内部控制视角下职业院校招投标流程优化管理解析

4/4内部控制视角下职业院校招投标流程优化管理解析陈霞摘要：从内部控制的角度，采取明确人员业务分工、标准招标信息公开、聚集假设干重点环节、完善绩效考核制度等流程优化措施，加强制衡与监督，以改良当前职业院校招投标工作中的薄弱环节。教育期刊网://jyqkw关键词：职业院校；招标；流程；优化；内部控制作者简介：陈霞，女，常州纺织服装职业技术学院财务处高级会计师，主要研究方向财务管理。中图分类号：G718文献标识码：A文章编号：1674-7747〔2023〕05-0033-022023年度，江苏省公共财政教育支出〔包括教育事业费、基建经费和教育费附加〕1368.86亿元，比上年增长8.35%。随着教育经费投入的逐年增加，职业院校在基建工程、实验室建设、实训基地建设、教学、科研设备采购及大宗效劳工程等方面投入的占比越来越大。招标投标的采购方式标准了职业院校的采购活动，极大地提高了采购资金的使用效率和工程采购的质量。近年来，在职业院校招投标管理过程中也确实存在一些需要完善的地方。如果不加以完善，容易损害国家利益、社会公共利益或者他人合法权益，给教育事业造成不必要的损失。因此，从内部控制角度，进一步完善职业院校招投标流程、加强事前和事中的制衡与监督显得尤其重要。一、当前职业院校招标投标流程的薄弱环节根据我国《招标投标法》的规定，一个招标工程一般有如下环节：提交立项申请、制作招标文件、招标公告、资格审定、开标、评标、公示结果、合同签定、工程〔设备〕验收等。招标各环节都有其相应的管理规定，但在实际操作中常会有各种各样的疏漏，往往产生中标人并不是最理想的投标单位、合同签订有遗漏细节、实施过程质量得不到保证等问题。因此，剖析这些薄弱环节非常重要。〔一〕招标询价渠道不标准设备〔工程〕使用部门在提出招投标立项申请和经费来源预算方案时，对拟购设备的性能、品牌、及是否适应教学使用等知道的并不具体，只是简单诉求工程完成后要到达某些功能。他们的市场调研方式往往是先向兄弟学校了解相同设备的采购价格及使用情况，而后向假设干供给商咨询相应工程价格。在此过程中，供给商也会通过其他途径来打探该工程的预算情况，所以常常出现几个企业的投标价与工程的预算非常接近的情形。造成这种现象的主要原因与招投标的管理模式无关，不管是集中模式〔在学校或校外设立专门的招标管理机构，有独立的工作人员和运营经费〕，还是兼管模式〔由分管领导牵头成立招投标领导小组，由兼职人员负责招投标工作〕，只要是具体负责人员的专业化水平不够，人员分工不明确，工作方式简单，工作责任心不强，很容易造成询价不标准的情况。〔二〕招标文件制作不严谨根据《招标投标法》规定，“在招标公告或者投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格审查；国家对投标人的资格条件有规定的，依照其规定。〞但是，在实际操作环节，特别是制作招标文书时，也会出现文件制作不严谨的情况，如在招标书中写明要求投标单位提供某产品销售授权证明书，实际上在本区域内销售授权证明书往往只有一家，那么就会导致开标时发现其实只有一家单位符合条件，不符公开招标条件，只能流标。不但造成人力物力的浪费，而且也影响工程的建设周期。这与招标管理部门专业性强度不够，或者工作责任心不够有密切的关系。〔三〕评标时间安排不合理根据《招标投标法》规定，“招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读〞。“依法必须进行招标的工程，其评标委员会的专家成员应当从评标专家库内相关专业的专家名单中以随机抽取方式确定〞。但是对具体多长时间通知评标专家，并告之评标事项没有法律规定。职业院校评标专家的产生一般是在学校各专业领域具有一定职称以上的、有着丰富实践经验的人员中遴选。而具体参与哪个工程的评标人员只在开标前才能接到邀请，并且评标人员对所要参与评标的工程往往一无所知，只有开标时才能见到招标文件，评标专家才算接上了参与评审工程的“地气〞。当然，这从保密、或者从防止串标等需求角度而言是有利的。但是，由于信息不公开、不透明、不对称，没有提前做好准备，一方面，评标专家对工程的诉求理解不到位；另一方面，对拟采购设备的性能也不清楚，这样导致评标就只能停留在评分表所限定的几个指标上，容易“纸上谈兵〞，评标专家的专业化优势没有被很好地利用，对工程评审的深度不够。〔四〕工程监督落实不到位签订合同直至工程完工验收是国家教育经费有效使用的关键环节。在实践过程中，往往重视招投标的过程，而容易无视合同签订和对工程实施的过程性监督，或者容易产生监督不到位、操作不标准的现象。例如，投标方的附加义务没有在合同中注明，或者没有得到实施。在实践操作时，有时签订合同的人员往往没有参加评标过程，对评审现场讨论的一些细小的环节并不清楚；有时在格式合同的签订时会忘记加上补充条款；有的中标单位在投标文件中提出每年可提供一些学生实习岗位、新生报到时可提供矿泉水、赞助一定数量的贫困生等。这些优惠因为人员变更而被遗漏，这也是工作人员不固定、分工不明确导致的。二、职业院校招标投标流程的优化建议加强内部控制，主要目的是防范和控制风险，预防腐败和渎职现象。根据内部控制理论，在涉及单位相关利益主体和企业内部各分工主体的利益被侵蚀时，应以制衡的方式形成内部控制，而涉及单位不同层次主体确定的责任目标不被实现时，应以监督的方式形成内部控制。［1］职业院校要加强招投标流程的设计，特别是业务的设计，充分发挥事前和事中的制衡与监督作用。〔一〕明确人员业务分工根据《行政事业单位内部控制标准〔试行〕》的规定，为发挥内部控制的制衡作用，一方面，学校应当根据岗位职责权限，对不相容岗位进行职责别离；另一方面，要进行流程再造，细化岗位职责。学校应当加强招投标人才队伍建设，要加强对专兼职管理人员的培养，要加强对评标专家队伍的培养。既要加强法律法规培训，明确纪律要求，也要加强工程建设业务知识的培训，切实提升参与人员的业务水平，也要定期轮岗，防止腐败的发生。〔二〕标准招标信息公开采取信息化、大数据的方式管理招投标是必然趋势。根据江苏省教育厅《关于做好我省高校财务信息公开工作的通知》〔苏教财〔2023〕15号〕文件要求，高校要明确财务信息公开内容，包括仪器设备、图书、药品等物资设备采购和重大基建工程的招投标。同时，要明确公开时间和方式，高校须在预决算批复后10个工作日内，以学校网站为主要载体，主动充分向社会公