集团财务管理中心会计档案管理制度

企业财务管理中心会计档案管理制度第一章总则第一条制定目的和内容：为了增强档案管理，一致会计档案管理制度，依据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，联合本企业实质及内部管理需要，制定本制度。第二条本制度合用的范围，为会计管理中心、会计档案管理部门。第三条本制度由行政管理中心履行督查权益。第二章会计档案管理要求第一条会计档案的构成一、会计档案由以下四部分构成：（一）会计凭据：包含原始凭据、记账凭据、汇总凭据、其余会计凭据；（二）会计账簿：包含总账、明细账、日志账和其余协助账簿；（三）会计报表：包含年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计状况说明书；（四）会计估计履行表、成本控制表、销售明细表；（五）会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料；（六）其余会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各样经济合同、电脑备份及软件操作资料、有关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保留清册、会计档案销毁清册。第二条会计档案的管理企业会计管理中心为负责本企业的会计档案工作，会计管理中心应安排专人负责会计资料采集、整理、装订和管理，并设置专门的会计档案室，指定专人保留。1、会计档案专员要求：有会计证、档案员证；2、会计档案专员的薪资：行政40%，会计60%；3、会计档案的管理主管：会计中心总监。4、会计档案室的要求：会计档案室专用并一级保护。第三条会计档案的整理会计档案由形成档案的各部门和人员依据归档的要求，负责整理立卷或装订成册，对同一年度的会计档案先按会计凭据、会计账簿、会计报表和其余会计资料四大种类进行归类，对每一类中的会计档案再依据不一样样保留年限和档案形成时间次序分别进行整理、立卷、装订成册。一、会计凭据的整理（一）每个月中旬以前应将上月的各样会计凭据分类按编号次序分本进行装订成册，每本厚度不超出2CM。（二）每本凭据要求折叠齐整，凭据编号连续，附件齐备，并一致将左上角订成三角形，每本凭据订牢不松。（三）每本凭据应加制封面、封底，凭据封面和每册凭据背脊对各栏内容必然填写齐备，盖印清楚，结绳并加贴封纸，并盖妥装订人员骑缝名单。（四）装订好的凭据应套上凭据盒，并填写好凭据盒上各栏内容。二、会计账簿的整理（一）在会计年度终了后的次年2个月内，应付各样账册进行整理、装订。整理账簿时应检查所有账页能否已并入相应账户内，各样账页能否按科目的编号次序和日期先后摆列齐整，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额能否连接，每张账页能否填有科目代号和科目名称，改正对能否划红线盖名章，空页、空格能否按规定写明“空页”字样，年关封账能否划上红线，年关余额能否按规定结转下年并在纲领栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号能否连续不停。（二）账簿装订要求订牢不松，折叠齐整，不缺不漏，账页多的科目应独自分册装订，账页少的科目可与其余科目账页归并装订，多科目账页归并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不可以将其分别装订在多本账册中。（三）电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。三、会计报表的整理、装订（一）在办完年关决算的第二个月应付各样报表进行整理、装订，检查报表能否齐备，张数有否欠缺，名章能否盖全。（二）各样月度报表应按月装订成册，年度决算报表应独自装订成册。（三）分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，封底结绳对要加贴封纸，盖妥装订人员的骑缝名章。四、其余会计资料的整理平常应做好其余会计资料的采集、累积和保留工作，依据其余会计资料的不一样样种类，分别依据上述会计凭据、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并实时归档。第四条会计档案的移交与保留企业的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计管理中心会计人员保留一年，期满今后，各样会计档案由会计管理中心假造清册在期满今后一个月内移交给企业会计档案室，不得自行封包保留。会计管理中心将会计档案移交给档案室时，应造具一式两份移交清册，连同实物交档案室。档案室应依据移交清册逐件查收，对不符合规定的应退还会计核算部从头整理装订。查收后将移交清册一份保留，一份盖印查收退后还移交部门保留。采纳电子计算机进行会计核算的企业，应该保留打印出的纸质会计档案，条件具备的还应采纳磁带、磁盘、光盘等磁性介质保留会计档案。会计档案管理员对已存档的会计档案应依据档案管理的要求和档案密集（档案密集见附件）进行分类、编号、登记和寄存，做到稳定保留、寄存有序、查找方便，保证会计档案的圆满无缺，并严格履行安全保密制度。第五条会计档案保留要求：一、防备档案的破坏，延伸档案使用寿命，保护档案安全。二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。第六条会计档案的保留年限会计档案的保留年限会计档案名称保留限时备注（年）一、会计凭据类原始凭据15包含附件此中：波及权证的会计凭据永远记账凭据15包含附件汇总凭据15包含附件薪资表及签收据3二、会计账簿类总分类账15明细分类账15此中来往账以结清为止现金日志账25银行日志账25固定财产卡片固定财产报废清理后保留5年协助账簿15三、会计报表类年度会计决算报表永远包含文字分析月、季度报表5包含文字分析年度新旧科目比较表15成本控制表5销售明细表5估计履行表5四、其余会计资料内部审计报告10年外面审计报告15年税务资料永远银行对账单及余款调5节表各样经济合同经济事项结束后保留5年发票及收据存根联15会计档案移交清单15会计档案保留、销毁永远清册第七条会计档案的查阅因为工作需要调阅会计档案，须恪守以下规定：一、企业内部人员需调阅会计档案，必然填写“会计档案查阅申请单”，先由本部门负责人署名后，再由会计档案管理部门负责人签章同意后，方可调阅；此中，机密级以上档案经会计总监或总经理署名同意后，方可调阅。