接受订货和订货信息系统

第6章接受订货和订货信息系统

6.1接受订货和订货系统的设计6.2订单输入系统的设计

6.3接受订货系统的设计

6.4订货缺货系统的设计

复习思考题

6.1接受订货和订货系统的设计作为集中订单系统有从订单信息系统挖掘出物流信息系统的作用。针对顾客的订单进行商品的分配，回答什么时候能够满足订货，提供出库信息，出库信息是作为物流信息进行处理的。订单系统是计算机信息系统的入口，基于订单信息才能够运转下面的物流系统、销售管理系统、市场信息系统、财务会计信息系统等。图6.1作为信息入口的接受订货和订货系统

顾客订货接受订货系统商品管理系统商品计划系统物流系统销售管理系统财务会计系统顾客信息系统销售分析系统6.2订单输入系统的设计6.2.1订单输入系统的要点1.能够支持顾客希望的接受订货形式支持接受订货的形式会对这个企业的业绩产生巨大的影响。例如，在大型的量贩店中全面地实现了联网的接受订货和订货形式，对联网接受订货和订货对象的厂家的商品趋于固定化，作为本公司以订货业务为对象的合理化要素，需要寻找更简便的方法。2.正确地掌握订货的信息销售店铺在订单信息中利用本公司商品代码进行订货，这样在制造商方面就必须具有将销售店铺的商品代码正确地进行转换的功能。3.订单输入系统应该建立能够使企业获得必要信息的功能订单输入系统由于处于与公司外部信息入口的重要位置，必须建立企业获得信息来源的功能。6.2.2订单输入系统的范围订单输入系统的范围可以考虑接收订单，以及是否将必要的项目进行了正确地登录等。订货的接收可以支持多种多样的接受订货的方式，可以适应各种各样的方法并具备输入订单形式的功能。下面考虑订单中应该包含什么样的信息，通常的订单中有：①确定的顾客；②确定的送货地点；③确定的商品；④确定的数量和金额等。6.2.3订单输入系统的功能1.订单输入①用传真、电话所接收的订单从本公司的联网终端进行输入；②渠道销售人员从到达的店铺用电话进行订单的输入；③用本公司设置在店铺中的终端从店铺直接进行订单的输入；④利用增值网络（VAN）从各种各样的设备进行订单的输入。2.订单内容的确认一般情况下，接受订货信息包括客户、商品、数量、金额、到货期、送货地点等。除了以上的项目之外，接受订货时的项目还有对方的订单号、电话号码以及特定的事项，还有购入的记录等。当输入的项目发生错误时，与业务形态有关，一定要停止当前的处理，改正相应的错误，必须对每一项订单作出完结的处理，不能够影响下面的工作。3.订单数据库登录输入的订单如果确认正确，就可以向计算机系统做订单数据库的输入处理。在订单数据库中，包括每一个登录的订单，到全部订货出库后计算销售收入为止所保存的订单状态。通过这样的处理，可以将输入的内容进行确认输入清单，让操作员以外的工作人员对清单的内容做再一次的确认，可以起到相互牵制的作用。将以上的内容作为处理的范围，订单输入系统的处理流程如图6.2所示。图6.2订单输入系统的处理流程

