计算机基础知识5

第5章电子表格软件Excel20005.1Excel2000概述5.2工作表的建立与编辑5.3使用公式和函数5.4美化工作表5.5建立图表5.6窗口操作5.7数据库管理5.8打印退出5.1Excel2000概述5.1.1Excel2000的主要特点

1.表格编辑功能

Excel2000可处理的表格数据行为65536行，每个单元格中可输入32000个字符。剪贴板最多可存储12个对象(与Word2000是相同的)。

2.表格管理包括工作表的查找、打开、关闭、重命名等操作以及工作薄的操作。

3.设置工作表格式4.生成工作表用图形的方式形象、直观地来表示表格中的数据。5.工作表管理功能提供类似于数据库的操作，如排序、筛选、分类汇总等操作。6.支持网络功能5.1.2Excel2000的启动与退出1.Excel2000启动选择开始|程序|MicrosoftExcel菜单命令，就可以启动Excel2000。2.退出Excel2000

退出选择文件|退出菜单命令。5.1.3Excel2000的窗口

1.公式栏公式栏位于工具栏之下，其中包含有名称框和编辑栏。名称框用于显示活动单元格地址，编辑栏用于编辑和显示活动单元格的内容，若单元格中含有公式，则公式的结果显示在单元格中，编辑栏中显示的是公式。名称框与编辑栏中间的“√”或“×”按钮用于确认或取消向单元格中输入的信息。2.工作表区工作表区是表格的编辑区，它包括单元格、网格线、列标和行号、工作表标签和滚动条。活动单元格用一个粗轮廓线高亮显示，其地址显示在名称框中，内容显示在编辑栏中。每个工作表由256列和65536行组成，行与列的相交处为单元格，它是存储数据的基本单位。单元格中含有粗边框线的称为活动单元格。活动单元格粗边框线右下角的小黑方块称为填充柄，可用来填充某个单元格区域的内容。3.行号和列标工作表中单元格的地址用列标和行号表示，列标用字母表示，它是位于各列上方的灰色字母区；行号用数字表示，它是位于各行左侧的灰色编号区。

4.工作表标签工作表标签用于提示正在使用的工作表。

5.工作簿工作簿是工作表的集合。5.2工作表的建立与编辑5.2.1工作表的创建、打开、保存

1.创建工作簿文件要创建一新的工作簿文件，选择文件|新建菜单命令。

2.打开工作簿文件使用文件|打开菜单命令，在弹出的“打开”对话框中选择要打开的工作簿文件。

3.保存工作簿文件保存工作簿使用文件|保存菜单命令。Excel2000中规定工作簿文件的扩展名默认为.xls。5.2.2输入数据

1.输入数据的方法第1步：选定要输入数据的单元格。第2步：采用下列方法之一，输入或修改数据：双击单元格，这时鼠标指针变为竖条，输入或修改数据；或直接输入数据。单击编辑栏，这时鼠标指针变为竖条，输入或修改数据。第3步：输入数据后，在编辑栏的左边会出现“√”、“×”按钮。

2.输入文本默认时输入的文本采用左对齐方式。若要将一个数字作为文本，如邮政编码、电话号码、产品代号等，输入时在数字前加上一个单引号，或将数字用双引号括起来后，前面再加一个“=”。3.输入数值数值是指可参与运算的数据，有效的数值只能包含下列字符：

