秘书办公室工作实务-综合篇

办公室工作务实为人处事行政管理的技能需求什么是管理发现问题、解决问题通过别人完成的一项艺术管理自己的六力组织、控制创新教导、感召凝聚6行政管理：

就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管理。什么是行政管理？企业行政管理的内容

企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。7包括机关、企事业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、后勤人员、文秘人员等所谓“行政管理人员”理行政管理的基本原则法制原则服务原则责任原则效率原则透明原则辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作行政人员的日常工作行政人员的日常工作（1）工作具体内容辅助决策决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决策过程中，要发挥辅助作用。信息工作行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的经常性工作。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。工作具体内容档案工作

单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。

行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政人员的日常工作（2）行政管理人员日常工作的三大特征日常工作的时效性计划性与针对性利益的诱导性如何获取快速成长的能量2：裂变式：学习，实践，反思……能力能量获得模式1：累加式：学习，学习，学习……职位能量能力能量能量来源802050502080一般优秀卓越释放我们认识自己吗？怎样利用了解之窗？不知道知道盲目区知道开放区未知区不知道隐藏区别人自己相互尊重共同交流虚心听取认真回应开诚布公实话实说相互尊重共同探讨美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率,提出了一个名为“约哈瑞窗户”的理论18A（态度）德S（技能）才你是属于什么样的人才？什么是档案？档案的作用及种类档案的管理部门档案的分类及点收档案的保存期档案的归档要求及借阅档案管理收文管理收文范围收文处理程序相关工作定义：收文是收进外来发送本企业的文件，即：凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。收文范围程序图：

签收

拆封分文请办批示备注 归档

登记传阅收文处理程序发文管理发文处理程序相关工作拟稿协商会签核稿

归档校对登记编号

发文处理程序程序图：公文处理方法和程序三大环节：1、发文处理：拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发2、收文处理：签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复3、公文管理：制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁文档管理与处理文档的归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考价值的。文档的归档方法：1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷归档案卷内的基本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；二、来文和复文，复文在前，来文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。会议的种类？低投入高效能A高投入高效能B低投入低效能C高投入低效能D投入效能会议价值＝会议收益会议成本人力成本物料成本机会成本情感收益认识收益任务收益应当开什么样会议？如何提升会议价值？会议弊端与防治参加人员过多会议目的不明确简单问题复杂化议题讨论失控会议问题控制会议规模简化会议程序缩短会议时间提升会议水准会议控制会议的筹划与管理会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理明确参会人员选择开会地点选择会议时间制定会议议事日程会议现场布置会议的通知会前的审核会议经费会前的准备工作会议签到会场服务会议记录会中事务会议简报会务总结会议纪要会议文件资料的收退会后的检查催办会后工作34面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边主席坐在团队成员之间

显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐主席坐在长桌的顶端资历最浅者坐在离主席最远处自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌主席可坐在任何一个位置上有效——能集思广益，达成目标；和谐——信任、认同、畅所欲言；参与——参与的人全神贯注；效率——能在预定的时间内达成会议的目的；学习——参与者有更多的学习机会；成功会议的标准行政管理中的沟通

沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、见解和价值观的一种双向的途径沟通的含意：沟通是一种管理沟通是一种态度沟通也就是通沟沟通的理解管理沟通的要诀工作沟通要诀：

上行：理解为主下行：说服为先横向：协调为上斜向：借权为用沟通的五大原则(基础)

●真诚：●信任：

●理解：●自制：

●宽容：

沟通基础真诚宽容信任自制理解信息发送听众目的渠道环境信息接收信息反馈沟通七要素地位差异语义无反馈认知情绪性格沟通中的障碍语言其它肢体语言沟通的三个方式口头语言、书面语言、图片或者图形动作、表情、眼神

距离、持物

沟通三要素的比例与部属沟通的艺术1、尊重2、批评分先后天要素3、让对方说出期望4、布置任务明确具体与上司沟通的法则1、读懂上司的心思2、充分尊重上司3、绝不出卖部属4、善用资讯5、假想上司质疑49别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%你心里想的100%指令不能有效执行的真正原因！沟通的漏斗接待客人社交细节衬衫放西裤外过短不扣衬衫扣西服配便鞋西服及裤子口袋西服袖长过衬衫扣子全扣上男人着西服的八忌不许不穿衬裙不随意搭配不乱配鞋过大或过小衣扣不到位不内衣外穿

女士着西装的六不坐姿行姿站姿仪态礼仪手势蹲姿电话礼仪电话礼仪三要素声音态度言词电话形象三要素1时间2空间3内容同事家里电话迟到、请假外出办事延误拜访用传真机机传文件借用他人或单位电话让工作更顺利的电话术你是如何鼓掌的?你会握手吗？

握手礼仪禁忌握手时，左手拿着东西或插在兜里不按顺序，争先恐后男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套）戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外）用左手或用双手与异性握手交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬）拉来、推去或上下左右抖个不停长篇大论、点头哈腰、过度客套只握指尖或只递指尖手脏、湿、当场搓揩三心二意、面无表情、目光游移或旁观介绍集体：介绍双方时先卑后尊介绍其中一方时先尊后卑介绍礼仪

介绍他人：按尊者优先与相互原则

先介绍下级给上级

先介绍年轻的给年长的

先介绍女士给男士

先介绍来宾给主人先介绍家人给同事、朋友

先介绍未婚者给已婚者

先介绍后与会者给先与会者

自我介绍：单位（全称）部门职务姓名（缓、顿、释）递名片乘车礼仪了解尊卑次序同时尊重客人习惯

司机