档案收集管理办法

PAGEPAGE6档案收集管理办法第一条为进一步加强集团档案收集、归档管理，确保档案的完整与安全，提高档案的有效利用，依据档案管理的相关规定，结合集团实际，制定本办法。第二条本办法遵循“统一协调、加强督导、各负其责、集中管理”的原则，进一步明确档案收集、归档等工作，并与考核制度挂钩。第三条各部门档案管理人员负责本部门各类载体档案的收集、整理、移交工作，确保归档资料齐全、完整、准确，符合国家有关技术标准。第四条档案资料的报送要严格按照以下流程执行：1、纸制文件材料、照片、光盘、实物档案：由各部门档案管理人员集中收集，于次季度移交综合管理部统一归档、保管；归档的文件材料，原则上必须是原件，如原件用于报批或其他原因不能归档的，将原件复印后移交。2、文件类、内呈类自领导签批下发日起1个月内，将合同、文件、内呈批复返回综合管理部归档。确因其他原因不能按时返回，写明原因由分管领导签批后顺延。3、合同签订原则上由综合管理部盖骑缝章后，再由对方单位签章后，交综合管理部盖印存档，特殊原因由集团先用印的，必须经分管领导签批，由经办部门负责对方合同的用印和收回，合同须在领导签批的1个月内交综合管理部存档。确因其他原因不能按时返回，写明原因由分管领导签批后顺延1个月。4、开发建设项目前期资料在手续办理完毕后，须在1个月内及时整理汇总并移交综合管理部归档。如归档资料继续使用，在综合管理部办理借阅登记手续后，由经办人办理完毕后归还。5、工程竣工档案：相关部门应组织相关建设单位在项目竣工备案后三个月内，将包括竣工验收文件在内的竣工档案，按标准整理三套合格的竣工档案，向济南高新区档案馆移交的同时，报送集团综合管理部存档（报送的资料标准和高新区档案馆一致）、物业公司（只报送图纸）。6、移交的档案资料，按要求排列顺序号，编制两份档案移交目录，一份卷内目录电子版，交接双方当面清点，清点无误由移交人、接收人和监交人签字后，由移交方和接收方各持一份。第五条归档考核每季度对档案收集进行考核，档案列入集团百分外考核，分值设为5分。1、纸制文件材料、照片、光盘、实物档案、开发建设项目前期资料未按规定时限移交归档的，以审批日期为基准，发现一起扣2分；如当季仍未按规定时限移交归档，继续列入下季度考核，加倍扣分，直至档案资料按要求归档为止。2、开发建设项目竣工档案未按规定时限移交归档的，以竣工验收备案单审批日期为基准，按项目考核每发现一起扣3分；如在当季按规定时限仍未移交归档，继续列入下季度考核，加倍扣分，直至竣工档案资料按要求全部归档为止。3、合同类未按规定收回或存档的，以领导签批日期为基准，发现一起扣2分，如在当季按规定时限仍未移交归档，继续列入下季度考核，加倍扣分。第六条企业档案考核根据管委会档案考核标准，档案管理考核实行百分制，根据考核得分，设优秀、优良、合格、基本合格、不合格五个等次。91分以上为优秀，81分~90分为优良，71分~80分为合格，61分~70分为基本合格，60分及以下为不合格。结合实际，集团年度档案考核与各单位年度考核相挂钩，评分标准如下：档级分数扣分一档91-1000分二档81-900.5分三档71-801分四档61-701.5分五档60分及以下2分有下列情况之一的，确定为不合格：没有配备专兼职档案工作人员的;有积存文件材料没有整理归档的；拒绝按规定向档案馆移交档案或送交文件资料的；（4）发生档案损毁、丢失、泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的。第七条本办法由集团综合管理部负责解释，并根据集团实际工作需要，适时进行修订。附件：1.档案收集管理流程图2.档案交接文据附件1：档案收集管理流程图附件2：档案交接文据移出单位名称接收单位名称交接性质移交档