0～9、+、-、(、)、/、$、%、.、,、E、e

输入数字时，Excel自动将它沿单元格右对齐。输入的数值可以为一般的数值，也可以是采用科学计数法的数值。输入负数时，在数值前面加上“-”，或将数字用括号“()”括起来。输入分数时，应当在分数前加“0”及一个空格，以与输入日期区别开。当输入一个较长的数值时，在单元格中显示为科学计数法。4.输入日期和时间输入时间的格式为：时:分:秒，如15:30:40。输入时间的格式为：年-月-日，或年/月/日，如1999/10/16。若要在单元格中同时输入日期和时间，中间用空格分开，先输入日期或先输入时间均可。若要以12小时制输入时间，可以在时间后加一空格并输入“AM”或“PM”（或“A”及“P”。5.快速键入数据⑴记忆式键入若在单元格中键入的开始几个字符与该列中已键入的内容相同时，Excel可以自动填充其余的字符。这时我们可以采用的选择有：按回车键接受建议的输入文本、若不想接受，可继续输入、若要删除自动提供的字符，请按Backspace键。⑵自动填充数据第1步：选定要填充区域的第一个单元格，并在其中输入序列的起始值。第2步：选定要填充区域的第二个单元格，并在其中输入序列的第二个值。第3步：选定要填充区域的第一个单元格，并拖动填充柄(单元格粗线框右下角的实心方块处，当鼠标指针移动到此位置后，鼠标指针变为实心十字形)经过待填充的的区域。拖动的方向确定了序列的排列方式：由上向下或由左到右拖动按升序排列；由下向上或由右到左拖动按降序排列；若要指定序列的类型，用鼠标右键拖动填充柄，松开鼠标键后，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令。⑶选择列表选择列表只适用于文本，它可以在某一列中重复输入文本。选择列表重复输入文本的操作过程为：第1步：选定要输入文本的单元格。第2步：右单击该单元格，在弹出的快捷菜单中选择“选择列表”菜单命令。这时该列中所包含的所有不相同的文本就显示在列表中。第3步：在列表中选择需要的文本，就可以添入选定的单元格中。6.批注使用批注可以对单元格进行注释。为单元格添加批注采用下面的操作过程：第1步：选定需要添加批注的单元格。第2步：选择插入|批注菜单命令。第3步：在弹出的批注框中键入批注文本。第4步：完成文本键入后，请单击批注框外部的工作表区域。这时在该单元格的右上角会出现一个红色的三角块，表示该单元格中插有批注。若要对批注进行编辑、删除、显示/隐藏等操作，可以选择快捷菜单中相应的菜单命令进行操作。5.2.3设置数据的有效性

1.数据的有效性设置第1步：选定需要设置的单元格或单元格区域。第2步：选择数据|有效性菜单命令，弹出“数据有效性”对话框，然后选择“设置”标签，这时弹出“数据有效性”对话框。第3步：在该对话框中设置数据的有效性。

2.数据有效性提示信息的设置数据的有效性提示设置是在“数据有效性”对话框中选择“输入信息”标签。

3.数据输入错误警告信息设置错误警告信息提示设置是在“数据有效性”对话框中选择“出错警告”标签。5.2.4工作区域的选定

1.选定单元格用鼠标选定单元格，单击该单元格就可以了。

2.选定整行或整列或整个工作表单击行号或列标按钮就可以选定工作表中的整行或整列的单元格。若要选定相邻的行或列，当选定第一行或列后，沿行号或列标方向拖动鼠标或按住Shift键后再选定最后一行或最后一列。行号和列标交界处的按钮，称为全选按钮，单击它就可以选定整个表格。3.选定单元格区域若选定的单元格区域是连续的，用鼠标单击该区域顶角的单元格，然后拖动到该区域的最后一个单元格或按住Shift键单击该区域的最后一个单元格。若选定的单元格区域是不连续的，选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键，再选定其它的单元格或单元格区域。5.2.5编辑工作表

