销售分公司要货及发货管理制度

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档附件五：分公司要货及发货管理规范范围本程序对销售计划的管理、发货工作程序、管理职责等活动进行了规定；本程序适用于所有与销售计划、发货有关的单位及部门（物资储运部、财务部等）。目的规范销售计划、发货管理，强化分公司的物流管理，合理地降低运营资金库存占有率，提高销售计划、要货开单的准确性。职责3.1分公司负责月、周要货计划和发货计划的编排、审报。3.2物资储运部及第三方物流公司负责配送。3.3财务处负责验审。3.4销售管理部负责商业单位代销库存量及驻外仓库库存标准及库存比重。活动4.1分公司应对本省批发单位确定信誉额度，并在销售管理部备案。4．2分公司每月25日前上报本分公司下月的销售预测，并上传销售管理部备案。4．3分公司在遵照本月销售预测的基础上，提出周要货计划，在每周三之前由销售管理部汇总并提交生产制造部，指导公司生产作业，生产制造部每周向销售管理部提供货源情况。4.3.1分公司周要货计划申报程序（1）每周一总库向各分公司公布现有库存情况，便于与各商业单位协调（2）业务主管制作商业客户要货计划A业务主管对商业客户实际库存进行每周跟踪统计；B有促销员的终端由促销员提报该终端货源短缺品种及数量；C根据市场需求、商业客户库存状况协助商业客户申报要货计划,批发商计划须以零售终端为单位申报计划明细.D业务主管汇总所辖区域客户要货计划，填写商业客户要货计划表。主要内容；单位代码、单位名称、经销/代销、要货品种、数量、配送方式（分驻外仓库配送、总公司直接配送、总公司集中配送三种方式）；E向分公司提交所辖区域商业客户要货计划表。（2）分公司制作周要货计划A汇总各区域商业客户要货计划表，制作分公司商业客户要货计划表；B统计分公司驻外仓库实际库存，结合分公司商业客户要货计划表制作分公司周要货计划表；C分公司周要货计划表制作规范：a详细填写计划表要素：分公司、时间、型号、数量。b总要货品种及数量=商业客户要货品种及数量—驻外仓库实际库存品种及数量+驻外仓库安全库存量4.4生产作业部门可根据规模生产要求，成批组织生产，并预留库存，销售管理部制订提货权限（0.5…2），在第一个生产作业周结束前将权限及货源情况下发至销售分公司，便于销售分公司组织货源.4.5销售分公司依照提货权限，适当修改要货申请，提出送货计划，填写计划要素：分公司或商业单位、时间、型号、数量、配送方式、配送地点、联系人、联系电话。其中A、B类分公司可一周安排两次，C、D类分公司可一周安排一次，具体配送交由物资储运部。4.6配送形式：A总公司配送①现款：a经销商要货量满整车由总公司直接配送b同城不同经销商要货量可凑足整车由总公司直接配送C经销商要货量不足整车的要货由总公司配送至分公司驻外仓库。②代销：a经销商库存在信用额度内或已超额度但已付款的要货量满整车由总公司直接配送b经销商库存超信用额度的要货部分经分公司汇总参考驻外仓库存状况统筹计划要货量由总公司配送至分公司驻外仓库。B驻外仓库配送驻外仓库的产品首先满足有要货计划的经销商提货驻外仓库覆盖区域内的经销商已付款或库存在信用额度内的要货由驻外仓库配送，经销商自提的给予一定补贴。驻外仓库覆盖区域内的经销商库存超信用额度的要货由驻外仓库分批配送，但送货时必须结清上批超额的货款4.7销售管理部每月依据要货申请数量及送货数量，制订考核表，考核销售分公司的开单准确性。管理部对分公司的激励周计划月考核，综合分公司每月各周计划履行情况，结合其他因素及综合指标制定一定履行比例给予考核。（2）分公司对商业客户的激励方式同上,建议对商业客户计划履行率按高于分公司指标考核,考核金额体现在对商业客户的奖励中。4.8发货程序：4.8销售分公司填报送货计划----内勤经理审核备案----物资储运部配送4.8销售分公司填报送货计划----内勤经理审核备案----商业单位自提4.8A严格按照Q/XFGRWZ15-2001号文件《驻外仓库保管员工作职责》中的有关规定执行。B驻外库保管员凭经省经理签字、或省经理书面授权人签字认可的、业务员出具的提货单原件（如果用传真件，要求原件在三天内到驻外库），对商业单位发货。C驻外保管员必须登记出库产品的型号、条形码、出厂日期、提货单位、提货车辆牌号等相关信息，以备查倒货使用。一旦因未登记产品的相关信息而无法查处倒货，则追究驻外库保管员责任。D驻外库保管员每天将驻外库的进、出、存绘制成表，一份交办事处，一份留存。5.此管理规定在原工作程序执行基础上实施，过渡期限为2个月。市场部董俊2001/11/17精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档5、关于严禁非授权人员向经销商（客户）收（借）取“钱、物”的规定为防范风险，防止经济纠纷，现就关于禁止分公司员工到经销商（客户）处借款、借货事宜规定如下：1、股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商（客户）处借款、借货；禁止业务人员为任何经销商（客户）带款、带货。