档案信息资源开发与开放策略-档案管理论文

3/3档案信息资源开发与开放策略-档案管理论文

档案信息资源开放与开发利用，直接关系到档案馆开展信息服务方式的选择与档案信息化建设的优劣成败。适时开展不动产档案信息资源开放与开发利用研究，对于加大不动产登记档案信息资源开发的力度，更好地履行档案工作为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务的职能具有重要意义。

一、在建设中开发和开放

1、加快?底只?进程。针对目前档案信息资源数字化程度较低、档案网站信息匮乏的现状，加快档案信息的数字化建设、丰富网上信息内容是档案信息资源开发的一个重要方面。

（1）目录信息数字化。档案信息数字化，必须以目录信息数字化为前提，其实质就是建立档案目录数据库。做好该项工作的关键是规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的录入工作，科学选定档案目录数据库结构，对于不动产登记档案的归档有着积极作用。

（2）档案数字化。档案数字化的技术实现分两种情况：如归档文件本身就是某种文本或图像格式的电子文件，只需将这类数据按规定转换成规范格式，然后按一定的组织方式存入档案库，建立检索系统；如不动产登记档案主要以扫描实物图像来存储，传统载体的文字或图像，这类文件在转化为数字化文件时可选择以扫描图像方式存储、以文本方式存储和以文本连接扫描图像方式存储三种模式。

2、改善检索功能。不动产登记档案采取的检索功能相对落后，改善检索功能主要包括两个方面：（1）增加新的检索功能。网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的查找更加准确与便捷；（2）利用先进的检索技术。目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。不动产登记档案采取先进的检索功能，对于产权人的查档、调档都有着很大的帮助。

3、建设并完善档案门户网站。对于不动产登记档案的政策咨询，保管利用都起到一定的积极作用。档案人员不仅可以通过档案门户网站查找档案，也可以通过这个网站来发布档案相关信息。这不仅简化了不动产登记档案利用的手续，也可以让公众更加深入的了解档案，了解自身，了解政府的最新动态。

二、以开放促开发

1、制定操作性强的档案开放规则。在制定档案开放限度时，应该根据社会当前的发展形势、社会的热门趋势来确定档案的开放年限。不动产登记档案的保存年限中，权属案件为永久，对于不同保存年限的案件类型，开放限度和时间也应该有所区分。

2、积极稳妥地进行网上传播。网络作为现今社会传递信息最为快捷的方式之一，逐渐被运用到档案信息的传递中来。在新时期，对档案信息传播要求快速、便捷，以适应社会快速发展的节奏，促进档案信息资源开发的快速进行，因此保证不动产登记档案信息网上传播的快速及安全，是需要解决的问题。

三、多种开发方式相结合

1、传统方式与现代方式结合。对于传统的、易于数字化的档案，如不动产登记新档等，将其转化为PDF等电脑可以识别的模式，在这种模式下将档案进行现代化的档案信息开发、传输，最终能够上载到网络、或储存到数据库里提供利用。而对于一些年代较久远不可以运用现代开发方式对其进行开发的档案，如体积较大的实物档案、一些年代较久远的宣纸载体的档案，如不动产登记老档等，提供利用的方式只能是进行实物展览，或进行平板扫描等。因此，传统档案的开发模式将在相当长的一段时间内与现代档案开发方式并存，以互补的方式存在。

2、独立方式与合作方式结合。在目前，档案信息资源的开发方式多以独立的方式进行开发，独立的开发方式是指各个档案部门对档案的开发只局限于对于本档案馆或本档案室的档案进行开发。这种开发方式有利也有弊，有利的一面是指档案开发人员对本档案馆的档案已经非常熟悉，如不动产登记档案馆，我们在开发时可以有针对性、系统性地对档案进行开发。而有弊的一面就是指档案开发的局限性，这种独立的开发方式限定了我们工作人员的思维模式，提起开发就想到要依据本馆档案的特点而开发，久而久之思想僵化。因此，档案的开发要以独立开发与合作开发方式相结合进行开发。

四、以利用促进开发

提供利用与信息开发工作虽然工作任务与内容不同，主动性不同，但宗旨是一致的，都是为了发挥档案的作用，实现档案的使用价值，推动社会的历史发展和公众的服务。

1、以开发保障利用。档案管理部门进行档案信息开发工作时，会根据社会需要，采用专业方法和现代技术，进行选择编目或制成档案加工品，主动为社会各界及用户个人提供信息服务，便于更好的利用。在新时期，网络已经延伸到各个角落，它使得不动产登记档案政策的传播充分发挥，也能保障不动产登记档案信息开发的利用。

2、开发时充分考虑利用者的需求。在开发的最初，档案的开发人员必定要根据利用者的需求来确定开发的范围及开发程度。在开发的过程中，社会也是在发展的利用者的需求也是在变化的。而开发成果与公众见面后，也要对反馈信息加以收集，建立专门的反馈信息处理机构，了解这项开发的优点与缺点，以便在下次开发中达到更好的效果，以利用来促进开发。不动产登记档案的开发随着利用者的需求不断发生变化，不动产登记政策也随着市场的变化不断调整和完善。

五、结束语

把档案信息资源开发与开放工作纳入信息化建设体系，以档案信息资源管理为基础，以档案信