代码转换数据库客户主数据库送货地点数据库客户确认送货地点确认到货期确认接受VAN订货接受订单商品确认数量确认金额确认其他项目确认订单数据库登录商品主数据库折扣率主数据库顾客主数据库订单数据库6.3接接受订订货系系统的的设计计接接受订订货系系统的的要点点1.将将订单单信息息转换换为物物流信信息将订单单信息息转换换为物物流信信息，，就是是如何何分配配库存存做成成出库库预订订的数数据。。在考考虑分分配库库存的的情况况下，，可有有集中中订单单数据据后批批次处处理方方法和和订单单输入入后立立即进进行分分配的的方法法。2.正正确地地回答答到货货期特别是是当出出现缺缺货状状态时时向顾顾客回回答不不明确确的到到货期期时，，会造造成机机会损损失。。3.将将接受受订货货信息息和分分配信信息提提供给给相关关部门门接受订订货信信息如如果只只是接接受订订货业业务人人员的的信息息，就就不能能够正正确地地向生生产部部门传传达市市场的的状况况，使使销售售和生生产的的实际际出现现差距距，就就不能能够控控制库库存，，和导导致巨巨大的的损失失。企业活活动的的信息息系统统就是是要发发挥信信息的的作用用，正正确地地向有有关的的人传传达必必要的的信息息。从从这个个意义义上看看，接接受订订货系系统也也是企企业重重要信信息系系统之之一。。接接受订订货系系统的的范围围接受订订货系系统包包括从从订单单数据据库中中取出出由订订单输输入系系统所所登录录的订订单，，到制制定出出库预预订数数据为为止的的全过过程。。出库库预订订数据据转移移给出出库系系统，，继续续完成成实际际的出出库。。从订订单到到出库库预订订数据据之间间需要要经过过各种种处理理，在在这个个过程程中不不限于于将全全部的的订单单做成成出库库预订订数据据。图6.3表表示了接受受订货处理理的功能关关联图。图6.3接接受订货货处理的功功能关联图图信誉额度检查订货数据库入库预定分配供货计划分配销售库存分配实物库存分配仓库日程检查配车计划分配制定到货期缺货数据库出库预定数据库(1)在通通常具有库库存、即使使发生了缺缺货马上可可以补充的的情况下，，可以直接接进行现货货的分配并并制定出出出库预订的的数据；即即使在不能能够分配的的状态下，，因为商品品马上能够够补充，一一旦有入库库，就能够够分配出库库。(2)从接接受订货到到到货需要要一段时间间，缺货时时对这笔订订单回答不不出到货期期限，就会会让顾客产产生不信任任感，需要要对入库预预订信息进进行分配，，回答到货货的期限。。(3)从订订货到到货货的周期较较长，会出出现销售短短货的现象象，对季节节性较强的的商品制定定的供货计计划要控制制对市场的的供给。6.3.3接受订订货系统的的功能1.信誉管管理检验功功能在接受订货货中，通过过应收款管管理所管理理的信用与与订单所发发生的销售售债权进行行信用范围围内的审核核，如果在在信用范围围内则接受受订货，如如果在信用用范围以外外则发出警警告，需要要相应的对对策。2.入库预预定分配入库预订需需要将订货货业务系统统化，并明明确什么时时候可以到到货，这是是对预订到到货进行分分配的前提提。当实际际到货时，，要取消预预定并将预预定和实际际的到货进进行对比和和处理。3.供货计计划分配根据市场的的状况控制制商品供货货，需要考考虑如何将将有限的量量向市场分分配。特别别是在全国国有若干个个配送据点点的情况，，要及时地地掌握市场场的动向，，根据市场场的需求向向各个配送送据点供货货，使库存存达到最小小、减少浪浪费。4.销售库库存分配所谓销售库库存就是营营业部门掌掌握的库存存，是为了了订单的分分配与供货货计划相吻吻合的理论论库存。商商品一旦进进行了入库库就要更新新实物库存存，同时根根据供货计计划分配入入库数量。。5.实物库库存分配在分配实物物库存之前前需要考虑虑完成的工工作包括下下面3个方方面：•已经进进行了入库库的预定分分配；•已经进进行了供应应计划的分分配和销售售库存的分分配；•进行直直接库存分分配。即使使通过了以以上阶段的的处理，但但还没有决决定在哪一一个仓库进进行分配，，这就需要要在实物库库存分配阶阶段进行确确定。也就就是说，实物库存分分配的首要要工作就是是决定仓库库。6.仓库日日程核实数量关系的的分配全部部完成了，，为了核实实什么时候候能出库，，需要核实实仓库的日日程。要核核实回答了了到货期的的出库预订订日期是否否正是出库库仓库的休休息日，如如果是休息息日就要往往后顺延。。7.配车计计划分配准备好商品品之后，到到货日期根根据配送手手段也可能能变化。像像固定班车车那样，在在管理装载载效率的情情况下进行行配车计划划的分配，，决定出库库日期。配配车计划的的分配方法法与如何制制定计划有有关。8.制定到到货期订单登录后后，其结果果是明确何何时能够到到货，确认认在计算机机系统中全全部处理的的结果的处处理就是制制定到货期期。到以上上的第7步步为止，进进行了订单单内容的确确认和何时时到货期的的确认，系系统返回到到开始的回回答，并等等待下一步步操作。9.生成出出库预订数数据满足库存分分配等全部部的条件，，对确认了了的订单回回答到货日日到货的情情况，生成成出库预订订数据。10.生成成订货缺货货数据不能够满足足各分配条条件的订单单作为订货货缺货进行行登录，要要想知道这这些订单什什么时候能能够分配，，要生成订订货缺货数数据并存入入订货缺货货数据库。。作为订货货缺货数据据所登录的的订单，因因为还没有有进行库存存的分配，，根据下次次入库时的的分配可以以得到预订订出库数据据。