高效会议管理

高效会议管理

20120831张晓彤

讲师简介：张晓彤

（跟本课程相关的三个思考）教育背景：

英语 心理学工作背景：2年中学班主任10年外企1年民企现在：培训师咨询顾问“客串”心理咨询师琢磨新话题：1，80后90后员工的“管”和“理”2，心理解压中的“压”和“力”管理在“心”救火与火源精细化管理个性化管理

引子：关于会议管理的小科普自我检查及行动计划会议前会议面面观-会议种类，成本等会议效率不高的原因及解决方案开会前的准备

会议中会议管理“硬”技巧如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何处理会议中的“问题”员工如何处理与会者间的冲突如何避免团体会议中的误区如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议会议管理“软”技巧-同理心，倾听会议后会后跟进会议评估管理者的10个角色人际关系类角色傀儡领导者联络员

信息类角色监听员传播者发言人

决策类角色创业者对付麻烦者资源分配者谈判者正式的权力和地位引子：关于会议管理的小科普会议管理时间管理项目管理压力管理引子：关于会议管理的小科普紧急不紧急重要不重要重要紧急重要不紧急不重要不紧急不重要紧急

轻重缓急矩阵IMPORTANCEURGENCYAB1B2C时间管理在会议管理中的应用举例说明紧急不紧急重要不重要

干扰、电话某些信件、报告某些会议迫在眉睫的事符合别人期望的事

做计划，长远规划人际关系的建立准备工作预防措施提升自己的能力抓住新机会

忙碌琐碎的事广告函件，邮件某些电话闲聊天找东西等人

紧急状况迫切的问题限期完成的工作计划好的会议AB1CB2每一个象限的结果？紧急不紧急重要不重要

短期行为重点可能出现危机看不到长远目标觉得是牺牲者，失控人际关系淡漠或崩溃

远景，长远规划生活工作平衡自律控制性强很少出现危机

完全无责任心失去工作事事依赖别人事事需要指示

压力自我爆炸危机救火AB1B2C时间性压力源工作过多缺乏控制遭遇性压力源角色冲突问题冲突行为冲突情境性压力源令人不适的工作 环境快速的变革预期性压力源令人不快的预期担忧压力管理在会议管理中的应用应对压力的3种基本技巧变革策略（enactivestrategy）

-消除或减弱压力源主动策略（proactivestrategy）

-增强个人自身的弹力被动策略（reactivestrategy）

-学习暂时性的应对方法会议前会议面面观-会议种类，成本等会议效率不高的原因及解决方案开会前的准备会议的意义会议的目的会议的种类会议成本计算会议面面观

引子：关于会议管理的小科普会议的意义会议的能力是现代人必备的团队工作能力.

一夫当关的英雄时代已过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事.会议正是团队合作最常用的沟通协调方式是一个集思广益的渠道电子方式无法完全替代会议的目的-

为什么而开会？开展有效沟通咨询传达监督员工工作进展，协调工作矛盾达成决议与解决工作问题决策与资源共享开发创意激励团队士气巩固主管地位？-激励某员工？按开会目的分固定的团队会议临时处理突发事件的会议宣布人事安排,讲解政策的会议当众表扬或批评别人的会议集思广益的会议按人数分团体会议1对1会议按开会方式分面对面会议 电话会议视频会议会议的种类

什么样的会议最难开？你的时间值多少？时间成本：参加会议的人数X（与会者的准备时间+与会者的旅行时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间如果时间成本不太直观，则转换成金钱成本：开会的时间成本X与会人员平均每小时的薪水直接的会议费用=会议设施租用费+会议场地费+旅费+食宿费+文件准备费效率损失：开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这可能造成公司整体管理效率的损失因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产会议成本计算我们公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或硬要安排在事务特多的周一开。许多主管对何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得我们疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。有些“必须到会”的员工，因为已经跟重要客户或政府官员约好见面，根本不能出席，这使得讨论很难进行。而到场的人往往有不是跟议题最有直接关系的人，所以准备也不充分或者根本来不及准备。因此会议就常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低。

现在这家公司是我任职过的第四家公司，我的工资一家一家增加，职位一点一点上升，可是开会的情况却是家家相同，没有因换公司而有所改善。所以我敢说，

大多数的公司会议都是有问题的，甚至是错误的。会议效率不高的原因及解决方案茫盲忙会议百态开会比较烦，比较烦：列出8-10点你认为会议效率不高的原因挑出这些原因的轻重缓急，选出前3个你认为最重要的原因会议效率不高的原因

离题？一言堂？主持人不会主持？时间拖太久？会议没目标？闲聊的太多？过多或者杂乱的开会资料？外部干扰太多？不茫然—事先建立会议规范时间，地点，开会对象，主持人技能，参会者技能，准备工作，开会的原因，目的，结果不盲目—会议中讲究科学方法主持人的科学方法与会者的科学方法不瞎忙—会后核查并进行预防性管理找出会议效率不高前三个原因

