采购管理手册沟通

北大纵横管理咨询公司二零零五年四月采购管理手册沟通目录基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算总经理职责总经理职责负责公司采购管理制度的审批；负责公司采购工作计划、费用预算的审批；负责各类供应商的最终审批确定；负责各类高档原材料采购的审批。总经理/副总经理采购管理委员会采购储运部经理采购管理员采购员采购管理委员会1、采购管理委员会为非常设机构，2、人员构成：总经理、副总经理、规划经营部、采购储运部、厨政部、财务部和单店经理代表等人员组成。3、规划经营部经理日常牵头组织人。组织采购委员会的会议和联签。4、职责为：负责进行采购供应商的选择评审；审议和批准采购储运部编制标准原材料清单；制定公司采购价格政策，定期对原料采购价格进行决策总经理/副总经理采购管理委员会采购储运部经理采购管理员采购员采购储运部经理总经理/副总经理采购管理委员会采购储运部经理负责组织制定和完善公司采购管理制度，监督制度执行情况；负责组织质量管理体系中采购管理程序的实施、监控和改善；监督各分、子公司采购管理，监控和指导其制度执行情况；组织和参与供应商的选择、考核、评审等工作，管理与供应商的关系；负责组织收集、整理供应商供货服务质量信息，为采购委员会定期考核评价供应商提供依据；负责组织采购合同的谈判、审核、签订等工作；负责组织对原材料市场信息的跟踪，协助采购委员会进行价格决策；负责组织原料、物料申购计划的审核工作，组织日常采购工作；负责组织仓储管理工作，降低仓储成本，提高服务质量；负责组织采购工作中的食品原料安全管理。采购管理员采购员采购储运部采购管理员总经理/副总经理采购管理委员会采购储运部经理采购管理员采购员负责组织公司所需原料、物料市场行情的调查分析；根据单店采购申请和库存补充申请，编制采购计划，及时下单采购，组织采购实施；负责公司质量管理体系中采购管理程序日常运行的检查监督职责，检查采购表单记录填报的规范性、完整性；对供应商货物交期、质量和服务等进行监督控制；处理采购原料、物料品质和数量的异常事项；负责采购原料的食品安全管理；协助储运主管对存货进行筹划和控制，以保证正常的周转率和存货量。采购储运部采购员总经理/副总经理采购管理委员会采购储运部经理采购管理员采购员负责执行公司的采购工作制度、流程、标准，完成日常的采购任务；按照采购申请定购相关原料，保证质量、规格、数量等正确无误；负责联系日常供应商原料报价、比价议价；组织采价小组采价；负责联系供应商处理退换货和其他验收不合格等事宜；负责采购工作中索证等工作；负责按照公司质量管理体系要求进行日常采购、填报保存采购记录。目录基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算手册使用对象公司本部和北京分公司其他下属分公司下属子公司公司下属各单位的采购工作，都必须按照公司采购制度规定的原则、流程和标准进行。公司采购储运部作为公司采购职能的管理部门，负责管理和监督各单位采购制度流程的执行情况。手册使用对象——公司本部和北京分公司公司本部和北京分公司统一采购、统一定价、统一配送、统一结算公司本地直营单店所需的原料、物料、设备都由采购储运部统一采购。采购价格由公司确定。单店无自行采购权。公司本部所需的物料、设备都由采购储运部统一采购。其它部门无采购权。手册使用对象——外埠分公司公司本部和北京分公司外埠下属分公司批准备案制除关键原材料之外的所有原材料，可以自行确定供应商，可以商洽价格。但必须按照公司采购管理制度规定的程序和要求进行，必须上报公司批准、备案后开始采购；分公司将有关资料上传公司采购储运部，由采购储运部检查、监督和指导其操作的规范性。