1.编辑工作表数据单击要修改的单元格，然后输入新的内容，则单元格中原有的数据就会被覆盖掉，按回车键完成编辑。双击要修改的单元格，或按F2键，则插入点出现在单元格中，对单元格中的数据可以进行编辑，编辑的方法与一般的文本编辑是相同的。2.单元格的移动或复制使用拖动法移动或复制单元格的操作过程为：第1步：选定要移动或复制的单元格区域。第2步：将鼠标指针移动到单元格的边框上，当鼠标指针由变为，拖动鼠标到需要的地方就可以完成移动的操作。若要复制，在拖动前按住Ctrl键。由于在单元格中，包含有公式、数值、格式、批注、有效数据等内容，因此使用剪贴板后直接粘贴的话，是指粘贴所有这些内容，若要粘贴其中一项内容，可以选择编辑|选择性粘贴菜单命令，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择要粘贴的内容即可。3.插入行、列或单元格⑴插入整行或整列第1步：单击行号或列标，以选定整行或整列；或选定要添加行或列的任一单元格。第2步：选择插入|行或插入|列菜单命令，就可以插入一整行或列。⑵插入单元格或单元格区域第1步：在要插入的位置选定单元格或单元格区域。第2步：选择插入|单元格菜单命令，这时弹出“插入”对话框。第3步：根据需要，在该对话框中选定活动单元格右移、活动单元格下移、整行或整列单选按钮，然后选择确定按钮。4.删除行、列或单元格⑴删除整行或整列第1步：单击行号或列标，以选定整行或整列。第2步：选择编辑|删除菜单命令，就可以删除一整行或列。⑵删除单元格或单元格区域第1步：在要删除的位置选定单元格或单元格区域。第2步：选择编辑|删除菜单命令。第3步：根据需要，在该对话框中选定右侧活动单元格左移、下方单元格上移、整行或整列单选按钮，然后选择确定按钮。5.清除单元格选定单元格或单元格区域后按Del键，就可以删除其中的内容，也可以选择编辑|删除菜单中的子菜单命令来删除单元格或单元格区域的内容、格式、附注或全部。

6.查找或替换单元格内容⑴查找单元格数据第1步：选定要查找数据的单元格区域，默认为所有单元格。第2步：选择编辑|查找菜单命令，这时弹出“查找”对话框。第3步：在该对话框中设置查找选项。第4步：单击查找下一个按钮，开始查找。

当Excel找到匹配的内容后，则该单元格就成为活动的单元格。这时单击关闭按钮就退出“查找”对话框，单击查找下一个按钮就继续查找下一个匹配的内容。⑵替换单元格数据选择编辑|替换对话框，这时出现“替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换值”文本框中输入要替换的内容，其余的选项与查找类似，单击“查找下一个”按钮开始查找。查找到后，单击“替换”按钮将单元格中的数据替换为新值，单击“全部替换”按钮，则将表格中查找到的全部替换。5.2.6工作表操作

1.选定工作表单击工作表标签即可选定工作表。选定的工作表标签区底色为白色、文字带下划线。

2.插入工作表选择插入|工作表菜单命令，就可以在当前工作表的左边插入一新的工作表。并选定新插入的工作表。

3.删除工作表选定要删除的工作表，然后选择编辑|删除工作表菜单命令即可。4.重命名工作表在工作表标签上右单击，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”就可以对工作表名重新命名。

5.工作表的移动与复制直接拖动工作表标签到需要的位置，可以移动工作表，若在拖动的过程中按住Ctrl键，就是复制工作表。5.3使用公式和函数5.3.1公式

1.创建公式第1步：单击要输入公式的单元格。第2步：在单元格中先输入一个等号(=)。第3步：输入公式中的内容。第4步：输入完成后，按回车键或单击编辑栏中的确认“√”按钮。2.公式中的运算符及其运算次序运算符包括引用运算符、算术运算符、文本运算符和比较运算符，其运算次序依次降低。原书中表5-2中给出了四类运算符的优先次序(同一类别的运算符运算次序从左到右依次降低)及各种运算符号。⑴冒号(:)

单元格区域引用，通过冒号前后的单元格引用一个指定的单元格区域。⑵逗号(,)

单元格联合引用，即多个引用合并为一个引用。⑶连接(&)

将两个字符连接成一个字符串。4.单元格的引用单元格的引用表示工作表中的一个单元格或单元格区域，以便告诉Excel引用哪些单元格中的数据。默认时Excel使用A1引用类型，这种引用类型用字母标志列，用数字标志行。若要引用单元格，按顺序输入列字母和行数字。若要引用单元格区域，输入区域左上角单元格的引用、冒号（:）和区域右下角单元格的引用。在公式中经常要引用某一单元格或单元格区域中的数据，这时的引用方法有三种：相对引用、绝对引用和混合引用。⑴相对引用相对引用是指向相对于公式所在单元格相应位置的单元格。当该公式被复制到别的单元格时，Excel可以根据移动的位置调节引用单元格。⑵绝对引用绝对引用指向工作表中固定位置的单元格，它的位置与包含公式的单元格无关。对于A1引用类型来说，在列标和行号前面都加上$符号，就表示绝对引用单元格。⑶混合引用混合引用是指公式中既有相对引用，又有绝对引用。⑷不同工作薄单元格的引用

