的档案进行分类的意义

1.档案的分类是实行档案科学管理的重要方法之一

2.分类也是档案整理工作中的重要环节之一，它为一系列整理工作创造条件

3.档案分类的重要意义在于它为档案的管理和利用提供了有利条件

（二）对全宗内的档案进行分类的要求

1.要求分类具有客观性

2.档案分类体系应该具有逻辑性

3.全宗内档案的分类应该注重实用性

二、组织全宗内档案分类的一般方法

（一）按文件的产生时间分类

1.年度分类法

2.时期分类法（阶段分类法）

（二）按文件来源分类

1.组织机构分类法

2.作者分类法

3.通信者分类法

（三）按文件内容分类

1.问题分类法

2.实物分类法

（四）按文件的形式分类

1.按文件种类（名称）分类

2.按文件制成材料分类

3.按文件形状分类

三、组织全宗内档案常用的分类方法

（一）年度分类法或年代分类法

（二）组织机构分类法

（三）问题分类法（又称内容分类法）

四、复式分类法及其适用范围

（一）年度—组织机构分类法

（二）组织机构—年度分类法

（三）年度—问题分类法

（四）问题—年度分类法

五、机关内党、政、工、团档案的分类

（一）在全宗内，全部档案按党、政、工、团几大部分整理

（二）在全宗内，将机关内最高机构和各业务机构的档案分别按党、政、工、团几部分整理

（三）在全宗内只分党群、行政两大部分

六、分类方案的编制

（一）统一性

（二）排斥性

（三）伸缩性

七、档案分类的级次与具体方法的确定

分类级次关系到分类的深度、精度及所分出类别数量的多少、类别结构的繁简等一系列分类程度问题，与分类方法的选择使用也关系密切，对分类结果的总体状况与效能具有至关重要的影响。

八、综合档案室档案的分类

综合档案室档案的分类是近几年遇到的新问题。归纳起来主要有三种做法:一是门类分类法。二是组织机构分类法。三是问题分类法。

九、个人全宗档案的分类

（一）生平传记材料

（二）创作材料

（三）公务活动材料

（四）个人书信

（五）经济材料

（六）亲属材料

（七）评价材料

（八）声像材料

（九）其他材料

第四节

立卷方法的改革

2000年12月6日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。

一、立卷改革的意义

（一）对机关档案工作的意义

1.提高了工作效率，缓解了机关档案工作的压力

2.适应了机关内部人员流动、机构改革人员精减的需要

3.理顺了机关档案室的工作职能，使工作重心转移到档案信息的开发利用上来

（二）档案管理现代化的意义

1.新方法能够为计算机管理档案的普及铺平道路，促进文档一体化管理的实现

2.新方法为档案信息化建设以及信息共享创造条件

二、传统的立卷方法与以件为单位方法的比较

（一）采用传统的立卷方法的时代背景及其合理性

（二）传统的立卷方法的优点

（三）传统的立卷方法的缺点

（四）新方法的优势

（五）新方法的不足之处

三、立卷改革应把握的主要环节

（一）档案编号体系应整体转换

（二）档案目录的编制应简化

（三）应在同一个进馆范围内统一使用软件，统一著录项目

（四）在实际工作中需要对有密切联系的文件以件为整理单位进行灵活的处理和更深层次的著录

第五节

立卷方法的改革附件

第六节

类内案卷排列、案卷编号

卷内目录、案卷目录和档号

一、案卷排列

案卷排列就是固定全宗内各案卷之间的排放顺序。

二、案卷编号

案卷编号就是给每个案卷编定一个固定的号码（编案卷号）。

三、卷内目录

（一）填写卷内目录以前的一些准备工作

（二）填写卷内文件目录

四、案卷目录

（一）编制案卷目录的准备工作

（二）编制案卷目录

五、档

号

档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。

（一）编制档号过程中应遵循的基本原则

1.唯一性原则

2.合理性原则

3.稳定性原则

（二）档号的构成

1.全宗号

2.案卷目录号

3.案卷号4.件号或页号

第七节

档案整理中的组织管理

一、整理工作方案

档案馆或者档案室在对某一个全宗档案，尤其对积存零散文件进行整理的时候，首先要了解情况，写出分类方案，这是档案整理以前不可缺少的准备工作。

二、立档单位和全宗历史考证

（一）立档单位和全宗历史考证，对档案的管理和提供利用的作用

（二）立档单位和全宗历史考证一般包括的内容

（三）编写立档单位和全宗历史考证应注意的问题

三、零散文件整理程序

在整理积存的零散文件时，除了要做上述的一些准备工作以外，还必须有科学的组织整理工作程序，以保证档案整理工作的顺利进行。

四、整理档案的劳动组织

整理积存和零散档