手册使用对象——子公司公司本部和北京分公司其他下属分公司下属子公司下属子公司在其董事会批准授权下，由采购储运部对其行使指导、监督等管理职责。管理方式根据其董事会的授权程度确定。目录基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算关键原材料、统一采购关乎公司品牌形象的物料1、布草类：人员服装、台布、裙布、餐垫、杯垫、西装套、餐巾、净布等2、瓷片类：餐具、酒具等3、餐座椅4、其他适合集中采购的、通用性的原料（例如：酒水饮料等）原料分类周期定价原料分类：果蔬鲜活类：水果、蔬菜、海鲜、肉禽等干货冰冻类：冰冻类、干货、粮油、调味品、小食品等酒水类：酒水、饮料、香烟、茶等物料：公司经营所需的低值易耗品、筷子纸巾、办公用品、服装纺织品、固定资产等不同原料、物料，其价格波动频率和幅度各自不同。将原料、物料划分为大类，采用不同的变价机制。各类原料、物料的订货价格，在约定周期中相对稳定，不再浮动。减少定价工作的工作量。在约定周期中供应商执行约定的价格不变，市场涨价供应商自行消化，市场降价供应商增加盈利。采购管理原则采购管理原则诚实守信规范透明信息通畅多家供货采购监督优质优价合理库存采购和验收人员都应恪守职业道德，为公司的共同利益而勤奋工作，诚实守信。采购物品应本着“优质优价”的原则，对供应商必须经过“公平竞价、比质比价”的选择程序。对所有采购活动实行全过程、全方位的有效监督。在原料申购、供应商选择、价格确定、质量验收和结帐付款等采购过程的每一环节都要有监督。监督方式由集体决策、财务审计、制度考核三管齐下，形成严密监督。采购工作不仅要仰仗于采购人员忠于职守，而且要依靠严格的制度、规范的程序来规范透明管理，将集中的权利分散化、隐蔽的权利公开化，保证企业的利益不受损害。公司、各分子公司单店、供应商之间的信息必须保证及时、准确地传达原则上公司达到一定采购规模原材料的采购，都应有两家以上的合格供应商，保证供货的质量、价格的稳定性和良好的性价比。不同的原料、物料，适当保持一定的存货量，以保证机场突发事件和单店经营供应的稳定性。目录基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算供应商的引进——什么情况下需要引进供应商？日常采购在现有供应商范围内进行。但出现以下情况就需要重新确定新的供应商。

原有供应商业绩考核不佳或现场评审不合格即将被淘汰，需要增加新的供应商。

公司开发新产品和技术改造需要新物资时。新供应商的物资更适合公司的需求。（新品的引进）公司采购委员会认为需要引进新供应商的其他情形。供应商的引进——什么样的供应商符合我们的条件？供应商的资格审查标准持有要求的资质证书，是独立法人实体或具有经营资格的个体经营者；财务状况良好，公司资信良好；具有严格的质量、安全管理措施，有良好安全记录，未发生重大质量和安全事故；其经营的商品符合国家质量、卫生、食品安全、检验检疫等相关标准和规定，具有国家权威机构颁布的合格证书；愿意为公司提供优良的商品与服务，实现采供双方共赢。供应商具备以下条件可以优先考虑：承担过大型特级餐饮企业原料供应相关工作，具有良好工作业绩记录；具备较强的质量、服务、价格和交付保障能力；具有优质的农副产品、肉禽等原材料供应基地（合作也可）；具有大型保鲜库房、运输车辆等设施；新供应商引进的方式现有供应商需要引进新的供应商询价议价方式招标采购方式一次采购金额超过10万元的设备设施。公司统一采购的酒水、饮料和服装、布草等物料的定制。一年内累计采购金额超过300万元的物料类别。采购委员会认为需要招标确定的原料供应商时。原料采购出现引进新的供应商的需要单店运营供应商引进的决策决策机关：采购委员会决策支持：采购储运部决策依据：采购储运部提交的资料供应商调查资料询价、比价资料及结论样品检验合格报告采购储运部提出供应商选择的建议需要引进供应商供应商提供资料，报价样品检验市场调查询价比价与供应商议价洽谈提出选择建议提交引进资料采购委员会进行选择决策签订合同决定引进新品供应商的管理——季度业绩考核和现场评审定期考核：每季度一次业绩评价组织采购人员、单店人员、储运人员等共同参加按照供应的单品评价打分，再计算出各供应商的平均分根据得分将供应商划分为“A、B、C、D”不同等级（分类管理供应商）定期更新供应商质量档案奖惩（年度AAA供应商给予奖励，D类供应商淘汰）现场评审：对供应商的质量、食品安全、服务管理等管理体系、保证能力等进行现场的考察评审。评审的周期一般一年一次，特殊情况下临时增加评审次数。例如供应工作多次出现差错；发生重大公共卫生事件等；低于70分时，要求其整改；低于50分时，给予淘汰。业绩评价表供应商名称：

序号供应品种货品质量（50分）价格（10分）供货时间（20分）服务态度（20分）总分平均得分评价打分人：从质量、供货及时性、服务态度和价格四个方面评价项目配分考核内容及方法货品质量50分1、可以按照交货批退率考核：批退率=退货批数÷交货总批数质量得分=50分×(1—批退率)2、也可以根据供货验收的总体情况，定性评价供应商的供货质量水平供货及时性20分1、逾期率=逾期批数÷交货批数。及时性得分=20分×(1—逾期率)另外：逾期1天，加扣1分；1次，扣2分。2、也可实行扣分法：由于对方原因供货不及时次数，每次减一分；逾期造成停工待料，每次减2分服务态度20分1．出现问题，不太配合解决，每次扣1分。2．公司会议正式批评或抱怨1次扣2分。3．单店批评或抱怨1次扣1分。价格10分根据市场调查信息和对供应货品性价比的自行估价，定性评价价格因素。供应商评价因素表供应商的现场评审评审要素管理体系质量管理运输设备成本控制人员素质分值2040201010目录基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算采购申请没有库存原料（果蔬鲜活原料）的申购单店《原料采购申请单》库存原料申购单店《提货单》库房《库存采购申请单》