逐个改善

高效会议的八大特征只在必要时才召集的好好筹划过的拟订和分发了议程表的遵守时间的一切按部就班的请了最有经验的和有才能的人出席的作出评论和归纳的记录所有决定，建议和负责人的建立会议规范开始欢迎会议目的议程具体时间 安排规章制度议程1分享话题及目标交换信息产生主意

/做决定确认行动总结23结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划固定的会议流程规范会议准备一共多少正方形4个障碍影响了结果时间紧任务重没准备有压力开会前的准备工作高效率的会议在你宣布开始开会之前就开始了！Failuretoprepare,isthepreparationforFailure！准备工作失败了，就是准备着失败！Why:会议的目的What:讨论的话题Who:参加者确认与否/事先准备When:日期及开始/结束时间Where:地点及设备How:GroundRules规章制度：手机，准时等其它：交通，住宿等

开会前的准备工作--1H5W开会前的准备工作 1．决定开会是否是一个最理想的办法

2．决定你希望从会议中得到的成果

3．制定数量化的目标

4．选择参加会议的人

5．制定议程及选择日期时间和地点

6．要求参加者准备的资料

7．自己要准备什么资料

8．决定策略

9．预计由谁去跟进

10．委任秘书

开会前的准备工作高效率的会议在你宣布开始开会之前就开始了！Failuretoprepare,isthepreparationforFailure！准备工作失败了，就是准备着失败！李嘉诚：当你提出困难时，你也应该提出解决的方法

李嘉诚开会很快，要求45分钟结束，这是因为他要求大家必须先做功课。李嘉诚说：“我不喜欢人说些无聊的话。开会之前，我会预先几天通知各人准备有关资料。到开会时，他们已预备了所有的问题，而我自己也准备妥当了。”因为有了准备，才不会在开会时只说问题有这么棘手，而不去找应付之道。需要开会吗?不需要,如果:已经按惯例每周聚会一次没什么特别的事情要讨论还有比开会更好的方法会议成本太大你是唯一做决策的人并且知道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题搞乱)一定要开会,如果:必须把信息同时传达给很多人要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作有些事情需要当众表扬或批评你给小组委派任务作为主持人，开会前需要思考

会议中会议管理“硬”技巧如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何处理会议中的“问题”员工如何处理与会者间的冲突如何避免团体会议中的误区如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议会议管理“软”技巧-同理心；倾听如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何处理会议中的“问题”员工如何处理与会者间的冲突如何避免团体会议中的误区如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议会议管理“硬”技巧定义：3-5分钟的谈话，系统，简洁及有明确宗旨内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等程序：概观会议进行程序；提供跟讨论有关的资训；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见如何做开场白介绍中说些什麽？KISS:KeepitShort&SimpleSTART开始: 问好SELF关于自己:

自我介绍SUBJECT主题:

“各位能从今天的会上听到什麽？”OBJECTIVE目标: 今天的会议目标是---STRUCTURE结构:

我们将按照如下的结构进行---开场给与会者一个听你说话的理由WIIFTWIIFTWhat'sInItForThem?100分钟的会议谁往往是发言最多的人对议题较熟；地位高，声音大；负担较多的行政责任100分钟应该怎样分配？80%真正开会；15%同时沉默；5%抢着发言；如果100分钟分给10个人，每人只讲10分钟；如果主持人滔滔不绝，其他人无机会尽量保证发言均等如何分配发言时间—20/80！语言你讲得非常好，那你对XX问题怎么看？你讲得非常好，旁边这位怎么看？请用5分钟时间说一下（一般会用几分钟？）非语言手势姿势眼神面部表情如何掌握议事进度推诿责任！极好争辩跑题顽固份子过分健谈询问你的观点沉默不语发牢骚完全错误表达不清私下谈话漫无边际我愿意聊天我比你懂!如何处理会议中“问题”员工冲突的二维模型决断不决断不合作合作*竞争(暴力)*回避*妥协*协作*迁就(适应)决断---满足自己的要求合作---满足对方的要求如何处理与会者间的冲突处理冲突的大忌建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题（如要求帮助解决你自己的问题）当双方争执时，表达不愉快的情绪听完陈述后就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题如何避免团体会议讨论中的误区集一思考（团体思维）是指在团体内部，人们在决策及思考问题时由于过分追求团体的一致，从而导致团体对问题的解决方案不能做出客观及实际的评价的一种思维模式。产生的原因：1，达成一致时没有考虑所有的信息；2，团体有较高的凝聚力和强硬的领导者，成员的观点难以有效地表达，观点受到污染；3，来自规范性影响的从众压力使得成员同意最终的决策，而不是从内心同意。团体极化指通过团体讨论使得成员的决策倾向更趋极端的现象用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益率评估有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同对提案做适当的修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位如何达成决议摘自彼得得鲁克“管理任务，职责及实践1974做做看感觉与事实感觉——即对事物主观的意念,其中包含个人的价值判断,因此感觉的产生往往因人而异。事实——即有具体，明确的讯息陈述,与实际所发生的事件相符。感觉与事实演练昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出现并要求鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗的东西被人抓起,忽然有个男人迅速跑出店外,突然间警玲大响，保安人员迅速赶至现场。判断问题以下问题你认为是事实者请打，为感觉者请打1.店主正在收拾店面时,有一个男人出现。2.那个男人是强盗。3.此事件发生於昨晚九点过后。4.打开橱窗的男人是店主。5.强盗抓取橱窗内物品后迅速跑出店外。6.有人打开橱窗。7.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。8.橱窗内有金饰,且有许多贵重的宝石。9.强盗威胁店主并进行抢劫。10.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员三个角色。问题答案1.客人未指明是男女2.沒有明確的線索顯示是強盜。3.未指明是白天九點還是晚上九點4.沒有明確提出店主的性別5.沒有指明是強盜抓取櫥窗內的物品6.7.沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內的物品迅速逃走8.只說有寶石,沒有指明是金飾9.均沒有在文中提到過10.沒有明確的數字或說明顯示參與的人數头脑风暴法德尔菲法易地思考法思路转换法团队决策方法头脑风暴法IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdea分类IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdea无拘无束提意见，追求数量将点子记在大家看得见的地方供大家参考/受启发鼓励结合他人的想法提出新构想与会者不分职位高低，平等议事不允许在点子汇集阶段评价或反驳别人的意见。在无拘无束、相互激荡的情况下汇集的点子比一般方法多70%头脑风暴法（BRAINSTORMING）特点：让专家以匿名群众的身份参与问题的解决，靠专门的工作小组进行协调，通过信函进行交流，避免面对面的讨论带来的消极影响1，由工作小组明确问题内容，并设计一系列征询解决问题的调查表2，将调查表寄给事先选定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，专家之间不沟通，相互保密3，处理这一轮征询的意见，找出共同点和各种意见的统计分析情况4，将统计结果反馈给专家，专家结合其他人的意见对自己的意见进行修改，说明理由5，将修改过的意见进行综合处理后，再寄给专家，如此反复几次，直到获得较为满意的答案德尔菲法—专家群体决策法特点：让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事物的干扰，到另一个地方去专门研究一些问题参与决策的人员离开办公室，到一个新的环境中去讨论，容易摆脱工作环境中上下级界限及各类琐事的干扰，利于畅所欲言，活跃思想，提出高水平的构想，作出高水平的决策易地思考法就是有意识的变换常规的思维方法，从不同的角度、观点甚至完全相反的方向来探索新的方案，通常人们总是觉得例行做法就是唯一的合理方式，一旦换一个新的角度进行审视，就会有意想不到的发明或发现这是突破旧的思维模式进行变革的决策方法思路转换法

权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策四种群体决策（见辅助资料）预留5-7分钟做总结确定工作分配妥当准时结束会议如何圆满结束会议会议记录会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳会议记录者的胜任素质反应敏捷？写字快？记忆力强？组织能力强？倾听能力强？总结能力强？对会议记录的十大建议重要的会议应录音下来从而使整理会议记录时有依据除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的详细发言内容，可能毫无用武之地。大多数会议都能指定一会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外会议记录者最好由与会者轮流担任会议记录者的笔记最好要流畅易于了解，同时不失真会议记录者的责任还包括：要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行向与会者确认各议案的排序是否无误6，会议记录内容包含：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期7，会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。8，会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点工作分派情形及完成日期记录无误通过此决议的评估标准（如有必要）9，会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误部分10，将此份会议记录发送给与会者拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关的信息做出标记会议一下会议的过程，分析一下各个不同与会者对同一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系的状态考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案会议可能是新任务的开始，要考虑是否召开自己部门会议进行动员和安排，并将会议精神贯彻进下一步的工作中去。会议后会后跟进会议评估会后跟进--做为参会者请大家填写会议评估表针对评估意见做出改进措施联络缺席的同事询问缺席的原因--如有需要，讨论有关项目跟进计划，如有需要立刻召集另一次会议如有需要，找高层协助如计划进行十分顺利，取消下次会议，而用公文报告进度，让有关的人知道会议之后检讨得失会后跟进--做为会议主持人会后跟进备忘录见样本会议任务分派表单会议质量评估表单如何取得效果任何技能只有不断实践，反复练习，成为习惯性的行为后才能产生应有的效果。“我知道会议管理的技巧都非常好，我只是没有时间去实践这些技巧！我在开会！”习惯：逐渐养成的，一时不容易改变的行为，倾向。是对思维和性格的写照。

引子：自我检查及行动计划会议前

会议中会议后祝你成功！你自己对自己负责！Wefirstmakeourhabits,thenourhabitsmakeus.先改变习惯，习惯改变行为！小游戏：预测好丈夫

哪个行为能告诉你：

这个男人有可能会是一个好丈夫英雄救美人，打走流氓一次一次送给心爱的女人999朵玫瑰抵抗美女诱惑三次女友生病6个月他还在照顾学法律的，能够帮助将来的事业发展说话唱歌声音动人善于给女同胞解压