[工作薄名]工作表名!单元格引用若工作表名不是Excel默认的Sheet1之类的名称，则“!”号可以省略。

5.公式的自动填充其操作方法为单击公式所在的单元格，拖动单元格右下角的填充柄到要进行同样计算的单元格区域即可。5.3.2函数函数由函数名和参数组成，其一般形式为：函数名(参数1,参数2,…)

函数名表示函数的功能；参数是函数运算的对象，可以是数值、文本、逻辑值或单元格引用，也可以是函数。

1.函数的使用使用函数可以直接在编辑栏或单元格中输入，也可以使用Excel提供的粘贴函数功能。使用粘贴函数建立函数的操作过程如下(以求和函数为例进行说明)：第1步：选定要输入函数的单元格。如选定单元格F5。第2步：单击常用工具栏中的粘贴函数按钮，弹出“粘贴函数”对话框。

第3步：在“函数分类”列表框中选择要输入的函数分类，在右边的“函数名”列表框中选择函数名。这里函数类别选择常用函数，函数名选择SUM。第4步：单击确定按钮，这时弹出的所选函数公式选项板对话框，它显示出了所选函数的名称、参数、函数的功能说明和参数的描述。第5步：根据提示输入函数的各个参数，若要单元格引用作为参数，可单击参数框右侧的暂时隐藏对话框按钮，从工作表中直接选定单元格(这里选定B5:E5)，然后再次单击该按钮，恢复公式选项板对话框。第6步：单击确定按钮完成函数的建立。2.常用函数简介⑴求和函数SUM

功能：计算某一单元格区域中所有数字之和。语法：SUM(number1,number2,...)

参数说明：number1,number2,...为1到30个需要求和的参数。⑵求平均值函数AVERAGE

功能：返回参数平均值(算术平均)。语法：AVERAGE(number1,number2,...)

参数说明：number1,number2,...要计算平均值的1～30个参数。⑶计数函数COUNT()

功能：计算数组或单元格区域中数字项的个数。语法：COUNT(value1,value2,...)

参数说明：value1,value2,...是包含或引用各种类型数据的参数(1～30个)，但只有数字类型的数据才被计数。⑷求最大值函数MAX

功能：返回数据集中的最大数值。语法：MAX(number1,number2,...)

参数说明：number1,number2,...为需要找出最大数值的1到30个数值。⑸求最小值函数MIN

功能：返回给定参数表中的最小值。语法：MIN(number1,number2,...)

参数说明：number1,number2,...是要从中找出最小值的1到30个数字参数。⑹条件函数IF

功能：执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值，返回不同的结果。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

参数说明：logical_test计算结果为TRUE或FALSE的任何数值或表达式。⑺逻辑求与函数AND

功能：所有参数的逻辑值为真时返回TRUE；只要一个参数的逻辑值为假即返回FALSE。语法：AND(logical1,logical2,...)

参数说明：logical1,logical2,...待检测的1～30个条件值，各条件值或为TRUE，或为FALSE。⑻逻辑求或函数OR

功能：在其参数组中，任何一个参数逻辑值为TRUE，即返回TRUE。语法：OR(logical1,logical2,...)

参数说明：logical1,logical2,...为需要进行检验的1到30个条件，分别为TRUE或FALSE。

3.出错信息在Excel中不能正确计算输入的公式时，则在单元格中显示出错信息，出错信息以“#”开始，其含义如原书表5-3所示。5.4美化工作表5.4.1设置数据格式选定要设置数据格式的单元格，然后选择格式|单元格，弹出“单元格格式”对话框。