在能够够分配订单单中一部分分的情况，，进行部分分出库，订订单被分割割的一部分分生成出库库数据，一一部分成为为订货缺货货数据。全全部的状态态在订货数数据库中用用订单进行行表示。订订货缺货数数据作为下下面订货缺缺货系统的的开始数据据。信息处理理的流程程如图6.4所所示。图6.4接受受订货系系统的处处理流程程配车计划分配配车计划数据库置到货期确认分配状况生成预订出库订单缺货预定预订出库数据库订单缺货数据库供应计划数据库销售库存数据库订单数据库通信管理检查通信管理数据库库存数据库入库预订分配供应计划分配销售库存分配实物库存分配仓库日程确认仓库日程数据库预订入库数据库6.4订订货缺缺货系统统的设计计订订货缺货货系统的的要点1.正正确地掌掌握订货货缺货的的状况订货缺货货系统的的第一个个要点就就是，如如何正确确地掌握握订货缺缺货的状状况。从从接受订订单开始始到出库库为止的的过程中中，需要要正确地地掌握计计算机和和系统的的订单处处于什么么样的状状态。作作为订单单的状态态有以下下几种情情况。•成功接收收的订单单，由于于超出了了处理的的范围仍仍保留着着接收状状态；•在处理的的范围，，但在预预订入库库中没有有被分配配、在供供应计划划中也没没有被分分配的订订单；•在供应计计划中进进行了分分配，但但还没有有在销售售库存中中被分配配的订单单；•在预订入入库和销销售库存存中进行行了分配配，但在在实物库库存中还还未分配配的订单单；•已经在实实物库存存中分配配了的订订单，但但为了等等待客户户所希望望的到货货时间而而等待出出库的订订单。在一张订订单上有有许多商商品的情情况，对对应各商商品存在在着上面面所列举举的各种种情况。。作为整整张订单单，还有有这样的的状态：：①不能够够分配的的订单；；②进行了了部分商商品的分分配，被被分批出出库的订订单；③进行了了部分商商品的分分配，但但客户要要求全部部一次性性送货时时所等待待出库的的订单。。正确地掌掌握这些些状态，，需要系系统对上上述情况况能够及及时处理理并对订订单状态态进行监监视，例例如，在在入库后后需要判判断是否否有到了了预订发发货日期期的情况况。2.遵遵守到货货日期对对库存的的分配第二个要要点是，，为了遵遵守答复复的到货货日期，，如何对对库存进进行分配配。对预预订进行行分配、、回答到到货日期期的情况况，按照照预订对对商品是是否入库库进行监监视的同同时，预预订发生生变化时时能够事事先调整整。3.如如何处理理订单的的变化第三个要要点是，，如何处处理订单单的改变变。尽管管接受订订货时能能够进行行分配，，全部商商品能够够出库，，但接受受订货时时的缺货货也是不不可避免免的。订订货缺货货系统的的范围订货缺货货系统的的范围就就是对于于全部登登录的订订单所能能够做的的处理内内容。这这些内容容主要有有订货缺缺货的改改变、入入库后的的订货缺缺货分配配。对于于订单改改变后的的作业，，根据改改变的内内容进行行接受订订货系统统的分配配，从而而发生接接受订货货系统的的信息传传递。订订货缺货货系统的的功能关关联，如如图6.5所示示。查询订货缺货订货缺货数据库改变订货缺货分配订货缺货接受订货系统订货缺货出库预订出库数据库预订出库数据库图6.5订货货缺货系系统的功功能关联联图订订货缺货货系统的的功能订货缺货货系统可可以列举举出下面面的主要要功能。。•订货缺货货的改变变；•订货缺货货的查询询；•订货缺货货的分配配；•订货缺货货的指示示出库。。根据这些些功能，，从订货货缺货开开始产生生出出库库预订的的数据。。1.订货货缺货的的改变订货缺货货的改变变是考虑虑公司内内部所发发生的改改变和公公司外部部所希望望的改变变。公司司内部的的改变主主要是到到货日期期的改变变。根据据入库预预订管理理系统，，在确认认了改变变入库预预订时，，对于分分配入库库预订的的订货缺缺货需要要进行到到货日期期的改变变。2.订订货缺缺货的的查询询订货缺缺货的的查询询是为为了回回答客客户的的询问问，公公司内内部要要知道道订单单处在在什么么样的的状态态，这这是系系统必必要的的功能能。确确认对对方的的方法法，最最简单单的就就是询询问对对方的的代码码，但但是有有很多多客户户记不不住自自己的的代码码，因因此系系统需需要根根据客客户的的电话话号码码或客客户的的名称称识别别出客客户。。3.订订货货缺缺货货的的分分配配订货货缺缺货货的的重重要要功功能能就就是是订订货货缺缺货货的的分分配配。。分分配配的的种种类类有有对对预预订订入入库库的的分分配配、、对对供供应应计计划划的的分分配配、、对对销销售售库库存存的的分分配配和和对对实实物物库库存存的的分分配配。。分配配方方法法有有自自动动进进行行分分配配和和可可以以浏浏览览订订货货缺缺货货状状况况进进行行分分配配两两种种方方法法。。实实时时分分配配中中，，存存在在着着自自动动和和人人工工的的分分配配方方法法，，夜夜间间成成批批分分配配处处理理采采用用自自动动的的方方式式。。自自动动处处理理的的特特征征是是，，已已经经确确定定了了分分配配的的顺顺序序，，当当有有情情况况发发生生时时与与之之有有关关的的分分配配根根据据计计算算机机系系统统的的判判断断进进行行自自动动地地处处理理。。表6.1表示了了具有各各种各样样特征、、并根据据这些特特征按照照出库的的及时性性和决定定了的分分配优先先顺序，，确定采采用哪种种方法最最佳的情情况。即即使在一一个企业业内部，，也可以以根据商商品的特特性采用用若干种种方法进进行组合合的方式式。