申请单调式两联，一联查阅结束归回档案退后还查档人；一联由档案管理员编号后保留装订。二、审计、财税部门因审计和查账事项需调阅会计档案时，应出具审计或查账公函，并由企业招待部门填写“会计档案查阅申请单”，申请单经企业会计档案管理部门负责人签章同意后，方可查阅；此中，机密级以上档案的调阅，须经会计总监同意。三、公安、检察、法院、工商等部门因对理有关案件需调阅会计档案时，应出具正式公函或介绍信，经企业法务部门审查认同后填写“会计档案查阅申请单”，经会计档案管理负责人签章同意后，方可查阅。查阅取证时可以抄写、照相或复印，但不得将档案带走。四、外单位人员调阅档案，需由会计部门人员陪伴，查阅完成，应立刻送还档案室。向外单位供给利用时，须经本单位主管领导及会计负责人署名同意，会计档案原则上不得借出。五、查阅档案时，禁止翻开原卷其实不得把档案原件抽走、涂改、勾划或破坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明天期和原由。六、档案管理员对查阅完成送还的档案应检察其圆满性。七、会计档案保留部门应成立“查阅档案登记薄”，对内部和外面的查阅状况做好记录，以备查用。第八条会计档案的判断和销毁一、会计档案的判断。每年年初应由会计档案主管部门和企业稽核部门对上年度会计档案共同进行一次综合判断。对债权债务未结清的档案应抽出从头装订，直到债权债务了却后再作销毁。假如保留限时不一致但装订在一同的会计档案应在上述两部门的目睹下将要销毁的凭据抽出后从头装订。二、会计档案的销毁。经判断后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清册”，经会计档案主管部门和稽核部门审查后按法定程序销毁。三、取消、归并时，会计档案应伴同单位的所有档案本并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。四、会计档案销毁时，会计档案主管部门和稽核部门应派专人到现场督查整个销毁过程。第三章会计电算化要求内容会计档案包含书面档案和磁盘档案，内容是所有的会计文件和会计凭据、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。第一条书面会计档案管理一、会计档案存档手续：打印输出的凭据、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保留。二、打印输出的凭据、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理方法》规定的保留限时和管理方法管理。三、机器打印输出的会计档案发生缺损时，必然增补打印，操作人员在打印输出的账页上署名盖印，会计主管署名盖印认同。四、任何人不得假造、非法涂改改正、成心破坏凭据、账册、报表等书面档案。第二条会计电算化详细要求一、现金记账凭据及日志账的输出及保留。现金收付业务要做到当天业务当天清。现金记账凭据一律由专职会计人员手工做记账凭据，审查无误后当天输入计算机并打印出现金日志账页，审查后交现金出纳人员查对现金库存，符合后出纳员及主管负责人在账页上盖印，按月编页码装订成册加盖封印，年关将各月现金日志账次序装订成册，加盖封印妥为保留。二、银行记账凭据、账册的输出与保留。银行记账凭据分系统凭据和手编记账凭据两种。有关会计人员必然实时把经审查无误的原始凭据或手编凭据，当天输入计算机并打印银行日志账，以保证银行出纳当天业务当天清。银行账页经出纳审查无误后，出纳和主管会计署名盖印，按日装订成册，年关将各月银行日志账次序装订成册，并加盖封印，妥为保留。现金、银行记账凭据可采纳汇总的方式，装订成册，妥为保留。三、转账凭据的输入、输出与保留转账凭据包含手编凭据和系统凭据两种，有关会计人员应实时将审查无误的原始凭据或手工编制的记账凭据，输入计算机。系统凭据在输入计算机后要打印输出，并与手编凭据相同装订成册，妥为保留。四、科目汇总表、账簿打印时间。（一）现金、银行日志账每个月打印一次。（二）银行余额调整表每个月打印一次。（三）总分类账和各样明细分类账每年打印一次。（四）现金、银行存款、转账记账凭据的科目汇总表每个月打印一次，并同该本记账凭据一同装订。（五）会计报表、计算表、分析表，按要乞降时间打印输出，经有关财会人员审查无误后署名奏效。五、其余由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必然增补打印，并要求操作人员在打印输出的账页上署名盖印，会计主管署名盖印认同。第三条电算化数据备份管理一、必然常常进行会计核算数据的备份工作，防备不测和人为的错误造成数据抛弃；发生会计数据抛弃时，必然实时用备份数据进行恢复。二、平常工作中，必然准备三套备份设施（服务器备份、单机硬盘备份、光盘刻录机或磁带机备份）循环使用，隔日进行备份，防备不测和人为错误造成对工作的搅乱。三、需要做备份的文件包含系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其余核算子系统的数据文件。四、机内凭据及总分类账、明细分类账、报表等需要备份的数据视同会计资料按月做两套外设磁盘（软盘、光盘或磁带）备份，交会计档案保留员分别搁置在不一样样的地方（指两幢不一样样建筑物）妥为保留。五、备份软盘必然贴上写保护标签，装入盘套，寄存在安全、干净、防热、防潮、防磁的场所。六、随计算机配置而来的操作系统、各样应用程序软件和购买的商品化会计核算系统软件，以及上述软件的备份磁盘，必然作为会计档案保留。七、对各样备份磁盘，必然按期检查，发现错误要实时向会计主管报告，并复制复件；对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的圆满性，必然制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。八、必然增强会计档案的保密工作，任何人不得假造、非法涂改改正、成心破坏数据文件、账册、备份磁盘等。第四章罚则第一条应归档而未归档或归档不实时，未造成损失的，对责任人罚款50元/次，造成损失的由责任人全额补偿。第二条归档未按规定办理有关手续，对责任人罚款50-200元/次。第三条档案未按规定程序、要求整理、立卷的，对责任人罚款50-200元/次。第四条档案未按规定保留的，对责任人罚款100-400元/次。第五条未按规定审批或借阅的，对责任人罚款50-100