1.设置数值格式数值格式包括小数的位数、是否使用千位分隔符、负数的显示方式。

2.设置货币格式货币格式包括小数的位数、使用的货币符号、负数的显示方式。

3.设置日期格式日期格式就是选择日期的表示类型。4.设置时间格式时间格式就是选择时间的表示类型。

5.设置分数格式分数格式就是分数的表示类型。

5.4.2对齐方式第1步：选定要改变数据对齐方式的单元格或单元格区域。第2步：单击格式工具栏中的左对齐按钮、居中按钮、右对齐按钮、或合并及居中按钮。或选择格式|单元格菜单命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”标签。在该对话框中选择数据的对齐方式。5.4.3改变行高和列宽要改变某一行（一列）的高度（宽度），将鼠标移动到该行号(列标)的下端(右端)，当鼠标指针变为()，上下(左右)拖动鼠标即可。在拖动的时候会显示出行(列)的高度(宽度)。使用菜单改变行高的操作过程如下：第1步：选定要调整的行。第2步：选择格式|行菜单中的子菜单命令，对行高进行调整。5.4.4边框和底纹

1.给单元格添加底纹第1步：选定要填充底纹的单元格或单元格区域。第2步：单击格式工具栏中填充颜色按钮右边的下箭头，在弹出的调色板中单击要使用的颜色即可。或选择格式|单元格菜单命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“图案”标签。2.给单元格添加边框第1步：选定要填充边框的单元格或单元格区域。第2步：单击格式工具栏中边框按钮右边的下箭头，在弹出的边框板中单击要使用的线型样式即可。或选择格式|单元格菜单命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”标签。5.4.5使用自动套用格式美化工作表第1步：选定要格式化的单元格区域。第2步：选择格式|自动套用格式菜单命令，这时弹出“自动套用格式”对话框。第3步：在格式列表框中选择要使用的格式。第4步：在应用格式种类选项组中可根据需要设置格式选项。第5步：单击确定按钮。5.4.6保护工作表

1.单元格的锁定与隐藏选择格式|单元格菜单命令，弹出“单元格格式”对话框，然后选定“保护”标签。在该对话框中包含“锁定”和“隐藏”两个复选框。单元格的锁定与隐藏设置后，只有保护工作表后才能起作用。

2.保护工作表第1步：选定要保护的工作表。第2步：选择工具|保护|保护工作表菜单命令，这时出现“保护工作表”对话框。第3步：选择保护工作表的内容和密码。若要撤销保护工作表，选择工具|保护|撤销保护工作表菜单命令。5.5建立图表5.5.1创建嵌入图表第1步：选定创建图表需要的单元格或单元格区域。第2步：选择插入|图表菜单命令，或单击常用工具栏上的图表向导按钮，这时弹出“图表向导”对话框。第3步：在该对话框中选定图表类型和子图表的类型。第4步：单击下一步按钮，在弹出的对话框中选择“数据区域”标签。第5步：在该对话框中可以选择要生成图表的数据区域。若对第1步的选择区域不满意的话，可执行这一步的操作，否则执行下一步的操作。单击数据区域文本框右侧的暂时隐藏对话框按钮，在工作表中选定数据区域。选定完成后，再次单击该，返回到图表向导对话框。

第6步：在图表向导对话框中选择系列标签。在该对话框中确定系列名称和分类X轴标志，其操作方法与第5步类似。第7步：单击下一步按钮。第8步：在这一步可以设置图表选项。这些选项包括标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表。这些选项就是步骤3的6个标签。第9步：单击下一步按钮。第10步：选定“嵌入工作表”单选按钮。第11步：单击“完成”按钮。5.5.2创建独立的图表创建独立的图表与嵌入图表的操作过程是相同的，只是在第9步中选择“新工作表”单选按钮就可以了。

5.5.3图表的编辑

1.选定图表单击图表，则在图表的四周会出现8个黑色的小方块，称为控点。

2.移动图表首先选定图表，然后将鼠标指针移动到图表中空白的地方，拖动到需要的位置即可。3.调整图表的大小选定图表后，当鼠标指针移动到左右两个控点上时，鼠标指针变为，左右拖动可以在水平方向改变图表的大小；当鼠标指针移动到上下两个控点上时，鼠标指针变为，上下拖动可以在垂直方向改变图表的大小；当鼠标指针移动到左下或右上角两个控点上时，鼠标指针变为，或当鼠标指针移动到左上或右下角两个控点上时，鼠标指针变为，拖动鼠标可以在两个方向改变图表的大小。

