工程公司档案管理培训XXXX

什么是档案《档案法》对档案的定义：

是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

企业档案：

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。

什么是档案

工程档案：

从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、施工、调试、验收、移交等工程建设及工程管理全过程形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料。建设期工程管理的依据、合同执行的依据。运营期项目运营、检修、拆除、报废等全寿命周期管理的需要。什么是档案档案法规标准

GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

GB/T9705–1988

《文书档案案卷格式》DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

DL/T241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》NB/T31021-2012《风力发电企业科技文件归档与整理规范》

什么是档案电力建设项目与档案验收相关的标准

DL/T5210《电力建设施工质量验收及评价规程》DL5437《火力发电建设工程启动试运及验收规程》设计规程达标投产考核办法

什么是档案企业档案工作规范（DAT42-2009）5.3企业部门职责

5.3.1企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。

5.3.2

企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

5.3.3

专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

什么是档案档案的重要性：企业资产权益的原始凭证；企业知识水平和管理经验的积累；企业管理工作的基础和条件；企业再发展和提高的重要资源。参考作用

凭证作用

什么是档案

上海外白渡桥1907年建成，2008年4月开始维修2009年4月恢复使用在上海城建档案馆内存有外白渡桥的设计建造图纸及历年大修图纸档案共计6卷。已经泛黄的正式设计图纸上标明，外白渡桥建造方为“上海特别市政委员会工部局”，图纸绘制日期是1903年8月25日。虽说是由手工绘制而成，但线条却是工工整整，每一数据都不差分毫。这就是老桥的“出生证明”与护身符，它是老桥如何做到“修旧如旧”的最权威依据。

建于1917年，设计年限80年集团公司档案管理制度《档案管理程序》《综合档案归档管理规定》《科技档案归档管理规定》《档号编制管理规定》《档案库房管理规定》《涉密档案管理规定》《电厂建设项目文件收集及档案整理细则》集团公司档案管理制度集团公司档案分类：档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分10大类思考：是否与每个部门都有关系？0党群工作档案5人事档案1行政管理档案6生产运营档案2经营管理7技术研发项目档案3生产技术管理8建设项目档案4会计档案9设备档案集团公司档案管理制度综合档案分类标准科技档案分类标准