高级原料的申购单店《原料采购申请单》物料的申购需求部门采购申请的审批申请人审批人1审批人2审批人3非库存原料单店指定人员厨师长餐食类库存原料领料单店指定人员厨师长非餐食类库存原料领料单店指定人员店经理库房原料补充订货库管员储运主管高级原料单店指定人员厨师长店经理总经理标准清单上没有的原料单店厨师长厨政部经理采购储运部经理物料申请指定人员店经理规划经营部总经理采购申请的变更如果单店有采购申请项目变更，提出书面通知采购储运部接到采购变更通知后应优先处理，及时通知供应商并在采购计划中予以调整。损失和责任：单店提出订货变更同时应向采购储运部落实备货进展情况，这时的损失和责任由使用部门负责。如果接到通知后由于采购储运部未及时通知供应商作变更处理，造成的损失由采购储运部负责。目录基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算订货订货环节的要求：《采购申请单》审批无误后，采购人员即向供应商发送采购指令。详细说明采购原料物料的要求。采购人员应要求供应商及时对所采购原料、物料能否保质保量供给予以明确确认；对于无法保证按照要求的质量、数量和期限按时交货的原料、物料，采购部门应与供应商充分沟通，了解原因，督促其想方设法保证供应；确实由于客观原因无法保证时，采购储运部必须及时通知申购单位，同时采取相应的补救措施。采购人员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明等资料。

紧急采购当机场临时出现大面积飞机停飞、晚点延误等情况造成客流激增店经理通过电话通知采购管理员，说明紧急情况，立即组织采购，需要审批的环节通过电话请示得到批准，事后办理《采购申请单》1、采购管理员接到紧急采购请求时，即行安排采购。2、如果现有供应商不能保证及时供货，可以在现有供应商之外临时购买，采购管理人员可以参考现行价格，免经询价比价手续3、紧急采购的供应商必须是符合公司相关要求，同时采购的货品也需具有检验检疫等合格证明。在当天未申报的采购事项，如果确属紧急需求的由单店经理电话通知采购管理员，经审查后先行采购，事后补办《采购申请单》验收入库原料、物料必须经过验收才能入库验收由采购员、使用部门、库管员三方共同进行。三方一致同意合格，签字方可验收入库如果验收中三方不能达成一致时，原料提交厨政部，物料提交规划经营部进行仲裁。仲裁意见必须无条件服从。验收项目数量、质量、规格、价格等与采购订单、合同是否一致，票据与实物是否相符。三方验收的责任分工：厨房——验收采购质量和规格；采购——核对价格与合同价格是否相同；库管——验收数量，标明验收时间和保质时间，填写验收记录验收的一般要求：厨房没有办理请购手续的不予验收超过请购范围的原料不予受理；验收不合格品处理降级使用：由使用部门决定是否降级使用，由采购人员与供应商交涉降价处理换货退回

目录基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算根据原料性质的不同，采取不同的变价机制原料分类种类价格变化幅度定价周期果蔬鲜活类水果、蔬菜、海鲜肉禽等经常变化上下幅度大每周重新确定一次价格干货冰冻粮油调味品类冰冻、干货、海味、粮油、米面、调味品等价格缓慢变化每月确定一次价格酒水类、烟茶、酒水饮料、香烟、茶、咖啡、小食品价格基本稳定一年一次合同约定物料厨具餐具、筷子纸巾、电器桌椅价格基本稳定每半年确定一次价格临时需求各种材料－应急性临时性采购采购价格决策决策机关：采购委员会（规划经营部经理作为日常组织人）决策支持：采购储运部、采价小组（采购人员、厨政部、厨师长代表）决策依据：采购储运部提交的资料供应商报价采购小组联签的<采价单>采购人员与供应商议价情况采购储运部提出价格建议决策实施：每周四供应商报价每周五采价小组采价周五采购人员与供应商议价。初步确定价格。每周一8：00向规划经营部经理提交定价报告，审定并决定联签，还是召集会议；周一例会后的采购委员会会议。目录基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算招标方式公开招标采购：完全开放的向社会公开招标，不限制投标人的数量，不限定投标人对象范围，在社会媒介或公众网上发布招标公告。邀请招标采购：事先选择三个或以上具有投标资格的候选厂家，经采购委员会批准，在该范围发出投标邀请书。

招标程序招标前，采购储运部组织做好招标准备工作，做好招标工作计划，向上级主管领导提交组织招标活动的申请，经批准后实施。编制招标文件，经公司总经理审批后生效；发布招标信息（招标公告或投标邀请书），接受和处理投标人对招标文件有关问题进行咨询；接收招标报名，组织对欲投标人资格进行审核，向预审资格合格