商务秘书实务第二版课件

1*商务秘书实务

2*第一章商务秘书概述3*第一章商务秘书概述第一节商务秘书与商务秘书工作第二节 商务秘书的素质要求与行为规范

第三节商务秘书工作入门5*秘书是上司的近身参谋和助手是主要从事文牍性、信息性、协调性和事务工作的人员是一种广泛的社会职业是办文、办会和办事的人员1、商务秘书的定义6*从组织的性质分类政务秘书商务秘书司法秘书外事秘书教育秘书从能力特长分类参谋型秀才型办事型公关型操作型翻译型2、秘书的类型7*按其责任的大小和能力素质的高低划分首先是助理文书级也常被称为“见习秘书”（reception）其主要工作内容是负责打字、接待、电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约会等。其次应是文书级。也常被称为“正式秘书”（secretary）其主要工作内容是负责起草打印文件，收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求，涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。9*二、商务秘书工作1、商务活动的特点交易性利益性竞争性10*2、商务秘书工作的主要内容

（1）日常事务性工作

（3）主动创造性工作辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、信访工作等。

（2）上司指派性工作

11*辅助性综合性中介性机要性潜隐性三、秘书工作的特点13*智能化：专业技能、人际关系技能、理念分析技能专业化：术业有专攻、行业细分复合化：多种知识和技能的组合社会化：国际化、统一化女性化：女性在管理中整体地位的提升未来秘书的发展趋势14*

商务秘书的职业道德商务秘书的知识结构商务秘书的能力素质第二节商务秘书的素质要求与行为规范15*爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。诚实守信，恪尽职守，把握分寸。积极主动，当好参谋。遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行必果。谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。实事求是，客观准确。勤奋好学，开拓创新。一、商务秘书的职业道德17*三、商务秘书的能力素质

1、沟通表达能力

口头表达、书面表达

2、办事能力清楚授权范围、知晓办事渠道、了解办事程序、熟悉相关业务、掌握相应人际网络、知道轻重缓急、懂得变通

3、协助管理能力调查研究、辅助决策督查落实

4、交际公关能力运用公关技巧、懂得礼仪常识、善于处理冲突、自我监控力强

5、操作能力各种办公设备

6、应变能力适应不同组织、文化和社会环境、应变突发事件18*四、健康方面

1、身体健康

2、心理健康

3、交往健康

体力、精力、脑力

乐观、开朗、稳健、坚毅、执着、自制、幽默

正常的心态和行为能力19*秘书的面试技巧（1）第一，要争取通过面试这一关。面度之前要仔细了解该公司或企业的性质、规模、经营的范围、特色等第二，要事先整理自己的思路，确定如何表达自己的学历、资格、能力、特点和爱好，所陈述的内容应和简历上的完全一致第三节商务秘书工作入门21*秘书的面试技巧（3）第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是申请的职位相关的材料事先要准备好。第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方，以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。22*秘书的见习与入门

新上任的秘书要做好以下准备（1）第一，全面了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告战略以及各种基本的经济数字。第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任秘书和其他同事了解请教，以实现知已知彼，尽快地和上司达成工作上的默契。

23*新上任的秘书要做好以下准备（2）

第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序化，最终达到科学化。第四