集团公司档档案管理制制度归档期限基基本原则：：a.一般行政类类文书档案案在次年一一季度末前前归档移交交，专项事事项等按照照《综合档案归归档管理规规定》中附表所列列归档期限限执行；b.会计档案按按月整理，，由财务中中心保管；；c.人事档案由由人力资源源中心负责责委托人才才中心保管管，人力资源管管理业务档档案每年一一季度末前前移交；d.生产运营资资料按月装装订整理，，于次年一一季度末前前归档移交交；e.技术研发项项目于项目目终止或结结题后1个月内移交交，重要或或大型跨年年度项目，，根据具体体情况可分分阶段移交交或每年移移交资料清清单；集团公司档档案管理制制度f.建设项目项项目前期资资料于项目目终止或申申报工作完完成后2周内，归档档移交；工工程建设期期资料一般般情况下于于机组整套套启动试运运结束后1.5月内完成项项目公司验验收，2个月内移交交至档案管管理部，特特殊情况执执行合同约约定；g.市场开发及及投标档案案资料于投投标结束后后2周内移交；；h.招标文件（（不含项目目现场临时时或紧急采采购），于于合同签订订完或招标标工作结束束后2周内归档。。现场临时或或紧急采购购相关合同同文件随竣竣工资料归归档。合同同文件于合合同签订后后即时归档档；集团公司档档案管理制制度i.国际合作、、技术引进进档案资料料由相关项项目负责人人于阶段性性工作结束束后1周内归档；；j．公司重大活活动的照片片、录像带带，生产管管理中形成成的图片资资料等声像像档案于活活动结束后后1周内归档；；k．公司的实物物性奖状、、奖励以及及在宣传活活动或其他他活动中的的各种题词词、字画、、宣传画片片、卡片等等。由获得得或制作部部门于活动动结束后即即时向档案案管理部移移交。各种种实物档案案，均应加加文字说明明。集团公司档档案管理制制度档案质量的的基本要求求原件：归档文件材材料原则上上应为原件件，作为凭凭证作用的的必须为原原件，对外外来文件无无原件的，，以最初接接收的文件件视为原件件。文件清晰，，签章完整整：归档文件材材料应字迹迹清楚，签签字盖章手手续完备，，文件载体体和书写材材料应达到到永久性保保存的要求求，书写不不得使用圆圆珠笔、铅铅笔及纯蓝蓝墨水。集团公司档档案管理制制度文件整理应遵循文件件形成规律律，保持文文件之间的的有机联系系。归档文件材材料主要以以件为单位位进行整理理，一般以以每份文件件为一件。。文件正本与与定稿为一一件；正文与附件件为一件；；原件与复制制件为一件件；来文与复文文为一件。。密不可分的的文件材料料可装订在在一起，排排列一般正文在前，，附件在后后；复文在在前，来文文在后。非纸质文件件材料应与与其文字说说明一并归归档。外文材料若若有汉译文文的应与汉汉译文一并并归档，无无译文的要要译出标题题后归档。。（冒溪、CLP）工程公司档档案的主要要关注点综合类档案案每年1月份整理上上年度文书书档案，按按文种分类类、按时间间顺序排序序。专项业务结结束后，即即时归的按按《分类表》的规定执行行。工商注册类类营业执照、、组织机构构代码证。。。。？公司章程、、年检、审审计报告等等全套资料料均应归档档。资质申报、、认证类资质证书？？全套的申报报资料均应应归档。其它职能部部门？工程公司档档案的主要要关注点归档注意事事项移交清单卷内目录不需要做背背脊、档号号、案卷封封皮工程公司档档案的主要要关注点市场开发档档案仅归档总承承包合同？？投标立项—招标文件---投标文件---澄清---谈判---合同---补充协议未中标的项项目？工程分包（（设计、施施工、调试试、技术咨咨询）合同？招标标过过程程文文件件未中中标标单单位位的的投投标标文文件件补充充协协议议设备备采采购购工程程公公司司档档案案的的主主要要关关注注点点招投投标标文文件件归归档档注注意意事事项项按一一个个招招投投标标项项目目组组1卷。。移交交清清单单、、卷卷内内目目录录工程程公公司司档档案案的的主主要要关关注注点点设计计文文件件设计计基基础础文文件件初设设（（审审查查））设计计交交底底设计计优优化化设计计变变更更施工工图图竣工工图图工程程公公司司档档案案的的主主要要关关注注点点归档档注注意意事事项项：：《设计计文文件件移移交交清清单单》注明明：：自自主主设设计计还还是是委委托托设设计计外委委设设计计：：归归档档最最终终版版蓝蓝图图自主主设设计计：：底底图图、、蓝蓝图图设计计变变更更按按专专业业整整理理移交交清清单单设设计计经经理理签签字字确确认认。。保证证归归档档卷卷册册的的完完整整性性图纸纸封封皮皮应应规规范范，，工程程名名称称应应是是“规规范范性性””全称称卷册册号号应应满满足足行行业业标标准准要要求求：：机组组-专业业-卷册册流流水水号号-版次次应应齐齐全全底图图与与蓝蓝图图一一并并归归档档，，一一册册一一卷卷工程程公公司司档档案案的的主主要要关关注注点点工程程管管理理文文件件按文文件件类类别别组组卷卷，，按按时时间间顺顺序序排排序序现场场签签订订的的协协议议/补充充协协议议、、备备忘忘录录会议议纪纪要要工程程变变更更与业业主主、、监监理理、、施施工工单单位位及及现现场场其其它它参参建建单单位位的的往往来来函函件件、、传传真真常见见问问题题：：文件件编编号号不不规规范范或或没没有有编编号号，，不不易易判判定定““完完整整性性””；；工程程联联系系单单格格式式不不统统一一，，对对分分包包单单位位没没有有统统一一要要求求；；在经经办办人人手手里里未未及及时时归归档档。。工程程公公司司档档案案的的主主要要关关注注点点施工工、、调调试试技技术术及及质质量量验验收收文文件件按单单位位工工程程组组卷卷单位位工工程程的的依依据据：：《质量量验验评评划划分分表表》技术术文文件件质量量保保证证文文件件质量量验验收收文文件件工程程联联系系单单设计计变变更更单单工程程公公司司档档案案的的主主要要关关注注点点常见见问问题题：：资料料与与进进度度不不同同步步，，后后补补资资料料，，导导致致可可追追溯溯性性差差、、签签字字问问题题；；检验验验验评评划划分分不不准准确确；；不按按验验评评划划分分表表验验收收和和收收集集资资料料；；采用用的的验验评评记记录录不不统统一一；；集团团投投资资项项目目对对监监理理单单位位的的管管理理：：监理理资资料料不不完完整整，，监监理理大大纲纲、、监监理理细细则则、、旁旁站站方方案案工程程公公司司档档案案的的主主要要关关注注点点常见见问问题题：：资料料与与进进度度不不同同步步，，后后补补资资料料，，导导致致可可追追溯溯性性差差、、签签字字问问题题；；检验验验验评评划划分分不不准准确确；；不按按验验评评划划分分表表验验收收和和收收集集资资料料；；采用用的的验验评评记记录录不不统统一一；；集团团投投资资项项目目对对监监理理单单位位的的管管理理：：监理理资资料料不不完完整整，，监监理理大大纲纲、、监监理理细细则则、、旁旁站站方方案案工程程公公司司档档案案的的主主要要关关注注点点设备备档档案案：：开箱箱验验收收单单；；设备备缺缺陷陷处处理理单单；；随箱箱资资料料。。常见见问问题题：：随箱资资料份份数不不足，，没有有及时时与厂厂家联联系，，组卷卷时再再提出出来，，很难难补齐齐。设备缺缺陷处处理单单归档档不完完整。。环保公公司档档案的的主要要关注注点竣工验验收文文件整套启启动试试运验验收签签证单单（原原件））竣工档档案移移交签签证单单（原原件））工程公公司档档案的的主要要关注注点归档注注意事事项现场应应移交交的范范围移交清清单，，项目目经理理签字字确认认。市场项项目：：执行行业主主要求求；集团公公司投投资项项目：：执行行集团团公司司制度度要求求。案卷应应组卷卷完整整：卷卷内目目录、、案卷卷封面面、背背脊完完整。。工程名名称、、机组组编号号：与与总承承包合合同名名称一一致。。常用的的档案案表式式档案移移交清清单卷内目目录档案借借阅申申请单单项目档档案案案卷格格式档案借借阅公司档档案仅仅对内内部员员工提提供查查询/借用；；外单单位和和非本本公司司人员员需查查阅时时，需需由对对口业业务部部门承承办，，办理理借阅阅手续续。对对无公公司员员工陪陪同查查阅档档案时时，档档案管管理人人员有有权拒拒绝提提供借借阅服服务。。查阅、、借用用一般般档案案（非非涉密密档案案）均均应填填写““档案案查/借阅