4.删除图表选定图表后，按Del键，或选择编辑|清除|全部菜单命令即可。

5.图表对象的编辑单击图表中的对象，就可以选定对象。在选定对象的快捷菜单中有图表类型、数据源、图表选项、图表位置等菜单命令，可对图表进行编辑，这与建立图表时的操作过程是类似的。5.6窗口操作5.6.1排列窗口第1步：选择窗口|新建窗口菜单命令，则打开了当前工作簿的另一个窗口。第2步：选择窗口|重排窗口菜单命令，出现“重排窗口”对话框，在该对话框中选择窗口的排列方式：平铺、水平并排、垂直并排和层叠。5.6.2拆分窗口第1步：若要将窗口拆分为上下两部分，选定需要插分的行；若要将窗口拆分为左右两部分，选定需要插分的列；若要将窗口拆分为四个部分，选定需要插分的单元格。第2步：选择窗口|拆分菜单命令。若要取消拆分窗口，选择窗口|撤销拆分窗口菜单命令。

5.6.3冻结窗口第1步：拆分窗口。第2步：选择窗口|冻结窗口菜单命令。对拆分为两个窗口的情况，其上部或左部窗口被冻结，对拆分为四个窗口的情况，其上部的左右两个和左部窗口被冻结。若要取消冻结窗口，选择窗口|撤销冻结窗口菜单命令。5.7数据库管理5.7.1创建数据清单的要求

1.数据清单的大小和位置应遵守下列的准则：一个工作表上建立一个数据清单在工作表的数据清单与其它的数据间至少留出一个空白列和一个空白行避免将关键数据放到数据清单的左右两侧避免在数据清单中放置空白列和行2.列标志列标志相当于数据库中的字段名，用来标识每列的数据内容。3.行和列的内容·在设计数据清单时应使同一列中的各行有近似的数据项·在单元格的开始处不要插入多余的空格·不要使用空白行将列标志和第一行的数据分开5.7.2建立数据清单

1.建立数据清单的标题行在数据清单的标题行中输入各字段的名称。为了数据处理的方便性，最好把标题行冻结起来。

2.输入各个记录可以直接在数据清单中输入各个记录。另外，Excel提供了“记录单”供用户输入记录。使用记录单输入、编辑数据采用下面的操作过程：第1步：单击要管理的数据清单中的任一单元格。第2步：选择数据|记录单菜单命令，这时出现Sheet1对话框。

若要向数据清单中添加记录，单击新建按钮，这时出现一个空白记录单，可在其中输入数据。若要修改数据清单中的数据(不是公式产生的数据)，使用记录单对话框中的滚动条显示出要修改的记录，然后在适当的文本框中进行修改。若要删除数据清单中的数据，使用记录单对话框中的滚动条(也可单击上一条或下一条按钮)显示出要删除的记录，然后单击删除按钮。若要查找记录，单击记录单对话框中的条件按钮，出现一个空白记录单，可在适当的文本框中输入查询条件，然后单击下一条按钮逐条显示满足条件的记录。5.7.3排序数据

1.根据一列的数据对数据行排序第1步：在数据清单中选定排序数据列的任一单元格。第2步：单击常用工具栏上的升序按钮或降序按钮。

2.根据多列的数据对数据行排序第1步：在数据清单中选定排序数据列的任一单元格。第2步：选择数据|排序菜单命令，这时出现“排序”对话框。第3步：在该对话框中设置排序的选项。5.7.4自动筛选数据第1步：单击数据清单中的任一单元格。第2步：选择数据|筛选|自动筛选菜单命令。这时每个列标题的右侧均出现一个向下的箭头。第3步：从需要筛选的列标题下拉式列表框中选择需要的项目。筛选后所显示的数据行的行号是蓝色的，数据列中的自动筛选箭头也是蓝色的。若要取消对某一列的筛选，单击该列的自动筛选箭头，从下拉式列表框中选择全部选项。1.自动筛选前10个自动筛选下拉式列表框中“自动筛选前10个”，也可用来查找所需的数据。

2.自定义自动筛选自动筛选下拉式列表框中的“自定义”选项可用来自动筛选数据清单的范围。选择该选项后，出现“自定义自动筛选方式”对话框。在该对话框中可以定义两个筛选条件，以及它们之间的与或关系。5.7.5分类汇总数据第1