2、销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面函件（一式二份并盖公司财务章，由分公司总经理签发，经销商法人签章确认后，分公司财务部回收一份存档备查，经销商自留一份），明确股份公司严禁业务员到经销商（客户）处借款、借货及其他任何经手钱、物的事情。二、往来账管理制度1、应收账款的管理为了进一步规范销售，减少经营风险，保证公司的财产安全，最大限度在减少呆账、坏账，对销售分公司应收账款的管理作出如下的规定：1.1公司的产品销售规定是：“现款现货、款到发货”的原则，所以原则上销售分公司月末不允许有应收货款余额。1.2各销售分公司原则上不允许赊销，对确需赊销的，应先向股份公司财务部提出书面报告，报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况（包括其经营资格、资信状况及经营能力等）并有分公司总经理、财务经理签署意见，报告经股份公司财务部、销售总监、总经理审批，且该应收账款的期限不能超过一个月。对应收账款超过一个月的单位，分公司必须及时书面报告股份公司财务部并采取措施，并指定专人负责解决。1.3有应收账款的分公司财务经理每月应编报“应收账款账龄分析明细表”对分公司的对外应收账款作详细的分析，不得只报余额不作账龄分析。每月末都必须与经销商对账，并获得经销假商签字、盖章的确认书。1.4销售分公司不得以“应收账款”来调节销售额，任何虚增虚减“应收账款”发生额、人为提高或降低销售业绩的做法，均属做假账的违规行为，一经查出将按违反财经纪律从严处理分公司总经理和财务经理，分公司必须要加强对应收账款的管理，坚决杜绝呆、坏账的发生，特别是分公司财务经理，绝不能做假账，否则，股份公司将追究当事人的经济责任，直至免职。2、内部往来管理内部往来科目核算分公司与股份公司货款、费用等经济业务往来的结算，各销售分公司之间不能有任何往来挂账。2.1、本科目按单位设置明细科目:2.1.1当收到大连分公司开具的税票时,按税票上的价款借记“库存商品”，按税票上的税额借记“应交税金--应交增值税（进项税额）”，按税票总额贷记“内部往来”。当分公司把货款划回股份公司总部时，借记“内部往来”，贷记“银行存款—货款户”。2.1.2股份公司拨付给各销售分公司费用时，分公司借记“银行存款—费用户”，贷记本科目。2.2、为了保证股份公司与大连分公司、各销售分公司的往来账项清楚准确，有据可查，所有往来账项均需使用有编号的一式三联的《转账通知单》，《转账通知单》由经济业务发生的单位填写，并送交双方同时入账。内部往来业务必须每月核对，根据总公司的对账单编制一式两份的《内部往来调节表》，双方各执一份存档备查，调节项目只允许是时间差的调节，并要及时查明原因给予调整。三、固定资产及低值易耗品管理制度1、会计政策：固定资产的入账原则及折旧政策详见会计政策部分；低值易耗品的会计政策详见会计政策部分。2、管理部门：销售分公司的固定资产由分公司财务部统一管理。固定资产取得后，即由财务部门依其类别及会计科目予以分类编号并贴粘标签；低值易耗品由仓库保管。3、移交：对于固定资产应按所列使用部门详细列清册办理移交。低值易耗品的领用按照库存商品出库程序审批后领用。5、盘点：销售分公司固定资产应由财务部门会同使用部门每年盘点一次。另外应该于每季度就固定资产的项目中根据登记卡册，每一类别至少抽点十项，盘点后应填造“盘点表“一式三份注明盈亏原因，一份自存，一份报分公司总经理，一份送股份公司总部财务部门。财务部门对于盘盈或盘亏除应专门说明原因报股份公司总部财务部，根据盘盈盘亏原因做出相应处理。6、购置审批程序及相关手续：销售分公司无权购置任何固定资产，若需购置，必须向股份公司财务部在月度预算中列出预算，并专项报告，经股份公司总经理和相关权力部门批准后购置。低值易耗品在月度预算中申请，在物料消耗中列支。7、保险：根据固定资产的使用要求办理财产保险。8、费用承担：固定资产折旧及其他使用费由分公司承担。四、发票管理制度为加强各销售公司购、销货发票的管理，制订本制度。1、对外销售开具发票的规定1.1、各销售分公司根据税法等有关规定，由分公司财务经理或会计专人办理发票的领购、开具和保管业务。1.2、发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准，不得写错别字，不得写单位简称；客户为自然人的，要如实填写姓名。1.3、已开具的发票，须有经办人按发票全部联次一次性签字，经办人是客户的，还需注明客户的身份证号码，然后由业务员签字确认，或附该客户的单位介绍信，随同发票记账联交财务部门办理入账或归档管理。1.4、发票由业务员亲自送达的，须向对方索取签收证明，并有收到人签字和单位盖章，该证明要及时送交公司财务部门，附发票记账联后入账。1.5、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。1.6、凡是已实现销售，客户未索取发票的，必须开具普通发票附于记账凭证后，并计提销项税，客户联单独由会计保管，并在发票登记簿登记。1.7、对于赊